ORGANISATION MONDIALE DE LA SANTE COMMISSION DE VERIFICATION DES COMPTES DU CONSEIL EXECUTIF Troisième réunion Point 3.2 de l ordre du jour provisoire EBAC3/3 28 novembre 2000 Questions concernant la vérification extérieure des comptes Planification de la vérification extérieure des comptes pour l exercice 2000-2001 Rapport du Commissaire aux Comptes INTRODUCTION 1. Le Commissaire aux Comptes a le plaisir de présenter à la Commission de Vérification des Comptes du Conseil exécutif les aspects saillants de la planification des travaux de vérification extérieure des comptes pour l exercice 2000-2001. 2. Le Contrôleur général de la République d Afrique du Sud a été nommé Commissaire aux Comptes de l OMS pour les exercices 2000-2001 et 2002-2003. L objet du présent document est d informer la Commission de Vérification des Comptes de la planification générale des travaux de vérification et de l axe stratégique de la vérification extérieure des comptes pour l exercice 2000-2001. Au cas où elle aurait des propositions à formuler concernant les travaux de vérification extérieure des comptes prévus pour ledit exercice, la Commission de Vérification des Comptes pourra en outre se fonder sur ce document. 3. L attention est appelée sur l offre du Contrôleur général de la République d Afrique du Sud en vue de sa nomination pour un deuxième mandat de Commissaire aux Comptes indépendant de l OMS pour les exercices 2000-2001 et 2002-2003 (document A52/19, annexe 6) et sur le rapport de la première réunion de la Commission de Vérification du Conseil exécutif (document EBAC1/5) pour de plus amples détails, notamment sur l approche de la vérification des comptes, le personnel du service de vérification des comptes et les engagements pris. APPROCHE GLOBALE DE LA VERIFICATION DES COMPTES POUR L EXERCICE 2000-2001 4. L approche complète qui sera suivie pour le travail de vérification extérieure des comptes pour l exercice 2000-2001 intégrera des contrôles financiers et de conformité et des études d optimisation. La vérification informatique fera en outre partie intégrante du processus de vérification, appuyant notamment
les contrôles financiers et de régularité au moyen de vérifications des contrôles généraux et pratiques et de la performance des techniques de vérification des comptes assistée par ordinateur. 5. L approche adoptée concernant les contrôles financiers et de conformité de la vérification des comptes est fondée sur le risque. C est ainsi que les risques potentiels sont évalués au cours de la phase de planification stratégique de la vérification des comptes et que leur évaluation est revue et actualisée pendant le travail de vérification. L étendue des contrôles à effectuer dépend du niveau de risque observé et de la confiance qui peut être accordée au travail de vérification interne. 6. Il convient de noter que les sérieuses lacunes relevées dans les contrôles généraux entourant le système d appui informationnel administratif et financier, mises à jour par les récentes vérifications informatiques, ne permettent guère d accorder une grande confiance aux contrôles opérés dans le domaine des technologies de l information. Si un certain niveau de confiance peut être accordé aux contrôles gestionnaires et autres contrôles correctifs, des contrôles plus approfondis seront nécessaires, dans ces circonstances, pour que les données issues de la vérification des comptes atteignent le niveau normalement attendu. 7. Outre les contrôles financiers et de conformité de la vérification des comptes, l une des priorités de la vérification extérieure des comptes est de contribuer, en travaillant dans certains domaines où il apparaît possible d aider l Organisation à mener à bien son mandat de façon efficace, efficiente et économique, à optimiser son action. Les domaines se prêtant à l optimisation des ressources dépendent, tout au long de l exercice, des faits qui surviennent dans l Organisation, des priorités des parties prenantes et de l évolution des tendances internationales et des meilleures pratiques. ACTIVITES DE VERIFICATION DES COMPTES POUR L EXERCICE 2000-2001 Phase de planification stratégique 8. La phase de planification stratégique de la vérification des comptes, qui a débuté en juin 2000, a été menée à bien. Un certain nombre de décisions stratégiques affectant l orientation et la cible de la vérification ont été prises. Ces décisions ont été adoptées compte tenu de l expérience des vérifications antérieures et de la connaissance de l Organisation, des contributions du Secrétariat et des attentes des organes directeurs et des Etats Membres. Le calendrier de la vérification des comptes et des missions du personnel pour l exercice s achevant en juin 2001 a été approuvé par le Comité directeur de la vérification à sa réunion d octobre 2000. 9. La vérification a été planifiée conformément aux normes communes de vérification des comptes du groupe de vérificateurs extérieurs de l Organisation des Nations Unies, des institutions spécialisées et de l Agence internationale de l Energie atomique. Phase de travail de terrain 10. Pendant la phase de travail de terrain, les décisions prises au cours de la planification stratégique sont réévaluées et affinées. Certaines procédures correspondant à la première étape du travail de terrain consistent à recueillir des informations sur les systèmes et/ou actualiser la documentation existante sur le système, à reconnaître et évaluer les contrôles clés et les méthodes d analyse pour connaître les comptes et les soldes. Pendant cette phase, de nouvelles possibilités d optimisation sont en outre recensées. Bien que le principal objet de ces procédures soit de produire un programme de vérification efficace et efficient 2
