Groupe de travail n 3 «Réseau de Relais Visio Accueil sur le Pays Marennes Oléron» 07 février 2014 Groupe Visio-Accueil 07/02/2014
Ordre du jour Présentation de l étude pour le déploiement d un réseau d Espaces Publics Numériques sur le PMO. Orientations stratégiques proposées. Présentation d une solution technique. Mise en œuvre d un premier site pilote.
1. Contexte étude EPN Cadre de l étude : De 05/2011 à 08/2012. Pilotée par le Pays Marennes Oléron, dans le cadre du projet de création de la MIS. Avec le soutien technique de M. Henri Ramel de l association API (atelier pour la promotion de l informatique) et M. Mathieu Gilles de MOTV (Marennes Oléron TV). Cofinancée par des fonds régionaux et européens.
1. Contexte étude EPN Contexte et problématique du territoire
La visiocommunication peut apporter une véritable promesse en termes d accessibilité, à condition d être accompagnée d un travail de médiation et d accompagnement pour : Ne pas exclure les plus éloignés de l informatique : personnes âgées, personnes en difficultés physiques, sociale ou psychologique. Ne pas perdre la relation humaine et la qualité de service qui l accompagne. L enjeu est donc d avoir des agents d accueil et de médiation, des personnes en capacité de faire le lien entre les usagers et l outil informatique.
2. Etat des lieux Quelles peuvent être les structures d accueil de ces outils sur le territoire?
Etat des lieux de l accès à Internet: Entretiens individuels : 13 maires, 4 responsables de médiathèques, 4 responsables de clubs informatiques, DGS Communauté de Communes. État des lieux physique : recensement équipements, état des connections Internet, ressources humaines disponibles.
Etat de la connexion Internet Points fort de la situation sur le PMO : multiplicité des modes de couvertures propose une couverture assez complète du territoire. La fibre optique traverse le PMO. Points faible de la situation sur le PMO : reste cependant une réelle disparité des débits proposés, et donc des services accessibles. Hormis la MIS, et demain la médiathèque de St Georges, aucun service public n est à ce jour relié à la fibre optique permettant l accès au Très Haut Débit.
3. Orientations stratégiques En termes d accès aux services : le visio-guichet. Services de proximité. Démultiplication de la présence des agents. Limiter les déplacements. Echanges entre organismes fournisseurs de services. Mutualiser les équipements. Réduire les coûts de fonctionnement.
Le principe du visio guichet
Les freins au développement de la visio communication Humains : habitude, résistance au changement, peur de l outil informatique et d une déshumanisation des relations ; Techniques : problèmes de débit Internet, sécurisation des données, compatibilité des divers équipements ; Organisationnels : méconnaissance des sites équipés ou réticence à ouvrir au public des équipements installés ; Politiques : mauvaise coordination des projets, ou prise de conscience insuffisante des coûts liés aux déplacement et à l alternative que peut proposer la visiocommunication. Tous ces freins devront être pris en compte et surmontés pour la mise en œuvre des actions proposées.
Conditions de réussite Pilotage et développement par la MIS : Ressource humaine dédiée à cette action pour assurer le bon fonctionnement du dispositif. Travail de médiation et de formation des agents des lieux d implantation des guichets. Partenariat effectif avec les différents organismes fournisseurs de services: CPAM, CAF, URSSAF, CARSAT, RSI, le Relais d accès au droit Forte et régulière communication sur le dispositif.
Conditions de réussite L accompagnement des usagers : Formation de la population aux services dématérialisés offerts aux publics sur le Pays Marennes Oléron. Recensement régulier des besoins et attentes des usagers. Accompagnement des clubs informatiques qui propose des animations TIC (technologies de l information et de la communication). Sensibilisation aux nouveaux usages et mode de collaboration liés aux développement des nouvelles technologies de l information et de la communication.
3. Orientations stratégiques En termes d accès à la formation, à l innovation: Favoriser l émergence d une offre de formation à distance, et démultipliée sur le territoire. La visiocommunication comme levier potentiel de développement économique et de dynamisme.
En termes d accès à de nouveaux modes de travail: Construire les conditions de travail en équipes multi sites. Organiser des rencontres thématiques, accessibles en visioconférence sur d autres territoires. Organiser, en visioconférence, la participation du territoire à des forums, conférences, tables rondes organisées sur d autres territoires.
Actions Créations de salles et espaces dotés de systèmes de visio communication Pour la Maison des Initiatives et des Services : Une salle de formation équipée de 12 postes informatiques reliés à Internet. Deux salles de formation/réunion (15-20 places) équipée pour la visioconférence points à points. Une salle de conférence (100 places) équipée pour la visioconférence multi points. Pour la Maison de la formation de Saint-Georges d Oléron (Médiathèque) : Une salle de formation équipée de 10 postes informatiques reliés à Internet. Une salle de formation/réunion (15-20 places) équipée pour la visioconférence point à point.
