Guide d utilisation Dossier Clinique Informatisé Oacis
Historique Version Description Auteur Date 1.0 Version initiale Amina Anadif 2013-08-29 Approbation Version Description Auteur Date 1.0 Version initiale Stéphanie Haesevelde 2013-08-29
TABLE DES MATIÈRES 1 ACCEDER À L APPLICATION OACIS 1 2 OUVRIR, ET FERMER OACIS ET MODIFIER LE MOT DE PASSE 2 2.1 Ouverture de l application et de la session Oacis 2 2.2 Fermeture de la session Oacis 3 2.3 Modification du mot de passe Oacis 4 3 RECHERCHER UN DOSSIER ET LISTE DE PATIENTS 5 3.1 Rechercher un patient 5 3.2 Rechercher un patient unique 6 3.3 Créer une liste de patient 7 3.4 Ajouter un patient à la liste 9 3.5 Retirer un patient de la liste courante 9 3.6 Consulter, enregistrer, modifier ou supprimer une liste 10 3.6.1 Consulter une liste 10 3.6.2 Enregistrer la liste de patients 11 3.6.3 Supprimer une liste de patients 13 3.7 Partager une liste de patients 14 4 CONSULTER UN DOCUMENT 17 4.1 consulter les données démographiques d un usager 17 4.2 Consulter la liste des documents (Doc) sans aller au dossier. 18 4.3 Consulter les documents dans le dossier de l usager 19 5 PRÉSENTATION DES ÉCRANS 21 5.1 Les barres des menus 21 5.2 Les 4 sections de l écran du dossier informatisé 22
A. Section liste travail de patients 22 B. Section filtre 22 C. Section liste des documents 22 D. Section image numérisée 22 5.3 Les fonctions sur l'image numérisée 28 6 PERSONNALISATION DES PARAMÈTRES 29 6.1 Modifier le format de l'image d'une façon permanente 29 6.2 Déplacer les colonnes 30 6.3 Définir la largeur des colonnes 30 6.4 Rétablir les paramètres par défaut 31 7 CATÉGORIES ET TYPES DE DOCUMENTS 32 8 FILTRE ET TRIS 34 8.1 Trier la liste des documents (Alphabétique ou chronologique) 34 8.2 Filtrer la liste des documents 35 8.3 Annuler le filtre appliqué sur une colonne 36 8.4 Exemple d une recherche des documents numérisés 37
1 ACCEDER À L APPLICATION OACIS Pour accéder à l application voacis : Cliquer sur l icône voacis sur votre bureau windows. Des boites de dialogue annonçant le démarrage de l application Java Web Start apparaissent. Après cette étape, une fenêtre «Ouverture de session de voacis» apparaît. Attention : On peut ouvrir SEULEMENT une session Oacis à la fois. 7 essais sont permis avant le blocage du compte Oacis. Guide d utilisation du dossier Clinique Informatisé Oacis Page 1 sur 37
2 OUVRIR, ET FERMER OACIS ET MODIFIER LE MOT DE PASSE 2.1 Ouverture de l application et de la session Oacis : 1. Entrer votre code d utilisateur. 2. Entrer votre mot de passe. 3. Cliquer sur «Ouverture de la session» ou sur la touche «Entrée» de votre clavier. Important : Ne jamais partager votre mot de passe. Notez bien que tous vos accès peuvent être retracés afin de garantir la confidentialité. Guide d utilisation du dossier Clinique Informatisé Oacis Page 2 sur 37
2.2 Fermeture de la session Oacis : Pour quitter l'application Oacis, il y a deux façons sécuritaires de faire : 1. Première façon: Dans le menu «Fichier» repérer la fonction «Fermer la session» ou «Fermer Oacis», ces options permettent de fermer votre session ou de fermer l'application Oacis. 2. Deuxième façon: Dans la barre des raccourcis, repérer le X rouge pour fermer votre session Oacis. Guide d utilisation du dossier Clinique Informatisé Oacis Page 3 sur 37
2.3 Modification du mot de passe Oacis : Pour modifier le mot de passe. Tout d abord, cliquer sur le menu «Utilisateur». Puis, cliquer sur son sous-menu : «Changer le mot de passe». Alors, une fenêtre apparaitra : Dans le champ supérieur: entrer votre mot de passe actuel. Dans le champ central : entrer votre nouveau mot de passe. Dans le champ inférieur : répéter le nouveau mot de passe. Finalement cliquer sur «OK». Votre mot de passe est maintenant en fonction. Guide d utilisation du dossier Clinique Informatisé Oacis Page 4 sur 37
