Manuel d'utilisation des logiciels de gestion locative 1
Sommaire Comment fonctionne LOCKimmo...3 Bien débuter avec LOCKimmo : votre 1er loyer...4 Annuler et supprimer dans LOCKimmo...14 Annuler un appel de loyer...15 Encaisser partiellement un loyer...16 Encaisser une somme à répartir sur plusieurs loyers...17 Encaisser une avance sur loyer...19 Annuler un encaissement...21 Gestion des dépenses dans LOCKimmo...22 Création de fournisseurs / tiers...23 Paramétrage des types de charges...24 Dépenses réglées / à régler...25 Enregistrer une dépense...26 Répartir une dépense entre des locataires...27 Paramétrer une clé de répartition dynamique...27 Imprimer la clé de répartition...28 Saisies des dépenses et répartition...29 Saisir des charges de copropriété...32 1ère étape: la saisie des provisions...32 2ème étape: la prise en compte du relevé de charges...33 Annuler un enregistrement de dépense...35 Les provisions pour charges...36 Effectuer une régularisation de charges...38 Annuler une régularisation de charges...40 LOCKimmo et les assurances...41 Gestion des contrats d assurance Propriétaire...42 Gestion des contrats d assurances Locataires...43 Effectuer une demande d attestation d assurance...44 Créer une facturation sur appel de loyer...46 Créer une facturation simple...49 Créer une clé de répartition de facturations...51 Créer une facturation multiple...53 Annuler une facturation...55 Réimprimer une facture...55 Analyser les facturations...56 Enregistrer un dépôt de garantie...57 Encaisser le dépôt de garantie...59 Saisissez la date du règlement et sélectionnez votre locataire...59 Restituer le dépôt de garantie...60 Effectuer des retenues sur le dépôt de garantie...60 Réaliser manuellement une réévaluation de loyer...61 Activer la révision automatique des loyers...63 Annuler une révision de loyer...64 Réimprimer une lettre de révision de loyer...64 État des lieux créer un descriptif de bien...65 Rédiger un état des lieux...66 Utiliser une autre devise que l'euro...68 2
Comment fonctionne LOCKimmo Grâce à un paramétrage simple le logiciel LOCKimmo va vous permettre de mettre en place rapidement une gestion locative efficace. Dans ce dernier vous allez créer : - Une ou plusieurs fiches propriétaires Ces propriétaires pourront être des sociétés civiles immobilières, des particuliers - Un ou plusieurs biens Ces biens sont les éléments appelés à être loués. Ils pourront par exemple correspondre à des appartements, des commerces ou encore des emplacements de stationnement - Un ou plusieurs locataires - Un ou plusieurs contrats de baux Les contrats de baux seront basés sur un couple locataire / bien. Vous y attacherez différentes informations comme le montant du loyer, du dépôt de garantie Une fois les propriétaires / biens / locataires / contrats de baux créés vous disposerez de tous les éléments nécessaires au démarrage de votre gestion locative. Vous pourrez alors procéder à vos premiers appels de loyers et à leurs encaissements. 3
Bien débuter avec LOCKimmo : votre 1er loyer Lancez le logiciel LOCKimmo en cliquant sur l îcône En partant de zéro et afin d effectuer votre 1er encaissement 6 étapes suffisent. Au cours de vos saisies vous pourrez constater qu un certain nombre de paramètres peuvent être définis (ex : gestion des réévaluations, niveau du dépôt de garantie ). Nous reviendrons sur ces différents réglages dans la suite de ce manuel. Dans un premier temps nous ne saisirons que les éléments nécessaires à la réalisation de notre premier encaissement. 1ère étape Création de votre compte propriétaire 2ème étape 3ème étape 4ème étape Création de votre 1er locataire Création de votre 1er bien Création de votre contrat de bail 5ème étape 6ème étape Appel de votre 1er loyer Encaissement 4 Au cours de cette étape vous allez définir les caractéristiques de votre SCI ou de votre profil propriétaire (ex : adresse) Le bail correspondant à un couple locataire / bien Votre premier loyer appelé il ne vous restera plus qu à l encaisser
1ère étape Création de votre compte propriétaire Juste après avoir cliqué sur le bouton «tester la version d évaluation» et si vous lancez LOCKimmo pour la première fois le logiciel vous interroge sur la nature de votre gestion : 1ère option : Gestion en SCI Après avoir cliqué sur «Oui» LOCKimmo vous proposera la création d une fiche SCI Spécifiez le nom de votre société civile immobilière et éventuellement son identifiant au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) 2ème option : Gestion en nom propre Si vous cliquez sur «Non» LOCKimmo vous proposera de créer une fiche particulier Saisissez votre civilité, nom et prénom ainsi que votre adresse Cliquez sur enregistrer Validez en cliquant sur Enregistrer Votre SCI a été créée. Sa fiche propriétaire a également été automatiquement ajoutée. 5
LOCKimmo ouvre l écran principal Afin de créer votre locataire cliquez sur l assistant «démarrage rapide» Cliquez ensuite sur le bouton «créer un locataire» 6
2ème étape : création de votre locataire Saisissez la civilité, le prénom et le nom de votre locataire Vous pouvez si vous le souhaitez renseigner également la profession, date de naissance de votre locataire. Ces informations ne sont cependant pas obligatoires. Si votre locataire s avère en fait être un couple de locataires et si vous souhaitez notamment faire figurer leurs deux noms sur les documents édités sélectionnez «OUI» sur le menu déroulant «Couple / Colocataire». LOCKimmo vous proposera alors une seconde série de champs dédiés à ce colocataire. Fermez l écran «gestion des locataires» Votre locataire créé cliquez sur le bouton «Créer un bien» 7
3ème étape : création de votre bien Sélectionnez le type de bien Saisissez une désignation. Cette information est importante car elle doit vous permettre d identifier le bien et de le distinguer des autres lots. Saisissez l adresse de votre bien Validez en cliquant sur Une fois votre locataire et votre bien créés cliquez sur le bouton «créer un bail» 8
4ème étape : Création du contrat de bail Afin d ajouter un contrat de bail : - sélectionnez votre locataire - sélectionnez votre bien Lors de la sélection du bien le propriétaire qui lui est rattaché est automatiquement renseigné - saisissez le montant du loyer les dates de début et de fin/renouvellement Validez en cliquant sur LOCKimmo vous informe alors que le contrat de bail a été créé. Comme nous aurons eu l occasion de le voir plus loin dans ce manuel d autres informations facultatives peuvent être saisies sur la fiche bail (ex : description du bien loué ). 9
