DESCRIPTION DE FONCTIONS TITRE DE L EMPLOI : SECRÉTAIRE NOM DE L EMPLOYÉ-E : Supérieur immédiat : Statut : Coordonnatrice des services administratifs Temps complet Date d adoption : 12 mars 2014 Date de révision : SOMMAIRE DES RESPONSABILITÉS Sous l autorité de la coordonnatrice des services administratifs, le titulaire du poste exerce de façon principale des fonctions à caractère complexe telles que : la cueillette, la vérification, la sélection, l interprétation, la préparation, la transmission et l actualisation des différentes demandes des données administratives et professionnelles. De plus, il est responsable de l accueil, la réception des appels, le courrier, la messagerie, la reproduction des documents et l entrée de données informatiques. Il est responsable des tâches demandant une bonne connaissance générale de bureau. Il collabore aux activités relatives à la gestion des ressources matérielles et humaines de la
RESPONSABILITÉS GÉNÉRALES ET SPÉCIFIQUES 1. SECRÉTARIAT 1.1. Assumer la responsabilité de l élaboration, de l application, du suivi et de la mise à jour de procédures concernant les activités liées au secrétariat. 1.2. Assumer la responsabilité de la gestion des différentes demandes administratives et professionnelles de tout le personnel. 1.3. Supporter le directeur général, le supérieur immédiat et le personnel dans la composition, rédaction, correction de lettres, rapports ou autres documents et en assurer la transmission aux personnes concernées. 1.4. Assumer la responsabilité de l élaboration et de la mise à jour des coordonnées des partenaires en lien avec le carnet d adresses corporatif ainsi que les différentes listes. 1.5. Assumer la responsabilité du classement informatique et physique de tout document corporatif devant être conservé. 2. ACCUEIL 2.1. Collaborer à l établissement des modalités d accueil et de référencement de la clientèle de la 2.2. Assumer la responsabilité d accueillir la clientèle, de la diriger vers les services ou professionnels appropriés et de filtrer les visites imprévues afin de tenter de répondre à leur demande. 2.3. Collaborer à la prise de rendez-vous et à la planification des horaires du personnel d intervention. 2.4. Assumer la responsabilité d aviser immédiatement le personnel d intervention dans le cas d'une annulation de rendez-vous afin de permettre à d autres participants de bénéficier des services. 2.5. S assurer de connaître et de transmettre l information reliée aux services de chacun des centres d activité de la 2.6. Assumer la responsabilité de la prise et du transfert d appels au personnel concerné. 2.7. Assumer la responsabilité de filtrer les appels s adressant à la direction générale et à la coordination en rassemblant les informations nécessaires pour un retour d appel. 2.8. Effectuer certains contacts téléphoniques ou électroniques sur demande du supérieur immédiat. 2.9. Assumer la responsabilité de prendre et de transmettre régulièrement au personnel concerné les messages électroniques et téléphoniques adressés à la 2.10. Assumer la responsabilité de la gestion de la réception et de l expédition de la correspondance et des colis postaux de la corporation ainsi que tenir un registre des envois. Description de fonctions Secrétaire Page 2 de 6
3. GESTION DOCUMENTAIRE 3.1. Collaborer au classement physique des dossiers clients. 3.2. Collaborer à l archivage physique et électronique des documents corporatifs en respectant les délais prescrits. 3.3. S assurer de respecter les procédures administratives pour l uniformisation et l intégration des ateliers au centre de documentation. 3.4. Assumer la responsabilité de la gestion des publications reçues pour l ensemble de la 3.5. Collaborer à la conception et la bonification des outils nécessaires à la bonne gestion des différents centres d activité de la 3.6. Assumer la responsabilité de la gestion des informations susceptibles de favoriser l intégration socioprofessionnelle des clients (dépliants, affiches, courriels). 4. RESSOURCES FINANCIÈRES 4.1. Collaborer au suivi des dépenses en recueillant toutes pièces justificatives en lien avec la carte de crédit. 4.2. Tenir le registre de prêt de la carte de crédit aux employés. 4.3. Assurer la responsabilité de la gestion de la petite caisse et du rapport financier mensuel de la petite caisse. 5. RESSOURCES MATÉRIELLES 5.1. Assumer la responsabilité des réservations des différentes salles et équipements de la corporation et en assurer le suivi. 