MANUEL UTILISATEUR EXCEL 2003 OFADIS Organisme de formation Siège Sociale : 49 grande rue 91290 Arpajon R.C.S d Evry 529 924 417 Tel : 01 83 64 25 11 Fax : 01 79 75 23 56 http://www.ofadis.fr
Ce guide a été conçu pour vous permettre de retrouver facilement les manipulations à effectuer pour telle ou telle commande désirée. Nous vous en souhaitons une bonne lecture et espérons qu'il vous apportera toute l'aide nécessaire dans l'accomplissement de vos travaux. L équipe d OFADIS Réserve de propriété Bien que ce manuel vous ait été confié et que vous puissez le conserver à l'issue de votre formation, ce guide reste notre propriété. Il ne doit être ni prêté, ni vendu, ni échangé, ni reproduit sous peine de poursuites. Nous vous remercions de respecter cette consigne. OFADIS Organisme de formation Siège Sociale : 49 grande rue 91290 Arpajon R.C.S d Evry 529 924 417 Tel : 01 83 64 25 11 Fax : 01 79 75 23 56 http://www.ofadis.fr
TABLE DES MATIÈRES LES FILTRES ET SOUS-TOTAUX... 4 1. LA GESTION DE LISTES... 4 1.1. TRIER LA LISTE... 4 1.2. LE FILTRE AUTOMATIQUE... 5 1.3. CRÉER DES REGROUPEMENTS CALCULÉS... 8 1.4. COPIER LE RÉSULTAT D'UN REGROUPEMENT DANS UNE AUTRE FEUILLE... 9 2. LES FILTRES ÉLABORÉS... 11 2.1. DÉFINIR UNE ZONE DE CRITÈRES... 11 2.2. UTILISER LE FILTRE ÉLABORÉ... 11 2.3. UTILISER LE FILTRE ÉLABORÉ ET COPIER VERS UN AUTRE EMPLACEMENT... 13 Ofadis 2011 Page 3 sur 15
LES FILTRES ET SOUS-TOTAUX 1. LA GESTION DE LISTES Une liste correspond généralement à une base de données. Pour effectuer des actions dans une liste il est impératif de n'avoir ni ligne vide ni colonne vide dans le tableau. 1.1. TRIER LA LISTE 1.1.1. PAR LA BARRE D'OUTILS 1. Activer n'importe quelle cellule de la colonne à trier (sauf son en-tête) 2. Cliquer sur le bouton tri croissant ou tri décroissant 1.1.2. PAR LE MENU Dans ce cas, on peut trier jusqu'à 3 colonnes en même temps. 1. Activer une cellule du tableau 2. Menu «Données Trier» 3. Sélectionner dans la liste déroulante quelle est la première colonne à trier puis définir son tri (croissant et décroissant) 4. Répéter cette étape pour les colonnes suivantes 5. Valider pour afficher le résultat. Ofadis 2011 Page 4 sur 15
1.2. LE FILTRE AUTOMATIQUE 1.2.1. AFFICHER LE FILTRE AUTOMATIQUE 1. Activer une cellule du tableau 2. Menu «Données - Filtrer» 3. «Filtre automatique» Des flèches noires apparaissent à côte de chacun des en-têtes de colonnes (champs) 1.2.2. FILTRER DES ENREGISTREMENTS SELON UN CRITÈRE 1. Cliquer sur la flèche de la colonne puis sélectionner un des critères 2. Sélectionner la donnée recherchée Ofadis 2011 Page 5 sur 15
Excel affichera alors tous les enregistrements correspondant à ce critère La flèche de la colonne s active ; les lignes d enregistrements ne correspondant pas à ce critère sont masquées et Excel affiche dans la barre d état le nombre d enregistrement correspondant au critère demandé. 1.2.3. RÉAFFICHER TOUTE LA LISTE Soit dérouler chaque flèche active et sélectionner «Tout» Soit Menu «Données Filtrer» sélectionner «Afficher tout» 1.2.4. FILTRER DES ENREGISTREMENTS SELON UN OPÉRATEUR DE COMPARAISON 1. Cliquer sur la flèche correspondante à la colonne concernée 2. Sélectionner «(Personnalisé )» 3. Dans la boîte de dialogue, sélectionner le critère de comparaison à effectuer : 4. Dans la zone suivante : Soit saisir la valeur numérique sur laquelle effectuer le critère Soit si c'est une valeur texte, la sélectionner par la liste déroulante Ofadis 2011 Page 6 sur 15
