Convention de Stage Sur demande d un Etat membre de la COI pour une personne déjà en emploi Type 1 Document de présentation et d information 1. Objectifs La Commission de l océan Indien (COI) basée à Ebène, Ile Maurice, offre, sur demande des Etats membres, des stages pour un maximum de six mois au sein de ses divers domaines d intervention, projets et services dans le but de permettre aux personnes déjà en emploi : (a) d étendre et d enrichir leurs capacités professionnelles ; (b) de vivre une expérience de travail à l étranger (ou différente de son environnement de travail pour un mauricien) ; (c) de se familiariser avec le fonctionnement d'une organisation internationale/régionale œuvrant dans leur champ d'action ; (d) d acquérir et/ou de développer des compétences susceptibles d aider la personne à être plus performante de retour dans son pays ou dans son lieu de travail (pour un mauricien). Ce faisant, la COI participe : (a) à l encadrement des personnes susceptibles d aider les Etats membres dans leur gestion et leur développement ; (b) à l action citoyenne de soutien au développement humain et de solidarité régionale. 2. Critères d admissibilité (a) Etre âgé entre 18 et 40 ans (b) Avoir la citoyenneté ou le statut de résident permanent d un des Etats membres. (c) Etre en emploi dans le secteur public ou para étatique d un des Etats membres. (d) Obtenir un visa conforme aux règlements en cours à Maurice. Cette responsabilité, ainsi que les coûts associés, restent à la charge de l Etat membre demandeur. (e) Le nombre de stagiaires à accueillir dépend de la capacité d accueil de la COI. 3. Mode d application Les Etats membres intéressés à envoyer leurs fonctionnaires en stage à la COI doivent le faire à travers une Note verbale adressée au Secrétariat général de la COI par courriel à secretariat@coi-ioc.org avec copie au Gestionnaire de Ressources humaines gerard.gouges@coi-ioc.org Le département des Ressources humaines informera les Etats membres de la décision et de la marche à suivre. 1 / 4
4. Modalités de fonctionnement (a) Le stage est non rémunéré. (b) Les dépenses personnelles du stagiaire (logement, transport, assurance médicale etc ) sont à la charge de l Etat membre demandeur. A la requête de celui-ci, la COI peut aider les stagiaires éventuels à identifier un logement convenable mais en aucun cas n en sera responsable. (c) Les coûts liés à l installation du stagiaire à la COI seront à la charge de l Etat membre demandeur. La COI n en assume aucune responsabilité. (d) Le stagiaire n est pas un agent officiel de la COI et n a pas droit aux privilèges et immunités accordés au personnel de la COI. (e) A la fin du programme, le stagiaire doit retourner à la COI toute pièce d identité et/ou équipements de l organisation qu il aurait en sa possession. (f) Le stagiaire doit respecter les lois et règlements mauriciens et ne pas s ingérer dans les affaires internes du pays. (g) Le stagiaire qui souhaite posséder ou conduire un véhicule motorisé à Maurice doit se conformer aux lois en vigueur sur les routes mauriciennes et aux provisions d assurance dans ce secteur. (h) Au cours du stage, le stagiaire pourra bénéficier de congés à la discrétion de l organisation. (i) Le stage fait l objet d un accord entre la COI et le stagiaire (voir modèle en annexe). (j) Les termes de référence du stage, ainsi qu un plan de travail doivent être préalablement préparés par le responsable du domaine d intervention, service ou Projet (ou son délégué) et présentés à l accueil du stagiaire. (k) Un rapport doit être remis par le stagiaire à la COI et à son employeur trois semaines, au plus tard, après la fin de son stage. 5. Accueil et encadrement (a) Le stagiaire est accueilli par : - Le responsable de l Unité des ressources humaines en ce qui concerne les aspects généraux de l organisation ; - Les responsables du domaine d intervention, service ou Projet en ce qui concerne la compréhension technique des attentes et les aspects spécifiques liés au stage ; - Un tuteur de stage, qui aura pour fonction d assurer le suivi et d optimiser les conditions de réalisation du stage. (b) Les outils de travail mis à la disposition du stagiaire (espace et équipement de bureau) doivent être clairement explicités ainsi que d autres équipements et services (ex : ordinateur et adresse mail) qui peuvent être offerts selon les besoins et disponibilités. 