TERMES DE REFERENCE De l Assistant de Gestion chargé de la Logistique pour le Parc National de la Salonga (AGL PNS) et Responsable du Bureau RAPAC/Kinshasa Titre du poste : Assistant de Gestion, chargé et de la Logistique (AGL) Codification du poste: AGL PNS Statut : Prestataire de services Durée : 30 mois (congés compris) Entrée en fonction : Immédiate ou 3 e janvier 2011 au plus tard. Période de probation : 3 mois Salaire : Suivant offre financière acceptée Lieu de travail : KINSHASA avec déplacements ponctuels sur le territoire de la RDC notamment à Monkoto/Mbandaca Parc National de la Salonga Autorités hiérarchiques : Secrétaire Exécutif du RAPAC et l Assistant Technique du PNS 1. CONTEXTE Les Etats membres de la (Commission des Forêts d Afrique Centrale (COMIFAC) se sont engagés à travers la Déclaration de Yaoundé de mars 1999, à œuvrer de manière concertée pour la conservation et la gestion durable de leurs écosystèmes forestiers. Le Traité instituant la COMIFAC et le plan de convergence adopté par les Chefs d Etat à l occasion de leur deuxième Sommet le 05 février 2005 à Brazzaville traduisent cet engagement. Créé le 30 mai 2000, le Réseau des Aires Protégées d Afrique Centrale, en sigles RAPAC, est une association environnementale sous régionale, de membres gouvernementaux et non gouvernementaux, à caractère technique et scientifique, à but non lucratif, dont le siège est établi à Libreville au Gabon. Le protocole de collaboration conclu entre la COMIFAC et RAPAC donne mandat au RAPAC pour la mise en œuvre de l axe 4 du plan de convergence relatif à la conservation et valorisation de la biodiversité, notamment par l harmonisation des politiques, législations et institutions relatives aux aires protégées et l amélioration de la qualité de leur gestion technique. Le financement de ses activités et de son fonctionnement est assuré par des fonds provenant de plusieurs sources, notamment les subvention reçues du Fonds européen pour le Développement (FED) dans le cadre du programme de conservation et utilisation rationnelle des écosystèmes forestiers d Afrique Centrale (ECOFAC), les contributions des Etats membres par des cotisations directes et à travers les subventions de la CEEAC, et les appuis divers d autres organismes de coopération internationale et bilatérale, ainsi que quelques entreprises du secteur privé (Unesco, FAO, Coopération Française, Coopération Allemande,, AFVP, Total, Tullow etc ).
Dans le cadre de la mise en œuvre de l action intitulée «Appui à la politique de Conservation et Gestion des Forêts et de la Biodiversité en République démocratique du Congo», objet du Contrat N FED/2010/234 897, RAPAC est bénéficiaire d une subvention pour la mise en œuvre de la composante du Parc National de la Salonga (PNS). Au cœur de la République Démocratique du Congo, le paysage Salonga Lukénié Sankuru couvre près de 10% des forêts pluviales de la Cuvette Centrale. Avec ses 36 000km2, le PNS représente le tiers de la superficie de ce paysage. C est la plus grande étendue de forêt dense humide protégée d Afrique, et la seconde du monde après le Parc de TUMMUCAMAQUE au Brésil. Il renferme de grandes étendues forêts sur terre ferme et des forêts sur sols inondables ou marécageux, ponctuées de clairières qui abritent plus de 50 espèces de faune et de flore, notamment 9 espèces de primates dont le bonobo Pan paniscus, ainsi que des éléphants. On note la présence endémique du paon congolais Afropavo congensis. La partie sud est du parc marque la transition entre la forêt dense humide et les mosaïques forêt/savane. L ensemble de ces éléments justifie l inscription du PNS sur la liste des Sites du Patrimoine Mondial 5SPM) depuis 1984. Le PNS a été sélectionné parmi les 33 SP du RAPAC lors de l atelier stratégique réalisé en 2005 à Kinshasa. Bien que la densité des populations humaines autour du PNS soit encore relativement faible, environ 100 000 habitants représentant 2,4 hab./km2, leur grande dépendance vis à vis des ressources naturelles a été aggravée par l effondrement du tissu socio économique au cours des vingt dernières années (forte dégradation du réseau routier, forte diminution du trafic fluvial, effondrement des productions agricoles) conséquences des guerres successives que le pays a connu. 