Guide de transfert. Courriel Affaires

Guide de transfert Courriel Affaires Juin 2013

Table des matières Introduction 3 Transfert par un administrateur Voici ce que vous devez fournir avant de commencer 1. Importation de Fichiers PST 2. Exportation de Fichiers PST 3 3 4 5 Transfert d utilisateur final au moyen d Outlook Voici ce que vous devez fournir avant de commencer Processus de transfert 6 6 7 1. Modifier les paramètres DNS et mettre à jour les enregistrements MX 1.1 Ajouter l enregistrement Autodiscover CNAME aux enregistrements DNS à l aide de la Console de gestion unifiée TELUS 1.2 Modifier les paramètres DNS et mettre à jour les enregistrements MX par l entremise du fournisseur de noms de domaine 7 8 9 2. Créer des comptes utilisateurs 9 3. Ajouter le service Courriel Affaires aux comptes utilisateurs 10 4. Télécharger Microsoft Outlook (utilisateurs de Courriel Affaires professionnel seulement) 10 5. Configurer le logiciel client de votre ordinateur L associer à votre boîte de messagerie TELUS 10 6. Transférer vos courriels et vos données de votre ancienne boîte de Messagerie à la nouvelle boîte Outlook de TELUS 6.1 Transférer du logiciel client Microsoft Outlook à Outlook 6.2 Transférer de Microsoft Exchange à Outlook 6.3 Transférer les données du Courriel Web à Outlook 10 10 12 13 7. Effectuer le retrait de votre ancien compte de messagerie 15 8. Synchroniser votre téléphone intelligent (facultatif) Pour en savoir davantage 16 16

Introduction Le présent guide décrit le processus de transfert des courriels de votre compte de messagerie actuel au nouveau compte Courriel Affaires hébergé par TELUS. Lors du transfert de boîtes de messagerie, vos utilisateurs peuvent suivre les étapes décrites dans la section Transfert Outlook. Les administrateurs de clients peuvent aussi choisir de transférer les boîtes de messagerie de leurs utilisateurs à partir de la section Transfert par un administrateur du panneau de commande. Transfert par un administrateur Voici ce que vous devez fournir avant de commencer Pour transférer les courriels de votre ancien compte au nouveau, vous devez fournir : Votre numéro de compte TELUS : Votre numéro de compte a été envoyé par courriel à l adresse que vous avez fournie à TELUS avant de commander le service. Il est également indiqué sur votre bon de commande. Si vous ne trouvez pas votre numéro de compte, veuillez appeler le 1 877 846 4456 pour obtenir de l aide. Une copie des fichiers.pst de vos utilisateurs actuels. Vous devez vous assurer que vos utilisateurs ont été ajoutés à la Console de gestion unifiée avec le service Courriel Affaires et qu ils ont accédé à cette boîte de messagerie au moins une fois. Un logiciel de transfert FTP ou une bonne compréhension du protocole FTP. Si vous n avez pas de logiciel FTP, vous pouvez télécharger l un des logiciels gratuits sur Internet (p. ex., Filezilla). L interface utilisateur permet aux administrateurs du service Exchange d importer et d exporter des boîtes de messagerie Exchange. Pour ce faire, la boîte de messagerie est enregistrée sous forme de fichier.pst et placée sur un serveur FTP pour l importation ou l exportation. Pour accéder à l écran Importation ou exportation de boîte de messagerie dans le menu principal, sélectionnez Services > Exchange > Importation ou exportation de boîte de messagerie. Cet écran affichera les détails d ouverture de session FTP de l utilisateur pour la connexion au serveur où les boîtes de messagerie exportées seront enregistrées. Ce répertoire contiendra également le dossier d importation où les boîtes de messagerie qui doivent être importées vers un utilisateur Cortex doivent être enregistrées. Courriel Affaires Guide de transfertt 3