3 RECHERCHER UN DOSSIER ET LISTE DE PATIENTS 3.1 Rechercher un patient: Pour rechercher un patient : Sélectionner le menu «Liste de patients» et son sous-menu «Rechercher un patient». OU À l aide du raccourci qui se retrouve en haut sous forme d un bonhomme avec un «Plus» de couleur bleu. Pour débuter une recherche, choisissez le type de recherche. Vous pouvez rechercher un patient par numéro de dossier, par son nom, son emplacement ou par son numéro de RAMQ. À RETENIR : Si vous choisissez le type de recherche «Dossier» assurez-vous d écrire le P (majuscule) devant le numéro ainsi que tous les 0. (un total de 7 chiffres).exemple : P0000001 À RETENIR : Pour faire une recherche par date de naissance seulement, assurez-vous de mettre le signe pourcentage(%) vis-à-vis le champ «Nom de famille». En cliquant sur le champ «Date de naissance», un calendrier apparaîtra afin que vous puissiez saisir la date voulue. Pour pouvoir sélectionner une date dans le passé, cliquer sur le mois et/ou l année pour le modifier. Finalement, cliquez sur «Lancer la recherche» ou appuyez sur «Entrée» sur votre clavier. Guide d utilisation du dossier Clinique Informatisé Oacis Page 5 sur 37
3.2 Rechercher un patient unique : La recherche d un patient unique vous permet d extraire rapidement les renseignements relatifs à un usager en particulier sans qu il soit nécessaire d ajouter celui-ci à une liste ou d effectuer une recherche au sein de diverses listes. 1. Dans la barre d outils au haut de la page, cliquer sur le raccourci «Recherche de patient unique». 2. Compléter les critères de recherche (voir section 3.1 Rechercher un patient). 3. Cliquer sur «Lancer la recherche». 4. Dans la fenêtre de résultats, cliquer une fois sur la ligne du patient recherché. 5. Cliquer sur «OK». Guide d utilisation du dossier Clinique Informatisé Oacis Page 6 sur 37
Définition de la liste de patients Comme son nom l indique, la liste de patients a pour objet d énumérer et de présenter les renseignements concernant les patients. Il existe 4 catégories de listes de patients: Les listes de patients du système Les listes de patients de l utilisateur Les listes de groupes de travail Autres listes de patients. 3.3 Créer une liste de patient: Pour créer une liste de patients, tout d abord : 1. Repérer le menu «Liste de patients» et son sous menu «Sélectionnez une liste» et cliquer dessus. 2. Dans «listes de patients du système» qui est mise par défaut, sélectionner «Définie par l utilisateur» et doublecliquer dessus ou Cliquer sur «OK». Ces étapes vous amènent à une liste vide qui sera utilisée dans la prochaine étape. Guide d utilisation du dossier Clinique Informatisé Oacis Page 7 sur 37
Après avoir sélectionné cette liste, 3. Repérer de nouveau le menu «liste de patients» et cliquer dessus. 4. Sélectionner «Rechercher un patient» alors la fenêtre de recherche de patient apparaitra. 5. Choisir le type de recherche et ensuite remplir les critères de recherche. 6. Cliquer sur «Lancer la recherche» ou appuyer sur «Entrée» de votre clavier. Pour revoir l utilisation de cette fenêtre référez-vous au point précédent qui est «Rechercher un patient». 7. Dans la liste des résultats, double-cliquer sur le patient voulu pour l ajouter à la liste ou le sélectionner et cliquer sur «Ajouter». Tous les dossiers sélectionnés se placeront sous «Liste courante de patients» dans la colonne de droite. 8. Cliquer sur «OK». Guide d utilisation du dossier Clinique Informatisé Oacis Page 8 sur 37