6. Assurance Le stagiaire s engage à se couvrir pendant toute la période du stage par un contrat d assurance individuel de maladie et d accident et d en fournir les preuves avant le début du stage. La COI n est pas responsable des dépenses éventuelles liées aux accidents ou maladies qui pourraient concerner le stagiaire pendant la durée de son stage. 2 / 4
7. Discipline (a) Le stagiaire est tenu de respecter et de se soumettre aux lois, règlements, polices, procédures, instructions et directives de la COI. Les règlements internes liés au fonctionnement de l organisation, inscrits dans le statut du personnel, seront appliqués au stagiaire dans les domaines suivants : Hygiène et Sécurité au travail (article 5.1), durée de travail et jours fériés (article 5.2), tenue vestimentaire et présentation (article 5.5 a & b). (b) Le stagiaire doit s abstenir de toute conduite qui pourrait ternir son image et celle de l organisation, ainsi que de s engager dans toute activité incompatible avec les buts et objectifs de la COI. (c) L organisation se réserve le droit d écourter ou de résilier l accord de stage, à tout moment, si elle le juge nécessaire. 8. Devoir de réserve, de confidentialité et de déontologie (a) Le stagiaire prend l engagement de n utiliser en aucun cas les informations recueillies ou obtenues pour en faire l objet de publication et/ou communication à des tiers sans accord préalable de l organisation, y compris le rapport de stage. (b) Cet engagement vaudra non seulement pour la durée du stage mais également après son expiration. Le stagiaire s engage à ne conserver, emporter, ou prendre copie d aucun document ou logiciel, de quelque nature que ce soit, appartenant à l organisation, sauf accord de ce dernier. Le stagiaire doit aussi respecter l impartialité et l indépendance requises à la COI (c) Le stagiaire ne prendra aucun engagement et ne conclura aucun accord au nom de la COI 9. Fin de stage (a) Le stagiaire est tenu de soumettre un rapport portant, entre autres sur l accueil, l intégration, le travail, les réussites et difficultés rencontrées lors du stage et ce dans un délai maximal de trois semaines après la fin de son stage. Il est également tenu de soumettre à son tuteur une copie de tous les travaux entrepris pendant le stage. (b) Une évaluation du travail du stagiaire est effectuée par le responsable du domaine d intervention, service ou Projet concerné ou son délégué et soumis à l unité Ressources humaines. (c) Une attestation de stage est délivrée au stagiaire par l Unité des Ressources humaines un mois après la fin du stage. Ce document porte les signatures du Responsable de l Unité des Ressources humaines et celle du responsable du domaine d intervention, service ou Projet concerné. (d) Les recommandations, suggestions ou nouvelles idées retenues du stagiaire peuvent être reprises par le responsable du domaine d intervention, service ou Projet concerné et partagées auprès de l ensemble du personnel concerné. 3 / 4
10. Les possibilités de stage Les possibilités se lisent comme suit : Axe stratégique Politique, diplomatie et développement humain Espace régional sécurisé et croissance économique intelligente Croissance économique Environnement insulaire et océanique commun résilient et durable Indianocéanie (identité & promotion) Domaines d intervention Stabilité et diplomatie, santé, genre et mobilité Espace et infrastructures économiques régionales Croissance régionale bleue et verte, spécialisation et valorisation économique Environnement durable et changement climatique Identité indianocéanique et la valorisation de ses ressources humaines et naturelles Axe stratégique Politique, diplomatie et développement humain Croissance économique (Croissance régionale bleue et verte, spécialisation et valorisation économique) Environnement insulaire et océanique (Environnement durable et