Banque Régionale Offre de Formation GUIDE D UTILISATION EXTRANET RESERVE AUX ORGANISMES DE FORMATION Actualisation au : 16/02/2012 Merci de lire attentivement ce document avant la première utilisation de l extranet réservé aux organismes de formation Quels sont les organismes de formation concernés? Les organismes de formation de la région Provence-Alpes-Côte d Azur disposant d un numéro de déclaration d activité en cours de validité. Quelles sont les informations disponibles dans la Banque Régionale Offre de Formation? Les informations disponibles dans la Banque Régionale Offre de Formation concernent votre organisme de formation, les formations, les actions, les sessions et les domaines de spécialités que vous proposez. Certaines informations sont déjà pré-remplies par le CARIF Espace Compétences : généralités sur votre organisme de formation, les formations et actions financées par la Région, Pôle Emploi ou certains OPCA. Dans ce cas, vous ne pourrez compléter ou mettre à jour que certaines données. Les informations que vous saisirez sont sous votre responsabilité. Ces informations pourront être diffusées sur des sites internet, par le moyen d exports de données vers des applicatifs partenaires ou faire l objet de brochures et de guides d information auprès des professionnels et/ou du grand public. Quelques recommandations : - Veillez à remplir vos informations en caractères minuscules accentuées. - Dans les formulaires de saisie, nous vous proposons des listes déroulantes, si vous ne savez pas comment les utiliser ou si vous ne trouvez pas l information qui correspond à votre besoin vous pouvez nous contacter au 04 42 82 43 23. - Les champs signalés par des * doivent obligatoirement être renseignés pour que votre saisie soit validée. - Si vous n effectuez aucune saisie, la session expirera au bout de 30 minutes et vous devez vous reconnecter si vous souhaitez poursuivre votre mise à jour. Page 1
Banque Régionale Offre de Formation GUIDE D UTILISATION EXTRANET RESERVE AUX ORGANISMES DE FORMATION Fiche A - Présentation des onglets de navigation Actualisation au : 16/02/2012 Vous êtes sur la page d accueil de votre espace réservé, les onglets en haut de l écran permettent de naviguer dans les différentes rubriques. L onglet «Généralités» vous permettra d accéder aux éléments concernant l organisme de formation luimême. L onglet «Lieux et contacts» vous permettra d accéder à la liste des lieux (siège social et antennes) et des correspondants de votre organisme. L onglet «Domaines de spécialités» vous permettra d accéder aux domaines de spécialités que vous avez déclarés et sur lesquels votre organisme intervient. L onglet «Formations / actions» vous permettra d accéder à la liste des formations que vous délivrez ainsi que les actions et sessions qui y sont rattachées. Page 2
Banque Régionale Offre de Formation GUIDE D UTILISATION EXTRANET RESERVE AUX ORGANISMES DE FORMATION Fiche B - Généralités Actualisation au : 16/02/2012 Cette page concerne les informations générales de votre organisme. Certaines informations comme le nom, le statut, le SIRET, le numéro de déclaration d activité ne peuvent être modifiées. Les coordonnées du siège social s affichent mais ne sont modifiables que sur l onglet «lieux et contacts». Vous pouvez mettre à jour les champs correspondant aux nombres de formateurs et aux informations complémentaires. Vous pourrez également modifier votre mot de passe. Attention! Vous ne disposez que d un seul «identifiant / mot de passe» pour votre organisme de formation. Il est conseillé qu un seul utilisateur à la fois mette à jour l extranet. N oubliez pas d enregistrer les modifications pour que vos saisies soient validées. Page 3
Banque Régionale Offre de Formation GUIDE D UTILISATION EXTRANET RESERVE AUX ORGANISMES DE FORMATION Fiche C Lieux et contacts Actualisation au : 16/02/2012 Sur cette page vous avez accès à l ensemble de vos lieux : siège social et lieux de formation. Par défaut vous êtes sur les informations du siège social. Vous pouvez modifier toutes les coordonnées : lieu et responsable, et rendre visibles ou pas, certaines informations sur les sites où sont exportées les données. Dans les champs d adresse la première ligne correspond au numéro et à la rue. Pour accéder aux lieux de formation, cliquer ici : Une liste apparaît : Page 4
