CLASSES RELAIS 2013 Le bilan FSE

CLASSES RELAIS 2013 Le bilan FSE 11 et 13 mars 2014

Plan de la réunion Principes généraux : ce que prévoit la convention FSE Les documents à produire Une possibilité : modifier le plan de financement par avenant (conditions et modalités) Informations pratiques et dernières recommandations

Principes généraux : ce que prévoit la convention Durée de l opération : du 1 er janvier 2013 au 31 août 2014, soit 20 mois (cas général) Plan de financement comprenant 2 tranches d exécution : tranche 2013 : du 1 er janvier au 31 décembre 2013 (12 mois) tranche 2014 : du 1 er janvier au 31 août 2014 (8 mois)

Exemple de plan de financement (article 3 de la convention) Durée Première tranche d exécution Seconde tranche d exécution Date de début 01/01/2013 01/01/2014 Date de fin 31/12/2013 31/08/2014 Total Coût total éligible 60 920 40 588 101 508 Participation FSE 9 420 6 288 15 708 Taux d intervention 15,6% 15,5% 15,5% «Le coût total éligible et la participation FSE affectée à chaque tranche d exécution sont des montants maximum, qui ne pourront donner lieu à dépassement que dans les conditions fixées à l article 12» (= passation d un avenant) «Le taux d intervention FSE relatif à chaque tranche d exécution est également plafonné à hauteur du niveau indiqué.»

Modalités de paiement (article 5 de la convention) : La participation FSE est versée au bénéficiaire : au titre d acomptes, sous réserve de production d un bilan intermédiaire d exécution au terme de la 1 ère tranche annuelle d exécution (= tranche 2013) «Le bilan intermédiaire permet d appeler le versement d une tranche annuelle d exécution telle que prévue dans l annexe financière de la convention et doit être produit dans les quatre mois suivant la réalisation de ladite tranche annuelle». au titre du solde final de l opération, sous réserve de production du bilan d exécution final à la fin de la période de réalisation de l opération (= tranches 2013 et 2014). «Pour appeler le versement du solde final de l opération, le bénéficiaire produit un bilan final d exécution dans le délai de quatre mois suivant la fin de la période de réalisation de l opération»

Bilan Bilan intermédiaire Période d exécution Bilan final Tranche 2014 Exigible au plus tard Versement FSE Tranche 2013 30 avril 2014 Acompte (= versement intermédiaire) 31 décembre 2014 Solde Document support Support identique Principes concernant le versement de l acompte et du solde FSE (article 5) : le montant et le taux d intervention de chaque tranche d exécution sont plafonnés conformément au plan de financement conventionné l avance éventuellement consentie ne sera pas déduite lors du versement de l acompte mais le total des versements effectués avant la production du bilan final d exécution (acompte + avance) ne peut dépasser 80 % du montant FSE prévisionnel.

Contrôle de service fait (article 21 de la convention) : Le bilan FSE «Le service gestionnaire (= GIP-FCIP) procède à un contrôle de service fait de l ensemble des bilans d exécution produits, [ ] en vue de déterminer le montant de l aide du FSE dû. Référence réglementaire : l instruction DGEFP n 2012-11 du 29 juin 2012 relative aux modalités de contrôle de service fait des dépenses déclarées au titre d opérations subventionnées dans le cadre des programmes du Fonds social européen Modalités : Le contrôle de service fait comprend les 6 points de vérification suivants : 1) Vérification de la cohérence et de la complétude du bilan d exécution contrôlé (= recevabilité du bilan) : 7 points de vérification ; 2) Analyse physique des conditions de réalisation de l opération ; 3) Analyse comptable des dépenses et vérification de leur lien avec l opération réalisée : 7 points de vérification ; 4) Vérification de la correcte application des obligations spécifiques liées au financement communautaire : mise en concurrence, publicité 5) Analyse des ressources : cofinancements externes nationaux (apport de personnels) 6) Calcul de la participation FSE : le montant FSE dû est calculé par différence entre le coût total éligible justifié et le total des cofinancements externes nationaux (dans la limite du montant FSE et du taux d intervention conventionné)

Les documents à produire IMPORTANT: les documents et pièces demandées doivent se référer à la période d exécution visée par le bilan : bilan intermédiaire : période du 1 er janvier au 31 décembre 2013 bilan final : période du 1 er janvier au 31 août 2014 Il n est pas nécessaire de produire à nouveau avec le bilan final les pièces déjà transmises dans le bilan intermédiaire au titre de la tranche 2013.