changement climatique) Environnement insulaire et océanique (Environnement durable et changement climatique) Environnement insulaire et océanique commun résilient et durable Projets VEILLE SANITAIRE (santé publique) SMARTFISH (pêche) ISLANDS (Adaptation au changement climatique) BIODIVERSITE (Biodiversité et gestion durable des ressources marines et terrestres) COI-ENERGIES (énergie renouvelable) Services Service de soutien & de développement Service de soutien & de développement Service de soutien & de développement Service de soutien & de développement Service de soutien & de développement FINANCES CONTRATS & MARCHES COMMUNICATION DOCUMENTATION & ARCHIVAGE RESSOURCES HUMAINES 4 / 4
ACCORD DE STAGE Type 1 Entre M/Mme/Mlle.. Stagiaire au Domaine d intervention/projet/service de la Commission de l océan Indien, référé ci-dessous comme «Stagiaire» Et La Commission de L océan Indien, représentée par M. Gérard Gouges, Gestionnaire de Ressources Humaines, référé ci-dessous comme l organisation Suite à la requête de. pays membre et du stagiaire et à l approbation de la Commission de l océan Indien concernant la tenue d un stage en son sein, il a été convenu ce qui suit : Le stage sera dans le domaine de et d une durée de s étalant de..à (i) ACCUEIL ET ASPECT TECHNIQUE 1) Le stagiaire est accueilli par : a. Le responsable de l Unité de ressources humaines ou son représentant en ce qui concerne les aspects généraux de l organisation. b. Les responsables du domaine d intervention, service ou projet en ce qui concerne la compréhension technique des attentes et les aspects spécifiques liés au stage. c. un tuteur, en l occurrence.. qui aura la charge d assurer le suivi et d optimiser les conditions de réalisation du stage. 1 sur 4
2) Les termes de référence du stage et le plan de travail préparés par le responsable du domaine d intervention, service ou projet ou son délégué sont présentés au stagiaire et annexés à cet accord. 3) Les outils mis à la disposition du stagiaire sont : a.. b. c.. 4) Le stagiaire doit retourner à la fin du programme à la COI, toute pièce d identité et/ou équipements en sa possession. 5) Le stagiaire prend l engagement de n utiliser en aucun cas les informations recueillies ou obtenues pour en faire l objet de publication ou communication à des tiers sans accord préalable de l organisation, y compris le rapport de stage. Cet engagement vaudra non seulement pour la durée du stage mais également après son expiration. Le stagiaire s engage à ne conserver, emporter ou prendre copie d aucun document ou logiciel, de quelque nature que ce soit, appartenant à l organisation, sauf avec accord de cette dernière. 6) Au terme du stage : a. Le stagiaire est tenu de soumettre un rapport sur l expérience vécue incluant, entre autres accueil, intégration, travail, réussites et difficultés, trois semaines après la fin de son stage. Il est également tenu de soumettre une copie de tous les travaux entrepris pendant le stage. b. Une évaluation du travail du stagiaire est effectuée par le responsable du domaine d intervention, service ou projet concerné ou son délégué et soumis à l unité ressources humaines. c. une attestation comprenant la nature et la durée du stage ainsi que le rendement et la conduite du stagiaire sera établie par l organisation et remise au stagiaire trois semaines au plus tard après la fin du stage. d. Les recommandations, suggestions ou nouvelles idées retenues du stagiaire, s il y en a, seront appliquées par le responsable du domaine d intervention, service ou projet concerné et partagées avec l ensemble du personnel concerné. 2 sur 4