3.4 Ajouter un patient à la liste : Pour ajouter un patient à une liste 1 Cliquer sur le menu Liste de patients et son sous-menu «Recherche un patient». OU cliquer sur le raccourci : 2 Choisir le type de recherche, puis entrer les critères de recherche. 3 Cliquer sur «Lancer la recherche». 4 Sélectionner le patient recherché. 5 Cliquer sur «Ajouter». Le patient s ajoute à votre liste courante. Recommencer pour tous les patients recherchés à l étape 3.3. 6 Cliquer sur «OK». 3.5 Retirer un patient de la liste courante : Si par erreur vous avez ajouté un patient à votre liste courante ou vous désirez retirer un patient de votre liste, effectuer les étapes suivantes : 1 Sélectionner le patient non voulu qui se retrouve dans votre liste. 2 Cliquer sur le bouton droit de votre souris. Dans la liste déroulante: 3 Sélectionner «Retirer le patient». Guide d utilisation du dossier Clinique Informatisé Oacis Page 9 sur 37
3.6 Consulter, enregistrer, modifier ou supprimer une liste 3.6.1 Consulter une liste Pour consulter une liste du système ou une liste que vous avez créée : OU 1. Sélectionner le menu «Liste de patients». 2. Cliquer sur «Sélectionner une liste». Cliquer sur le raccourci «Sélectionner une liste» de la barre d outils La fenêtre «Sélectionner une liste» s affiche. Pour consulter une liste que vous avez créée : 3. Cliquer sur l onglet «Listes de patients de l utilisateur». 4. Sélectionner la liste à consulter. 5. Cliquer sur «Ok». Guide d utilisation du dossier Clinique Informatisé Oacis Page 10 sur 37
3.6.2 Enregistrer la liste de patients Une fois la liste complétée ou modifiée, il est possible de l enregistrer : Pour ce faire : 1. Cliquer sur le menu «Liste de patients». 2. Repérer le sous menu «Gérer la liste». 3. Sélectionner la fonction «Enregistrer la liste sous» lors d une création d une nouvelle liste ou «Enregistrer la liste» quand votre liste est déjà créée. Ou cliquer sur le raccourci qui se retrouve en haut sous forme d une disquette dans les deux cas. Une nouvelle fenêtre «Enregistrer sous» apparaît. 4. Pour une nouvelle liste, donner un nom à votre liste en rentrant le nom désiré dans le champ «Nouveau nom». 5. Choisir le type d accès de cette liste à l aide de la liste déroulante. Les quatre possibilités sont offertes: «Aucun accès par d autres utilisateurs». «Lecture seulement». «Enregistrement et ajouts» qui signifie que vous donnez accès aux autres utilisateurs d ajouter seulement des patients à votre liste et d enregistrer les changements sans retirer des patients. «Enregistrement et tous» qui veut dire que vous donnez le droit et l accès à tous les utilisateurs de consulter, de modifier, de retirer des patients et d enregistrer les changements dans vos listes. Par défaut votre nouvelle liste est mise en «Lecture seulement» à tous les utilisateurs. Guide d utilisation du dossier Clinique Informatisé Oacis Page 11 sur 37
À RETENIR : Si vous désirez que cette liste s affiche automatiquement à chaque fois que vous vous connectez dans Oacis. Cocher «Faire de cette liste ma liste de patients par défaut». 6. Cliquer sur «Enregistrer». Ainsi votre liste est enregistrée et son nom apparaît dans la barre d affichage sous la barre des menus. À RETENIR : Une fois que cette liste est enregistrée, vous devenez propriétaire de la nouvelle liste et vous pouvez la modifier selon vos préférences. N oubliez surtout pas de sauvegarder vos modifications à l aide du raccourci situé en haut sous forme de disquette vous risquez de perdre vos modifications.. Sinon, Guide d utilisation du dossier Clinique Informatisé Oacis Page 12 sur 37
3.6.3 Supprimer une liste de patients : Pour supprimer une liste de patients: 1. Sélectionner le menu «Liste de patients». 2. Repérer la fonction «Gérer la liste». 3. Cliquer sur «Supprimer la liste d utilisateur». La fenêtre Supprimer la liste de patients s affichera : 4. Sélectionner la liste que vous souhaitez supprimer. 5. Cliquer sur «Supprimer». ATTENTION : Il n y a aucun moyen de récupérer une liste supprimée. Guide d utilisation du dossier Clinique Informatisé Oacis Page 13 sur 37