1. Le bilan d exécution stricto sensu Utiliser le modèle de bilan d exécution (fichier Excel) à télécharger sur le site de l académie (quelque soit le type de bilan : intermédiaire ou final) La nature du bilan (intermédiaire ou final) ainsi que la tranche d exécution prise en compte devront être précisées sur la 1 ère page du bilan Période totale de réalisation de l'opération conventionnée Période totale de réalisation de l'opération conventionnée date de début 1er janvier 2013 date de début 1er janvier 2013 date de fin 31/08/2014 date de fin 31/08/2014 Période de réalisation annuelle prise en compte au titre du présent bilan d'exécution Période de réalisation annuelle prise en compte au titre du présent bilan d'exécution date de début 1er janvier 2013 date de début 1er janvier 2014 date de fin 31/12/2013 date de fin 31/08/2014 Nature du bilan Nature du bilan Bilan intermédiaire numéro Bilan intermédiaire numéro Bilan intermédiaire clôturant une tranche annuelle Bilan final T Application du régime forfaitaire Arrêté du 2 aout 2010 Bilan intermédiaire clôturant une tranche annuelle Bilan final 1 ère page - Bilan intermédiaire 1 ère page - Bilan final T Application du régime forfaitaire Arrêté du 2 aout 2010

indicateurs (Volet I-B) : Tableau D1 : caractéristiques des participants Tableau D2 : situation des participants à l issue de l opération reprendre les indicateurs prévisionnels par tranche annuelle d exécution tels qu ils figurent dans le dossier de demande de subvention nombre d'élèves accueillis du 1er janvier au 31 décembre 2013 nombre d'élèves accueillis du 1er janvier au 31 août 2014 Total 2013+2014 Total participants 28 18 46 dont Hommes 16 12 28 dont Femmes 12 6 18 ne prendre en compte que les participants relevant de la période concernée : - bilan intermédiaire : élèves accueillis entre le 1 er janvier et le 31 décembre 2013 - bilan final : élèves accueillis entre le 1 er janvier et le 31 août 2014 Les données doivent être cohérentes entre les tableaux D1 et D2 les élèves qui sont inscrits sur les 2 périodes d exécution ne devront pas être comptabilisés 2 fois : ils devront être reportés de la tranche 2013 sur la tranche 2014

tableaux de dépenses (volet II) - reprendre les montants prévisionnels par tranche annuelle d exécution conformément au plan de financement annexé à la convention FSE. 2013 2014 total Exemple : Dépenses directes de fonctionnement Dépenses directes de prestations de services Dépenses directes liées aux participants à l opération Période du 01/01/2013 au 31/12/2013 Période du 01/01/2014 au 31/08/2014 3 650 2 440 6 090 1 800 1 200 3 000 2 700 1 800 4 500 Dépenses indirectes 1 270 848 2 118 Dépenses en nature non acquittées par le bénéficiaire 51 500 34 300 85 800 Dépenses totales 60 920 40 588 101 508 bilan intermédiaire : montants prévisionnels de la tranche 2013 bilan final : montants prévisionnels des tranches 2013 + 2014

- le bilan intermédiaire retrace les dépenses réalisées entre le 1 er janvier et le 31 décembre 2013 Exemple (tableau II-2 dépenses de fonctionnement) : Objet de la dépense - détail par poste Montant prévisionnel Montant réalisé au titre du précédent bilan, le cas échéant Montant réalisé cumulé à la date du présent bilan Dépenses nouvelles réalisées C = B - A Nature de la dépense Date d'acquittement de la dépense Mode de justification A B C Achats de biens et fournitures 2 700,00 0,00 2 130,00 2 130,00 dont 2 700,00 0,00 780,00 780,00 Facture A 12-mars-13 Mandat n 1 1 350,00 1 350,00 Facture B 20-oct-13 Mandat n 2 Déplacements, missions (hors 500,00 0,00 390,00 390,00 participants) dont 500,00 0,00 390,00 390,00 Déplacement de M de janv à dec 2013 15-janv-14 Mandat n 3 Frais postaux et de télécommunication 450,00 0,00 295,00 295,00 dont 450,00 0,00 295,00 295,00 Facture C 15-sept-13 Mandat n 4 Total 3 650,00 0,00 2 815,00 2 815,00 Prévisionnel 2013 Réalisé 2013