5.2. Assumer la responsabilité de la mise à jour, selon le mouvement de personnel, des données dans les systèmes informatique et bureautique de la 5.3. Assurer un support aux employés en ce qui a trait à l utilisation des systèmes informatique et bureautique de la 5.4. Collaborer à la gestion des ressources matérielles de la corporation, notamment au niveau de l acquisition, l installation, la réparation ainsi que l utilisation par les employés et les clients. 5.5. Collaborer aux démarches visant à s assurer du respect des clauses du bail liant la corporation aux propriétaires de l immeuble. 5.6. Collaborer à la gestion des espaces locatifs (conciergerie, système d alarme). 5.7. Collaborer à l aménagement des locaux. Description de fonctions Secrétaire Page 3 de 6
5.8. Collaborer à l organisation et la préparation logistique des activités et des évènements de la 6. RESSOURCES HUMAINES 6.1. Collaborer sur les aspects administratifs dans le processus de recrutement du personnel. 6.2. Collaborer et participer à la réalisation du programme d accueil et d intégration des nouveaux employés et stagiaires de la 7. COMMUNICATION 7.1. Collaborer à l organisation et l animation des activités de communication de la (ex. : conférences de presse, lancements, assemblée générale annuelle, etc.). 7.2. Collaborer à la production et la diffusion des outils d information et de promotion de la corporation auprès des différents publics (programmation, outils promotionnels, communiqués, etc.). 7.3. Collaborer à la conception, la réalisation, le suivi, l évaluation et la révision du plan d action pour la campagne de financement annuelle de la 7.4. Collaborer à la conception, la réalisation, le suivi, l évaluation et la révision du plan de visibilité offert aux donateurs dans le cadre de la campagne de financement annuelle de la 7.5. Agir à tire d administratrice du site web et de la page Facebook de l organisation et s assurer de mettre à jour les logos des partenaires et les services offerts à la clientèle. 8. AUTRES TÂCHES 8.1. Participer aux diverses rencontres à la demande du supérieur immédiat. 8.2. S assurer d entretenir des liens de collaboration et d échange d expertise avec les professionnels des divers centres d activité de la 8.3. Respecter les politiques et procédures établies afin d assurer une gestion saine et efficiente de la 8.4. Représenter la corporation dans le cadre de rencontres, activités ou projets nécessitant sa participation, à la demande du supérieur immédiat. 8.5. Assumer tout autre mandat ou toute autre responsabilité que pourrait lui confier le supérieur immédiat. Description de fonctions Secrétaire Page 4 de 6
9. RESPONSABILITÉS EN MATIÈRE DE SÉCURITÉ 9.1. Dans le cadre de ses fonctions, agit en conformité avec les lois, les règlements, les obligations légales et les politiques et procédures internes en matière de sécurité. 9.2. Collaborer à l amélioration du milieu de vie au travail et à favoriser un environnement sain et sécuritaire. 10. NIVEAU D AUTORITÉ 10.1. Niveau de supervision - Ne supervise aucun employé 11. EXIGENCES DU POSTE 11.1. Formation académique et expérience - Détenir un diplôme d études collégiales en bureautique. OU - Détenir un diplôme d études professionnelles en secrétariat combinée à deux années d expérience pertinente. OU - Une expérience et une formation exceptionnelles et variées pourraient être considérées. 11.2. Habiletés recherchées - Excellente maîtrise du français oral et écrit - Connaissance de base en anglais - Très bonne maîtrise des logiciels de la suite bureautique Microsoft Office, particulièrement Word et Access, incluant la gestion des courriers électroniques et l utilisation d Internet 11.3. Qualités personnelles - Autonomie - Persévérance - Orienté vers l action - Sens des responsabilités, de l organisation et de la priorisation - Créativité et innovation - Capacité d adaptation et de travail d équipe - Bon jugement et discernement - Intégrité et loyauté Description de fonctions Secrétaire Page 5 de 6
- Leadership mobilisateur - Imputabilité - Jovialité 11.4. Appartenance à un ordre professionnel - Oui Non 11.5. Doit posséder un permis de conduire valide - Oui Non SIGNATURES : Jean-Luc Turpin, directeur général Date Sophie Laplante, coordonnatrice des Services administratifs Date Nom de l employé-e, secrétaire Date Description de fonctions Secrétaire Page 6 de 6