L écran est divisé en deux sections : Exporter les boîtes de messagerie sélectionnez ce lien pour exporter les boîtes de messagerie de vos utilisateurs. Importer les boîtes de messagerie sélectionnez ce lien pour importer le fichier PST d une boîte de messagerie dans la boîte de messagerie actuelle d un utilisateur Exchange. 1. Importation de Fichiers PST La fonction Importer des boîtes de messagerie importe un fichier de données (.PST) externe dans la boîte de messagerie actuelle d un utilisateur. Avant de lancer l importation, assurez-vous que le fichier d importation est enregistré sur le serveur FTP dans le dossier «MailboxImport». 1. Visitez TELUS.com/consoleunifiee et ouvrez une session en tant qu administrateur. 2. Choisissez Services à partir de la barre de menu supérieure et sélectionnez Exchange > Importation ou exportation de boîte de messagerie. 3. Sélectionnez Importer les boîtes de messagerie. Tous les utilisateurs dont le compte comporte une boîte de messagerie Exchange seront affichés. Dans l écran Importation ou exportation de boîte de messagerie, sélectionnez Importer les boîtes de messagerie. 4. Sélectionnez les utilisateurs dont les boîtes seront mises à jour avec le fichier de données externe en cliquant sur Modifier. Une liste déroulante apparaîtra pour l utilisateur dans la colonne Importer le fichier et la case Importer sera cochée automatiquement pour cet utilisateur. Courriel Affaires Guide de transfertt 4

5. Recherchez et sélectionnez le fichier d importation qui doit être ajouté à la boîte de messagerie de l utilisateur et sélectionnez Mettre à jour. 6. Sélectionnez Importer les boîtes de messagerie. Le tableau sera actualisé et la date et l heure de l importation apparaîtront à côté du client dans le champ Dernière importation. Pour voir l état d avancement du processus d importation, sélectionnez Réinitialiser l état. 7. Une fois le fichier importé dans la boîte de messagerie de l utilisateur, l état passera au vert. Lorsque l utilisateur ouvre une session dans son système de messagerie, il voit les courriels supplémentaires qui ont été importés. 2. Exportation de Fichiers PST La fonction Exporter les boîtes de messagerie exporte les données de la boîte de messagerie d un utilisateur afin qu elles puissent par la suite être importées dans une autre boîte de messagerie. 1. Visitez TELUS.com/consoleunifiee et ouvrez une session en tant qu administrateur. 2. Choisissez Services à partir de la barre de menu supérieure et sélectionnez Exchange > Importation ou exportation de boîte de messagerie. 3. Sélectionnez Exporter les boîtes de messagerie. Tous les utilisateurs dont le compte comporte une boîte de messagerie Exchange seront affichés. 4. Sélectionnez les utilisateurs dont les boîtes de messagerie doivent être exportées dans un fichier.pst en cochant la case Exporter. Vous pouvez également cliquer sur Sélectionner tout pour sélectionner tous les utilisateurs affichés sur la page actuelle ou Sélectionner l ensemble pour sélectionner toutes les boîtes de messagerie liées au client. 5. Sélectionnez Exporter les boîtes de messagerie. Le processus d exportation démarrera et la date et l heure de la demande seront insérées à côté de l utilisateur dans le champ Dernière exportation. Pour voir l état d avancement du processus, sélectionnez Réinitialiser l état. REMARQUE : N utilisez pas la touche F5 étant donné qu elle aura pour effet de réduire la section Exporter les boîtes de messagerie. 6. Une fois les boîtes de messagerie exportées vers le serveur FTP, l état passera au vert. 7. La boîte de messagerie exportée apparaîtra sur le serveur FTP dans le dossier MailboxExport. En fonction des paramètres configurés pour votre système, il est possible que le fichier.pst ait été compressé dans un fichier.zip. Courriel Affaires Guide de transfertt 5

Important Vous devez suivre les procédures décrites dans ce document selon l ordre dans lequel elles sont données afin que le transfert à TELUS se déroule bien. Si vous avez besoin d aide au cours du transfert, communiquez avec TELUS au 1 877 846 4456. Transfert d utilisateur final au moyen d Outlook Voici ce que vous devez fournir avant de commencer Pour transférer les courriels de votre ancien compte au nouveau, vous devez fournir : Votre numéro de compte TELUS : Votre numéro de compte a été envoyé par courriel à l adresse que vous avez fournie à TELUS avant de commander le service. Il est également indiqué sur votre bon de commande. Si vous ne trouvez pas votre numéro de compte, veuillez appeler le 1 877 846 4456 pour obtenir de l aide. Un accès à votre ancien compte de messagerie, y compris l adresse web que vous utilisez pour vérifier les courriels, votre adresse électronique, votre nom d utilisateur et votre mot de passe. (Option pour les nouveaux comptes) Si vous avez un nom de domaine (comme «votreentreprise.com») que vous utiliserez avec votre compte TELUS, vous avez deux options : 1. DNS hébergé à l externe : vous devez fournir les coordonnées de l entreprise auprès de laquelle vous avez enregistré votre nom de domaine et un accès à votre compte en ligne. 2. DNS hébergé par TELUS : Communiquez avec le soutien au 1 877 846 4456 et demandez qu un représentant configure votre compte pour que TELUS puisse héberger votre domaine. suite à la page suivante Courriel Affaires Guide de transfertt 6