- le bilan final retrace la totalité des dépenses réalisées entre le 1 er janvier 2013 et le 31 août 2014 Exemple (tableau II-2 dépenses de fonctionnement) : Objet de la dépense - détail par poste Achats de biens et fournitures Dépenses nouvelles C = B - A A B C 4 600,00 2 130,00 3 608,00 1 478,00 dont 4 600,00 780,00 780,00 Facture A 12-mars-13 Mandat n 1 1 350,00 1 350,00 Facture B 20-oct-13 Mandat n 2 655,00 655,00 Facture D 21-févr-14 Mandat n 5 823,00 823,00 Facture E 18-mai-14 Mandat n 6 Déplacements, missions (hors 850,00 390,00 668,00 278,00 dont participants) 850,00 390,00 390,00 Déplacement de M de janv à dec 2013 Déplacement de M de 278,00 278,00 janv à juin 2014 Frais postaux et de télécommunication Montant prévisionnel Montant réalisé au titre du précédent bilan, le cas échéant Montant réalisé cumulé à la date du présent bilan 640,00 295,00 422,00 127,00 Nature de la dépense Date d'acquittement de la dépense Mode de justification 15-janv-14 Mandat n 3 09-juil-14 Mandat n 7 dont 640,00 295,00 295,00 Facture C 15-sept-13 Mandat n 4 127,00 127,00 Facture F 09-juil-14 Mandat n 8 Total 6 090,00 2 815,00 4 698,00 1 883,00 Prévisionnel 2013 + 2014 Réalisé 2013 Réalisé 2013 + 2014 Réalisé 2014

Les dépenses en nature (cf tableau II-6) correspondent à une mise à disposition de personnels par l académie de Lille. Leur montant correspond aux rémunérations de l enseignant/e coordonnateur/trice : - de janvier à décembre 2013 pour le bilan intermédiaire - de janvier 2013 à août 2014 pour le bilan final Le montant est notifié à l établissement par les services académiques au terme de chaque tranche annuelle d exécution. Exemple (bilan final) : dont Détail par type de dépenses Mise à disposition de biens immobiliers, d'équipement, de matières premières, Mise à disposition de prestations, de personnels, travail bénévole, Montant prévisionnel Réalisé 2013 + 2014 Montant réalisé Dépenses Montant réalisé au titre du cumulé à la nouvelles précédent réalisées date du bilan, le cas présent bilan C = B - A échéant A B C 85 800,00 57 280,00 93 480,00 36 200,00 Modes de valorisation des dépenses nouvelles réalisées Base de calcul Mode de justification (désignation et référence des pièces justificatives afférentes) dont mise à disposition de l'enseignant/e coordonnateur/trice 85 800,00 57 280,00 57 280,00 Rémunération sur 12 mois de janvier à décembre 2013 Fiches de paie 36 200,00 36 200,00 Rémunération sur 8 mois de janvier à août 2014 Fiches de paie Total 85 800,00 57 280,00 93 480,00 36 200,00 Prévisionnel 2013 + 2014 Réalisé 2013 Réalisé 2014

