[INFORMATIQUE ] Sommaire Informatique...2 Style...2 La gestion des longs documents...3 Mode d affichage...4 Mode «Brouillon»...4 Mode «Plan»...5 Titres numérotés...6 En tête et pied de page...7 Table des Matières...8 Ajouter une table des index...9 Insertion des mots qu on choisi pour la table des index...9 Objet...9 Création d un modèle... 0 Enregistrement du modèle... Format d enregistrement... Page de Titre... 3 Mailing... 3 Formule dans Word... 4 Les formulaires... 6 Champs d insertion... 7 Sécuriser le document... 8 Blerta Kokollari
[INFORMATIQUE ] Informatique Style A la ligne : majuscule (shift) + Enter, permet de maintenir le style du paragraphe en cours de modification. Par exemple pour l adresse du destinataire ou de l expéditeur, ou encore des annexes (lorsque plusieurs annexes à mentionner). Pour les bordures d un texte, ne pas sélectionner le texte mais simplement viser avec la souris et ensuite modifier en allant sous Format Paragraphe ou Format de texte. Pour éviter d avoir un encadrement sur toute la feuille il faut effectuer les bordures avec Format paragraphe Pour créer un style : Aller dans le paragraphe pour lequel on veut créer un style puis sous la bande de lecture «Style» sélectionner comme suit : Puis, cliquer sur «Enregistrer la sélection en tant que nouveau style rapide» Aperçu des styles utiliser : Même démarche que ci-contre, mais sélectionner «Appliquer le styles» 2 Prochain style différent : Pour que le prochain style soit différent, exemple : après l adresse, on veut la date, on fait clique droit sur le style et on sélectionne «Modifier», puis une fenêtre intitulée «Modifier le style» s affiche. Choisir le style sous «Style du paragraphe suivant» 2 Style permanant ou non : Pour choisir si le style que nous avons créé apparaisse dans les prochains fichiers que nous créons (nouveau fichier). Il faut simplement, lors de la création ou la modification du style, sélectionner «Nouveau documents basés sur ce modèle» dans la fenêtre «Modifier le style». Blerta Kokollari 2
[INFORMATIQUE ] Touche de Raccourcis : Pour les touches de raccourcis, c est également dans la fenêtre de modification (Fenêtre : Modifier le style) sous «Format» «Touche de raccourci» Faire attention lorsque nous décidons de créer une touche de raccourci personnaliser il faut utilise «alt+ qqch». D abord on choisi quelle touche et on vérifie si elle est disponible sous «Affectées à : Non attribuer» ensuite cliquer sur «attribuer» (comme sous figure «3») Annexes : Si on souhaiterait que après les annexes, lorsqu on fait un retour à la ligne, ça passe à la page suivante, on va tout d abord créer un paragraphe vide en faisant la démarche suivante : Clique droit > Paragraphe > Saut de page avant (voir copie d écran cidessous) Ce style peut également être enregistré et demander à ce que après un «retour à la ligne» le style «Texte» soit applicable (voir exemple dans les exemples ci-dessus pour comment créer un style). La gestion des longs documents Comment appliquer des sauts de sections : Copie d écran d affichage en mode «Brouillon» Info utile : Pour le raccourcis du saut de page il faut faire : «ctrl» +Enter Blerta Kokollari 3
[INFORMATIQUE ] Pour que la prochaine page ne soit pas en portrait mais en paysage : cliquer sur dans l onglet «Mise en page» dans la palette sous la catégorie «Mise en page» afin de faire apparaitre la boite de dialogue ci-contre : (cette fonction fonctionne pour toute les autres «palettes» de mise en forme). Ci-dessous l aperçu : Mode d affichage Pour pouvoir connaitre les différents modes d affichage possible il faut aller sous l onglet «Affichage» puis sous la palette «Affichages document» (à gauche) on peut voir les possibilités. Mode «Brouillon» L affichage en mode «Brouillon» permet d avoir un aperçu direct sur toutes les sections ainsi que sauts de pages que nous avons effectué. On peut apercevoir dans quelle section on se trouve on regardant en bas à gauche. Si pas affiché, clique droit sur la barre et sélectionner. Blerta Kokollari 4