Après avoir cliqué sur la ligne correspondant à un lieu de formation, vous arrivez sur cette page : Pour ce lieu de formation, vous pouvez modifier les coordonnées ou supprimer le lieu de formation. En ce qui concerne les contacts, vous pouvez affecter un contact pré-existant dans l organisme en le choisissant dans la liste et modifier les informations. Vous pouvez également créer un nouveau contact. Dans tous les cas, vous arrivez sur le formulaire suivant, prérempli ou non : Vous ne pourrez supprimer un contact si celui-ci est rattaché à une action de formation. N oubliez pas d enregistrer les modifications pour que vos saisies soient validées. Page 5
Banque Régionale Offre de Formation GUIDE D UTILISATION EXTRANET RESERVE AUX ORGANISMES DE FORMATION Fiche D Domaines de spécialités Actualisation au : 16/02/2012 Sur cette page, vous pourrez spécifier les domaines de spécialités de vos formations. Vous pouvez sélectionner ces domaines sous forme de Formacode ou de NSF. Vous pouvez supprimer un domaine en cliquant sur l icône «poubelle» correspondante. Pour rajouter un domaine cliquez sur un item dans la liste que vous faites apparaître dans la partie droite. Si vous n êtes pas familiarisé avec ces indexations, contactez-nous au 04 42 82 43 23 pour déterminer quels sont vos domaines de spécialités. Il est important de compléter cette rubrique avec attention. Il n est pas souhaitable de sélectionner un trop grand nombre de domaines. Page 6
Pour les Formacode Vous cliquez sur l onglet «Formacode» vous pouvez sélectionner dans le menu déroulant une catégorie ou une sous-catégorie de domaine de formation. Attention! Dans le choix des Formacode, veillez à sélectionner le niveau le plus bas dans l arborescence. Ces domaines de formation s ajoutent ensuite dans la partie gauche de l onglet. Le Formacode est réalisé par le Centre Inffo, la version actuelle est la 10 ème édition. Il est disponible en consultation au CARIF Espace Compétences sur rendez-vous et il est possible de vous le procurer directement auprès de Centre Inffo. Le Formacode est le thésaurus de l offre de formation, il est un outil d indexation et de référence pour tous les acteurs de la formation professionnelle. Il permet d indexer les domaines de formation de votre organisme et de chacune de vos actions de formation. Pour en savoir plus www.centre-inffo.fr. Pour les NSF La procédure est identique à celle des Formacode. La Nomenclature des Spécialités de Formation (NSF) en usage actuellement est celle de 1994. Elaborée dans le cadre du CNIS, elle a pour vocation de couvrir l ensemble des formations, quel qu en soit le niveau (initiales ou continues, secondaires ou supérieures, professionnelles ou non). Elle comporte quatre niveaux hiérarchisés de classement. Pour consulter la Nomenclature des Spécialités de Formation (NSF), pour en savoir plus : www.ressources-de-la-formation.fr/nomenclature-des-specialites-de.html Page 7
Banque Régionale Offre de Formation GUIDE D UTILISATION EXTRANET RESERVE AUX ORGANISMES DE FORMATION Fiche E Formations Actions Actualisation au : 16/02/2012 Dans cet onglet, vous retrouverez l ensemble des informations concernant votre offre de formation. Vous trouverez : les formations et les actions de formation s y rapportant. Une formation peut avoir plusieurs actions de formations, chacune de ces actions doivent être reliées à un financeur : Conseil Régional, Pôle emploi, OPCA. Si votre action n est pas financée pour l instant, elle sera identifiée à une action «non conventionnée». Pour chaque action vous pouvez avoir plusieurs dates de sessions. Quand on clique sur l une de ces formations, on accède au formulaire permettant de faire des modifications. Il est également possible d ajouter une nouvelle formation. Dans ce cas on doit déterminer s il s agît d une formation «Qualifiante» ou d une formation «Non Qualifiante» et selon, on clique sur l un ou l autre des items en bas de l écran. Les formulaires de saisie ne sont pas les mêmes et il n est pas possible de faire basculer une formation Qualifiante à Non Qualifiante et inversement. MODIFICATION D UNE FICHE FORMATION EXISTANTE : Pour une formation déjà existante, vous pouvez modifier les champs cliquables. N oubliez pas d enregistrer les modifications pour que vos saisies soient validées. Page 8
