L archivage la conservation des données et documents : un atout de modernisation Journée des responsables administratifs de l INSIS 1
Enjeux Enjeux juridiques, législatifs et réglementaires Perte de procès, ne pas pouvoir se défendre ou pouvoir attaquer Application du Code du patrimoine, du Code de la propriété intellectuelle, du Code de la santé publique Enjeux financiers, commerciaux Pièces justificatives auprès de la Cour des comptes, l Europe Brevets Gestion de l espace et du temps Place libérée dans les bureaux Place libérée sur les serveurs informatiques 50% du temps gagné lors de la recherche d un document Traçabilité, intégrité, pérennité et sécurité des données Enjeux médiatiques Ouverture des données au public «open-data» En cas de contentieux : dégradation de l image de l organisme Enjeux historiques Impossibilité d écrire l histoire du CNRS et son rôle dans la Recherche en France et dans le monde 2
La conservation et l archivage : thématique transverse prioritaire dans le cadre de la démarche d amélioration continue (DAC) Mettre en place une politique d établissement d organisation, de conservation et de protection des données pour : Répondre aux obligations légales de conservation et de communication des données Assurer la traçabilité, l intégrité, la sécurité et la pérennité des données Valoriser le capital immatériel du CNRS Faciliter et simplifier l accès à l information Lancement du projet en juillet 2014 3
Participants Projet copiloté Direction des affaires juridiques Mission pilotage et relations avec les délégations régionales et les instituts Groupe de travail composé de représentants : de la Direction des affaires juridiques, de la Direction des ressources humaines, de la Direction des systèmes d informations, de la Direction des comptes et de l information financière, de la Direction information scientifique et technique, de la Direction de la stratégie financière, de l'immobilier et de la modernisation, d'instituts, de Délégations régionales, d Unités de recherche. 4
Législation et réglementation Livre II du Code du patrimoine loi n 2008-696 du 15 juillet 2008 Définition : Les archives sont l ensemble des documents, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l exercice de leur activité. (art. L. 211-1) Les archives du CNRS sont des archives publiques : - Les archives publiques sont : les documents qui procèdent de l activité, dans le cadre de leur mission de service public, de l Etat, des collectivités territoriales, des établissements publics et des autres personnes morales de droit public ou des personnes de droit privé chargées d une telle mission [ ]. (art. L. 211-4) - Les archives publiques sont imprescriptibles. Nul ne peut détenir sans droit ni titre des archives publiques. (art. L. 212-1) 5
Législation et réglementation Circulaire du Premier ministre du 2 novembre 2001 relative à la gestion des archives dans les services et établissements publics de l Etat Instruction nationale CNRS Direction des Archives de France du 15 janvier 2007 : Traitement et conservation des archives des délégations du CNRS et des archives des unités de recherche et de service Les archives publiques ne peuvent être détenues sans droit Les archives publiques sont imprescriptibles La gestion et la destruction des archives publiques font l objet du contrôle scientifique et technique de l Etat, exercé par le Service interministériel des Archives de France Attention : toute demande de destruction d archives publiques est soumise au visa préalable de l administration des Archives. 6
Législation et réglementation «[ ] Lorsque les services, établissements et organismes désirent éliminer les documents qu ils jugent inutiles, ils en soumettent la liste au visa de la personne chargée du contrôle scientifique et technique de l Etat sur les archives. Toute élimination est interdite sans ce visa [ ]». Code du patrimoine, art. R212-14 Des dispositions pénales protègent les archives publiques : 3 ans d emprisonnement et 45 000 euros d amende en cas de destruction d archives publiques non autorisée par l administration des archives chargée du contrôle scientifique et technique ou bien le fait d avoir laissé se produire un tel acte. 7
Les 3 âges des archives Documents utilisés quotidiennement dans un bureau Utilisation journalière «Archives» courantes Archives intermédiaires Les dossiers précédents sont clos, les affaires ont été traitées Le service est tenu de les conserver en vertu de prescriptions légales Les documents ne présentent plus d intérêt administratif mais ils sont conservés sans limitation de durée pour leur intérêt historique Cela représente 10% des données et documents produits depuis la fin du XX ème siècle Archives définitives 8
Des outils pratiques L instruction nationale CNRS Direction des Archives de France du 15 janvier 2007 Intégrant le tableau de gestion des archives des délégations régionales, unités de recherche et de service du CNRS Des modèles de fiche descriptive et de bordereaux en annexe Le référentiel de gestion des archives de la recherche de l Association des archivistes français Le guide «Archi facile», téléchargeable sur le site de la Bibliothèque pratique du CNRS 9
Le référentiel Il s articule selon une logique strictement fonctionnelle et non organisationnelle, afin de palier les problèmes posés par l évolution inévitable des organigrammes. Reprenant les principales missions des archives des laboratoires et des personnels de recherche, il se décline en quatre grands ensembles : I/ Direction et gestion du laboratoire II/ Travaux de recherche scientifique 1/ Programme de recherche 2/ Documentation scientifique 3/ Production scientifique : diffusion des résultats III/ Valorisation IV/ Enseignement et formation 10
Extrait du référentiel 11
Marie-Laure Bachèlerie Responsable du Pôle national de conservation des données et documents (PNC2D) Direction des affaires juridiques Tél. : 01 44 96 41 64 Mél : marie-laure.bachelerie@cnrs-dir.fr Démarche d amélioration continue : dac@cnrs.fr Site web : http://www.dgdr.cnrs.fr/mpr/pratique/archivage/archives_kesako.htm 12