Pour mémoire, le tableau II récapitulatif des dépenses réalisées ne doit pas être renseigné (se complète automatiquement à partir des données saisies dans les tableaux de dépenses) Exemple de bilan final : Poste de dépenses Montant agréé Montant réalisé au titre du Montant réalisé cumulé à la Dépenses nouvelles précédent bilan, date du présent réalisées le cas échéant bilan C = B - A A B C Modes de comptabilisation L1 Dépenses directes de personnel 0,00 0,00 0,00 0,00 L 2 Dépenses de fonctionnement directement rattachables à l'opération 6 090,00 2 815,00 4 698,00 1 883,00 L3 Prestations externes directement liées et nécessaires à l'opération 3 000,00 1 450,00 2 440,00 990,00 L4 Dépenses directes liées aux participants à l'opération 4 500,00 2 380,00 4 310,00 1 930,00 voir détail ci-après (tableau II-1) voir détail ci-après (tableau II-2) voir détail ci-après (tableau II-3) voir détail ci-après (tableau II-4) L5 Dépenses indirectes de fonctionnement ("frais généraux") * 2 118,00 1 039,00 1 801,60 762,60 20% x (L1 + L2 + L4) L6 Dépenses en nature 1 85 800,00 57 280,00 93 480,00 36 200,00 voir détail ci-après (tableau II-6) Total 101 508,00 64 964,00 106 729,60 41 765,60 Sous-total dépenses directes (L1 à L4) 13 590,00 6 645,00 11 448,00 4 803,00 Prévisionnel 2013+2014 Tranche 2013 Total 2013 + 2014 Tranche 2014

Les ressources mobilisées (volet III) le Fonds social européen des ressources en nature qui correspondent au montant de la rémunération chargée de l enseignant/e coordonnateur/trice. Le justificatif de leur versement est constitué par une attestation de paiement annuelle établie par les services académiques, dont 1 exemplaire est transmis directement au GIP Le tableau III doit présenter la synthèse de ces deux ressources reprendre les montants prévisionnels conformément au plan de financement conventionné 2013 2014 total Période du 01/01/2013 au 31/12/2013 Période du 01/01/2014 au 31/08/2014 Financeurs % % % Fonds social européen (FSE) Ressources en nature Ressources totales 9 420 15,50% 6 288 15,50% 15 708 15,50% 51 500 84,50% 34 300 84,50% 85 800 84,50% 60 920 100% 40 588 100% 101 508 100% bilan intermédiaire : ressources prévisionnelles de la tranche 2013 bilan final : ressources prévisionnelles totales

- le bilan intermédiaire retrace les ressources mobilisées entre le 1 er janvier et le 31 décembre 2013 Exemple dont dont Organismes financeurs 1. Fonds social européen (FSE) 2. Autres financements publics 3. Financements externes privés 4. Autofinancement Plan de financement prévisionnel Ressources agréées Taux d'intervention Ressources mobilisées - Montant réalisé au titre du précédent bilan, le cas échéant Plan de financement réalisé Ressources mobilisées - cumul à la date du présent bilan Ressources nouvelles mobilisées E = D - C A B C D E F 9 420,00 15,5% 0,00 7 684,00 7 684,00 11,8% Le bilan FSE Le montant du FSE mobilisé correspond au total des dépenses acquittées par l établissement + frais indirects (= somme des lignes 1 à 5 du tableau II) Taux d'intervention, sur la base de la colonne D (cumul à la date du présent bilan) dont (a) Recettes générées (b) Autre autofinancement 5. Apports en nature 1 Total des ressources (1+2+3+4+5) 51 500,00 84,5% 0,00 57 280,00 57 280,00 88,2% 60 920,00 0,00 64 964,00 64 964,00 Prévisionnel 2013 (montant et taux) Réalisé (montant et taux) Les apports en nature sont d un montant égal à celui des dépenses en nature (tableau II-6)

- le bilan final retrace les ressources mobilisées entre le 1 er janvier 2013 et le 31 août 2014 Exemple Organismes financeurs 1. Fonds social européen (FSE) Plan de financement prévisionnel Ressources agréées Taux d'intervention Ressources mobilisées - Montant réalisé au titre du précédent bilan, le cas échéant Plan de financement réalisé Ressources mobilisées - cumul à la date du présent bilan Ressources nouvelles mobilisées Taux d'intervention, sur la base de la colonne D (cumul à la date du présent bilan) E = D - C A B C D E F 15 708,00 15,5% 7 684,00 13 249,60 5 565,60 13,3% 2. Autres financements publics dont 3. Financements externes privés dont 4. Autofinancement dont (a) Recettes générées (b) Autre autofinancement 5. Apports en nature 1 Total des ressources (1+2+3+4+5) 85 800,00 84,5% 57 280,00 93 480,00 36 200,00 86,7% 101 508,00 64 964,00 106 729,60 41 765,60 Prévisionnel 2013 (montant et taux) Réalisé 2013 Réalisé 2013 + 2014 Réalisé 2014 (montant et taux)