3.7 Partager une liste de patients: La fonction «Groupe de travail» permet de partager des listes de patients avec d autres utilisateurs. L utilisateur qui crée le groupe de travail en est le propriétaire. Tous les utilisateurs ajoutés au groupe peuvent consulter et maintenir à jour les listes partagées. Pour partager une liste de patients, il faut suivre les étapes suivantes: 1. Dans la barre des menus, sélectionner le menu «Utilisateur». 2. Sélectionner le sous menu «Groupes de travail». Une fenêtre «Gestion des groupes de travail» s affiche. 3. Cliquer sur «Nouveau» pour créer un nouveau groupe et lui attribuer un nom. 4. Attribuer un nom au groupe du travail. 5. Cliquer sur «Ok». Remarque : Le groupe créé apparaîtra dans la colonne groupes de travail (à gauche de votre écran). Guide d utilisation du dossier Clinique Informatisé Oacis Page 14 sur 37
Dans la section «objet partagé par le groupe» à droite de votre écran. 6. Cliquer sur «Ajouter». Une fenêtre «Sélectionner les objets à partager» s affichera. 7. Dans cette fenêtre sélectionner la liste partager avec le groupe. 8. Cliquer sur «Ok». 9. La liste choisie apparaît à droite de votre écran dans la colonne Objets partagés par le groupe. 10. Choisir les droits d accès pour le groupe à l aide de la liste déroulante. Les trois possibilités sont offertes: «Lecture seulement» «Enregistrement et ajout» qui signifie que vous donnez accès aux utilisateurs d ajouter seulement des patients à votre liste et d enregistrer les changements sans retirer des patients. «Enregistrement et tous» qui veut dire que vous donnez le droit et l accès à tous les utilisateurs de consulter, de modifier, de retirer des patients et d enregistrer les changements dans vos listes. Par défaut votre nouvelle liste est mise en «Lecture seulement» à tous les utilisateurs. Pour choisir les utilisateurs qui feront partie du groupe : 11. Cliquer sur Ajouter dans la section «Membres du groupe». Une fenêtre de recherche «Recherche de membres» s affiche. Guide d utilisation du dossier Clinique Informatisé Oacis Page 15 sur 37
12. Entrer les critères de recherche Nom et prénom. 13. Cliquer sur rechercher. Le nom de l utilisateur recherché (membre du groupe) s affiche. 14. Cliquer sur «OK». 15. Choisir le droit d accès pour le groupe à l aide de la liste déroulante. 16. Cliquer sur «Enregistrer tout» pour sauvegarder les paramètres. Guide d utilisation du dossier Clinique Informatisé Oacis Page 16 sur 37
4 CONSULTER UN DOCUMENT 4.1 Consulter les données démographiques d un usager Pour consulter les données démographiques d un usager : 1. Dans votre liste de patients double-cliquer sur l usager en question. Ou : Cliquer sur le patient voulu et dans la barre des menus, sélectionner le menu «Sommaire» et son sous menu «Données démographiques». La fenêtre Données démographiques s affiche. La fenêtre des données démographiques comporte quatre grandes sections : A. La première : comporte les remarques importantes. B. La deuxième : concerne les renseignements nominatifs de l usager. A C. La troisième: contient les renseignements sur les types de dossier de l usager. Exemple : permanent, temporaire, vaccinal B D. La quatrième: comporte les contacts reliés à l usager. C D Guide d utilisation du dossier Clinique Informatisé Oacis Page 17 sur 37
4.2 Consulter la liste des documents (Doc) sans aller au dossier : Une indication d une date en gras apparaît dans la case Doc pour signaler qu un document n a pas été consulté par l intervenant. Pour consulter seulement les documents numérisés sans aller au dossier, double-cliquer sur la case Doc. Ainsi vous êtes automatiquement référé à la liste des documents. Les colonnes présentes facilitent votre recherche et la consultation des documents reliés à ce dossier. A. La colonne «Modifiée» fait appel à la date de numérisation des documents. B. Les colonnes «catégorie, type de document et classification» définissent la nature même du document. Catégorie : Onglet du DCI (ex : notes d évolution, évaluation, consultation etc. Type de document : c est le titre de 32 caractères du formulaire. Classification : c est un type de recherche par type de profession. Ex : Infirmiers, médical, psychosocial, réadaptation. A B À RETENIR : Au coin supérieur droit, il est possible de choisir la quantité de documents affichés à l écran à l aide d une liste déroulante. Par défaut le nombre affiché est 25. À RETENIR : Au coin supérieur gauche, il est possible de consulter les documents numérisés à une date spécifique. Par contre, la fonction affiche tous les documents numérisés en date antérieure à la date choisie. Guide d utilisation du dossier Clinique Informatisé Oacis Page 18 sur 37