5. Valider pour afficher le résultat 1.2.5. FILTRER DES ENREGISTREMENTS AVEC DEUX CRITÈRES 1. Cliquer sur la flèche correspondante à la colonne concernée 2. Sélectionner «(Personnalisé )» 3. Définir le premier critère de comparaison comme défini précédemment 4. Utiliser l'opérateur de comparaison Et : pour afficher les enregistrements qui remplissent obligatoirement les conditions des 2 critères (peut être remplacé par le terme entre ) Ou : pour afficher les enregistrements qui remplissent uniquement l'une des deux conditions (peut être remplacé par le terme soit.) 5. Définir le deuxième critère de comparaison 6. Valider pour afficher le résultat 1.2.6. DÉSACTIVER LE FILTRE AUTOMATIQUE 1. Menu «Données - Filtrer» 2. Cliquer sur «Filtre automatique» Ofadis 2011 Page 7 sur 15
1.3. CRÉER DES REGROUPEMENTS CALCULÉS 1. Trier le tableau selon le critère de regroupement recherché 2. Menu «Données - Sous total» Dans la zone «A chaque changement de», sélectionner quel est le champ (en-tête de la colonne) concerné par le critère de regroupement Dans la zone «Utiliser la fonction», sélectionner la fonction à utiliser Dans la zone «Ajouter un sous total à», cocher les cases correspondants aux champs où les résultats doivent être affichés Ne pas désactiver les cases «Remplacer les sous-totaux existants et synthèse» 3. Valider pour afficher le résultat Excel affiche le résultat sur la forme d'un mode plan. Ofadis 2011 Page 8 sur 15
Si le tableau doit être imprimé avec ces sous-totaux, refaire si nécessaire la mise en forme (notamment les encadrements) avant de l imprimer. 1.3.2. UTILISATION DU MODE PLAN 1. Dans la nouvelle marge gauche créée par Excel, cliquer sur pour obtenir le total général 2. Cliquer sur le pour obtenir les sous-totaux 3. Cliquer sur le pour obtenir le détail des enregistrements et les sous-totaux correspondants 4. Cliquer sur le symbole pour condenser (masquer) les enregistrements correspondants. Il se transformera en 5. Cliquer sur le symbole pour développer (afficher) les enregistrements correspondants. Il se transformera en 1.3.3. SUPPRIMER LES SOUS-TOTAUX D'UNE LISTE 1. Activer une cellule du tableau 2. Menu «Données - Sous-totaux» 3. Sélectionner 1.4. COPIER LE RÉSULTAT D'UN REGROUPEMENT DANS UNE AUTRE FEUILLE 1. Afficher le niveau 2 (sous totaux) 2. Sélectionner les cellules à copier attention : si sélection discontigüe, la sélection doit être identique quant au nombre de lignes Ofadis 2011 Page 9 sur 15
3. Appuyer sur la touche de fonction puis cliquer sur le bouton 4. Activer la case «Cellules visibles seulement» puis valider Excel a sélectionné uniquement les cellules visibles 5. Faire un clic droit dans la sélection puis valider la commande «Copier» 6. Activer la 1 ère cellule de résultat (dans une autre feuille) 7. Faire un clic droit dans la sélection puis valider la commande «Coller» Ou utiliser le volet office «presse papiers» pour coller la sélection. Ofadis 2011 Page 10 sur 15
2. LES FILTRES ÉLABORÉS Un filtre élaboré permet d utiliser des critères plus complexes que ceux du filtre automatique. Il permet également d afficher la réponse ailleurs que dans la liste de données, sur une autre feuille par exemple. A partir d un grand tableau, il va donc être possible de réaliser une extraction pour construire un nouveau tableau selon des critères bien précis. 2.1. DÉFINIR UNE ZONE DE CRITÈRES Le filtre élaboré nécessite la saisie d une zone de critères. La zone de critères peut être sur une autre feuille du classeur (dans ce cas elle sera située en dessous du tableau après une ligne vide et une colonne vide à droite du tableau) ou sur la même feuille de calcul. Si cette zone est située sur la même feuille que le tableau, elle devra être crée en dessous à droite du tableau (après une ligne vide en dessous et une colonne vide à droite) 2.1.1. LA ZONE DE CRITÈRES OBÉIT AUX RÈGLES SUIVANTES : Elle doit contenir les titres des colonnes concernées ; Tous les critères placés sur la même ligne sont reliés par un ET ; Les critères placés sur des lignes différentes sont reliés par un OU ; Il ne doit pas y avoir de ligne de critère vide. 2.2. UTILISER LE FILTRE ÉLABORÉ 1. Définir la zone de critère, puis cliquer dans une cellule du tableau Critères pour les bonbons de la ville de Lyon dont le CA de Janvier est > à 1500 Ofadis 2011 Page 11 sur 15