Processus de transfert 1 2 3 Modifier les paramètres DNS et mettre à jour les enregistrements MX Créer des comptes utilisateurs Ajouter le service Courriel Affaires aux comptes utilisateurs 4 Télécharger Microsoft Outlook 2010/2011 (facultatif) 5 Configurer le logiciel client de votre ordinateur pour l associer à votre boîte de messagerie TELUS 6 Transférer vos courriels et vos données de votre ancienne boîte de messagerie à la nouvelle boîte de TELUS 7 8 Effectuer le retrait de votre ancien compte de messagerie Synchroniser votre téléphone intelligent à votre compte Courriel Affaires 1. Modifier les paramètres DNS et mettre à jour les enregistrements MX. Vous devez modifier vos enregistrements DNS afin qu ils pointent vers TELUS et permettent à votre nom de domaine d être relié au compte TELUS. L endroit où vous apportez ces modifications dépend du fournisseur qui gèrera le domaine : Si TELUS héberge votre DNS, consultez le chapitre 1.1. Ajouter l enregistrement Autodiscover CNAME aux enregistrements DNS à l aide de la Console de gestion unifiée TELUS. Si vous désirez transférer le contrôle de vos enregistrements DNS à TELUS aux fins de gestion, communiquez avec le soutien au 1 877 846 4456 et demandez qu un représentant configure votre compte afin que TELUS puisse héberger votre domaine. Si vous désirez que votre fournisseur de noms de domaine poursuive la gestion des enregistrements de votre domaine (méthode recommandée), consultez le chapitre 1.2. Modifier les paramètres DNS et mettre à jour les enregistrements MX par l entremise du fournisseur de noms de domaine. Courriel Affaires Guide de transfertt 7

Remarque Veuillez consulter le service WHOIS pour trouver le fournisseur ou l administrateur de serveur DNS. Par exemple : www.kloth.net. 1.1 Ajouter l Enregistrement Autodiscover CNAME aux Enregistrements DNS à l Aide de la Console de Gestion Unifiée TELUS. Remarque Veuillez noter que ces enregistrements peuvent avoir été préconfigurés en fonction de la configuration de votre compte. 1. Visitez TELUS.com/consoleunifiee et ouvrez une session en tant qu administrateur. 2. Choisissez Services dans la barre de menu supérieure et sélectionnez DNS > Gestion DNS. 3. À gauche, sous Gestion DNS > Nouvelle entrée DNS. 4. Sélectionnez le type d enregistrement CNAME à partir de la liste déroulante et entrez l information suivante : Alias : Autodiscover.domainedemonentreprise.com Hôte : Autodiscover.Exchange.Telus.com 5. Cliquez sur Approvisionner et fermez la session. Courriel Affaires Guide de transfertt 8

