Intégration d informations de PStage dans Apogée

Intégration d informations de PStage dans Apogée 103, BOULEVARD SAINT-MICHEL 75005 PARIS TEL. : 01 44 32 90 00 1

TABLE DES MATIERES 1. COUVERTURE DES EVOLUTIONS ATTENDUES... 3 2. PRESENTATION DETAILLEE DE L EVOLUTION... 3 2.1. SYNTHESE DE L EXISTANT... 3 2.1.1. Présentation... 3 2.2. DESCRIPTION DE LA PROBLEMATIQUE... 3 2.3. DESCRIPTION DES EVOLUTIONS ATTENDUES... 3 2.3.1. Solution fonctionnelle... 3 2.3.1.1. Affichage des informations PStage dans le domaine «dossier étudiant» d Apogée... 4 2.3.1.2. Affichage des informations PStage dans l édition du dossier étudiant... 5 2.3.2. Solution technique... 7 2.3.2.1. Solution 1 : Connecteur de récupération des informations PStage... 7 2.3.2.2. Solution 2 : Récupération des informations par un service web Apogée... 8 2.3.2.3. Solution 3 : Récupération des informations PStage par duplication des données... 9 2.3.3. Limites... 10 2.3.4. Livrables spécifiques... 10 103, BOULEVARD SAINT-MICHEL 75005 PARIS TEL. : 01 44 32 90 00 2

1. COUVERTURE DES EVOLUTIONS ATTENDUES L'objectif de ce cahier des charges est la rédaction d un Dossier de Conception Détaillée relatif à l intégration dans Apogée d informations en provenance de l outil de gestion des stages étudiant, Pstage. 2. PRESENTATION DETAILLEE DE L EVOLUTION 2.1. SYNTHESE DE L EXISTANT 2.1.1. PRESENTATION L outil Apogée/Pstage permet d administrer et gérer les offres de stages et d emploi ainsi que les conventions de stages au sein d un établissement. Cet outil, interfacé avec Apogée, est composé de plusieurs modules permettant à la fois un paramétrage organisationnel de la gestion des stages (définition des centres de gestion et de leurs critères, rattachement des personnes de ces centres de gestion) et une gestion des offres de stages et d emploi à destination des étudiants. Le module Apogée/PStage permet de gérer les stages au sein même de l offre de formation d un établissement. Pour cela, il offre la possibilité de paramétrer les centres de gestion des stages et de réaliser une gestion complète des établissements d accueil, des offres de stages et d emploi ainsi que des conventions de stage. 2.2. DESCRIPTION DE LA PROBLEMATIQUE Depuis le déploiement de ce module, l Amue a décidé de ne plus faire évoluer le domaine stage d apogée et n assure qu une maintenance corrective jusqu'à ce que ce domaine disparaisse au profit de ce nouveau module PStage. Ce dernier s appuie sur les informations contenues dans Apogée pour récupérer une partie de son offre de formation, vérifier l inscription de l étudiant ou encore remonter les crédits européens rattachée au cursus de l étudiant. Parallèlement, Apogée doit pouvoir récupérer des informations sur les stages des étudiants, contenues au sein du système d information de PStage afin de les rendre accessibles pour les gestionnaires et utilisateurs d Apogée ou de tout autre outil de gestion de la scolarité. 2.3. DESCRIPTION DES EVOLUTIONS ATTENDUES 2.3.1. SOLUTION FONCTIONNELLE Actuellement, cette passerelle n existe pas entre Apogée et PStage. Le besoin serait donc de mettre en place une solution qui permette de récupérer ces informations et de les afficher dans le domaine «Dossier étudiant» d Apogée et au sein de l édition du dossier étudiant. 103, BOULEVARD SAINT-MICHEL 75005 PARIS TEL. : 01 44 32 90 00 3