5ème étape : appel du 1er loyer Une fois le bail sauvegardé LOCKimmo vous propose automatiquement d appeler le 1 er loyer. Cliquez sur «OUI». Un nouvel écran s ouvre. Ce dernier reprend les informations sur le locataire, le bien loué ainsi que les conditions de la location. Il vous offre par ailleurs la possibilité de proratiser le premier loyer. Pour ce faire cliquez ici En fonction de la date de début du bail vous pourrez voir évoluer le montant du loyer appelé Validez en cliquant sur Un message vous prévient qu une fois le 1 er appel de loyer effectué le bail ne pourra plus être supprimé. Cliquez sur «OUI». LOCKimmo vous propose alors d imprimer l appel de loyer. Cliquez sur «OUI». L avis d échéance s imprime 10
A noter : solde du compte Suite à l appel de loyer l écran gestion des baux a été rafraîchi. Ce dernier nous présente maintenant un solde correspondant au montant du loyer appelé 11
6ème étape : Encaissement du loyer LOCKimmo propose plusieurs méthodes permettant de réaliser un encaissement de loyer. Dans le cas d un encaissement classique (loyer réglé en totalité) il est conseillé d utiliser la fonctionnalité «Encaissement express». Cette dernière est accessible en cliquant simultanément sur les touches CTRL et E ou en allant dans «Encaissements Loyers encaissement express» à partir du menu principal. L écran encaissement express présente plusieurs opportunités sur lesquelles nous aurons l occasion de revenir dans le cadre de ce manuel. Pour l instant sélectionnez le locataire pour lequel vous avez effectué l appel de loyer. La liste des loyers à régler apparaît alors dans le tableau «liste des loyers» Cliquez une fois sur la ligne du loyer à encaisser. Le montant à régler s affiche automatiquement dans le champ «montant du paiement». Saisissez la date du règlement (par défaut c est la date du jour qui s affiche). Validez votre encaissement en cliquant sur Le loyer étant réglé en totalité LOCKimmo vous propose d imprimer la quittance de loyer. Cliquez sur «OUI». Le loyer étant réglé la croix rouge se transforme en une coche verte sur la ligne de tableau le concernant 12
13
Annuler et supprimer dans LOCKimmo Rien n est plus gênant dans l utilisation d un logiciel que de faire des erreurs de ne pas pouvoir les annuler. LOCKimmo apporte une solution. Grâce à lui toute action réalisée peut être supprimée. Ce type d opération se réalise dans le cadre d un registre. Vous trouverez ainsi : - un registre des appels de loyers - un registre des encaissements - un registre des charges et dépenses - un registre des facturations et même : - un registre des régularisations de charges - un registre des réévaluations de loyers Dans chacun de ces registres vous retrouverez l intégralité des opérations réalisées. Il ne vous restera donc plus qu à sélectionner l opération erronée et à cliquer sur le bouton supprimer. Par sécurité certaines annulations peuvent être bloquées tant que d autres opérations n ont pas été réalisées. A titre d exemple il est impossible de supprimer un contrat de bail si ce dernier a déjà permis la création d appels de loyers ou d encaissements. Afin de pouvoir faire disparaître ce contrat il conviendra ainsi dans un premier temps d annuler les encaissements qui lui sont liés (grâce au registre des encaissements, «Encaissement Registre des encaissements») et les appels de loyers (grâce cette fois au registre des appels de loyers, «Saisies Registre des appels de loyers»). Schématiquement il existe une hiérarchie de ce type : Contrat de bail Appel de loyer Encaissement 14
Annuler un appel de loyer Afin de réaliser cette opération Dans le menu principal cliquez sur Saisies puis «Registre des appels de loyers» LOCKimmo vous présente alors la liste des appels de loyers réalisés. Sélectionnez l appel à annuler en cliquant une fois sur sa ligne Validez votre suppression en cliquant sur le bouton Comme nous avons pu le voir un appel de loyer pour lequel nous aurions enregistré d'encaissement partiel ou total ne peut pas être supprimé directement. Afin de l annuler il convient dans un premier temps de supprimer les encaissements réalisés (Encaissement Registre des encaissements). Une fois cette action réalisée, l appel pourra être annulé. 15
Encaisser partiellement un loyer Exemple : votre locataire a un loyer de 440 et il vous règle 250. Cliquez sur Encaissements puis sur «Loyers Encaissement express». Vous pouvez aussi appuyer simultanément sur les touches CTRL et E Cliquez sur la ligne de loyer afin de la sélectionner Par défaut le logiciel reprend automatiquement montant du reste à payer loyer dans la case «montant du paiement». Remplacez ce montant par 250 Saisissez la date du paiement Validez en cliquant sur enregistrer Le montant restant à payer est alors automatiquement mis à jour 16 le du
Encaisser une somme à répartir sur plusieurs loyers Exemple : votre locataire a un loyer de 300 et il ne vous a pas réglé ses deux derniers loyers. Il vous doit donc 600 or il ne vous verse que 450. Vous allez donc devoir répartir cette somme sur les 2 loyers. Cliquez sur Encaissements puis sur «Loyers Encaissement» Sélectionnez le locataire Les deux loyers à régler apparaissent dans tableau Saisissez le montant du paiement (dans notre exemple 450 ) Cette opération fait apparaître un bouton d affectation Cliquez dans le tableau sur la ligne du premier loyer. Puis cliquez sur le bouton Sur les 450, 300 sont alors affectés au 1er loyer. Ce montant étant égal au reste à payer sur ce dernier Cliquez sur le 2ème loyer puis cliquez sur le bouton Les 150 restants sont affectés au 2ème loyer 17 le
Le montant à affecter étant égal à 0 validez la répartition des 450 en cliquant sur le bouton LOCKimmo vous informe que les éléments ont été validés Suite à notre action le 1er loyer a été soldé. Le second présente quant à lui un reste à payer de 150. Cliquez sur quittances» Dans le tableau cliquez sur le loyer réglé Puis cliquez sur le bouton La quittance de loyer s imprime 18 Outils puis «Impression de