Conditions de réussite Une technologie opérationnelle (architecture, matériel, connection, lieux adaptés) et du personnel formé à son bon fonctionnement. Un apprentissage, par les usagers, des contraintes d utilisation de la visioconférence pour l organisation de formations, de réunions, de conférences. Le développement d une culture des TIC et de leurs usages. La promotion de l outil et de ses modalités de fonctionnement auprès des élus, collectivités, associations, entreprises.
4.Difficultés techniques Débit Internet. Le problème du débit Internet disponible est primordial pour garantir une qualité de son et d image lors des échanges en visiocommunication. A défaut de fibre optique, une connexion de type SDSL (débit symétrique, garantissant un même débit montant et descendant) de 1 ou 2 Méga est suffisante pour assurer une bonne qualité de visio communication. Ce qui est l cas de la plupart des lieux d implantation de visio-guichets pressentis.
4. Difficultés techniques Compatibilité des matériels entre eux. Aujourd hui, avec notamment le développement important des solutions tout Internet ou des développements à partir de logiciels libres, la tendance est à une plus grande compatibilité des différents systèmes.
5. Quels équipements pour quels usages? Equipement individuel : Visio-guichet Travail collaboratif permet à plusieurs personnes de travailler ensemble tout en étant séparées physiquement Caméra et téléphone sur chaque poste de travail.
5.Quels équipements pour quels usages? Equipement de salle 10-15 personnes - Salle de formation - Réunions de travail - permet à un petit collectif d interagir à distance avec un autre petit collectif séparé physiquement. - Micro d ambiance et caméra mobile permettant l interaction entre les groupes.
5. Quels équipements pour quels usages? équipement pour grandes réunions ou conférences multisites. Conférences Séminaires retransmission réunion plénière en grand groupe. Le niveau d interactivité est moindre, la parole étant souvent essentiellement confiée au pupitre.
6. Quelle solution de visio communication? Après le développement ces dernières années de la visio conférence via un système «propriétaire» couteux et fermé, les solutions «Internet Conférence» sont en passe de devenir la référence en matière de visiocommunication.
Système propriétaire. - Obligation de contractualiser avec un opérateur sur du moyen/long terme pour un coût d'achat du matériel élevé, voir très élevé.
Système Internet Conférence. - meilleur choix à faire en termes de visiocommunication, de part l interopérabilité qu offre la solution et le faible coût d investissement initial.
7. Quelle solution logicielle? De très nombreuses solutions logicielles existent déjà sur Internet : choisir entre une solution «Internet éditeur» payante (disponible clef en main, contre un service payant) ou une solution «Internet libre» (sur mesure mais nécessitant une phase de développement importante) n est pas chose aisée.
Solution étudiée Avantage Inconvénient Visio-conférence par borne propriétaire Installation simple et rapide. Installation compacte. Coût des matériels utilisés. Problème d interopérabilité de la plupart des systèmes entre les Matériel et logiciels de marques différentes. Evolutivité restreinte due au choix du matériel. Dépendance à un fournisseur du matériel pour l'ajout d'une nouvelle station, avec un risque d incompatibilité entre les générations de matériel. Visio-conférence par service de logiciel éditeur payant Suivi des évolutions technologiques plus rapide que les systèmes propriétaires. Interopérabilité des supports via Internet (Tablette numérique, Téléphone portables, Ordinateur, téléviseur) Mise en place rapide. Abonnement au service payant (mais concurrence très forte entre les éditeurs offrant une grande gamme de choix et de tarifs). Visio-conférence par développement de logiciel libre Solution gratuite hors matériel. Pas de dépendance à des services payants (licences, logiciels). Personnalisable à volonté. Non dépendant des évolutions tarifaires des éditeurs. Nécessité d un hébergement sur un serveur (Interne ou Location sur Internet). Coût de mise en forme spécifique (propres aux besoins de la MIS par exemple) de l outil. Mais possibilité de mutualiser ce coût avec d autres territoires ou structures intéressées). Évolutivité conditionnée par les développements effectués par la communauté du Libre.
En résumé
8. Préconisations Choisir un site pilote pour lancer une expérimentation : Maison de la formation à St Georges. Inauguration en mars 2014. Equipée. Connectée Très Haut Débit (fibre optique). Ressources humaines disponibles. Bien située géographiquement. Déjà partenaire Pôle Emploi, CCI, organisme de formation.
Choisir un système Choisir dans un premier temps une solution Internet éditeur ou libre, hébergée ou non, actuellement disponible sur le marché. Ce choix permettrait : de mettre en place rapidement l outil visioconférence souhaité, sans investissement important initial, mais en intégrant un coût d abonnement au service proposé si solution éditeur retenue, et dans tous les cas les coûts de développement d une interface spécifique.
Tester le système : Adapter aux nouveaux usages. Identifier les besoins en accompagnement des publics. Définir le profil de la personne ressource à recruter. Intérêt et engagement des partenaires. Suivre les évolutions en cours du marché, de la Région: Travailler au développement d une solution libre répondant aux besoins spécifiques de la MIS (visio guichets, salles en visio conférence) en partenariat avec les services TIC de la Région Poitou-Charentes et d autres structures et territoires.