ORIGINAL : English CLEARANCE : NATO SECRET DATE VALIDATED : 24 May 2016 VALIDATED BY : M. J. Lyden ORGANIZATION : NSPA HEADQUARTERS, General Manager's Office POSITION No. : G-15 TITLE : Executive Officer GRADE : A-5 JOB CODE : A76 DUTY LOCATION : Capellen, LUX SUMMARY The Executive Officer (XO) is responsible to the General Manager (GM) for supporting him/her directly in his/her functions and responsibilities of managing the NATO Support and Procurement Agency. The primary focus of the XO is to support the activities of the GM in his/her managerial role. Furthermore, the XO is to ensure proper planning, coordination and preparation of future managerial activities of the GM. He/she is to maintain a close working relationship with the Chief of Staff (COS), and other Executive Management Board (EMB) members, to ensure commonality of purpose across the Agency based on GM's intent. He/she is further responsible for leading the General Manager's Office. More precisely, he/she is responsible for performing the following functions: RESPONSIBILITIES General Responsibilities Coordinating execution of the GM Schedule including calendar preparations and follow-up monitoring of actions. Initiating the preparation of all visits made by the GM, liaising with the organising nation and performing follow-up actions. Directing and ensuring the smooth operation of the GM's Office. Preparing GM's correspondence and supporting documents. Screening mail and proposing taskings prior to submitting to the GM those items requiring his/her attention. Ensuring timely and accurate preparation, presentation and staffing of letters, notes and files submitted to GM for signature. Coordinating tasking from the GM. Coordinating and developing GM presentations. Monitoring and coordinating GM review and release of all papers and presentations for release to the NSPO Chairman's Office (CHO). Maintaining effective liaison between the GM Office and the Head of the NSPO Secretariat. Acting as the budget manager for those funds allocated to the GM's Office. Maintaining oversight of GM's Office administrative budgets, including those of the Advisory Staff to GM, i.e. GM representation allowance, Office hospitality, Travel and Training Budget. G-15 NATO UNCLASSIFIED FILE 2016
Approving travel requests on behalf of the GM, as delegated. Maintaining oversight of EMB level leave requests to ensure continuity of management and leadership coverage while the GM is absent from the Capellen site. Attending key meetings within the Agency to maintain overview of activities in support of GM. Authorising NATO Travel Orders for EMB members travelling outside of duty nations. Providing timely advice and insight to GM on control of Agency operations and relations with customer nations. In accordance with NATO policy, conducting duty travel, as required in support of NAC-approved operations and missions, on a case-by-case basis, by traveling to associated theatre/mission locations, especially where NSPA personnel are/will be serving. Performing other related functions as required in peacetime and any other appropriate functions assigned in times of crisis or war. In the event of crisis or war the incumbent will, subject to the agreement of his/her national authorities, remain in the service of Agency. Specific Responsibilities Performing investigations as directed by the GM. Calling meetings of the GM's Office, chairing these in the absence of GM and taking follow-up actions as required. Receiving and screening Organization and Personnel Establishment (O&PE) proposals from Headquarters (HQ) organizational elements of GM's Office staff, and making recommendations to the GM. ESSENTIAL QUALIFICATIONS General Qualifications University degree or equivalent professional qualification in engineering, business, management, public administration or other relevant discipline, equivalent to Master's. Very good knowledge and experience of management principles, practices and methods of control of a sizable organization. Knowledge of NSPA operations and their inter-relationship to NATO and other national and international organizations. Broad experience in a high level executive staff position acquired within a national or international organization. Ability to facilitate/present with strong persuasion to secure buy-in and highly effective negotiating skills to achieve desired outcomes including business growth. Ability to multi-task, manage time and work effectively under pressure while producing high-quality products under short-notice deadlines. Ability to develop resourceful and effective solutions to problems (including HR), to set performance goals and expectations, to develop policy and metrics, to measure performance and to engage problems early to mitigate risk and redirect performance. Knowledge of information systems at end-user level with experience in using personal computers and software packages. Specific Qualifications Exemplary diplomacy, tact, discretion and interpersonal relations. Proven success in producing high quality written output, working under pressure to short deadlines, on senior management issues. G-15 NATO UNCLASSIFIED FILE 2016