95 % des activités économiques et de subsistance des populations reposent sur la petite agriculture, l exploitation des produits forestiers non ligneux (PFNL), la pêche artisanale et la chasse commerciales constituent les principales activités génératrices des revenus, en remplacement des autres opportunités économiques disparues. Contrairement aux autres SPM dans l est de la RDC, le PNS n a reçu que très peu de soutien jusque dans les cinq dernières années. Le parc est dépourvu des infrastructures de base essentielles et confronté à l état d enclavement. Malgré son énorme potentiel écologique, le PNS est cependant considéré comme un SPM en péril et demande en conséquence que des actions vigoureuses de sauvetage sont engagées pour remédier à sa situation actuelle. Il compte néanmoins 219 agents déployés dans 6 secteurs et 22 postes de patrouilles. C est dans ce contexte que le RAPAC a été retenu pour assurer la maîtrise d œuvre du projet d Appui à la Conservation et Gestion des forêts et de la biodiversité du PNS dans le prolongement de la quatrième phase du programme de conservation et utilisation rationnelle des écosystèmes forestiers d Afrique Centrale (ECOFAC) qui s achève au mois de juillet 2010; ce qui constitue un grand défi pour le RAPAC et ses principaux partenaires techniques et financiers. Pour affronter ce défi, et comme le prévoit le projet, le RAPAC a besoin d ouvrir un bureau à Kinshasa. Ce bureau qui est sous la tutelle de l Assistant Technique du PN Salonga a pour fonction : soutenir l assistant technique du PNS en se chargeant de l administration et de la logistique nécessaire à Kinshasa pour l exécution du projet ; superviser la réalisation des travaux sur le Jardin Botanique de Kinshasa ; servir de relais entre le PNS et le Siège du RAPAC à Libreville au Gabon ; assurer la visibilité du RAPAC auprès de ses différents partenaires en RDC. Le Bureau est constitué de 3 personnes dont le responsable est l Assistant de Gestion chargé de la Logistique (AGL) qui fait l objet du présent recrutement : 2. MANDAT
Conformément au plan stratégique du RAPAC et au plan d action pour la mise en oeuvre du projet, l Assistant de Gestion chargé de la Logistique aura pour principales missions : la gestion administrative, comptable et financière du projet, la logistique du projet, la gestion du bureau et la représentation du RAPAC en RDC, le suivi de la réalisation des travaux au Jardin Botanique de Kinshasa. 3. DESCRIPTION DES ACTIVITES ET TACHES 3.1 Gestion Administrative, comptable et financière du projet 3.1.1 Gestion administrative : suivi des procédures administratives auprès des pouvoirs publics locaux (Ministères, sécurité sociale, etc. suivi des dossiers liés au projet auprès des partenaires d exécution : ICCN, COFED, autres ; gestion du personnel du projet : rédaction et suivi des contrats, paiements des salaires et autres selon la législation en vigueur en RDC ; relations avec des tiers : agence de voyages, maisons de location, hôtels, compagnie de transport, etc. 3.1.2 Gestion comptable et financière : gestion de la caisse du Bureau RAPAC/Kinshasa ; contrôle et approvisionne la caisse du PNS ; établi des prévisions mensuelles des dépenses du projet à faire parvenir au Secrétaire Exécutif du RAPAC sous la supervision de l AT du PNS ; suivi des opérations bancaires liées à l approvisionnement des caisses, aux paiements des salaires et aux règlements des fournisseurs ; établi un rapport financier mensuel au Secrétaire Exécutif et à l AT du PNS. 3.2 La Logistique du projet 3.2.1 Gestion des commandes du projet commandes du PNS, commandes du Bureau ; achats, magasinage et acheminement sur le site ; préparation des divers fournisseurs. 3.2.2 Passation des marchés préparation et publication des AO ; préparation des séances d évaluation ; rédaction des rapports d évaluation et des projets de contrat. 3.2.3 Organisations diverses préparation des voyages, des missions et des rencontres du RAPAC et de l ATPNS à Kinshasa. 3.3 La Gestion du Bureau RAPAC/PNS 3.3.1 Gestion du patrimoine du projet Règlement intérieur du projet, Manuel des procédures administratives du projet, Entretiens et charges locatives du Bureau du RAPAC/PNS, véhicules, matériels de bureau, matériels informatiques, etc. archives.