(ii) TERMES ET CONDITIONS AGREES 7) Le stage est non rémunéré. 8) Le stagiaire est tenu de respecter et de se soumettre aux lois, règlements, polices, procédures, instructions et directives de la COI. Les règlements internes liés au fonctionnement de l organisation, inscrits dans le statut du personnel, seront appliqués à la stagiaire dans les domaines suivants : Hygiène et Sécurité au travail (article 5.1), durée de travail et jours fériés (article 5.2), tenue vestimentaire et présentation (article 5.5 a & b) Le stagiaire doit s abstenir de toute conduite qui pourrait ternir son image et celle de l organisation, ni s engager dans toute activité incompatible avec les buts et objectifs de la COI. En cas de manquement grave à la discipline, l organisation se réserve le droit de mettre fin unilatéralement au stage. 9) Le stagiaire doit obtenir un visa conforme aux règlements en cours en République de Maurice. Cette responsabilité, ainsi que les coûts associés, restent à la charge du stagiaire et de l Etat membre demandeur. 10) Les dépenses personnelles du stagiaire (logement, transport, assurance médicale etc ) sont à la charge de l Etat membre demandeur et /ou du stagiaire. A la requête de celui-ci, la COI peut aider le stagiaire à identifier un logement décent mais en aucun cas n en sera responsable. 11) Les coûts liés à l installation du stagiaire à la COI sont de la responsabilité et à la charge de l Etat membre demandeur et /ou du stagiaire. 12) Le stagiaire n est pas un agent officiel de la COI et n a pas droit aux privilèges et immunités accordés au personnel de la COI. 13) Le stagiaire doit respecter les lois et règlements mauriciens et ne doit pas s ingérer dans les affaires internes du pays. 14) Le stagiaire qui souhaite posséder ou conduire un véhicule motorisé à Maurice doit se conformer aux lois en vigueur sur les routes mauriciennes et aux provisions d assurance dans ce secteur. 3 sur 4
15) Le stagiaire doit respecter l impartialité et l indépendance requises à la COI. 16) Au cours du stage, le stagiaire pourra bénéficier de congés à la discrétion de l organisation. 17) Le stagiaire s engage à se couvrir, pour la durée du stage, d une assurance individuelle de maladie et d accident valable pour le pays (République de Maurice) et d en fournir les preuves avant le début du stage. La COI n est pas responsable des dépenses éventuelles liées aux accidents ou maladies qui pourraient concerner le stagiaire pendant la durée de son stage. 18) L organisation se réserve le droit d écourter ou de résilier l accord, à tout moment, si elle le juge nécessaire. 19) Le stagiaire répond à toutes les obligations énumérées dans la convention de stage. Fait à Ebène (République de Maurice), en deux exemplaires le LE STAGIAIRE LA COMMISSION DE L OCEAN INDIEN 4 sur 4
STAGE A LA COMMISSION DE L OCEAN INDIEN FICHE D APPLICATION Type 1 1. Nom de famille : 2. Prénoms : 3. Nom de jeune fille (si applicable) : 4. Date de naissance : 5. Nationalité actuelle : 6. Nationalité à la naissance : 7. Ville/pays de naissance : 8. No de Carte d identité : No de Passeport : (Pour un mauricien) (Une copie en attaché) 9. Adresse : 10. Adresse à Maurice : 11. Téléphone (Domicile) : Portable : 12. E-mail : 13. Date de demande de stage : De à Photo 14. A Contacter en cas d urgence - Nom de famille : - Prénoms : - Lien avec l appliquant : - Téléphone : - Adresse : - E-mail : 15. Education (secondaire) Institution Date début Date fin Certificat(s) obtenu(s): 1 / 3
16. Diplôme (études supérieures) Institution Date début Date fin Diplôme(s) obtenu(s): 17. Connaissances Linguistiques Langue Lu Parlé Écrit Commentaires N.B : Indiquer vos connaissances sur une échelle de 1 à 5 (1 - niveau excellent ; 5 - niveau rudimentaire) 18. Expérience professionnelle (si applicable) Date début Date fin Position Organisation Brève Description du poste/stage N.B : A indiquer également votre situation actuelle 19. Références Nom Prénom Position Organisation Coordonnées de contact N.B : La COI se réserve le droit de contacter les personnes de référence. 20. Affiliation à une organisation professionnelle (si applicable) : Date début Nom Adresse Domaine (Mgt- Recherche-RH etc ) Apport à votre personne 2 / 3
21. Autres compétences : Domaine (Ex : connaissances informatiques) Détails 22. Expérience spécifique dans la région (si applicable) Date début Date fin Pays Actions 23. Autres informations pertinentes Items (Ex : publications Détails Je soussigné (e) certifie sur l honneur l authenticité des informations fournies ci-joint. Date : Nom : Signature (stagiaire) : Date : Nom : Signature (représentant de l Etat membre) : 3 / 3