Conseil Ouest et Centre Africain pour la Recherche et le Développement Agricoles West and Central African Council for Agricultural Research and Development APPEL A MANIFESTATION D INTERET ------------------------ Recrutement de Cabinets pour accompagner la mise en œuvre de la stratégie de communication du PPAAO/WAAPP ------------------------ Ouverture de l appel : 15 novembre 2013 Clôture de l appel : 05 décembre 2013 --------------- AMI N 72.2013 1. Le Conseil Ouest et Centre Africain pour la Recherche et le Développement Agricoles (CORAF/WECARD) a obtenu de ses Partenaires au développement, des fonds pour appuyer la mise en œuvre du son Plan opérationnel (2008-2013) afin de réaliser des améliorations durables de la productivité, de la compétitivité et des marchés dans les Systèmes Nationaux de Recherche Agricole de l Afrique de l Ouest et du Centre. 2. Le Secrétariat Exécutif du CORAF/WECARD chargé de la mise en œuvre de ses activités grâce aux fonds multi bailleurs, a l intention d utiliser une partie de ces fonds pour effectuer des paiements au titre du contrat établi avec le Cabinet chargé d accompagner la mise en œuvre de la stratégie de communication du PPAAO/WAAPP. 3. Les résultats attendus de cette mission sont les suivants: (i) Les coordinations nationales et régionales du PPAAO/WAAPP adoptent un plan de communication répondant au besoin de la mise en œuvre du Programme PPAAO/WAAPP; (ii) Les résultats et les cas de succès sont largement diffusés en Afrique de l Ouest selon une approche multi canal (presse écrite, télévision, radio, internet et média sociaux). 4. Les tâches à réaliser pour produire ces résultats sont détaillées dans les termes de référence ci-joints. 5. Le Directeur Exécutif du CORAF/WECARD invite les consultants ou cabinets à manifester leur intérêt à fournir les prestations décrites. 6. Les consultants ou Cabinets intéressés par cet avis doivent fournir un avis à manifestation d intérêt qui présente : (i) Les activités principales et l année d existence du Cabinet ; (ii) les références concernant l exécution et l expérience de contrats analogues, et les preuves de Termes de références pour la mise en place d un système de management de la qualité au CORAF/WECARD Page 1
leur connaissance du CORAF/WECARD ; (iii) les qualifications générales et le nombre de personnel essentiel permanent. 7. Les consultants ou cabinets ne doivent pas inclure dans la manifestation d intérêt des curriculums vitae (CV), des documents légaux et/où une méthodologie de travail 8. La mission sera étalée sur une période une ANNEE 9. Les consultants ou Bureaux seront sélectionnés en accord avec les procédures définies dans les Directives: «Sélection et Emploi de Consultants dans le cadre des prêts de IBRD, des crédits de AID et les subventions par les Emprunteurs de la Banque mondiale», version janvier 2011. 10. Les consultants ou Bureaux intéressés peuvent obtenir des informations supplémentaires auprès du Gestionnaire de l Information et de la Communication du CORAF/WECARD, Dr Anatole KONE (anatole.kone@coraf.org) et aux heures suivantes 8h à 12h et de 15h à 17h GMT. Pour plus d informations vous trouverez en annexe les termes de référence de la mission. 11. Les manifestations d intérêt doivent être soumises par e-mail à l adresse proposals@coraf.org ou adressées au Directeur Exécutif du CORAF/WECARD, 7 Avenue Bourguiba, Dakar (Sénégal) le 05 décembre 2013 à 17h00 GMT au plus tard. Dr Harold Roy-Macauley Directeur Exécutif du CORAF/WECARD Termes de références pour la mise en place d un système de management de la qualité au CORAF/WECARD Page 2
TERMES DE REFERENCE RECRUTEMENT D UN CABINET DE COMMUNICATION CHARGE D ACCOMPAGNNER LA MISE EN ŒUVRE DE LA STRATEGIE DE COMMUNICATION REGIONALE DU WAAPP/PPAAO 1. CONTEXTE ET JUSTIFICATION La faible productivité du secteur agricole en Afrique de l'ouest est essentiellement due à de faibles niveaux d adoption des technologies, en raison notamment d'une maîtrise insuffisante, d'une utilisation inefficace de ces technologies et d'un déficit d'information et de communication sur celles-ci. Pour relever ce défi, le Programme de productivité agricole en Afrique de l Ouest (PPAAO/WAAPP) qui vise, l amélioration de la productivité agricole tout en favorisant l intégration régionale comme instruments de promotion d une croissance partagée et de réduction de la pauvreté en Afrique de l Ouest, s'est engagé à générer et à diffuser des technologies au profit des acteurs de développement. Dans ce cadre, le PPAAO/WAAPP a élaboré une stratégie de communication régionale visant à accélérer l'adoption des technologies améliorées. Cette stratégie s'appuie sur une approche de communication pour le changement de comportement et l utilisation intensive des technologies de l information et de la communication, notamment les médias sociaux. Pour la mise en œuvre de cette stratégie de communication, le CORAF/WECARD à l intention d utiliser une partie des crédits qui lui sont alloués dans le cadre du Programme de productivité agricole en Afrique de l Ouest pour recruter un cabinet de communication institutionnelle. 2. OBJECTIFS ET RÉSULTATS ESCOMPTÉS 2.1 Objectif général L'objectif général visé à travers ce dispositif est de permettre au Programme de productivité agricole en Afrique de l Ouest coordonné par le CORAF/WECRD d avoir Termes de références pour la mise en place d un système de management de la qualité au CORAF/WECARD Page 3