Précision : l objectif principal de cette passerelle est d afficher dans Apogée les informations les plus utiles pour le gestionnaire. En effet, Apogée n a pas vocation à remplacer PStage au niveau de l affichage des informations liées au stage de l étudiant. Les informations à récupérer de PStage seront les suivantes : - Code et libellé de l enseignement stage, - Nom de l organisme d accueil (à confirmer selon confidentialité) - Lieu du stage - Date de début - Date de fin - Durée - Sujet du stage - Durée hebdomadaire Précision : pour permettre à Apogée de répondre à la future remontée SISE stage, certaines informations pourront être rapatriées de PStage sans qu elles ne soient affichées dans le domaine «Dossier étudiant». Ceci afin de limiter les impacts de cette enquête SISE. 2.3.1.1. Affichage des informations PStage dans le domaine «dossier étudiant» d Apogée Pour permettre l affichage des informations PStage dans le domaine «Dossier étudiant», un nouvel écran sera créé. Ce nouvel écran sera disponible à partir de l écran «synthèse pédagogique» d Apogée. Pour y accéder, un nouveau bouton «Stage» sera placé en bas de l écran (voire Écran n 1 : nouveau bouton Stage, page 4). Écran n 1 : nouveau bouton Stage Ce bouton sera accessible uniquement lorsque l étudiant a au moins un stage de saisi dans le module PStage. 103, BOULEVARD SAINT-MICHEL 75005 PARIS TEL. : 01 44 32 90 00 4

Le nouvel écran s intitulera «Synthèse stage (visualisation)» et sera accessible aux personnes elles-mêmes habilitées pour accéder aux écrans du domaine «Dossier étudiant» d apogée (voir Écran n 2 : synthèse stage, page 5). Un bouton «synthèse IP» permettra au gestionnaire de revenir à l écran principal. Aucune modification ne sera possible à partir de cet écran. Écran n 2 : synthèse stage 2.3.1.2. Affichage des informations PStage dans l édition du dossier étudiant L édition du dossier étudiant Apogée devra évoluer afin d afficher les informations liées au stage de l étudiant. Les deux éditions concernées sont l édition sous la forme de rubriques ou de curriculum-vitae. Les informations présentes dans ces éditions seront identiques à celle présentes dans le nouvel écran «Synthèse stage». Les informations à récupérer de PStage seront les suivantes : - Code et libellé de l enseignement stage, - Nom de l organisme d accueil (à confirmer selon confidentialité) - Lieu du stage - Date de début - Date de fin - Durée - Sujet du stage - Durée hebdomadaire 103, BOULEVARD SAINT-MICHEL 75005 PARIS TEL. : 01 44 32 90 00 5

Pour permettre de faire apparaître les informations liées au stage d un étudiant, un nouveau témoin sera créé. Ce dernier permettra d afficher ou non le bloc «synthèse stage» selon la valeur du témoin «Stage» présent dans l écran «Edition du dossier étudiant» (voir Écran n 3 : Lancement de l'édition du DE, page 6). Écran n 3 : Lancement de l'édition du DE Les informations liées au stage de l étudiant seront affichées au sein d un nouveau bloc «Synthèse stage» situé sous le bloc «Synthèse administrative». Si la case à cocher «Stage» est activée alors le bloc «Synthèse stage» apparaîtra dans l édition du dossier étudiant même si aucun stage n a été créé (voir Écran n 4 : Edition du dossier étudiant, page 7). 103, BOULEVARD SAINT-MICHEL 75005 PARIS TEL. : 01 44 32 90 00 6