Encaisser une avance sur loyer Exemple : votre locataire a un loyer de 300 qu il doit régler le 5 février. Il vous règle 300 le 25 janvier. Afin de pouvoir encaisser cette avance nous allons procéder par anticipation à l appel du loyer du mois de février. Cliquez sur «Saisies Appel de loyer» ou appuyez simultanément sur les touches CTRL et A L écran «appel de loyers» s ouvre. Sélectionnez l année et le mois (dans notre exemple 2009 et février) Décochez la case «tous les baux actifs» Deux menus déroulants apparaissent Sélectionnez votre propriétaire et le contrat de bail Cliquez sur le bouton LOCKimmo vous demande si vous souhaitez imprimer l avis d échéance. Le loyer s ajoute à la liste des loyers appelés Fermez l écran appel de loyers et cliquez sur «OUI» lors de la confirmation de l appel de loyer 19
Cliquez sur Encaissements puis sur «Loyers Encaissement Express» ou appuyez simultanément sur les touches CTRL et E Cliquez une fois sur la ligne de loyer afin de la sélectionner Par défaut c est le montant du loyer qui s affiche automatiquement dans le champ «montant du paiement» Saisissez la date du paiement Validez en cliquant sur Enregistrer LOCKimmo vous propose alors d imprimer la quittance de loyer, cliquez sur «OUI» 20
Annuler un encaissement Cliquez sur Encaissements puis sur «Registre des encaissements» Sélectionnez l encaissement à supprimer en cliquant une fois sur la ligne liée à ce dernier Les informations qui lui sont rattachées apparaissent alors dans le bas de l écran Cliquez sur le bouton L encaissement est alors complètement annulé. Suite à cette action LOCKimmo recalculera automatiquement le solde du compte du locataire. 21
Gestion des dépenses dans LOCKimmo Il existe deux types de dépenses/charges dans LOCKimmo : - les dépenses propriétaire - les dépenses locataire Les premières correspondent aux dépenses engagées par le propriétaire et qui ne s avèrent pas récupérables auprès du locataire. Parmi ces dernières on peut citer par exemple les dépenses d agrandissement d un logement, dans certains cas les dépenses liées à la taxe foncière La liste de ces dépenses peut être consultée sur le site Ces dépenses seront prises en compte dans le cadre des déclarations fiscales. Les secondes dépenses sont quant à elles celles qui seront récupérables sur le locataire. Parmi ces dernières nous avons par exemple les dépenses d électricité, de chauffage. Encore une fois la liste des dépenses entrant dans cette catégorie peut être consultée sur le site Lors de leur enregistrement les dépenses locataires seront automatiquement intégrées dans le compte charges du locataire. C est dans le même temps ce compte qui recevra les éventuelles provisions pour charges payées par ce dernier. Lors des régularisations de charges ce compte sera soldé. Il existe plusieurs méthodes de saisie des dépenses : - la saisie rapide «Saisies gestion des dépenses» LOCKimmo vous offre aussi la possibilité de procéder à des répartitions de dépenses sur des baux par l'intermédiaire de «Saisies Affectation / répartition de dépense» Ces répartitions pourront être alors faites sur la base de pourcentages de répartitions ou encore de millièmes / tantièmes. (Nous le verrons en détails dans le chapitre «Répartir une dépense entre des locataires») Pour les initiés LOCKimmo permet par ailleurs de procéder à des répartitions complexes par le biais des écrans : - factures fournisseurs - relevé de compteur Comme nous aurons l'occasion de le voir ces types de répartitions pourront alors faire appel à des clés de répartition ou encore des clés de répartition dynamiques. 22
Création de fournisseurs / tiers Cliquez sur Données puis «Fiche tiers/fournisseurs» Avant de procéder à l enregistrement de dépenses vous pouvez créer des fiches tiers/fournisseurs. Vous pourrez accéder à cet écran en allant dans Données en cliquant sur «Fiche tiers/fournisseurs» Facultative, la création de fiches fournisseurs pourra présenter plusieurs avantages, notamment si vous souhaitez mettre en place un suivi et des analyses vos dépenses. Au niveau comptable et à partir de la version PREMIUM la création de fournisseurs vous permettra également d affecter un compte comptable spécifique au compte fournisseur Cette option s avérera très intéressante notamment si vous souhaitez mettre en place une comptabilité d engagement. 23 et de
Paramétrage des types de charges Comme nous avons eu l occasion de le voir LOCKimmo permet de créer des charges affectées au propriétaire ou au locataire. Par défaut votre logiciel est livré avec un certain nombre de charges prédéfinies. Code ENTRETIEN LOCA ELECTRICITE EAU GARDIEN TAXES CHAUFFAGE ENTRETIEN GESTION FONCIER ENLEV_ORDURES ASSUR REPAR NON_RECUP EVICT IMPAYES PROV COPRO Description Charges d'entretien Frais d'électricité Consommation d'eau Frais de gardiennage Taxes locatives Dépenses de chauffage Gros entretien Frais de gestion Taxe foncière Taxe d'enlèvement des ordures ménagères Prime d'assurance Propriétaire Dépenses de grosses réparations - améliorations Charges récupérables non récupérées au départ du locataire Indemnités d'éviction - relogement Prime assurance loyers impayés Provisions Avances copropriét Vous pouvez toutefois en ajouter. Pour ce faire: Cliquez sur Fichier puis sur «Paramétrage Type de charges» Saisissez un code, une description. Sélectionnez le responsable de la dépense (propriétaire ou locataire) et cliquez sur le bouton 24 Charges affectée au Locataire Locataire Locataire Locataire Locataire Locataire Propriétaire Propriétaire Propriétaire Locataire Propriétaire Propriétaire Propriétaire Propriétaire Propriétaire Propriétaire
Dépenses réglées / à régler Comme vous pourrez le constater les écrans de saisies de dépenses de LOCKimmo sont tous pourvus d un champ de sélection comme celui-ci Grâce à ce dernier vous allez avoir la possibilité de préciser si une dépense a été payée ou si vous l enregistrer en prévoyant un paiement ultérieur. Grâce à cette fonctionnalité vous avez la possibilité d enregistrer les factures dès réception sans les avoir forcément réglées. Par ailleurs vous serez en mesure d éditer un état prévisionnel des dépenses à régler. Vous éviterez ainsi tout oubli. La sélection de la valeur OUI a pour conséquence de faire apparaître l image suivante : et fera apparaître ce champ en haut de l écran La sélection de la valeur NON fera par contre apparaître l image suivante : et fera également apparaître le champ suivant : Dans le cas d une facture à régler et lorsque vous paierez effectivement la dépense vous pourrez enregistrer ce règlement en allant dans «Saisies Payer une facture / dépense». 25
