PROFIL DE L EMPLOI Titre de l emploi : Catégorie de l'emploi : Numéro du plan d'effectif : Agent de soutien administratif classe I (ATE et placement) Soutien administratif 250-ABCL1001 250-ABCL1002 Titre de la direction : Titre du service : Titre du supérieur immédiat: Titre du responsable fonctionnel: Subordonné(s): Direction des études Direction adjointe des études au Service de soutien à l'apprentissage et au développement pédagogique Directeur adjoint des études S/O S/O Clientèle / Relation(s) professionnelle(s): Étudiants Employeurs externes Traitement / Rémunération: Convention collective Date de mise à jour: Février 2014 Page 1 de 5
NATURE DU TRAVAIL En référence au plan de classification: Relevant du directeur adjoint des études au Service de soutien à l'apprentissage et développement pédagogique, la personne occupant l emploi d agent de soutien administratif classe I, pour le poste en lien avec le service d alternance-travail-études et de placement, accomplit un ensemble de travaux administratifs de nature relativement complexe selon des méthodes et procédures établies et des travaux de secrétariat liés au déroulement des activités de son secteur. Spécifique au poste: Notamment, elle tient à jour les dossiers et les registres concernant le travail accompli et elle effectue la correspondance inhérente à son travail. Elle traite les informations relatives aux dossiers des étudiants, tels que les formulaires d'inscription, les curriculums vitae, les rapports de stages et les offres de placement. Elle saisit diverses informations dans la banque de données. Elle modifie de l'information sur le site internet. Elle accueille les étudiants et répond aux diverses demandes d'information. Elle affiche les offres de stage et de placement et tient à jour les documents exposés sur les présentoirs. Elle participe à l'organisation des salons d'emploi et des journées des employeurs. Elle peut être appelée à initier au travail les nouvelles personnes. Elle utilise les outils technologiques de l information et des communications mis à sa disposition en lien avec les travaux à réaliser. Date de mise à jour: Février 2014 Page 2 de 5
RESPONSABILITÉS - ACTIVITÉS 1. Effectuer un ensemble d activités administratives en lien avec le service d alternance-travail-études et de placement. 1.1 Traiter et compiler les informations relatives aux dossiers des étudiants et des employeurs concernant: le formulaire d inscription, le curriculum vitae, les rapports de stage, les offres de placement, les formulaires de crédits d impôts, le transfert des dossiers à l organisation de l enseignement, les protocoles d'entente, les attestations de participation, le registre des heures, les fiches d'évaluation; 1.2 Saisir diverses informations dans la banque de données en lien avec: la banque d employeurs et de stagiaires, les cohortes de stagiaires (ATÉ), les offres de stage et les offres d emploi, les courriels, les rapports, la correspondance, la mise à jour des dossiers étudiants/employeurs; 1.3 Effectuer l affichage des offres d emploi; 1.4 Aider à la réalisation des activités relatives à la relance des finissants; 1.5 Rédiger la correspondance reliée aux activités qui lui sont confiées; 1.6 Produire des formulaires en ligne et faire la compilation des données; 1.7 Modifier toute information sur le site ATE et placement; 1.8 Tenir à jour les documents exposés sur les présentoirs; 1.9 Préparer le matériel de diffusion en lien avec les activités du service. 2. Agir à titre de personne ressource pour tous les intervenants impliqués dans le cadre de stages et de placement. 2.1 Accueillir les étudiants et répondre aux demandes d'information; 2.2 Participer à des sessions d information auprès des étudiants pour les programmes de stages et de placement; 2.3 Recevoir, traiter et diffuser les demandes des employeurs au niveau du placement et des stages; 2.4 Contribuer à l'organisation et participer aux salons d emploi et aux journées des employeurs; 2.5 Collaborer auprès de professionnels responsables du Service et des autres employés de soutien et professionnels pour l ensemble des activités du Service. 3. Toute autre activité connexe sans être limitatif. Date de mise à jour: Février 2014 Page 3 de 5
ESTIMATION DE LA RÉPARTITION DES RESPONSABILITÉS 1. Effectuer un ensemble d activités administratives en lien 60% avec le service d alternance-travail-études et de placement. 2. Agir à titre de personne ressource pour tous les 30% intervenants impliqués dans le cadre de stages et de placement. 3. Toute autre activité connexe sans être limitatif. 10% CRITÈRES D'ADMISSIBILITÉ Qualifications requises Scolarité/Expérience: Diplôme d'études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou un diplôme d études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente; Expérience pertinente d'au moins un (1) an. Autres conditions exigées: Niveau intermédiaire de la langue française orale et écrite; Connaissance d'un environnement informatique et d'outils en bureautique: Microsoft Office: Word niveau intermédiaire; Excel niveau intermédiaire. Qualifications souhaitées Connaissance d'un environnement informatique et d'outils en bureautique: Microsoft Office: Outlook (agenda et courrier électronique). Connaissances pratiques relatives au secteur d activités; Orientation service à la clientèle; Méthodique et minutieux; Aisance à travailler avec des échéanciers serrés; Capacité d exécution rapide et à diffuser de l'information de façon claire et précise; Autonomie, initiative, sens de la planification, de l'organisation, de l'établissement des priorités et de responsabilités; Esprit d'équipe et excellentes habiletés de relations interpersonnelles. Date de mise à jour: Février 2014 Page 4 de 5
INFORMATIONS ADDITIONNELLES Particularité du poste/ Environnement de travail: Environnement de travail de bureau. Dans le cadre du programme de santé et sécurité au travail, nous avons besoin de connaître certaines informations en lien avec l'emploi à savoir: L'emploi nécessite-t-il une certification (ex: SIMDUT ou autres)? NON OUI L'emploi nécessite-t-il un permis particulier (ex: permis de conduire, permis d'exercice ou autres)? NON OUI L'emploi comporte-t-il un ou des facteurs de risque inhérent(s) à la tâche de par la nature des activités exécutées (ne visent pas les aspects entre autres, liés aux situations personnelles, aux caractéristiques individuelles, aux pratiques organisationnelles et de gestion, aux relations interpersonnelles): Types de risque: OUI NON Risque associé à (s'il y a lieu): Physiques: Risques associés soit au bruit, vibrations, éclairage, contraintes thermiques (chaud ou froid) de façon excessive pouvant occasionner surdité, engourdissement, nausée, autres. Radioexposition: Risques associés à l'exposition même occasionnelle avec des substances nucléaires, d'appareils à rayonnement ou de sites d'entreposage (D-15). Ergonomiques: Risques associés à une posture contraignante, l'utilisation d'une force excessive, la répétition de mouvements, autres, pouvant occasionner des lésions musculosquelettiques. Mécaniques: Risques associés aux mouvements mécaniques ou pièces mobiles d'une machine pouvant occasionner coupure, écrasement, amputation, autres. Électriques: Risques associés à l'exposition à un agent électrique pouvant occasionner brûlure, électrocution, autres. Chimiques: Risques associés à l'exposition à un agent chimique tel qu'un gaz, une vapeur, un liquide, un brouillard de fines gouttelettes liquides vaporisées ou pulvérisées, une fumée provenant de fusion ou de combustion pouvant occasionner irritation, allergie, asphyxie, autres. Biologiques: Risques d'exposition à un agent biologique tel qu'un virus, une bactérie, un champignon ou autres, pouvant occasionner une infection, une réaction allergique, une infestation parasitaire, autres. Date de mise à jour: Février 2014 Page 5 de 5