Tel que mentionné précédemment, les colonnes : «Modifier, Catégorie, Types et Classification» peuvent être triées pour faciliter votre recherche. Il suffit de cliquer sur l entête de colonne et la liste sera alors triée en ordre croissant ou décroissant, en alternance. Lorsque vous avez repéré le document que vous souhaitez consulter dans la liste des documents, double-cliquer dessus. Différentes fonctions permettent de régler l apparence, naviguer dans les pages précédentes ou suivantes, réduire ou agrandir la vue du document et personnaliser la présentation. À RETENIR : toute personnalisation du document ne sera pas enregistrée. 4.3 Consulter les documents dans le dossier de l usager : Pour consulter les documents dans le dossier de l usager : 1. Sélectionner le dossier dans votre liste. 2. Cliquer sur le menu «Dossier» et à son Sous menu «Visualiseur de documents» ou sur le raccourci tâches, en haut. qui se trouve dans la barre des Guide d utilisation du dossier Clinique Informatisé Oacis Page 19 sur 37
La fenêtre du «Visualiseur de document» s affiche. (voir les modules suivants «Présentation des écrans» et «Filtres et tris») À RETENIR : Si vous avez une liste de patient avec plusieurs usagers, vous pouvez passer d un usager à l autre seulement en cliquant en haut à gauche sur la liste déroulante pour afficher tous les usagers de votre liste. Ainsi vous pouvez visualiser plus rapidement les documents de l usager voulu. Guide d utilisation du dossier Clinique Informatisé Oacis Page 20 sur 37
5 PRÉSENTATION DES ÉCRANS Dans la fenêtre «Visualiseur de documents», s affiche : 5.1 Les barres de menus : 1. L écran : A. La barre de menus principale : comporte les fonctions principales de l application Oacis en menus et raccourcis (ex : retour à votre liste de patient, recherche d un nouveau patient ). B. Barrière d identification de l usager : ligne verte qui contient nom, prénom, sexe, âge, numéro du dossier C. La barre de menus pour le «Visualiseur de documents» : contient les fonctions principales du visualiseur de documents en menus et raccourcis (choix des filtres, affichage des sections ). Guide d utilisation du dossier Clinique Informatisé Oacis Page 21 sur 37
5.2 Les 4 sections de l écran du dossier informatisé : L environnement de travail du visualiseur de documents est divisé en quatre sections que nous identifierons comme A, B, C et D. Pourquoi A, B, C et D? C est l ordre dans lequel nous vous suggérons de consulter ces sections pour trouver rapidement le ou les documents recherchés. A. Section liste de travail des patients B. Section filtre C. Section liste des documents D. Image numérisée A. Section liste de travail des patients C. Section liste des documents B. Section filtre D. Section image numérisée Guide d utilisation du dossier Clinique Informatisé Oacis Page 22 sur 37