Enregistrer une dépense LOCKimmo gestion locative vous permet de saisir facilement vos dépenses courantes. Allez dans «Saisie Enregistrement de dépenses / charges» Sélectionnez si la dépense a été réglée ou si vous faites l'enregistrement à réception de la facture (dépense non réglée) Sélectionnez le fournisseur En cas de besoin créer le en cliquant sur le bouton Précisez les références de cette dépense (ex: N de facture du fournisseur) Sélectionnez si la dépense est supportée par: le locataire le propriétaire le locataire est le propriétaire Sélectionnez ensuite le type de charge (ex: Électricité pour une saisie de facture EDF). En fonction de la sélection effectuée sur le menu déroulant La liste des des types de charges se trouvera filtrée. Les charges supportées par le locataire correspondent aux charges locatives. C'est à dire les dépenses pouvant être récupérées sur le locataire. Les charges supportées par le locataire (ex: dépenses de travaux d'entretien) ne peuvent pas être récupérées auprès du locataire. Selon leur nature elles pourront toutefois être utilisées au moment de la déclaration de revenus. LOCKimmo est livré avec un certain nombre de types de charges pré-paramétrés. En cas de besoin vous pouvez ajouter de nouveaux types. Réalisez cette opération en allant dans «Fichier Paramétrage Types de charges». 26
Répartir une dépense entre des locataires Paramétrer une clé de répartition dynamique Il arrive souvent que le propriétaire de locations aient à répartir une dépense entre plusieurs locataires. Dans le cadre de la saisie de ce type de dépenses qui peut être liée à une période il se peut que des changements de locataires aient eu lieu. Dans ce cas il faudra ventiler notre dépense et l'affecter aux différents locataires en fonction de leur temps de présence et éventuellement en fonction de la nature de leur location. A titre d'exemple prenons le cas d'un immeuble composé de deux logements (un studio et un F3). Imaginons que nous ayons défini que les dépenses liée à cet immeuble étaient à répartir de la façon suivante (1/3 pour le studio et 2/3 pour le F3). Nous aurions pu également prendre comme base de répartition le nombre de tantièmes/millièmes affectés à chaque bien dans un règlement de copropriété. Nous aurions alors pu avoir 150 tantièmes pour le studio et 300 pour le F3. Considérons une facture de nettoyage des parties communes liée à la période allant du 1er janvier au 31 juillet. Si sur cette période le locataire du studio avait été appelé à changer il conviendrait de ventiler la dépense entre l'ancien et le nouveau locataire en fonction de leur temps de présence. LOCKimmo gestion locative simplifie de façon très importante ce type de saisies. En effet vous allez être en mesure en une seule opération de ventiler une charge entre vos locataires en fonction de leur temps de présence et de la part que vous aurez attribué à chacune de leurs locations. Afin de permettre ce type de saisies nous allons dans un premier temps créer une clé de répartition de charges dynamique. Allez dans «Fichier Paramétrage Clé de répartition de charges dynamiques» Cliquez sur Nouveau le bouton Saisissez la désignation (ex: clé de répartition immeuble) Saisissez une base de répartition. Chaque location se verra ensuite affecté une part de cette base de répartition. Ainsi dans le cadre de notre exemple la base de répartition aurait pu être: de 3 dans le cas d'une répartition 1/3 2/3 de 450 dans le cas d'une répartition 150 tantièmes 300 tantièmes Dans le menu déroulant «Répartition» sélectionnez par tantièmes ou par pourcentage. 27
Il est à noter que le mode par tantièmes vous permettra d'effectuer des répartitions de type (1/3 2/3 comme décrit ci dessus). Enregistrez votre clé de répartition en cliquant sur le bouton La partie basse de l'écran devient alors saisissable Sélectionnez «un bien» Choisissez ce dernier dans le menu déroulant saisissez une part (ex: 1 ou 2 dans le cas d'une répartition 1/3 2/3 ou encore 150 ou 300 dans le cas d'une répartition par tantièmes comme celle évoquée plus haut) Cliquez sur le bouton Une ligne est ajoutée au tableau Dans l'exemple évoquée plus haut nous aurions obtenu un résultat comme celui ci Il est à noter que lors de la création de notre clé de répartition dynamique c'est un bien que nous avons ajouté. Cet élément pourrait paraître étrange la vocation de ce type de clé étant de répartir une dépense entre 2 locataires. En fait ceci s'explique par le fait que si les locataires changent les locations demeurent. Il convient donc de se baser sur le bien pour effectuer ce type de ventilations. Imprimer la clé de répartition En cliquant sur le bouton en haut à droite de l'écran LOCKimmo vous propose d'imprimer un document présentant le détail de la méthode de répartition des dépenses. Ce document pourra par exemple être communiqué aux locataires et futurs locataires afin de leur expliquer la façon dont seront réparties les dépenses communes à plusieurs locations. 28
Saisies des dépenses et répartition Une fois le paramétrage initial réalisé vous serez en mesure de saisir des dépenses et les répartir de façon simple. Cette opération se déroulera en 2 temps. Dans un premier temps vous créerez votre dépense en allant dans «Saisies Enregistrement de dépenses / charges». Puis vous répartirez cette charge en allant sur l'écran «Affectation répartition de dépenses». Saisissez votre dépense comme une dépense normale en précisant si la dépense est réglée ou pas. Sélectionnez votre fournisseur et précisez les références de la dépense (ex: N de facture). Sélectionnez charge supportée «par le locataire» dans le menu déroulant. Spécifiez que la dépense est à répartir en cochant correspondante la case Saisissez le libellé lié à la dépense et le montant de cette dernière Validez en cliquant sur le bouton 29
Allez ensuite sur l'écran «Saisies Affectation / répartition de dépense» Par défaut LOCKimmo se positionnera sur la dernière facture à répartir. En cas de besoin utilisez les jumelles afin de sélectionner une autre dépense à répartir. Sélectionnez votre clé de répartition dynamique et cliquez sur le bouton LOCKimmo ouvrira alors automatiquement une fenêtre comme celle ci Comme vous pourrez le constater la dépense sera automatiquement répartie entre les différents locataires. Dans le cas présenté la part affectée au studio sera de 150. Celle affectée au F4 de 300. Cliquez sur le bouton LOCKimmo vous informe que la dépense a été correctement ventilée En allant dans le registre des dépenses (Saisies registre des dépenses / charges) vous pourrez effectivement constater la ventilation 30