3.3.2 Liens entre le Secrétariat Exécutif du RAPAC et le PNS Transferts de documents et autres, communications d informations, etc. 3.3.3 Représentation du RAPAC à Kinshasa à la demande du Secrétaire Exécutif auprès des autorités congolaises ; auprès des partenaires du RAPAC : ICCN, COFED, WWF, IUCN, autres ; Aux ateliers organisés à Kinshasa. 3.4 Le suivi de la réalisation des travaux au Jardin Botanique de Kinshasa 3.4.1 Rédaction et gestion des contrats des entrepreneurs sélectionnés par AO ; 3.4.2 Relations avec la Direction du Jardin Botanique de Kinshasa et ou avec l ICCN. 4. RELATIONS FONCTIONNELLES Placé sous l autorité hiérarchique de l Assistant Technique du PNS et du Secretaire Exécutif du RAPAC, l AGL PNS travaille à Kinshasa en étroite collaboration avec les logisticiens du projet, la secrétaire comptable du site et les autres membres du personnel affectés au projet. L AGL PNS adresse un rapport d activités mensuelles au Secrétaire Exécutif du RAPAC. En externe au RAPAC et au projet, l AGL PNS établit et maintient de bonnes relations de travail avec tous les acteurs sur le terrain et au niveau national, avec leurs représentants ou tous autres organismes ayant des liens directs ou indirects avec le projet. Il veille au renforcement des liens avec les administrations nationales et les ONG partenaires pour mieux mutualiser leurs efforts et ressources. 5. RESULTATS ET PRODUITS ATTENDUS 5.1. Résultats attendus Il est attendu de l AGL PNS l atteinte des quatre résultats fixés pour le projet à savoir : Résultat 1 : la gestion administrative, comptable et financière du projet est mise en place et continuellement améliorée Résultat 2 : la gestion des approvisionnements et de l acheminement sur site est satisfaisante Résultat 3 : la gestion du bureau et la représentation du RAPAC en RDC sont assurées Résultats 4 : les travaux sous la responsabilité du RAPAC au Jardin Botanique de Kinshasa sont terminés 5.2. Produits attendus Les principaux produits attendus sont : le manuel de procédure du projet, le règlement intérieur, le plan de travail annuel, l état d avancement des travaux au Jardin Botanique de Kinshasa
le plan de passation des marchés, l état des dépenses prévisionnelles mensuelles, l état de suivi des commandes encours, l inventaire mensuel des stocks, le rapport mensuel du suivi des contrats et conventions encours, les rapports périodiques d activités, le répertoire de transfert de documents et autres. 6. PROFIL DE L AGL PNS RECHERCHE 6.1. Conditions sociogéographiques Agé(e) de 30 ans minimum et 50 ans maximum. 6.2. Formation requise Diplôme universitaire supérieur (BAC+3/4) dans les domaines de la gestion, de l administration des entreprises, du secrétariat de Direction, ou similaires 6.3. Ancienneté et expériences professionnelles Le candidat doit avoir une ancienneté de : 10 ans d expérience professionnelles dont 5 ans au moins à des postes de responsabilités équivalentes Justifier d une bonne connaissance des procédures de l Union Européenne notamment celles relatives aux passations des marchés. Avoir une bonne expérience en gestion des projets Avoir une bonne expérience de gestion d une équipe de travail. Avoir une bonne connaissance de la RDC pour y avoir travaillé pendant une durée significative 7.4. Compétences techniques et pratiques Capacités de dialogue et d organisation et facilité de collaborer avec des ONG internationales, l administration et les pouvoirs locaux Connaissance du contexte social et politique de la conservation et de la biodiversité en RDC et Afrique Centrale ; Maîtrise de l organisation et de l animation des groupes et rencontres de travail; Bonne maîtrise de la communication orale et écrite ; Maîtrise de l utilisation des outils informatiques (Word, Excel, Powerpoint, Outlook) incluant les outils d'aménagement du territoire (GIS, etc.) est un atout ; 7.5. Autres habiletés Maîtrise de la langue française et un niveau moyen en anglais; Sens de l organisation et de l initiative, autonomie, esprit d équipe; Aptitude et capacités d adaptation au travail en milieu rural en Afrique centrale. 8. CRITERES D EVALUATION DES PERFORMANCES L AGL PNS sera évalué suivant les dix principaux critères de performance suivants : (i) la satisfaction des sollicitations techniques du Secrétaire Exécutif et de l AT PNS, (ii) la régularité et la qualité des rapports produits suivant les périodicités établies, (iii) la qualité des résultats des missions de suivi évaluation, (iv) la qualité des relations avec les pouvoirs locaux, et avec le personnel du projet (v) la qualité des relations professionnelles avec les partenaires aux projets et ceux du RAPAC, (vi) l implication dans la réalisation du projet,
(vii) la reconnaissance par les administrations et les partenaires du savoir faire développé au sein du Bureau RAPAC PNS, (viii) le respect des engagements pris dans le contrat et les conventions, (ix) la contribution au rapport annuel d activités du Secrétariat Exécutif, (x) l esprit d initiatives et capacité d anticipation. 9. COMMENT POSTULER Soumettre la candidature le 3 décembre 2010 à 24 h00 au plus tard, par courriel, aux adresses suivantes: secretariat.executif@rapac.org, jp_agnangoye@yahoo.fr ou déposer le dossier directement au Secrétariat Exécutif du RAPAC : Quartier : Hauts de Gué Gué BP : 14 533 Libreville, Gabon Tél. (+241) 44 33 22 (+241) 07 45 82 20 (portable). Le dossier de candidature comprend : - un CV plus photo couleur, - une lettre de motivation et des copies de références universitaires et professionnelles pertinentes pour le poste, - une note synthèse assortie des commentaires sur la compréhension des termes de référence, avec les remarques et suggestions pertinentes en cas de besoin, - une offre financière portant sur les attentes en terme de rémunération directe et autres traitements/avantages souhaités en rapport avec les contraintes du poste, - 2 lettres de recommandations. Seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées. Pour toute question, contacter le Secrétaire Exécutif du RAPAC, Mr Jean Pierre AGNANGOYE, jp_agnangoye@yahoo.fr / Tel. +241 07458220 / +241 06116062