A. Section liste de travail des patients : Cette section identifie l usager qui est en lien avec le dossier apparaissant à l écran. Elle permet de visualiser tous les dossiers de l usager (CLSC vs CHSLD). Il est possible d en sélectionner un en particulier. **En cliquant sur le nom de l usager, cela vous permet de visualiser tous les documents numérisés peu importe la provenance du dossier. Dossier en Centre d hébergement : contient 8 chiffres et chaque ligne correspond à la date d'admission et l'unité de soins. À RETENIR : Il n'y a pas de document de numérisé pour l'instant. Dossier eclinibase (ERDV) : Contient une lettre E avec 10 chiffres. Les rendez-vous inscrits dans Erendez-vous seront affichés dans cette section. Chaque ligne correspond à une date de rendez-vous. À RETENIR : Il n'y aura aucun document de numérisé. Dossier CLSC : Contient une lettre (J- M -P S- T) avec un maximum de 7 chiffres. Sous la section «Documents» vous retrouvez tous les documents numérisés. Guide d utilisation du dossier Clinique Informatisé Oacis Page 23 sur 37
B. Section filtre Dans la barre de menus, trois filtres sont disponibles et permettent d affiner la recherche. En cliquant sur un des trois boutons (catégorie / classification /type de document), vous verrez apparaître ce filtre dans la section «Filtre». catégorie : Onglets du DCI (ex : notes d évolution, évaluation, consultation etc. Type de document : Titre de 32 caractères du formulaire. Classification : Par type de profession. Ex : Infirmiers, médical, psychosocial, réadaptation. À RETENIR : Les documents qui ne sont pas attachés à une classification, s afficheront sous la classification«vides». Catégorie : Catégories régionales (ex : Notes d évolution, Correspondance etc.) À RETENIR : Si vous avez opté pour visualiser la colonne «catégorie» les documents du dossier patient seront précédés d une chemise de couleur, identifiant la catégorie régionale à laquelle ils appartiennent. ex : Ordonnances, Alertes, Consultation, Notes d évolutions, etc. Ordonnances Consultation Notes d évolutions Alertes Guide d utilisation du dossier Clinique Informatisé Oacis Page 24 sur 37
Classification : Type de profession (ex : SAD, SGEN, Médical, Nutrition, etc.). Types de document : Titre de 32 caractères du formulaire. À RETENIR : le chiffre entre parenthèses indique le nombre de documents disponibles dans chaque filtre. Guide d utilisation du dossier Clinique Informatisé Oacis Page 25 sur 37
C. Section liste des documents Dans cette section vous pouvez faire le choix des colonnes. Pour ce faire : 1. Placer votre curseur au-dessus de la section colonnes de tri 2. Cliquer sur le bouton droit de votre souris pour faire apparaitre la fenêtre choisir les colonnes. 3. Sélectionner les colonnes désirées. 4. Fermer la fenêtre avec le X au coin supérieur droit de cette fenêtre. Dans la section «Liste des documents», quatre colonnes qui sont,à notre avis, fort pratiques : A. Date du document : indique la date d intervention ou la date de la signature du document. Pour certains documents, la date sera celle de numérisation (correspondance, résultats de laboratoire). B. Type de document : indique le titre du document à 32 caractères. C. La colonne catégorie : indique dans quelle catégorie est situé le document. D. La colonne classification : indique dans quelle classification est classé le document (par type de profession). À RETENIR : On peut aussi filtrer les documents selon les éléments suivants en cliquant sur les entonnoirs situés à droite du titre de chaque colonne (Pour plus de détails voir la capsule «filtres et tris».chap.8. Guide d utilisation du dossier Clinique Informatisé Oacis Page 26 sur 37
D. Image numérisée Dans cette section vous visualiser les documents. 1. Cliquer sur un document qui apparait dans la liste des documents afin de l afficher dans la section de l image numérisée. 2. L image numérisée s affichera dans la section à droite. Concernant l image numérisée, différentes fonctions se retrouvent pour faciliter la consultation. Son fonctionnement ressemble beaucoup aux différents logiciels qui permettent de consulter les documents de type PDF. Guide d utilisation du dossier Clinique Informatisé Oacis Page 27 sur 37