Dans notre exemple la dépense de 340 a ainsi été répartie entre nos 2 locataires. Comme précisé dans notre clé de répartition 150 / 450 ème sont allés à l'un des locataires (celui du studio) et 300 / 450ème sont allés à l'autre (celui du F4) 31
Saisir des charges de copropriété Le propriétaire d'un bien situé en copropriété doit en principe verser à son syndic des provisions destinées à couvrir les charges communes. Payées en général tous les trimestres ces provisions peuvent notamment s'ajouter à d'autres provisions destinées à financer des travaux votés en assemblée générale. Les versements de provisions étant basées sur un budget prévisionnel ou un planning d'appels de fonds et le niveau des dépenses réellement engagées par la copropriété n'étant connu qu'à postériori le syndic envoie en fin d'exercice un relevé individuel de charges. Deux types d'opérations sont donc à réaliser pour bien enregistrer ses charges de copropriété: la saisie des provisions pour charges et travaux que vous versez au syndic la régularisation des provisions à la réception du relevé individuel de charges 1ère étape: la saisie des provisions Ouvrez l'écran «charges de copropriété» en allant dans Saisies Charges de copropriété à partir du menu principal A l'ouverture de l'écran et par défaut le type de saisie sera positionné sur «Provisions». Conservez ce choix. Sélectionnez le syndic et saisissez les références de l'appel de fonds Sélectionnez ensuite le propriétaire et le bien ou l'immeuble concerné par l'appel de fonds. Saisissez le montant de la provision et validez en cliquant sur Il est à noter que la saisie réalisée peut être complétée en sélectionnant le compte bancaire utilisé pour le règlement de cette dépense et qu'il est également possible de préciser les références du paiement réalisé (ex: N de chèque) 32
2ème étape: la prise en compte du relevé de charges Au cours de l'année vous aurez eu l'occasion de saisir vos appels de fonds grâce à la méthode détaillée ci dessus. Une fois arrivé en fin d'exercice et à la réception du relevé de charges retournez sur l'écran «Saisies Charges de copropriété». Vous allez dans un 1er temps saisir le solde présenté par le relevé de charges. Si ce relevé précise que vos versements ont été inférieurs au montant de votre part des charges et que par conséquent vous devez verser un complément saisissez ce dernier comme vous l'auriez fait pour un appel de fonds classique (méthode de saisie présentée ci dessus). Si vous avez au contraire trop versé lors des différents appels de fonds un solde en votre faveur pourra être constaté par votre syndic qui pourra alors vous reverser cette somme (dans ce cas utilisez la méthode de saisie détaillée ci dessus en enregistrant une somme négative au niveau du montant). Si ce solde en votre faveur ne vous est pas reversé mais conservé ne faites pas de saisie de type provision. Dans un deuxième temps saisissez le détail des charges listées sur le relevé. Pour ce faire sélectionnez «Relevé de charges» en haut de l'écran. Cette sélection fera alors apparaître le menu déroulant «Charge supportée par». Les dépenses à saisir pourront à ce niveau être de 3 types différents: des charges déductibles de vos revenus fonciers (ex: dépenses d'entretien et de réparation) des charges non déductibles de vos revenus fonciers (ex: dépenses d'agrandissement ou de constructions de parties communes) des charges récupérables sur votre locataire (ex: dépenses de chauffage ou d'éclairage des parties communes) Pour le 1er type de dépenses (charges déductibles de vos revenus fonciers) sélectionnez le fait que la charge est supportée par le propriétaire et rattachez ces dépenses à un bien ou un immeuble. Pour le 2ème type de dépenses procédez de la même façon. Enfin pour le 3ème type de dépense (charges récupérables sur le locataire) sélectionnez «Charge supportée par le locataire». Ce choix vous permettra de 33
faire apparaître les champs suivants Précisez si la dépense est à répartir c'est à dire si vous souhaitez la ventiler sur plusieurs locataires (ex: si vous louez plusieurs appartements dans le même immeuble) ou précisez qu'elle n'est liée qu'à un seul et même contrat de bail. N'oubliez pas d'effectuer le paramétrage liant les types de dépenses aux lignes de votre déclaration de revenus. Vous trouverez cet écran de configuration en allant dans «Fichier Paramétrage fiscal» à partir du menu principal. En ce qui concerne la saisie des charges non déductibles des revenus fonciers vérifiez sur l'écran «Fichier Paramétrage fiscal» que le type de charges que vous avez utilisé n'est pas lié à une rubrique de votre déclaration. Ainsi ces données seront exclues lors du remplissage des imprimés fiscaux. 34
Annuler un enregistrement de dépense Comme les autres suppressions que vous pouvez réaliser dans LOCKimmo la suppression des dépenses passe également par l'utilisation d'un registre. Celui des charges est accessible en allant dans «Saisies Registre des dépenses / charges» Sélectionnez la dépense à supprimer et cliquez sur le bouton LOCKimmo vous permet également d'effectuer des modifications relatives au type de dépense. Ainsi une charge qui aurait été attribuée par erreur au type de charges «électricité» pourra ainsi être réaffectée à un autre type (ex: chauffage). De la même façon le registre des dépenses vous permettra également de sélectionner un autre fournisseur que celui que vous aviez initialement choisi. En cas de modification n'oubliez pas de les valider en cliquant sur le bouton 35
Les provisions pour charges Dans le cadre de votre activité de gestion locative vous êtes en mesure d ajouter des provisions pour charges aux loyers que vous appelez. LOCKimmo gère de façon automatique ce type de provisions. Dans un premier temps précisez le niveau de provision sur l écran de gestion des baux Cliquez sur Données puis sur «Fiche bail» Sur l écran paramétrage du contrat de bail définissez le niveau des provisions pour charges En cliquant sur le bouton Vous avez la possibilité de saisir une liste des éléments compris dans les provisions pour charges (ex : 5 pour l électricité). Une fois le montant des provisions défini sur la fiche bail LOCKimmo se chargera de gérer automatiquement leur enregistrement. Ainsi à chaque encaissement d un paiement de loyer votre logiciel viendra alimenter le stock des provisions du locataire. 36