un accompagnement en communication institutionnelle et communication pour le développement. 2.2 Objectifs spécifiques Les objectifs spécifiques recherchés sont de : fournir au CORAF/WECARD une assistance technique en gestion de communication de projet agricole ; renforcer les capacités organisationnelles et managériales des coordinations nationales du WAAPP/PPAO en communication institutionnelle et communication pour le développement. 2.3 Les résultats attendus Le prestataire recruté devra atteindre les résultats suivants : Résultat 1 : Les coordinations nationales et régionale du WAAPP/PPAAO adoptent un plan de communication annuel répondant aux besoins de la mise en œuvre du programme du WAAPP/PPAAO. Résultat 2 : les résultats et les cas de succès des projets WAAPP/PPAAO sont largement diffusés en Afrique de l Ouest selon une approche multicanal (presse écrite, télévision, radio, internet et médias sociaux) afin d assurer la visibilité du programme. Résultat 3 : les chargés de communications des pays bénéficiaires de projets WAAPP/PPAAO disposent d'outils et de capacités pour une meilleure gestion de l information et de la communication de leurs activités et adoptent des stratégies de visibilité de leur projet et de communication pour le changement de comportement. Résultat 4 : Le CORAF/WECARD et les coordinations nationales du WAAPP/PPAAO développent une bonne gouvernance de leur initiative de communication. Termes de références pour la mise en place d un système de management de la qualité au CORAF/WECARD Page 4
3. CHAMP D'INTERVENTION 3.1 Généralités 3.1.1 Description de la mission Il s'agit d'une fourniture de services d assistance technique en communication institutionnelle et en communication pour le développement des initiatives de communication du CORAF/WECARD et des coordinations nationales du WAAPP/PPAAO. 3.1.2 Zone géographique à couvrir Les pays de l Afrique de l Ouest bénéficiaires du programme WAAPP/PPAAO. 3.1.3 Groupes cibles Acteurs nationaux des SNRA : politique publique, recherche, production, conseils et vulgarisation, formation, secteur privé intervenant dans le secteur agricole. 3.2 Activités spécifiques v Appui à l élaboration des plans de communication annuel des coordinations nationales et régionale 1- Evaluation de de la mise en œuvre des projets de communication des coordinations nationales du WAAPP, et formulation de recommandations, en particulier sur : - la pertinence des projets de communication prioritaires en fonction du PTBA des coordinations nationales ; - l'existence d'une stratégie de communication pour le changement de comportement pour au moins deux technologies agricoles ; - l'existence d un plan d action médias sociaux en vue de promouvoir le partage d informations et des connaissances au plan régional. Termes de références pour la mise en place d un système de management de la qualité au CORAF/WECARD Page 5
2- Participation à l élaboration du plan d action de communication régionale et formulation de recommandations, en particulier sur : - la prise en compte des besoins prioritaires des coordinations nationales des WAAPP/PPAAO ; - la prise en compte des nouvelles initiatives qui pourraient intervenir en cours de mise en œuvre et se fondant sur les recommandations des rencontres de pilotage et de suivi du programme. v Diffusion à grande échelle des cas de succès des projets WAAPP/PPAAO 1- Identification et évaluation des supports et outils de communication et d information pour la diffusion à grande échelle des cas de succès des projets2- Elaboration d un plan de diffusion multimédia avec indication des objectifs, des cibles, des activités, des résultats attendus et des indicateurs de performance. 2- Appui à la mise en œuvre et du suivi du plan de diffusion multimédia. 3- Evaluation de la performance et des effets de la mise en œuvre du plan de diffusion multimédia. v Renforcement des capacités des chargés de communications du WAAPP/PPAAO 1- Animation d une session de formation destinée aux chargés de communication du WAAPP/PPAAO sur le story telling et la production de contenus. L'accent sera porté sur la rédaction de scénario et de scripts, l utilisation de la photo et de la vidéo pour la documentation et des cas de succès. 2- Animation d une session de formation destinée aux chargés de communication du WAAPP/PPAAO sur le community management. L accent sera porté sur la définition des objectifs et l élaboration du plan de diffusion, les plateformes (facebook, twitter, youtube), la publicité et les indicateurs clés de performance pour le suivi des résultats. 3- Coaching et fourniture de conseils à distance aux chargés de communication du WAAPP/PPAAO sur la gestion des projets de communication. L accent sera mis sur la fourniture d avis sur des projets de termes de référence, des conseils sur la mise en œuvre d activités, de feedback sur des démarches de résolution de conflits avec des prestataires de services. Termes de références pour la mise en place d un système de management de la qualité au CORAF/WECARD Page 6
