3 ANNEXE À LA DÉLIBÉRATION
4 ESPACE PIERRE CARDIN PARIS, le 2012 PROJET DE CONTRAT ENTRE : LA SARL ESPACE PIERRE CARDIN 1-3 avenue Gabriel 75008 Paris Représenté par Monsieur Pierre Cardin ET La Région Ile-de-France (ci-après dénommée le client), 35, boulevard des Invalides, 75007 Paris Représenté par Son Président Jean-Paul HUCHON DATES DES MANIFESTATIONS : Une option de dates est posée du lundi 08 avril au jeudi 18 avril 2013. Un montage de 2 jours est prévu, puis 8 journées de spectacle et une journée de relâche le dimanche. SALLE(S) LOUEE(S) : - Pour les journées de montage, la salle de théâtre (et les personnels et matériels techniques correspondant). - Sur les jours de manifestation, la salle de théâtre (et les personnels et matériels techniques correspondant), l espace d accueil, l espace en bas de l accueil, ainsi que l espace loge de l étage. - La salle de conférence, sur 5 journées (leurs dates précises seront déterminées au plus tard un mois avant la série de spectacles), dont une pour celle de la finale. - Le dernier jour, en plus, la salle de restaurant et les jardins.
PRESTATIONS : 5 - Les salles citées précédemment de l Espace Pierre Cardin seront louées du lundi 08 avril au jeudi 18 avril 2013. - La présence de 5 hôtes et hôtesses Cardin, dont un encadrant ou une encadrante, est prévu pour chacune des 8 soirées de spectacle, réparties quotidiennement ainsi : 3 personnes de 19h à 21h (soit 12h), une de 19h à 23h (soit 4h) et une de 19h à 24h (soit 5h). - La présence d un régisseur général, un responsable technique et un technicien lumière, en appui aux personnels de l évènement, tous les jours, sur les 2 journées de montages et celles de spectacle, de 8h30 à 1h. En plus, le dernier soir, ce personnel sera mobilisé pour toute la durée nécessaire au démontage. MONTANT TOTAL DES LOCATIONS : 104 000 HT soit 124 384 TTC. Etat des lieux : Un état des lieux sera établi, lors de la prise de possession des lieux au début du montage, puis un autre à la fin du démontage (ce dernier aura lieu le soir du dernier jour de représentation). Conditions générales de vente 1. Conditions de réservation et de réglementation a. Réservations Une option ferme est posée sur les dates. Les réservations ne deviennent définitives qu après le versement de 30% du montant total TTC de la prestation, soit un montant de 31 200 euros HT soit 37 315 euros TTC. b. Conditions générales de règlement Un autre paiement de 30% sera effectué, un mois avant le début de l opération. Le solde définitif de la prestation devra être réglé dès réception de la facture, à l issue de la prestation de location. Le délai de paiement maximum est fixé à trente (30) jours à compter de la réception de la facture. 2. Annulations a. Du fait de la clientèle En cas d annulation par le client : - Les sommes reçues resteront acquises par l Espace Pierre Cardin à titre de dédommagement, sauf en cas de force majeure, ou - La manifestation pourra être reportée selon les disponibilités de l Espace Pierre Cardin. b. Du fait de l Espace Pierre Cardin L Espace Pierre Cardin décline toute responsabilité au cas où un événement lié à un cas de force majeure perturberait ou empêcherait tout ou une partie du déroulement de la manifestation, auquel cas, aucun dédommagement ne serait accepté. Par contre, les avances déjà versées seraient remboursées.