Nous aurons ainsi un fonctionnement de ce type : Appel de loyer Enregistrement de dépenses locataires Encaissement Stock de provisions du locataire Stock de dépenses imputables au locataire REGULARISATION de charges Les provisions pour charges et les dépenses locataires feront l objet d une régularisation. Selon la situation cette régularisation pourra être : - au profit du propriétaire si le montant des provisions ne couvre pas la totalité des dépenses locataires enregistrées - au profit du locataire si le montant des provisions excède le montant des dépenses locataires. 37
Effectuer une régularisation de charges Ponctuellement et souvent une fois par an il y a nécessité de réaliser une régularisation de charges. Au cours de cette opération les dépenses / charges imputables au locataire seront agrégées et rapprochées des provisions pour charges encaissées. De ce calcul découlera un solde qui pourra selon la situation être en faveur du locataire ou du propriétaire. Afin de lancer une régularisation de charges Cliquez sur Outils puis «Régularisation de charges» Sur l écran «compte charges» sélectionnez le contrat de bail pour lequel vous souhaitez procéder à une régularisation. LOCKimmo listera alors automatiquement les dépenses / charges engagées pour ce contrat de bail. Il listera également les provisions pour charges encaissées. En fonction de ces éléments le futur solde de la régularisation est affiché sur la partie basse de l écran Par ailleurs un graphique vient illustrer la répartition par nature des dépenses / charges engagées. Afin de lancer effectivement la régularisation cliquez sur le bouton Confirmer le lancement en cliquant sur OUI 38
Un état récapitulant les éléments de la régularisation s imprime alors automatiquement Sur ce dernier sont repris : 39 - les dépenses par nature - les encaissements de provisions - le solde de la régularisation
Annuler une régularisation de charges Cliquez sur Outils puis «Registre des régularisations de charges» En cas de besoin LOCKimmo vous permet d annuler complètement une régularisation de charges Afin de réaliser cette opération sélectionner la régularisation. Cliquez ensuite sur le bouton 40
LOCKimmo et les assurances Le logiciel LOCKimmo vous permet de gérer les informations liées aux contrats d assurances de vos biens ainsi que les contrats d assurances de vos locataires. Ces fonctionnalités sont accessible en cliquant sur Assurances dans le menu principal Cliquez sur Assurances 41
Gestion des contrats d assurance Propriétaire Cliquez sur Assurances puis sur «Assurances propriétaire» Le contrat d assurance propriétaire pouvant porter sur un bien ou sur tout un immeuble sélectionnez l élément assuré Saisissez ensuite le nom de la compagnie d assurance et les références du contrat Renseignez la date d échéance et le montant de la prime Validez l enregistrement de votre contrat en cliquant sur Le contrat vient alors s ajouter à la liste des contrats liés à ce bien / immeuble Afin d obtenir la liste de la totalité des contrats d une propriétaire cliquez sur le bouton 42
Gestion des contrats d assurances Locataires Cliquez sur Assurances puis sur «Assurances locataires» L écran de gestion des assurances vous permet de lister les contrats souscrits par vos locataires. Afin de réaliser une saisie cliquez sur les jumelles pour obtenir la liste des contrats de baux Cliquez une fois sur le contrat de bail et validez en cliquant sur le bouton De retour sur l écran «Assurances locataires» cliquez sur l onglet «Réception d attestation» Saisissez : - la date de réception de l attestation d assurance - la compagnie d assurance - les références du contrat - la date d échéance Validez en cliquant sur le bouton Les éléments saisis sont alors repris sur la fiche assurance Et le contrat est listé dans le tableau historique 43
Effectuer une demande d attestation d assurance Cliquez sur Assurances puis sur «Assurances locataires» Sélectionnez le contrat de bail en cliquant sur les jumelles présentes en haut de l écran Une fois le bail sélectionné cliquez sur l onglet «Demande d attestation» Saisissez la date de la demande et cliquez sur le bouton «imprimer la demande» La demande d attestation s imprime et vient s ajouter au tableau historique 44
Afin de procéder à une demande d attestation d assurance locataire vous pouvez également aller directement sur l écran «Attestation assurances locataire». Cliquez sur Assurances puis sur «demande d attestation d assurances» Saisissez la date de la demande Vous avez alors la possibilité : - de sélectionner un contrat de bail spécifique - de lancer la demande d attestation pour tous les contrats de baux 45
Créer une facturation sur appel de loyer Exemple : Vous avez décidé de ne pas gérer vos charges locataires par le biais de provisions et de régularisations. Au contraire vous avez fait le choix de refacturer directement les dépenses engagées au nom du locataire. LOCKimmo vous offre cette possibilité de procéder à ce type d opérations. Dans le cadre de cet exemple nous allons enregistrer une refacturation de facture d eau. Par commodité cette refacturation sera associée à un appel de loyer. Cliquez sur Saisies puis sur «Facturation sur appel de loyer» L écran «Facturations annexes» s ouvre. Grâce à ce dernier vous allez être en mesure d ajouter aux appels de loyers : - des prestations/facturations codifiées (codes que vous pourrez réutiliser) - des prestations/ facturations non codifiées Le choix entre ces deux options s effectue par le biais de ces cases à cocher Dans le cas de notre refacturation d eau et ce type d opération étant appelé à se renouveler nous allons procéder à la création d une prestation. Pour ce faire cliquez sur le bouton L écran de paramétrage des prestations s ouvre. Ce dernier est également accessible en allant dans «Fichier Paramétrage Paramétrage des prestations». Précisez le code et la désignation de la prestation (ex : code EAU, désignation : Facturation consommation d eau) Sélectionnez le type de facturation (montant fixe ou % du loyer) Validez en cliquant sur 46