Écran n 4 : Edition du dossier étudiant 2.3.2. SOLUTION TECHNIQUE Pour pouvoir afficher les informations de PStage, il est tout d abord nécessaire de les récupérer avant affichage dans les écrans et éditions Apogée. Pour cela, trois solutions sont envisagées, la récupération des informations via un service web ou via la duplication des données PStage au sein d Apogée. Attention : le critère de «fraîcheur» des données PStage souhaitées prédéterminera la solution à mettre en place dans le cadre de ce chantier. En effet, si les données affichées dans Apogée doivent être les plus récentes alors la solution n 1 ou 2 pourrait être retenue. Par contre, si les données affichées dans Apogée supportent un décalage d une journée alors la solution de duplication des données via un batch (comme OPI) pourrait être préférée. 2.3.2.1. Solution 1 : Connecteur de récupération des informations PStage Les informations récupérées de Pstage et à afficher dans Apogée ou dans l édition du dossier étudiant seront récupérées via un connecteur. Le schéma ci-dessous illustre le processus d appel et de récupération des informations PStage par Apogée (voir Figure 1 : Processus de récupération des informations Pstage dans Apogée, page 8). Même si cette solution semble intéressante et simple à mettre en œuvre, cette dernière ne sera pas retenue pour deux raisons majeures : - Au vue des nombreuses sollicitations du service web lors de la consultation, de l édition individuelle ou en masse du dossier étudiant, il ne semble pas possible d utiliser ce moyen pour récupérer les informations issues de PStage. En effet, si les appels au service web deviennent trop nombreux, ceci entraînera des problèmes de temps de réponse et de disponibilité du connecteur. 103, BOULEVARD SAINT-MICHEL 75005 PARIS TEL. : 01 44 32 90 00 7

- Ne connaissant pas les besoins du ministère en terme de remontée Sise, il n est pas possible de spécifier en une fois un service web permettant à la fois de récupérer les informations pour Apogée et celles pour le ministère. Ce qui obligerait à développer le service web en plusieurs temps. Figure 1 : Processus de récupération des informations Pstage dans Apogée 1. appel du connecteur PStage par Apogée, 2. interrogation de la base de données PStage par le connecteur, 3. réponse de la base de données au connecteur, 4. restitution des informations demandées par le connecteur à Apogée, 5. affichage des informations liées au stage de l étudiant dans Apogée ou dans l édition du dossier étudiant. 2.3.2.2. Solution 2 : Récupération des informations par un service web Apogée Lors de la création ou de la modification d un stage via le module Pstage, ce dernier appel un web service Apogée qui insère ou modifie les informations contenues dans la (les) table(s) «Pstage» contenue(s) dans la base de données Apogée. Le principe se baserait sur le même principe que le connecteur OPI (voir Figure 2 : Processus de récupération des informations Pstage via un connecteur, page 9). 103, BOULEVARD SAINT-MICHEL 75005 PARIS TEL. : 01 44 32 90 00 8

Figure 2 : Processus de récupération des informations Pstage via un connecteur 1. appel du connecteur «Stage» d Apogée par Pstage, 2. insertion ou modification des informations contenues dans la (les) table(s) de la base de données Apogée, 3. affichage des informations liées au stage de l étudiant dans Apogée ou dans l édition du dossier étudiant. Impact PStage : - modification de PStage pour que ce dernier appelle le connecteur connecteur Apogée à chaque création ou modification d une convention de stage. 2.3.2.3. Solution 3 : Récupération des informations PStage par duplication des données Lors de la création ou de la modification d un stage via le module Pstage, ce dernier enregistrera dans un fichier plat les informations liées à l opération réalisées. Chaque jour ou à la demande, Apogée exécute un batch qui récupère ce fichier plat et insère ou modifie les informations contenues dans la (les) table(s) «Pstage» contenue(s) dans la base de données Apogée. Le principe de fonctionnement serait identique au batch d import des données OPI dans Apogée (voire «Figure 3 : Récupération des informations PStage par duplication des données», page 10). 103, BOULEVARD SAINT-MICHEL 75005 PARIS TEL. : 01 44 32 90 00 9

Figure 3 : Récupération des informations PStage par duplication des données 1. mise à jour par PStage du fichier plat lors d une création/modification d un stage, 2. récupération par apogée du fichier plat tous les jours ou à la demande, 3. insertion/modification des informations contenues dans le fichier plat dans le(s) table(s) PStage de la base de données Apogée, 4. affichage des informations liées au stage de l étudiant dans Apogée ou dans l édition du dossier étudiant. Impacts PStage : - génération d un fichier plat par PStage lors de la création ou modification d une convention de stage. - dépôt par PStage du fichier généré dans un dossier accessible par le batch Apogée. 2.3.3. LIMITES Sans objet. 2.3.4. LIVRABLES SPECIFIQUES Sans objet. 103, BOULEVARD SAINT-MICHEL 75005 PARIS TEL. : 01 44 32 90 00 10