1.2 Modifier les paramètres DNS et mettre à jour les enregistrements MX par l entremise du fournisseur de noms de domaine Communiquez avec votre fournisseur de nom de domaine et demandez-lui de modifier la liste des enregistrements comme indiqué dans le tableau suivant : Type Priorité Destination MX 10 mx21.exchange.telus.com MX 10 mx22.exchange.telus.com MX 10 mx24.exchange.telus.com MX 10 mx25.exchange.telus.com CNAME Autodiscover.exchange.telus.com Remarques Remplacez nomdedomaine dans les chaînes sources du tableau ci-dessus par le nom de domaine de votre entreprise. Ces paramètres ne s appliquent qu à vos courriels; ils ne modifient pas les sites web que vous avez configurés. Si vous désirez transférer un site web à TELUS, appelez TELUS au 1 888 855 1446 et demandez de l aide pour effectuer le transfert. En raison de la nature distributive des DNS, il peut s écouler plusieurs jours avant que les changements apportés à la redirection DNS entrent en vigueur. Le délai est habituellement de deux jours, mais il peut parfois atteindre de 7 à 10 jours. Au cours de cette période de propagation, vos courriels peuvent être envoyés soit à l ancien serveur de messagerie qui desservait vos domaines, soit aux nouvelles boîtes de messagerie Exchange. 2. Créer des comptes utilisateurs Pour obtenir des renseignements sur la création des comptes utilisateurs, consultez le Guide d administration de clients de la Console de gestion unifiée. Courriel Affaires Guide de transfertt 9

3. 4. Ajouter le service Courriel Affaires aux comptes utilisateurs Pour obtenir de l information sur l ajout du service Courriel Affaires aux comptes clients, consultez le guide de configuration du service Courriel Affaires. Télécharger Microsoft Outlook (utilisateurs de Courriel Affaires professionnel seulement) Les utilisateurs du service Courriel Affaires professionnel peuvent télécharger la version 2010 ou 2013 (dans le cas d un PC) ou la version 2011 (dans le cas d un Mac) de Microsoft Outlook. 1. Dans la page d accueil, sélectionnez Services dans la barre de menu supérieure et sélectionnez Exchange > Télécharger Outlook. 5. 2. Suivez les instructions pour télécharger et installer Microsoft Outlook 2010 ou 2011 sur votre ordinateur. Configurer le logiciel client de votre ordinateur pour l associer à votre boîte de messagerie TELUS 6. Selon les logiciels clients, les procédures de connexion à Exchange peuvent varier. Consultez le guide de configuration du logiciel du poste de travail du service Courriel Affaires pour en savoir davantage sur la façon de configurer vos logiciels clients et de les associer à votre compte Courriel Affaires. Transférer vos courriels et vos données de votre ancienne boîte de messagerie à la nouvelle boîte Outlook de TELUS 6.1 Transférer du logiciel client Microsoft Outlook à Outlook Si vous utilisiez le logiciel client Microsoft Outlook pour gérer vos courriels, suivez ces étapes pour transférer vos courriels à TELUS. Si vous utilisiez Microsoft Outlook pour accéder à votre ancien compte de messagerie, vos messages sont enregistrés dans un fichier. PST sur votre ordinateur local. suite à la page suivante Courriel Affaires Guide de transfertt 10

1. À partir de votre nouvelle boîte de messagerie TELUS, sélectionnez l onglet Fichier dans Outlook, sélectionnez Ouvrir > Fichiers de données Outlook et sélectionnez votre ancien fichier.pst. Si vous possédez plusieurs dossiers, vous pouvez ouvrir chacun d eux et revenir à l écran principal pour fermer et ouvrir un autre dossier jusqu à ce que vous trouviez votre fichier. 2. Si vous ne voyez aucun fichier.pst, les fichiers ne sont pas situés dans l emplacement par défaut sur le disque dur et vous devrez effectuer une recherche pour les trouver. La façon de trouver votre fichier dépend de votre système d exploitation : 1. Si vous utilisez Microsoft Windows MD XP, cliquez sur le menu Démarrer, choisissez Rechercher, sélectionnez Tous les fichiers et tous les dossiers, entrez *.PST dans le champ Une partie ou l ensemble du nom de fichier, puis cliquez sur Rechercher. 2. Si vous utilisez Windows Vista MD ou Windows 7, cliquez sur l icône Windows, entrez *.PST dans le champ Commencer la recherche et cliquez sur Rechercher partout. 3. Une fois que vous avez trouvé le fichier.pst, accédez à Outlook 2010 à l aide de votre nouveau compte Courriel Affaires de TELUS. 4. Cliquez sur Fichier > Ouvrir > Fichier de données Outlook, puis accédez au fichier.pst que vous avez trouvé à l étape précédente. 5. Outlook ouvrira votre courrier enregistré localement. Pour transférer la liste de vos contacts, votre calendrier, vos tâches et vos messages de votre ancien compte de messagerie depuis votre fichier local.pst vers votre nouveau système Exchange de TELUS, faites ce qui suit : 1. Si vous désirez copier la liste de vos contacts, cliquez sur Contacts dans votre ancienne boîte de messagerie, sélectionnez un contact, appuyez sur CTRL + A pour tous les sélectionner, et glissez-les dans le dossier Contacts de votre nouvelle boîte de messagerie. 2. Vous pouvez suivre le même processus pour copier des éléments du calendrier, des courriels et des tâches. Courriel Affaires Guide de transfertt 11