Fermez l écran de paramétrage des prestations. De retour sur l écran de facturation sélectionnez un contrat de bail LOCKimmo vous propose alors automatiquement de sélectionner un loyer appelé non encaissé. Si aucun loyer n a été appelé ou si ces derniers ont été partiellement ou intégralement réglés LOCKimmo vous proposera d appeler un nouveau loyer Une fois l appel de loyer sélectionné saisissez ou sélectionnez la prestation à facturer Vérifiez ou saisissez le montant Validez en cliquant sur La ligne de facturation s ajoute au tableau Validez cette facturation en cliquant sur LOCKimmo vous proposera alors de réimprimer l appel de loyer 47
Sur le nouvel avis d échéance vous pourrez alors constater qu une ligne facturations annexes a fait son apparition Par ailleurs un tableau reprenant la nature de la facturation aura été ajouté dans le bas de l avis d échéance 48
Créer une facturation simple Cliquez sur Saisies puis sur «Facturation LOCKimmo vous permet de créer des factures. L écran permettant de les générer est composé de 3 parties distinctes L en tête Les lignes Les imputations comptables Afin de créer une facture cliquez sur Saisissez la date de la facture sélectionnez le propriétaire et le contrat de bail facturé Sélectionnez le type de facturation En cas de besoin le bouton «créer» présent à côté du menu déroulant pourra être utilisé afin de créer de nouveaux types de facturations. Qu est ce qu un type de facturation? Le type de différents facturationchamps a principalement intérêt terme d analyse. Ainsi c est l un des Une fois les renseignés un cliquez surenenregistrer critères de filtrage qui de pourra par exemple être utilisé sur l état des facturations / appels. afin de valider l en tête la facture (Edition Etat des facturations / appels) 49
Les lignes de la facture deviennent alors saisissables Sélectionnez un code prestation Le tarif de la prestation est alors automatiquement renseigné dans les champs montants. En cas de besoin vous pouvez toutefois intervenir afin de les modifier (ex : passage du tarif de la prestation correspondance de 5 à 7 ). Une fois la ligne renseignée cliquez sur le bouton La ligne est alors ajoutée à la facture. Lorsque la facture est totalement créée et toutes les lignes ajoutées vous êtes en mesure d imprimer la facture. Cliquez sur La facture est éditée 50
Créer une clé de répartition de facturations Cliquez sur Fichier puis sur «Paramétrage Clé de répartition facturations» Au-delà des facturations unitaires LOCKimmo vous permet de générer plusieurs factures en une seule opération. L utilisation de cette fonctionnalité passe par la création d une «clé de répartition facturations». Cliquez sur le bouton Saisissez la désignation de la clé Spécifiez le type de répartition et la base de répartition (ex : 1 000 pour une répartition en tantièmes/millièmes) cliquez ensuite sur Sélectionnez un contrat de bail et précisez la part de facturation affectée à ce locataire (ex : 500 si vous souhaitez affecter la moitié des 1000 tantièmes de la base) Validez en cliquant sur Le contrat est alors ajouté au tableau ci dessous 51
Procédez de la même façon pour ajouter d autres contrats de baux facturés à la clé de répartition Une fois la clé de répartition complètement créée cliquez sur le bouton LOCKimmo vous confirme alors la bonne création de la clé Vous avez la possibilité d imprimer le descriptif de cette clé de répartition. Afin de réaliser cette opération cliquez sur le bouton «imprimer le descriptif» 52
Créer une facturation multiple Exemple : Vous recevez une facture de chauffage que vous souhaitez refacturer directement à plusieurs locataires. Cliquez sur Saisies puis sur «Facturation multiples» Afin de réaliser simplement cette opération LOCKimmo vous permet de générer plusieurs factures en une seule opération. Une fois sur l écran facturations multiples cliquez sur le bouton Saisissez la date de facturation Sélectionner le propriétaire Saisissez le montant global de la facturation Sélectionnez le type de factures Saisissez la désignation Un message peut également être ajouté. Il viendra s imprimer sur chacune des factures Cliquez sur 53
Sélectionnez une clé de répartition Et validez en cliquant sur Les contrats de baux de la clé de répartition sont alors ajoutés dans le tableau des facturations Comme on peut le constater le montant global facturé de 200 a été correctement ventilé sur les deux locataires (cf : chacun s était vu affecté 500 millièmes sur la base de 1000 millièmes). Une fois les paramètres des factures définis il ne reste plus qu à cliquer sur le bouton LOCKimmo demande alors confirmation Cliquez sur OUI L impression des factures vous est proposée Cliquez sur OUI Les factures s éditent 54
Annuler une facturation Cliquez sur Saisies puis sur «Registre des facturations» Sélectionnez la facture à annuler et cliquez sur le bouton La facture est alors annulée Réimprimer une facture Cliquez sur Saisies puis sur «Registre des facturations» Sélectionnez la facture Saisissez éventuellement un message destiné à être imprimé sur le document Cliquez sur le bouton 55
Analyser les facturations Cliquez sur Editions puis sur «Etat des facturations / appels» Afin de lister les facturations / appels de loyers émis sur une période LOCKimmo vous permet d éditer un état récapitulatif Sélectionnez le propriétaire et les dates de début / fin de la période à analyser Cochez les cases en fonction de vos besoins Il est à noter que dans le cas des factures la sélection pourra être affinée en sélectionnant le type de facture Cliquez sur Le tableau de l écran reprend les factures / appels Cliquez sur le bouton afin d imprimer l état 56
Enregistrer un dépôt de garantie Lors de son arrivée le locataire verse général un dépôt de garantie. L information sur la nature et le montant de ce dépôt peuvent être précisés sur le contrat de bail en cliquant sur l onglet «Dépôt de garantie» (Données Fiche bail) L appel du dépôt s effectue en allant dans Données garantie» puis «Dépôt de Précisez la date de l appel du dépôt. Sélectionnez l opération «dépôt de garantie» Sélectionnez : - le contrat de bail - le type de facturation «GARANTIE» - le compte bancaire sur lequel sera enregistré le dépôt Saisissez une désignation pour cette opération et le montant du dépôt Validez en cliquant sur LOCKimmo vous propose alors d imprimer une facture pour cet appel de dépôt. Cliquez sur «OUI» 57 en
LOCKimmo imprime la facture lié à cet appel La transaction est ajoutée au compte garantie du locataire 58