v Gouvernance des projets de communication 1- Diagnostic des pratiques et outils de gouvernance de la communication des coordinations nationales du WAAPP/PPAAO : existence d un groupe technique national constitué et fonctionnel, convocation régulière des organes du GTN, existence de compte rendus et procès-verbaux, transparence dans la gestion des budgets de communication, existence de procédures de validation de la qualité des produits, etc. 2- Si nécessaire, formulation de recommandations pour renforcer la gouvernance. 4. PROFIL DU CABINET ET COMPOSITION DE L EQUIPE 4.1 Profil du cabinet Le cabinet de communication devra : - être un cabinet de communication institutionnelle ou de développement ; - avoir une bonne expérience en matière d élaboration et d accompagnement dans la mise en œuvre de stratégie de communication, avec au moins deux références de clients ; - avoir une bonne expérience des réseaux sociaux (Facebook, Linkedin, Viadeo et Twitter) ; - avoir une bonne expérience en matière de conception et de réalisation de supports de communication audiovisuels ; - avoir une expérience dans l animation de formation d adultes, au moins 10 références de sessions animées ; - avoir une expérience dans l élaboration et la mise en œuvre de plan de diffusion média ; - avoir une bonne connaissance des projets de développement en agriculture ; - avoir une bonne connaissance de l Afrique de l Ouest et du Centre. Termes de références pour la mise en place d un système de management de la qualité au CORAF/WECARD Page 7
4.2 Experts principaux Le cabinet devra proposer une équipe d experts qui seront appelés à exercer une fonction importante dans l'exécution du futur contrat. Ils sont désignés par par le terme "experts principaux". Ils doivent avoir le profil suivant : Expert principal, chef de mission : qualifications et compétences obligatoires - Formation universitaire en communication/marketing/gestion de projet (BAC + 5 ou Équivalent) - Disposer d au moins 10 ans d expérience professionnelle dont 5 ans au moins dans le secteur de la communication institutionnelle - Disposer d une compétence en gestion de projets de communication en agriculture avec des équipes pluridisciplinaires et impliquant les bénéficiaires notamment en planification, suivi et évaluation - Disposer d une expérience avérée dans l élaboration et la mise en œuvre de stratégies de communication - Disposer d une bonne connaissance de la gestion des relations médias - Maitrise des techniques de négociation, de facilitation des processus, de plaidoyer et de relations publiques - Bonne connaissance du contexte de l Afrique de l Ouest - Avoir une capacité de rédaction et de présentation de rapport d activités - Connaissances linguistiques : une maîtrise du français et de l anglais Appui à l élaboration des plans de communication annuel Expert principal : qualifications, compétences et expérience professionnelle obligatoires - Diplôme supérieur d'au moins niveau master en communication ou marketing ou domaine similaire - Avoir des compétences en élaboration de plan d action et d accompagnement dans la mise en œuvre - Disposer d une qualification professionnelle pertinente, notamment dans la gestion de projets de communication - Avoir une bonne connaissance de la communication pour le changement de comportement Termes de références pour la mise en place d un système de management de la qualité au CORAF/WECARD Page 8
- Avoir une bonne connaissance des médis sociaux, notamment facebook, twitter et youtube - Maîtrise de la langue française et de l anglais Diffusion à grande échelle des cas de succès des projets WAAPP/PPAAO Expert principal: qualifications, compétences et expérience professionnelle obligatoires - Diplôme universitaire de moins niveau master, de préférence dans les sciences de l information, de la communication, ou du marketing - Avoir une expérience d au moins 2 ans dans l élaboration et le suivi de la mise en œuvre de plans médias et de gestion de budget - Avoir une expérience dans l élaboration de stratégie de communication - Avoir de bonnes capacités de négociation des budgets auprès des supports et de prestataires - Avoir une expérience de suivi de création publicitaire - Avoir une expérience avérée de veille médiatique - Avoir une expérience de la supervision de campagne et d évaluation du retour sur investissement - Avoir une connaissance des procédures d achat d espace médias dans les médias internationaux - Maîtrise de la langue française et de la langue anglaise Renforcement des capacités des chargés de communications du WAAPP/PPAAO Expert principal: qualifications, compétences et expérience professionnelle obligatoires - Diplôme universitaire d'au moins niveau maîtrise, de préférence de formation polyvalente. - Expérience pratique d animation de sessions de formation en communication agricole - Avoir une bonne connaissance de la communication pour le changement de comportement - Avoir une bonne connaissance de la capitalisation d expérience, du story telling et des médias sociaux Termes de références pour la mise en place d un système de management de la qualité au CORAF/WECARD Page 9
- Expérience en gestion de programmes de formation (rédaction de note conceptuelle, préparation, suivi et reporting) - Bonne connaissance des projets de développement agricoles - Disposer d une bonne connaissance du contexte de l Afrique de l ouest et de la recherche développement agricole - Maîtrise de la langue française et de la langue anglaise Gouvernance des projets de communication Expert principal: qualifications, compétences et expérience professionnelle obligatoires - Diplôme universitaire d'au moins niveau maîtrise, de préférence de formation polyvalente - Avoir au moins 2 ans d expérience professionnelle dans le conseil en organisation ou le diagnostic institutionnel en Afrique de l Ouest - Avoir une expérience en gestion de projets - Avoir une expérience avérée en études (enquête de satisfaction, sondage) - Disposer d une bonne connaissance du contexte de l Afrique de l ouest et de la recherche développement agricole - Maîtrise de la langue française et de la langue anglaise 4.2 Autres experts, personnel de soutien et appui technique Les curriculum vitae des experts autres que les experts principaux ne doivent pas être inclus dans les offres. Le prestataire choisit et engage d'autres experts selon ce qui est nécessité par les besoins. Les procédures suivies par le prestataire pour le recrutement des autres experts doivent être transparentes et reposer sur des critères définis au préalable, notamment les qualifications professionnelles, les compétences linguistiques et l'expérience professionnelle. Le coût de l'appui technique et du personnel de soutien, selon les besoins, est considéré comme étant inclus dans l'offre financière du soumissionnaire. 5. RAPPORTS 5.1 Rapports obligatoires Le prestataire soumet les rapports suivants en français en un original et 2 copies, ainsi que sous forme électronique (version word) : Termes de références pour la mise en place d un système de management de la qualité au CORAF/WECARD Page 10
Rapport de démarrage - maximum 10 pages (texte principal, annexes exclues). Ce rapport sera soumis au plus tard 15 jours après la signature du contrat. Rapport d exécution trimestriel - maximum 10 pages (texte principal, annexes exclues). Ce rapport sera soumis au plus tard 15 jours après la fin du trimestre. Projet de rapport final - maximum 10 pages (texte principal, annexes exclues). Ce rapport sera soumis au plus tard 15 jours après la fin de la prestation. Rapport final avec les mêmes spécifications que le projet de rapport final, incluant tous les commentaires sur le projet de rapport, reçus des parties concernées. Le rapport final sera fourni au plus tard dans 15 jours après la réception des commentaires sur le projet de rapport final. Le rapport doit contenir une description suffisamment détaillée des différentes options, de manière à permettre la prise d'une décision en connaissance de cause. L'analyse détaillée qui représente la base des recommandations des experts sera présentée dans les annexes au rapport principal. Le rapport final doit être fourni avec la facture correspondante. 5.2 Présentation et approbation des rapports Les rapports susmentionnés seront présentés au CORAF/WECARD (attention Gestionnaire de l information avec copie au Directeur de l administration et des finances) qui peut formuler des commentaires et des recommandations. L'approbation de ces rapports incombe au CORAF/WECARD. 6. SUIVI ET ÉVALUATION Indicateurs d'activités : Mission exécutée conformément au plan d action communication régionale Rapports acceptés sans remarques de fond par le CORAF/WECARD. Termes de références pour la mise en place d un système de management de la qualité au CORAF/WECARD Page 11
Indicateurs de résultats : Le rapport de vérification des dépenses valide les dépenses du prestataire et il est accepté par le CORAF/WECARD. Les indicateurs de résultats du cadre logique sont correctement documentés au terme de l'exécution du projet. Des supports de communication et d'information sont produits dans une forme qui permet la capitalisation de l expérience. Termes de références pour la mise en place d un système de management de la qualité au CORAF/WECARD Page 12