5.3 Fonctions sur l image numérisée : Le pointeur de la souris : En plaçant le curseur sur le document, le pointeur affiche une main qui permet de déplacer le document en tenant enfoncé le bouton gauche de votre souris. Barre d outils pour l image numérisée : Faire pivoter les images. Modifier l apparence de l écran afin de voir plusieurs mini-pages à la fois Grossir ou diminuer le format des images. Pour modifier le format de l image 3 choix s offrent à vous : 1. Cliquer sur la loupe + ou -. 2. Augmenter ou diminuer le pourcentage %. 3. Visualiser le document en plein format ou pleine largeur. La loupe permet de grossir une portion spécifique du document. Ajuster le format de l image en hauteur et largeur. Visualiser rapidement où on se trouve dans le document et se déplacer entre les pages. Aller à la 1ère page ou aller à la page précédente ou suivante. À RETENIR : Certaines fonctions dans la barre d outils de l image numérisée ne sont pas disponibles. Lorsque la consultation de ce document sera terminée, les paramètres par défaut seront appliqués. Guide d utilisation du dossier Clinique Informatisé Oacis Page 28 sur 37
6 PERSONNALISATION DES PARAMÈTRES 6.1 Modifier le format de l image numérisée de façon permanente Pour modifier les paramètres par défaut : 1. Cliquer sur «Outils». 2. Cliquer sur «Préférences de l utilisateur». 3. Changer le niveau de zoom selon vos besoins. 4. Cliquer sur «OK». 5. Cliquer sur le X pour fermer la fenêtre «Préférences de l utilisateur». Guide d utilisation du dossier Clinique Informatisé Oacis Page 29 sur 37
6.2 Déplacer les colonnes Pour déplacer les colonnes : 1. Cliquer sur le titre de la colonne sans relâcher le bouton gauche de la souris. 2. Déplacer la colonne à l endroit désiré, (vous verrez apparaître deux flèches à l endroit où la colonne s insère). 3. Relâcher la souris. Une fois modifié, l ordre des colonnes est sauvegardé. 6.3 Définir la largeur des colonnes : 1. Positionner le curseur sur la ligne à droite du titre de la colonne sans cliquer, vous verrez apparaître une flèche double. 2. Cliquer sur la ligne à droite du titre et maintenir le bouton gauche de la souris enfoncé. 3. Augmenter ou diminuer la largeur de la colonne selon les besoins. 4. Relâcher le bouton gauche de la souris. Une fois modifiée, la largeur de la colonne est sauvegardée. Guide d utilisation du dossier Clinique Informatisé Oacis Page 30 sur 37
6.4 Rétablir les paramètres par défaut Si vous avez modifié la fenêtre et souhaitez rétablir la situation ou ne pas conserver vos modifications, vous pouvez en tout temps réinitialiser les paramètres de l utilisateur. 1. Cliquer sur le menu «Outils». 2. Sélectionner la fonction «Réinitialiser les paramètres de l utilisateur». À la question «Voulez-vous réinitialiser les paramètres de l utilisateur». 3. Cliquer «Oui». Guide d utilisation du dossier Clinique Informatisé Oacis Page 31 sur 37
7 CATÉGORIES ET TYPES DE DOCUMENTS 7.1 Qu est-ce qu une catégorie de document? C est une grande famille dans laquelle plusieurs documents de même nature sont regroupés. Voici les définitions des catégories : Décès : regroupe toute documentation relative à la mort de l usager. Alertes : consigne l information potentiellement critique pour les soins et les services. Notes d évolution : regroupe toute documentation clinique ponctuelle d un professionnel permettant de suivre l évolution de l usager. Procédures invasives : regroupe tout document concernant une procédure invasive hors bloc opératoire. Évaluations : regroupe toutes les grilles d évaluation, peu importe la discipline, à l exception de l OEMC. Suivi systématique & enseignement : regroupe les formulaires qui permettent la prise en charge des usagers ayant des maladies chroniques et le suivi de l enseignement qui leur est fait. Prévention et éducation : regroupe toute documentation visant la prévention et l éducation d un usager. Plans : regroupe tous les plans, peu importe la discipline. Immunisations : regroupe toute documentation associée à la vaccination. Mesures de contrôle : regroupe tous les documents relatifs à la contention d un usager. Guide d utilisation du dossier Clinique Informatisé Oacis Page 32 sur 37