Encaisser le dépôt de garantie La facturation du dépôt de garantie effectuée le locataire verse le montant de ce dernier. Afin de préciser la bonne réception de cette somme allez dans Encaissements puis sur «Autres encaissements» Saisissez la date du règlement sélectionnez votre locataire La sélection du locataire provoque la mise à jour du tableau des créances. Vous verrez ainsi apparaître l appel dépôt. Cliquez une fois sur cette ligne. Le montant du dépôt est alors automatiquement repris dans le champ Saisissez les éventuelles références du paiement (ex : N de chèque) et cochez la case si le paiement a été effectué avec ce mode de règlement Validez le paiement en cliquant sur le bouton Le dépôt étant payé la créance disparaît du tableau. LOCKimmo vous confirme alors le bon déroulement de l opération 59 et du
Restituer le dépôt de garantie A l échéance d un contrat de bail le locataire se voit restitué le dépôt de garantie qu il avait versé au moment de la prise de la location. Afin de réaliser cette opération Cliquez sur Données puis sur «Dépôt de garantie» Si aucune retenue n est effectuée sur montant du dépôt de garantie il vous suffit de sélectionnez le contrat de bail et de cliquer sur le bouton de restitution du dépôt de garantie LOCKimmo imprime alors automatiquement un document de synthèse Effectuer des retenues sur le dépôt de garantie En cas de retenue lors de la restitution du dépôt de garantie (ex : en cas de dégradations) sélectionnez retenue au niveau du type d opération et saisissez le montant de cette retenue. Le montant à restituer sera diminué du montant de ces retenues 60 le
Réaliser manuellement une réévaluation de loyer Cliquez sur Outils puis sur «Réévaluation de loyers» Précisez la date de la réévaluation Sélectionnez l indice à utiliser pour la révision Les baux liés à cet indice sont listés dans le tableau des loyers révisables LOCKimmo vous propose de récupérer automatiquement sur Internet les valeurs des différents indices de révision. Cliquez sur le bouton et répondez OUI La liste des valeurs a été rafraîchie Sélectionnez l indice à utiliser et cliquez sur LOCKimmo renseigne alors les valeurs des indices 61
Sélectionnez les loyers sur lesquels vous souhaitez agir. Pour ce faire cochez les cases «sélection» des baux à réévaluer Une fois la sélection effectuée cliquez sur le bouton LOCKimmo vous présentera alors le loyer avant et après réévaluation Si cette évolution vous convient cliquez sur le bouton Le logiciel vous demande confirmation. Cliquez sur OUI Un document expliquant la réévaluation et adressable au locataire est automatiquement généré 62
Activer la révision automatique des loyers Cliquez sur Données puis sur «Fiche bail» Pour activer cette fonctionnalité ouvrez la fiche bail en allant dans «Données Fiche bail» Cliquez sur l'onglet réévaluation en bas de l'écran Cochez ensuite la case «réévaluer automatiquement les loyers Validez en cliquant sur enregistrer Lors du lancement des futurs appels de loyers LOCKimmo vérifiera si le loyer de ce contrat doit être révisé. Pour effectuer cette vérification il analysera la date de la prochaine réévaluation présente sur l'onglet réévaluations. Si cette date est incluse dans la période appelée (ex: le loyer de décembre 2011 dans le cas ci contre) LOCKimmo récupérera les dernières valeurs d'indices sur Internet. Il calculera la révision et la mentionnera sur l'appel de loyer. 63
Annuler une révision de loyer Cliquez sur Outils puis «Registre des réévaluations» sur A l'image de toutes les actions réalisables dans LOCKimmo le logiciel vous permet d'annuler des révisions de loyers que vous auriez lancées manuellement ou automatiquement. Pour effectuer cette opération allez dans Outils Registre des réévaluations. Sélectionnez la révision et cliquez sur le bouton supprimer LOCKimmo annulera alors complétement l'opération de révision. Le contrat du bail du locataire sera également modifié et le loyer d'origine sera rétabli. Réimprimer une lettre de révision de loyer Cliquez sur Outils puis «Registre des réévaluations» Pour réimprimer une courrier informant le locataire de la révision de son loyer et une fois sur l'écran registre des réévaluations sélectionnez votre révision et cliquez sur le bouton imprimer. 64 sur
État des lieux créer un descriptif de bien La réalisation d un état des lieux passe par la création d un descriptif du bien loué. Afin de réaliser ce dernier Cliquez sur Données puis sur «Fiche bien» Une fois sur l écran «Fiche bien» cliquez sur le lien «descriptif du bien» L écran «Etat des lieux Inventaire» s ouvre. C est par le biais de ce dernier que vous allez renseigner le détail des éléments composant votre bien. A titre d exemple vous pouvez sélectionner l élément «cuisine» et sélectionner le sous-élément «murs» Cette sélection vous permettra par la suite de préciser l état des murs de la cuisine dans le cadre d un état des lieux. Validez l ajout de l élément en cliquant sur Bien que pouvant être modifié ce descriptif peut également être rédigé une fois pour toute. Il pourra en effet être utilisé pour tous les états des lieux. 65
Rédiger un état des lieux Une fois élaboré le descriptif de votre bien et afin d établir un état des lieux Cliquez sur Données puis sur «Fiche bail» Cliquez sur le bouton «Etat des lieux» Sur l écran «Etat des lieux» sélectionnez le type d état des lieux et la date de sa réalisation Validez en cliquant sur Le descriptif du bien est automatiquement repris dans le tableau Cochez les cases liées à l état de l élément 66
Une fois l état des lieux complètement rédigé cliquez sur puis sur L état des lieux s imprime Astuce : Par commodité vous pouvez si vous le souhaitez imprimer un état des lieux vierge et cocher les cases de ce dernier en présence de votre locataire. 67
Utiliser une autre devise que l'euro LOCKimmo gestion locative est utilisé en France mais également dans de nombreux autres pays. Pour permettre cette utilisation dans des États n'ayant pas forcément l'euro comme monnaie le logiciel permet de choisir la devise à utiliser (ex: CHF, XPF). Pour sélectionner votre devise allez dans Fichier Infos bailleur à partir du menu principal. Une fois sur cet écran vous trouverez une menu déroulant «devise de travail» Sélectionnez la valeur appropriée Cliquez sur le bouton enregistrer. Cette devise sera à présent celle qui sera utilisée sur les différents documents utilisés (ex: quittances de loyers, avis d'échéances...). 68