LANGUAGE QUALIFICATIONS NATO's two official languages are English and French. The work of this post is mainly conducted in English, therefore fluency in that language is essential and working knowledge of French is desirable. DESIRABLE QUALIFICATIONS Experience in the NATO environment is highly desirable. PERSONAL CHARACTERISTICS Possessing honesty with a positive "can-do" attitude and spirit of cooperation; ability to develop and lead diverse high-performing teams working together toward strategic objectives in a complex organization. Ability to establish a leadership vision and develop strategic plans to achieve Agency goals and objectives. Possessing passion and motivation together with highly effective communication skills, to create a spirit of cooperation in order to build complementary interpersonal relationships with internal/external customers and stakeholders. Possessing emotional intelligence/self-control to remain calm in the face of adversity/conflict; ability to embrace and lead change while remaining flexible/adaptable to emerging requirements. Ability to foster a Knowledge Management learning culture through the identification, capture and sharing of enterprise intellectual assets. All NSPA personnel are expected to conduct themselves in accordance with the current NATO Code of Conduct agreed by the North Atlantic Council (NAC), and thus display the core values of integrity, impartiality, loyalty, accountability, and professionalism. ADDITIONAL INFORMATION Travel to or work in locations outside of NATO area by seconded staff will be in accordance with national policy. G-15 NATO UNCLASSIFIED FILE 2016
ORIGINAL : Anglais HABILITATION : NATO SECRET DATE DE VALIDATION : 24 mai 2016 VALIDÉ PAR : M. J. Lyden ORGANISATION : QUARTIER GÉNÉRAL DE LA NSPA, Bureau du directeur général POSTE N o : G-15 TITRE : Chef de Cabinet GRADE : A-5 CODE POSTE : A76 LIEU D AFFECTATION : Capellen, LUX RÉSUMÉ Responsable envers le directeur général (DG), le (la) chef de cabinet est chargé(e) de lui fournir un soutien direct dans ses fonctions et responsabilités de gestion de l'agence OTAN de soutien et d'acquisition. L'objectif principal du (de la) chef de cabinet est de soutenir les activités du DG dans son rôle de direction. En outre, le (la) chef de cabinet doit assurer le bon déroulement de la planification, de la coordination et de la préparation des activités de direction futures du DG. Il (elle) entretient des relations de travail étroites avec le chef d'étatmajor ainsi qu'avec les autres membres du Comité de gestion exécutive, afin qu'une finalité commune soit partagée dans toute l'agence sur la base de la volonté du directeur général. Il (elle) est par ailleurs chargé(e) de diriger le bureau du directeur général. Il (elle) exerce plus précisément les fonctions suivantes : RESPONSABILITÉS Responsabilités générales coordonner l'exécution du planning du directeur général, ce qui comprend notamment la préparation du calendrier et assurer le suivi des actions ; déclencher les travaux préparatoires pour toutes les visites effectuées par le directeur général, assurer la liaison avec le pays organisateur et exécuter les suites à donner ; diriger le bureau du directeur général et veiller à son bon fonctionnement ; préparer le courrier du directeur général et les documents connexes ; filtrer le courrier et proposer des attributions de tâches avant de présenter au directeur général les éléments devant lui être soumis ; veiller à ce que les lettres, notes et dossiers soumis à la signature du directeur général soient préparés, présentés et coordonnés dans les formes et les délais voulus ; coordonner les tâches confiées par le directeur général ; coordonner et élaborer les exposés du directeur général ; assurer le suivi et la coordination de l'examen et de la validation par le directeur général de tous les documents et exposés à communiquer au bureau du président de la NSPO ; assurer une liaison efficace entre le bureau du directeur général et le chef du Secrétariat de la NSPO ; agir en tant que gestionnaire de budget pour ce qui concerne les fonds alloués au bureau du directeur général. Assurer la supervision des budgets administratifs du bureau du directeur général, notamment ceux des conseillers du directeur général (indemnité de représentation du directeur général, indemnité de réception du bureau, budgets de déplacement de service et de formation) ; G -15 NATO SANS CLASSIFICATION DOSSIER 2016 571_16#2xx.docx