Demande de service : regroupe toutes les demandes de service, peu importe la discipline. Consultations : regroupe tout avis professionnel donné à la demande d un autre professionnel. Ordonnances : regroupe les prescriptions ayant pour objet les médicaments, les traitements, les examens ou les soins à donner. Investigations & résultats : regroupe toutes les investigations et tous les résultats prescrits par nos intervenants et reçus en version papier. Sommaire et résumés : regroupe les sommaires de séjour et / ou documentation résumant un épisode de soins ou résumé (portrait) de la situation de l usager. Consentements : regroupe les autorisations ou refus à recevoir des soins et des services, à l exception des mesures de contention. Médico-administratif : regroupe les formulaires administratifs et légaux reliés à la prise en charge de l usager. Documents légaux : regroupe les documents relatifs à la Curatelle, la Cour ou de nature notariée. OEMC & Demande d hébergement : regroupe tous les formulaires pour l hébergement temporaire et permanent d un usager. Correspondance : regroupe tout document administratif faisant état d échange hors CSSS. À RETENIR : Le tableau des catégories du dossier informatisé Oacis est disponible sur l intranet. Guide d utilisation du dossier Clinique Informatisé Oacis Page 33 sur 37
8 FILTRE ET TRIS 8.1 Trier la liste des documents (Alphabétique ou chronologique) Trier : Pour trier, cliquer sur le titre de la colonne désirée. Un indicateur sous forme d un petit triangle apparait. Lorsque le triangle est en haut l ordre est croissant et quand le triangle est en bas cela signifie que le tri est en ordre décroissant. Lorsque vous cliquez plus d une fois sur le titre de la colonne, l ordre chronologique /alphabétique s inverse, exemple : A à Z vs Z à A ou plus récent vs le plus ancien. À RETENIR : À l ouverture d un dossier, les documents sont triés alphabétiquement par type de document (Tri par défaut). Un seul tri est possible à la fois. Guide d utilisation du dossier Clinique Informatisé Oacis Page 34 sur 37
8.2 Filtrer la liste des documents L icône ayant une forme d entonnoir située à droite du titre d une colonne permet de filtrer un élément spécifique de cette colonne. Cliquer sur l entonnoir pour faire apparaître les choix possibles. Sélectionner le choix désiré. Dans cet exemple seules les Notes d évolution INF sont présentées. Ex : sélectionner une date précise. Ex : sélectionner un type de document précis (ex : plaie, maladie chronique). L icône ayant une forme d entonnoir devient foncé lorsqu un filtre est activé. À RETENIR : Plusieurs filtres peuvent être utilisés en même temps sur des colonnes différentes. Guide d utilisation du dossier Clinique Informatisé Oacis Page 35 sur 37
8.3 Annuler le filtre appliqué sur une colonne. 1. Cliquer sur l entonnoir. 2. Cliquer sur le choix «tout». Alors, l entonnoir devient blanc cela signifie qu il n y a plus de filtre. Guide d utilisation du dossier Clinique Informatisé Oacis Page 36 sur 37
8.4 Exemple d une recherche des documents numérisés Par exemple: l utilisateur est à la recherche des notes d évolutions infirmières. Étape 1 : Sélectionner le type de recherche par classification. Étape 2 : Sélectionner «Infirmiers». Étape 3 : Dans «Type de documents», cliquer sur l entonnoir et sélectionner la précision (Notes d évolutions infirmières). Résultat : Sur les 14 documents de l usager 11 sont rédigés par les infirmiers et 3 sont des notes d évolutions infirmières. ATTENTION : Avant de faire une nouvelle recherche, attention de bien désactiver tous les filtres qui apparaissent dans les colonnes de tri. Guide d utilisation du dossier Clinique Informatisé Oacis Page 37 sur 37