6 3. Lois applicables En cas de litige, la juridiction compétente sera le tribunal administratif de Paris. En vertu de l article 127 du code des marchés publics, en cas de différend ou litige relatif au présent marché, les parties auront recours au comité consultatif de règlement amiable des litiges, préalablement à toute saisine de la juridiction compétente. 4. Règlement L utilisation de matières adhésives, de clous, pointes est formellement interdite sur les sols, les murs et les fenêtres. L utilisation du nom et de l image de M. Pierre Cardin ne pourra être exploitée pour des raisons commerciales, sauf accord spécifique de M. Pierre Cardin. Tout décor doit être en matériaux ignifugés. 5. Assurances Tout le personnel (techniciens, maîtres d hôtel, cuisiniers ) et le matériel intervenant dans l Espace Pierre Cardin, mais extérieur à celui-ci, seront assurés par les soins du client (risques, vols, dégradation, accident du travail). L Espace Pierre Cardin fournira sur demande une attestation d assurance en responsabilité civile pour ses propres personnels et matériels. L Espace Pierre Cardin ne sera en aucun cas responsable vis-à-vis de la production du client. 6. Charges complémentaires Seront à la charge du client le personnel (traiteur, technicien, gardien de sécurité ) ainsi que les droits d auteur SACEM (orchestre, diffusion sonore ). 7. Visite technique Sur rendez vous, les visites seront assurées par le service commercial de l Espace Pierre Cardin. 8. Traiteur Le client choisit un traiteur qui devra répondre aux normes de sécurité et d hygiène en vigueur. Tout le matériel traiteur devra être récupéré après la manifestation, le jour même. 9. Démontage Les lieux devront être remis en état et tout le matériel technique devra être démonté à la suite de la soirée de finale, le dernier jour de location. Le nettoyage des lieux sera assuré par l Espace Pierre Cardin. 10. Musique Sont autorisés : les orchestres, animations musicales, à condition que le bruit n occasionne pas de nuisances sonores pour le voisinage. A partir de 00h00, le son émis devra être raisonnable. Le niveau sonore sera sous le contrôle de l Espace Pierre Cardin.
7 11. Pièces constitutives du marché Les pièces constitutives du marché comprennent les éléments présentés ci-dessous : - Le présent contrat de location des espaces, - L annexe financière. 12. Durée du contrat La durée du présent contrat prend effet à compter de la date de sa notification et prend fin au versement du solde. La période d exécution des prestations est prévue dans le point «dates des manifestations». Fait en 2 exemplaires, à Paris, le 2012 POUR L ESPACE PIERRE CARDIN LE CLIENT
8 Annexe financière au contrat entre l Espace Pierre Cardin et la Région Ile-de-France Nature des prestations pour l édition 2012-2013 de l opération «Les ApprentiScènes» Location d'une salle de théâtre (650 places) avec l espace accueil, l espace pour cocktail après spectacle, le personnel (un régisseur général, un responsable technique et un technicien lumière), l exploitation, le démontage, le nettoyage, le matériel «lumière et son» déjà présent, pour les 8 journées de spectacle. Unité de compte Nombre de jours Nombre d'unités Prix proposés pour 2013 Budget H.T. TVA 19,6% Budget TTC Location de la salle sur 11 jours, des parties attenantes et prestations associées pour les spectacles 8 8 800,00 70 400,00 13 798,40 84 198,40 Location d'une salle de théâtre (650 places) avec l espace accueil, l espace pour cocktail après spectacle, le personnel (un régisseur général, un responsable technique et un technicien lumière), l exploitation, le démontage, le nettoyage, le matériel «lumière et son» déjà présent, pour les 2 journées de montage et la journée de relâche (pour cette dernière, le personnel ne sera pas présent) : prestation offerte. Location d'un espace loge (capacité 100 pers.), avec montage, démontage, nettoyage, jour de relâche offert. Location d'une salle conférence (50 places), avec exploitation et nettoyage : prestation offerte. Nombre de jours Nombre de jours Nombre de jours 3 - - - - 8 3 300,00 26 400,00 5 174,40 31 574,40 5 - - - - Location de la salle du restaurant et des jardins pour la réception du dernier soir. 5 Hôtesses d'accueil (avec la répartition quotidienne suivante : 3 pour 2h, 1 pour 4h et 1 pour 5h, soit 21h / jour). Nombre de jour 1 5 500,00 5 500,00 1 078,00 6 578,00 Forfait 1 1 700,00 1 700,00 333,20 2 033,20 TOTAL 104 000,00 20 384,00 124 384,00 Signature et cachet