approuver les demandes de déplacement de service au nom du directeur général, sur sa délégation ; assurer le suivi des demandes de congés du niveau "Comité de gestion exécutive" afin de veiller à la permanence du management et du leadership lorsque le directeur général est absent du site de Capellen ; participer à des réunions clés au sein de l'agence afin de garder une vue d'ensemble des activités en appui du directeur général ; autoriser les ordres de mission OTAN pour les membres du Comité de gestion exécutive en déplacement en dehors des pays d'affectation ; fournir, en temps utile, des avis et des conseils au directeur général pour ce qui concerne le contrôle des activités de l'agence et les relations avec les pays clients ; conformément à la politique générale de l'otan, effectuer des déplacements de service selon les besoins et au cas par cas, en appui d'opérations et de missions approuvées par le Conseil de l'atlantique Nord, en se rendant sur les théâtres ou lieux de mission correspondants, surtout lorsque du personnel de la NSPA y est ou y sera en service ; exercer d'autres fonctions connexes selon les besoins en temps de paix et toutes autres fonctions appropriées qui lui seront confiées en période de crise ou en temps de guerre. En cas de crise ou de guerre, le (la) titulaire restera au service de l'agence, sous réserve de l'accord de ses autorités nationales. Responsabilités particulières effectuer des recherches selon les instructions qu'il reçoit du directeur général ; convoquer les réunions du bureau du directeur général, les présider en cas d'absence du directeur général et en assurer le suivi en tant que de besoin ; recevoir des éléments du quartier général (QG) faisant partie du staff du directeur général des propositions d'organisation et de tableau d'effectifs (O&PE), les examiner et formuler des recommandations à l'intention du directeur général. QUALIFICATIONS ESSENTIELLES Qualifications générales Diplôme d'études supérieures équivalent à un master ou qualification professionnelle équivalente en ingénierie, administration des affaires, gestion, administration publique ou dans une autre discipline en rapport avec les fonctions à exercer. Très bonnes connaissances et expérience des principes de management et des pratiques et méthodes de contrôle dans un organisme important. Connaissance des activités de la NSPA et de leur interdépendance avec l'otan et d'autres organisations nationales ou internationales. Vaste expérience des fonctions liées à un poste d'encadrement de haut niveau dans un organisme national ou international. Aptitude à animer/exposer avec une grande force de persuasion afin d'emporter l'adhésion de ses interlocuteurs et talents de négociateur(-trice) hors pair permettant d'obtenir les résultats souhaités, et notamment une croissance de l'activité. Aptitude à mener plusieurs tâches de front, à gérer le temps et à travailler efficacement sous pression tout en fournissant des prestations de grande qualité dans de brefs délais. Aptitude à mettre au point des solutions ingénieuses et efficaces aux problèmes (y compris en ce qui concerne les ressources humaines), à déterminer les résultats visés et attendus, à élaborer la politique générale et les indicateurs, à mesurer les prestations, et à traiter tôt les problèmes afin d'atténuer les risques et de réorienter l'exécution du travail. Connaissance des systèmes d'information au niveau de l'utilisateur final assortie d'une expérience en matière d'utilisation d'ordinateurs personnels (PC) et de progiciels. Qualifications particulières Sens de la diplomatie, tact, discrétion et sens des relations humaines exemplaires. Aptitude confirmée à rédiger des documents de grande qualité, sous pression et à bref délai, sur des dossiers relevant de l'encadrement supérieur. G -15 NATO SANS CLASSIFICATION DOSSIER 2016
CONNAISSANCES LINGUISTIQUES Les deux langues officielles de l'otan sont l'anglais et le français. La langue de travail à ce poste étant principalement l'anglais, il est essentiel d'avoir une bonne maîtrise de cette langue et une connaissance pratique du français est souhaitable. QUALIFICATIONS SOUHAITABLES Une expérience de l'environnement de l'otan est très souhaitable. QUALITÉS PERSONNELLES Honnêteté, attitude positive et volontaire, et esprit de coopération ; capacité à constituer et à diriger des équipes hétérogènes très performantes travaillant en coopération à la réalisation d'objectifs stratégiques au sein d'une organisation complexe. Aptitude à formuler une vision de leadership et à élaborer des plans stratégiques permettant d'atteindre les buts et objectifs de l'agence. Passion et motivation alliées à une aptitude à communiquer très efficacement, afin de créer un esprit de coopération pour pouvoir nouer des relations interpersonnelles de complémentarité avec les clients internes et externes ainsi qu'avec les parties prenantes. Intelligence émotionnelle/maîtrise de soi permettant de garder son calme face à l'adversité ou dans des situations conflictuelles ; aptitude à adhérer au changement et à le diriger tout en restant souple et capable de s'adapter à de nouveaux besoins. Aptitude à favoriser une culture de l'apprentissage, dans le domaine de la gestion des connaissances, grâce à l'identification, l'appropriation et le partage des biens intellectuels d'entreprise. Il est attendu de tous les membres du personnel de la NSPA qu'ils se comportent conformément au texte en vigueur du Code de conduite de l'otan adopté par le Conseil de l'atlantique Nord et qu'en conséquence, ils incarnent les valeurs fondamentales que sont l'intégrité, l'impartialité, la loyauté, le sens des responsabilités et le professionnalisme. INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES Les déplacements des personnels détachés vers des lieux situés en dehors de la zone de l'otan et leur travail dans ces lieux sont soumis aux politiques générales nationales. G-15 NATO SANS CLASSIFICATION DOSSIER 2016