Points de vigilance : le total des dépenses réalisées (tableau II) doit être égal au total des ressources mobilisées (tableau III) Les montants se reportent en principe de manière automatisée sur l attestation finale. A vérifier! les tableaux de dépenses doivent être signées par le chef d établissement + l agent comptable (permet de justifier de l acquittement des dépenses). le fichier contient des formules de calcul qui ne doivent pas être modifiées afin de préserver la cohérence des tableaux (seules les cellules «blanches» doivent être renseignées)

2. La synthèse qualitative Elle doit être rédigée sur un document distinct à annexer au bilan et respecter la trame définie dans le volet I-A du bilan d exécution Elle doit permettre d apprécier, le contenu, le déroulement et l impact de l opération cofinancée Elle doit contenir des éléments d analyse sur les résultats obtenus et sur les écarts constatés par rapport au projet initial Elle doit permettre d apprécier la cohérence avec les dépenses déclarées La synthèse jointe au bilan intermédiaire devra rendre compte de la réalisation de l opération sur la tranche 2013 La synthèse jointe au bilan final devra rendre compte de la réalisation sur la tranche 2014 mais également présenter le bilan global de l opération ainsi que l analyse des résultats obtenus sur la durée totale de réalisation

Points de vigilance : Rendre compte des activités mises en place (en particulier lorsque des dépenses sont présentées) Rendre compte de tous les événements ayant eu une incidence sur la mise en œuvre de l opération (absence de personnels, problèmes liés aux locaux, déménagement, travaux ) Expliquer sur quels critères et suivants quelles modalités ont été sélectionnés les participants au cours de la période considérée Ne pas négliger de renseigner les modalités de prise en compte des priorités communautaires (égalité filles-garçons, égalité des chances, publicité) Les données quantitatives doivent être cohérentes avec les indicateurs D1 et D2 et avec les pièces jointes (sur le nombre de participants (total et par session), sur les situations de rupture

3. Les pièces non comptables justifiant l action réalisée (établir la liste dans le tableau C1 du bilan d exécution) Liste générale des élèves pour chaque tranche annuelle d exécution Liste des élèves par session, tranche d âge, classe d origine et taux de présence effective Calendrier des sessions Emploi du temps hebdomadaire de chaque session notion de présence effective / cohérence avec la période d exécution concernée

4. Les pièces non comptables justifiant la publicité de l aide FSE (établir la liste dans le tableau C2 du bilan d exécution) Photos de l affichage dans les locaux du collège et dans les locaux de la classe relais Copie de documents authentiques utilisées pour la mise en œuvre de l opération Exemplaire des supports de communication notion de document authentique

5. Pièces comptables et non comptables justifiant les dépenses et ressources déclarées : Pièces comptables : copie des mandats, des factures, des conventions le cas échéant (pour les loyers, les prestations notamment), copie des fiches de paie, états de frais de déplacement, copie des titres de transport, ticket de caisse Pièces non-comptables : tous les justificatifs permettant d établir le lien entre la dépense et l action mise en oeuvre Exemples : Prestations culturelles, sportive, sorties scolaires : justificatif de présence des élèves (copie de la fiche de présence ou attestation a posteriori établie par le chef d établissement listant les élèves présents) Frais de déplacement restauration : justificatif de présence des élèves et/ou des personnels, convention de stage (le cas échéant) Justificatif de la mise en concurrence pour les recours à des prestataires externes, transporteurs privés (3 devis ou attestation justifiant l absence de mise en concurrence par les caractéristiques spécifiques de la prestation).