CREATION D UNE FORMATION QUALIFIANTE : Vous pouvez utiliser le moteur de recherche d un intitulé et après avoir cliqué sur le bouton choisir dans la liste proposée à droite, un diplôme ou une certification. vous pourrez Vous pouvez également choisir dans les onglets (métiers, Formacode, NSF, niveaux de sortie) un item. Cliquer sur le bouton pour faire apparaître une liste de diplômes et certifications. En cas de changement ou de nouvelle sélection, veillez à supprimer les critères affichés dans le détail de vos sélections en vidant la corbeille. En cliquant sur l intitulé souhaité, vous arrivez sur une fiche formation (cf page précédente). Page 9
CREATION D UNE FORMATION NON QUALIFIANTE : Vous pouvez utiliser le moteur de recherche d un intitulé : et après avoir cliqué sur le bouton déjà existante. vous pourrez choisir dans la liste proposée à droite une formation SI votre formation n existe pas, vous devez la créer. Pour cela, sélectionner un Formacode (ce champ est obligatoire), un métier et un NSF correspondant. Puis compléter l intitulé de votre formation et cliquer sur le bouton «enregistrez». En cas de changement ou de nouvelle sélection, veillez à supprimer les critères affichés dans le détail de vos sélections en vidant la corbeille. Après avoir renseigné tous les champs, vous arrivez sur une fiche formation (cf écran p 8) et vous pouvez alors compléter les données. Page 10
ACTIONS DE FORMATION : Quand votre formation existe, vous pouvez accéder à la liste des actions de cette formation ou ajouter une nouvelle action liée à cette formation. CREATION D UNE ACTION : Pour ajouter une nouvelle action de formation vous devez renseigner l écran ci-dessous. Attention! L organisme formateur peut être un autre organisme de formation que le vôtre et vous pouvez le rechercher dans la liste des organismes existants dans la base de l offre de formation. Par ailleurs, vous devez renseigner le lieu de formation en le choisissant dans la liste déroulante. Si vous ne trouvez pas ce lieu, l organisme concerné doit le créer dans l onglet «Lieux et contacts». Vous devez procéder de la même manière pour le contact. Vous devez également renseigner les autres champs. Vous devez enfin renseigner une date de session, même si elle est prévisionnelle. N oubliez pas d enregistrer les modifications pour que vos saisies soient validées. Page 11
MODIFICATION D UNE ACTION DE FORMATION : Pour modifier une action de formation vous devez renseigner l écran ci-dessous : Attention! L organisme formateur peut être un autre organisme de formation que le vôtre et vous pouvez le rechercher dans la liste des organismes existants dans la base de l offre de formation. Par ailleurs, vous devez renseigner le lieu de formation en le choisissant dans la liste déroulante. Si vous ne trouvez pas ce lieu, l organisme concerné doit le créer dans l onglet «Lieux et contacts». Vous devez procéder de la même manière pour le contact. Vous devez également renseigner les autres champs. Vous pouvez modifier les dates de sessions ou créer de nouvelles dates de session correspondant à cette action. Les dates des sessions concernant des actions de formation financées par le Conseil Régional ne peuvent pas être supprimées, mais seulement modifiées. Pour les actions financées par Pôle emploi, les dates ne sont ni supprimables ni modifiables. N oubliez pas d enregistrer les modifications pour que vos saisies soient validées. Page 12
Merci pour votre attention. Nous espérons que la lecture de ce guide a répondu à vos questions. Si toutefois, vous rencontrez des difficultés, si vous souhaitez des renseignements complémentaires ou si vous avez besoin d un accompagnement au moment de votre première saisie d information, vous pouvez nous contacter au 04 42 82 43 23. Page 13