6.2 Transférer de Microsoft Exchange à Outlook Si vous utilisiez Microsoft Exchange pour gérer vos courriels, suivez ces étapes pour transférer vos courriels de votre ancien compte Exchange à votre nouveau compte Exchange de TELUS. 1. Dans Outlook 2010, sélectionnez l onglet Fichier et cliquez sur Ajouter un compte. 2. Dans l outil de configuration automatisé du compte, entrez votre nom de compte TELUS, votre adresse électronique, votre mot de passe et cliquez sur Suivant. 3. Si un message de sécurité apparaît, sélectionnez la case Ne plus me le demander et cliquez sur Autoriser. 4. Lorsque l on vous invite à entrer votre nom d utilisateur et votre mot de passe, utilisez votre adresse électronique comme nom d utilisateur. 5. Microsoft Outlook récupérera vos paramètres de courriel et configurera le compte pour qu il se relie à votre ancienne boîte de messagerie Exchange. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Terminer. L ancienne boîte Exchange apparaîtra dans le panneau de navigation Outlook sous votre nouvelle boîte de messagerie. Pour transférer la liste de vos contacts, votre calendrier, vos tâches et vos messages depuis votre ancien compte de messagerie vers le nouveau compte Outlook de TELUS, faites ce qui suit : 1. Dans Outlook, cliquez sur l icône du dossier dans le coin inférieur gauche de l écran pour activer l affichage des dossiers. 2. Si vous désirez copier la liste de vos contacts, cliquez sur Contacts dans votre ancienne boîte de messagerie, sélectionnez un contact, appuyez sur CTRL + A pour tous les sélectionner, et glissez-les dans le dossier Contacts de votre nouvelle boîte de messagerie. 3. Vous pouvez suivre le même processus pour copier des rendez-vous, des courriels et des tâches. Courriel Affaires Guide de transfertt 12

6.3 Transférer les données du Courriel Web à Outlook Si vous utilisiez une solution de messagerie web pour gérer vos courriels, suivez le processus suivant pour transférer vos courriels à Outlook : 1. Dans Outlook, sélectionnez l onglet Fichier > Ajouter un compte. 2. Dans l outil de configuration automatisée du compte, sélectionnez la case Configurer manuellement les paramètres du serveur ou les types de serveurs et cliquez sur Suivant. 3. Sous Choisir un service, sélectionnez Messagerie Internet, et cliquez sur Suivant. 4. À l écran Paramètres de messagerie Internet, entrez les détails appropriés concernant votre ancien compte de messagerie dans les champs correspondants pour l utilisateur et les renseignements d ouverture de session. 5. Pour les renseignements sur le serveur, utilisez les valeurs suivantes pour le nom des serveurs POP (Post Office Protocol) et SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) : a. Entrez le nom approprié de votre ancien serveur de messagerie POP dans le champ Serveur de courrier entrant. b. Entrez le nom approprié de votre ancien serveur de messagerie SMTP dans le champ Serveur de courrier sortant (SMTP). Remarque À l occasion, les entreprises modifient le nom de leurs serveurs POP et SMTP. Communiquez avec l équipe de soutien de l entreprise avec laquelle vous faisiez affaires pour la messagerie si vous avez besoin d aide pour identifier les serveurs de messagerie. 6. Cliquez sur Paramètres supplémentaires. a. Sélectionnez l onglet Serveur sortant, et cochez la case Mon serveur sortant (SMTP) requiert une authentification. suite à la page suivante Courriel Affaires Guide de transfertt 13