Une possibilité : modifier la convention en cas de sous-réalisation de la tranche 2013 Contexte : les dépenses réalisées au terme de la tranche d exécution 2013 sont inférieures au montant prévisionnel et L EPLE souhaite reporter les crédits non utilisés sur la tranche 2014 Modalités (cf article 12 de la convention FSE) : produire un bilan intermédiaire complet (= recevable) au plus tard le 30 avril 2014 faire une demande expresse (cf modèle joint) établir un plan de financement modifié sans augmenter le montant de la subvention FSE (cf modèle joint) Donne lieu à la conclusion d un avenant soumis pour avis au comité régional de programmation (date de réunion : 13 juin 2013) Le bilan FSE

RESSOURCES DEPENSES Exemple Le bilan FSE Dépenses directes de fonctionnement Dépenses directes de prestations de services Dépenses directes liées aux participants Dépenses indirectes* Dépenses en nature Dépenses totales Fonds social européen (FSE) Ressources en nature Ressources totales 2013 2014 Période du 01/01/2013 au 31/12/2013 Période du 01/01/2014 au 31/08/2014 total 2013 ** 2014 Période du 01/01/2013 au 31/12/2013 Période du 01/01/2014 au 31/08/2014 3 650 6% 2 440 6% 6 090 6% 2 815 4% 3 275 8% 6 090 6% 1 800 3% 1 200 3% 3 000 3% 1 450 2% 1 550 4% 3 000 3% 2 700 4,40% 1 800 4,40% 4 500 4% 2 380 3,66% 2 120 5,01% 4 500 4% 1 270 2,10% 848 2,10% 2 118 2% 1 039 1,60% 1 079 2,55% 2 118 2% 51 500 84,50% 34 300 84,50% 85 800 85% 57 280 88,17% 34 300 81,04% 91 580 85% 60 920 100% 40 588 100% 101 508 100% 64 964 100% 42 324 100% 107 288 100% 9 420 15,50% 6 288 15,50% 15 708 15,50% 7 684 11,83% 8 024 18,96% 15 708 15,50% 51 500 84,50% 34 300 84,50% 85 800 84,50% 57 280 88,17% 34 300 81,04% 91 580 84,50% 60 920 100% 40 588 100% 101 508 100% 64 964 100% 42 324 100% 107 288 100% total * Les dépenses indirectes (=frais généraux) sont calculées sur une base forfaitaire : 20% de toutes les dépenses directes (déduction faite des dépenses directes de prestations) ** Les dépenses de la tranche 2013 modifiée correspondent aux dépenses déclarées dans le bilan intermédiaire.

Informations pratiques Le bilan d exécution doit être téléchargé sur le site de l Académie, rubrique «l académie», «Fonds social européen», «rendre compte d une opération» Le bilan d exécution doit être envoyé au GIP-FCIP suivant les modalités suivantes : 1 exemplaire par courrier Adresse postale : GIP-FCIP Département Europe, Service d assistance technique FSE 11 rue de Thionville BP 10023-59 009 LILLE Cedex 1 version électronique Adresse électronique : gip.europe-sat@ac-lille.fr Les bilans d exécution seront traités dans l ordre de leur réception

DERNIERES RECOMMANDATIONS Prévoir une relecture complète du bilan avant envoi Vérifier que toutes les signatures sont présentes accompagnées des cachets et de la date Les documents joints au bilan intermédiaire n ont pas à être communiqués lors du bilan final Vérifier la cohérence des tableaux : Indicateurs sur les sorties : tableaux D1 et D2 Total des dépenses = total des ressources : tableaux II et III et attestation finale

Classer les pièces justificatives Respecter l ordre du bilan Grouper ensemble les pièces justificatives afférentes à une même dépense (ex : copie d une facture + copie du mandat + attestation du chef d établissement) Regrouper les pièces dans 5 pochettes : 1. Conditions de réalisation de l opération (Volet I - Liste C1) 2. Respect de l obligation de publicité (Volet I Liste C2) 3. Dépenses de fonctionnement (correspondant au tableau II-2 4. Prestations externes (correspondant au tableau II-3) 5. Dépenses liées aux participants (correspondant au tableau II-4) Photocopier le bilan et l ensemble des pièces jointes pour conservation dans le dossier unique de l établissement N oubliez pas d envoyer une version électronique du bilan (uniquement le fichier Excel) à gip.europe-sat@ac-lille.fr!