2. Menu «Données Filtrer - Filtre élaboré» 3. Excel a détecté automatiquement la liste 4. Utiliser le bouton de réduction pour sélectionner la zone de critères Si la zone de critère est sur une autre feuille du classeur, sélectionner d abord son onglet puis sélectionner la zone de critère 5. Valider pour afficher le résultat Excel a nommé la sélection correspondante à ce critère sous le nom de «critères» dans la zone des noms. Pour afficher à nouveaux tous les enregistrements de la liste, Menu «Filtrer Afficher tout». 2.2.2. CRÉATION DE PLUSIEURS CRITÈRES» Si deux critères sont reliés par un «ET», il faut dupliquer le champ une deuxième fois sur la même ligne Liste des Bonbons vendus à Marseille dont le chiffre d affaire de Janvier est compris entre 1500 et 2000 Ofadis 2011 Page 12 sur 15
Si deux critères sont reliés par un «OU», il faut renseigner une nouvelle ligne pour chacun des critères Liste des Bonbons et des Gâteaux vendus à Marseille dont le chiffre d affaire de Janvier est compris entre 1500 et 2000 2.3. UTILISER LE FILTRE ÉLABORÉ ET COPIER VERS UN AUTRE EMPLACEMENT 2.3.1. ZONE DE DESTINATION COMPOSEE DE TOUS LES CHAMPS DE LA LISTE DE DONNEES 1. Saisir la zone de critères (de préférence sur une nouvelle feuille). 2. Cliquer une cellule vierge et éloignée de toute saisie dans la feuille où l on désire voir apparaître le résultat 3. Menu «Données» - «Filtrer» 4. Cliquer sur la commande «Filtre élaboré» 5. Activer la case «Copier vers un autre emplacement». La zone «Copier dans» deviendra active. 6. Placer le pointeur de souris dans la zone «Plages», puis, sélectionner à l aide du bouton de réduction la liste de données Il est très pratique de donner un nom à la liste de données. Ainsi, au lieu de sélectionner la liste de données, il suffit d appuyer sur la touche et de coller le nom de la liste. 7. Placer ensuite le pointeur de souris dans la zone «Zone de critères» puis sélectionner la zone de critères préalablement définie. Ofadis 2011 Page 13 sur 15
8. Activer ensuite la zone Copier dans» puis cliquez dans la feuille de calcul concernée, sur une cellule vide où doit apparaître le résultat de l extraction 9. Valider en appuyant sur le bouton «OK» 2.3.2. ZONE DE DESTINATION COMPOSEE DE QUELQUES CHAMPS DE LA LISTE DES DONNEES. Pour afficher le résultat dans une nouvelle liste de destination composée uniquement de quelques champs 1. Saisir la zone de critères (de préférence sur une nouvelle feuille). 2. Saisir la zone de destination tels que les champs doivent apparaître pour afficher le résultat dans cette nouvelle liste de données 3. Cliquer une cellule vierge et éloignée de toute saisie dans la feuille où l on désire voir apparaître le résultat 4. Menu «Données» - «Filtrer» 5. Cliquer sur la commande «Filtre élaboré» Ofadis 2011 Page 14 sur 15
6. Activer la case «Copier vers un autre emplacement». La zone «Copier dans» deviendra active. 7. Placer le pointeur de souris dans la zone «Plages», puis sélectionner à l aide du bouton de réduction la liste de données où doit être faite l extraction 8. Placer ensuite le pointeur de souris dans la zone «Zone de critères» puis sélectionner la zone de critères préalablement définie. 9. Activer ensuite la zone «Destination» puis sélectionner les cellules de champs préalablement saisis 10. Valider pour afficher le résultat Ofadis 2011 Page 15 sur 15