b. Sélectionnez l onglet Options avancées. i. Cochez la case Ce serveur nécessite une connexion chiffrée (SSL), et assurez-vous que le champ Serveur entrant (POP3) indique 995. ii. Si le serveur de votre ancien compte de messagerie utilise le chiffrement SSL, sélectionnez SSL dans la liste déroulante Utiliser le type de connexion chiffrée suivant. c. Cliquez sur OK pour revenir à l assistant de configuration. 7. Une fois la configuration terminée, cliquez sur Tester les paramètres du compte pour confirmer qu Outlook arrive à se connecter aux serveurs de votre ancienne messagerie. 8. Cliquez sur Suivant > Terminer pour terminer les données de l assistance de messagerie. 9. Votre ancien compte de messagerie apparaîtra comme une nouvelle entrée dans la liste de vos comptes de messagerie Outlook. Cliquez sur Fermer pour fermer la fenêtre Paramètres du compte. 10. Outlook accédera à votre ancien compte de messagerie. Pour transférer vos contacts, votre calendrier, vos tâches et vos messages à partir de votre ancien compte de messagerie web vers le nouveau système Exchange de TELUS, faites ce qui suit : 1. Dans Outlook, cliquez sur l icône du dossier dans le coin inférieur gauche de l écran pour activer l affichage des dossiers. 2. Si vous désirez copier la liste de vos contacts, cliquez sur Contacts dans votre ancienne boîte de messagerie, sélectionnez un contact, appuyez sur CTRL + A pour tous les sélectionner, et glissez-les dans le dossier Contacts de votre nouvelle boîte de messagerie. 3. Vous pouvez suivre le même processus pour copier des éléments du calendrier, des courriels et des tâches. Courriel Affaires Guide de transfertt 14

7. Effectuer le retrait de votre ancien compte de messagerie Assurez-vous que votre compte TELUS est fonctionnel et que vous avez effectué les tâches suivantes : Votre compte TELUS a été activé et les boîtes de messagerie ont été créées pour tout le monde. Vous avez téléchargé Outlook et l avez configuré afin qu il se connecte à votre compte TELUS (utilisateurs de Courriel Affaires professionnel seulement). Votre ancien compte de messagerie est configuré de sorte que les nouveaux courriels soient acheminés à la nouvelle boîte de messagerie TELUS. Vous avez préparé une réponse automatique indiquant à vos contacts de vous joindre à votre nouvelle boîte de messagerie TELUS. Vous avez connecté Outlook à votre ancien compte de messagerie et téléchargé et copié vos courriels, vos listes de contacts, vos tâches et les éléments de votre calendrier. Si vous étiez un utilisateur d Outlook et avez un fichier.pst, assurez-vous de l ouvrir et d en transférer tout le contenu dans votre compte Exchange. Si vous possédez un appareil mobile, assurez-vous de l avoir configuré pour qu il fonctionne avec votre compte TELUS. Si vous avez enregistré un nom de domaine (comme «votredomaine.com») et désirez l utiliser avec votre compte Affaires de TELUS, assurez-vous d avoir ajouté le nom du domaine dans le compte, créé des alias pour les courriels qui utilisent votre nom de domaine et changé les enregistrements DNS en conséquence. suite à la page suivante Courriel Affaires Guide de transfertt 15

Pour en savoir davantage Pour localiser un fichier.pst local : http://office.microsoft.com/fr-ca/outlook/ha012328051033.aspx?pid=ch102499831033#2 Pour importer vos messages et votre carnet d adresses à partir d Eudora 6.x : http://office.microsoft.com/fr-ca/outlook/ha011391911033.aspx?pid=ch063566561033 À ce stade, si vous ne désirez plus utiliser votre ancien compte de messagerie, communiquez avec l entreprise qui l héberge pour qu il soit fermé. Remarque Afin de minimiser les perturbations dans les communications, nous vous recommandons de ne pas fermer votre ancien compte de messagerie tant que vous n êtes pas assuré que tous vos contacts utilisent votre nouvelle adresse de messagerie TELUS pour communiquer avec vous. 8. Synchroniser votre téléphone intelligent (facultatif) Les appareils mobiles ont tous des processus différents pour établir une connexion à Exchange. Consultez les paramètres de l appareil mobile liés à la Console de gestion unifiée. Vous trouverez les instructions sous Services > Exchange. Courriel Affaires Guide de transfertt 16