qui sera suivi pendant la deuxième étape de la vérification, elles sont également l occasion pour le Commissaire aux Comptes de formuler des observations sur les processus et les contrôles institués par l Organisation. 11. Les cycles de transaction suivants ont été recensés pour la vérification des comptes : recettes et créanciers dépenses et créditeurs états de paie ressources humaines investissements, liquidités et autres fonctions de trésorerie actifs fixes inventaires ressources financières processus budgétaires mise en oeuvre, surveillance et évaluation du programme états financiers et règles relatives à la divulgation d informations. 12. Des visites intérimaires de vérification des comptes sont prévues entre les mois de novembre 2000 et février 2001, et pendant la période correspondante l année suivante. 13. Les procédures de vérification intérimaires seront conduites conformément aux programmes de vérification établis ; elles associent normalement des procédures analytiques et des contrôles détaillés des transactions sous l angle de la conformité et des aspects financiers. Là où cela est possible, des techniques de vérification assistée par ordinateur et des échantillons statistiques seront utilisés pour assurer l efficacité de la vérification. 14. L étape finale de la vérification intervient une fois le grand livre général refermé et elle découle de la deuxième étape intérimaire. L accent, à ce stade, est mis sur l achèvement de la vérification des états financiers et du rapport du Commissaire aux Comptes. Travail d optimisation des ressources et domaines clés 15. Outre les contrôles financiers et de conformité évoqués dans les paragraphes précédents, certaines activités d optimisation ont déjà été planifiées et des domaines clés définis pour l exercice 2000-2001 : 3
un examen des contrôles généraux du système informatique a été effectué en octobre 2000 dans un bureau régional. Il s agissait de compléter l examen déjà effectué au Siège afin d obtenir une vue d ensemble de ce domaine important pour toute l Organisation ; un examen de la vérification intérieure a été prévu pour le premier trimestre 2001, compte tenu de son rôle important dans la structure des contrôles intérieurs de l Organisation ; un examen des états financiers de l OMS et de ses entités connexes est prévu pour le premier semestre 2001 pour s assurer de la cohérence des activités et de l application des meilleures pratiques ; un examen des recettes extrabudgétaires, vu l accroissement de cette source de fonds, est prévu pour le dernier trimestre 2000. 16. D autres domaines d optimisation potentielle des ressources comme les suivants ont été recensés à ce jour : gestion des ressources humaines ; mise en oeuvre d une budgétisation fondée sur les résultats et du processus budgétaire. Approche concernant les bureaux régionaux et de pays 17. Au moins une visite sera effectuée pendant l exercice examiné dans chaque bureau régional, à l exception du Bureau régional des Amériques. Pour ce qui est de ce Bureau, on continuera normalement à s en remettre au travail de vérification effectué par le Commissaire aux Comptes de l OPS. 18. La vérification des comptes du Bureau régional de l Europe a eu lieu en septembre et octobre 2000. La vérification des comptes du Bureau régional de l Afrique est prévue pour le deuxième trimestre 2001 et les vérifications des comptes des Bureaux de la Méditerranée orientale, du Pacifique occidental et de l Asie du Sud-Est sont à leur tour prévues pour les troisième et quatrième trimestres 2001. 19. L importance des activités mises en oeuvre dans les pays est reconnue. La possibilité de comparer des informations gestionnaires clés entre les pays est à l étude. Une visite sera effectuée dans un certain nombre de bureaux de pays à l occasion de la vérification des comptes des bureaux régionaux pour dresser un tableau plus large et optimiser le processus de vérification. Suivi des résultats des vérifications des exercices précédents 20. Parallèlement au travail de terrain, un suivi de la mise en oeuvre des recommandations des vérifications extérieures remontant aux exercices précédents sera effectué. Etape des rapports 21. A l issue de chaque visite, les résultats de la vérification feront l objet d une note de gestion adressée au Directeur exécutif compétent ou au Directeur régional. Les résultats sont d ordinaire examinés avec l administration avant l envoi de la note de gestion. 4
22. Bien que le Commissaire aux Comptes n exprime pas d opinion sur les états financiers intérimaires, un rapport intérimaire du Commissaire aux Comptes sera néanmoins présenté à la Cinquante-Quatrième Assemblée mondiale de la Santé pour assurer la présentation, en temps opportun, de rapports complets. 23. A la fin de l exercice, un rapport détaillé consolidé sera établi à un niveau élevé d agrégation pour communiquer les résultats de la vérification des comptes, y compris, notamment, les informations nécessaires à l interprétation correcte des comptes, et il sera présenté à la Cinquante-Cinquième Assemblée mondiale de la Santé. 24. En même temps que le rapport détaillé, le Commissaire aux Comptes exprimera une opinion sur les états financiers consolidés de l OMS pour l exercice biennal. L opinion sera exprimée selon un format approuvé par le groupe des vérificateurs extérieurs de l Organisation des Nations Unies. 25. Des notes de gestion et des opinions distinctes seront établies pour le CIRC, l ONUSIDA, le Fonds fiduciaire du Programme spécial de Recherche et de Formation concernant les Maladies tropicales et le Centre international de Calcul, ainsi que pour les comptes annuels du Programme de Lutte contre l Onchocercose en Afrique occidentale et le Programme africain de Lutte contre l Onchocercose. 26. Des lettres de confort seront remises au Commissaire aux Comptes du PNUD et du FNUAP concernant le solde de ces fonds détenu sur les comptes de l OMS. CONCLUSION 27. Ce document donne un aperçu de la planification générale de la vérification des comptes pour l exercice 2000-2001. Ainsi qu il a été dit, les décisions prises pendant la planification de la vérification des comptes sont revues et actualisées en permanence pour assurer que la vérification demeure pertinente et correctement ciblée. = = = 5