Mode «Plan» [INFORMATIQUE ] Permet d afficher l arboresce panel «Outils Mode Plan» le Niveau. Par défaut il y est indiqué «Corps de texte». En positionnant le curseur sur le titre ou également en sélectionnant, on clique sur les flèches soit à gauche, soit à droite selon le niveau souhaité. Faire attention de bien choisir les style nommé «Niveau *» Le mode d affichage «Plan» permet d observer le document et la table des matières ainsi que la structure du document. A partir de cet affichage il nous est possible de modifier la structure du document tout en maintenant l ordre du texte, sans mélanger tel paragraphe à tel titre. Il suffit simplement de faire glisser les différents titres (Attention à maintenir l arborescence fermé avant le déplacement). A présent, pour pouvoir déplacer les différents titres dans l ordre que nous souhaitons, il faut choisir sous la Toujours dans la palette «Outils Mode Plan», on peut apercevoir le niveau qui est afficher dans le texte regardant comme ci-dessus, sous «Affiche le niveau»-. Pour monter et descendre un u titre, de la première position au niveau du texte ou tout en dernier il faut cliquer sur les flèches indiquant de haut en bas (ci-contre). Pour que chaque page débute par le titre principal il faut passer par le style des différents titres. Procédure : Click droit sur le titre concerné (en générale «Titre»), puis sélectionner «Modifier». Ensuite une fenêtre intitulée «Modifier le style» apparait. Sous «Format» (en bas à gauche), sélectionner «Paragraphe», puis sélectionner «Saut de page avant ant». Aperçu ci-dessous : Blerta Kokollari 5
[INFORMATIQUE ] que nous souhaitons. Pour rappel : pour modifier les niveaux des différents titres, il faut aller sous le mode «plan» pour pouvoir modifier la hiérarchie. Si on se positionne devant «Amérique» il suffit de faire un simple «Enter» pour qu un nouveau paragraphe vide se crée avant. Modifier les numérotations Pour info, après chaque format («titre», «titre 2» etc) le style du paragraphe suivant est toujours automatique, pour rappel qu on peut modifier le titre du paragraphe suivant. Titres numérotés Pour que les titres soient numérotés, sous l onglet «Accueil», sous la palette «Paragraphe» prendre la numérotation Si on veut que après quelques sous titre il n y ait plus de numéro mais des «boutons» il faut aller sous l onglet «Accueil» puis sous la palette «Paragraphe» sélectionner pour la numérotation puis cliquer sur «Définir un nouveau format de numérotation». Ensuite sélectionner le niveau pour lequel on souhaite modifier l affichage : 2 Pour les sauts de section et les sauts de page : Blerta Kokollari 6
[INFORMATIQUE ] Pour que par exemple l en-tête ou le pied de page ne ressemble pas au premier (par exemple à la page de titre), sous la fenêtre «Mise en page» on fait comme suit : En tête et pied de page Pour pouvoir supprimer le lien d une page à l autre afin que l en-tête ou le pied de page ne se ressemble pas il faut tout d abord qu il y ait un saut de section ensuite nous pouvons retirer avec «Lier au précédent». Lorsque celui-ci est sélectionné cela signifie que les en-têtes ainsi que les pieds de pages seront identique. Il faut désélectionner ce dernier afin de pouvoir modifier ensuite l entête ou le pied de page. Pour pouvoir que l en-tête affiche le titre que nous avons définis pour chaque page il faut aller sous l onglet «Création» (qui apparait une fois que nous figurons sur la sélection de l en-tête). Ensuite sous «QuickPart» sélectionner «Champ». Dans la fenêtre «Champ» rechercher «RéfStyle» puis sélectionner le Titre que nous souhaitons voir afficher sur l en-tête. Dan l exercice il s agit de «Titre». Pour la numérotation des pieds de pages : Il est égale dans quel section nous sommes. Par contre pour la numérotation il est important d etre sur la Section 2. Dans le pied de page section deux enlever «Lier au précédent». Pour insérer un numéro de page il faut aller sour «Numéro de page» ensuite sur «Position actuelle» et choisir «Numéro normal» pour pouvoir afficher par défaut. Si on ne veux pas qu il prenne le numéro par défaut il faut aller sous «Format Numéro de page» et selectionner ensuite «A partir de» et ajouter le numéro. Blerta Kokollari 7
[INFORMATIQUE ] Pour modifier le commence par le numéro numéro, que ça Info utile : Pour la bordure du pied de page ou de l en-tête, sous l onglet «Accueil» puis sous la palette «Paragraphe» sélectionner les bordures puis sous «Options» dans la fenêtre «Bordure de trame» ont peut modifier la hauteur de la barre. Table des Matières Sous l onglet «Références» on sélectionne «Table des matiè ères» puis «Insérer une table des matières» Ensuite sous «Général» on sélectionne le «Formats», dans l exemple nous avons sélectionné «Recherché» puis nous avons demandé que les 4 niveaux figurent sur la table des matière, ceci en insérant «4» sous «Afficher les niveaux». Pour pouvoir mettre à jour la table des matières une fois que nous avons modifié la disposition des différents titres (sous affichage plan), il suffit de cliquer sur «F9» et sélectionner «Mettre à jour toute la table des matières» pour pouvoir avoir la mise à jour. Pour pouvoir afficher une page en mode «Paysage» : On ajoute un saut de page avant, ici dans l exemple après «Russie» puis après la page que nous voudrions qu elle soit en paysage, dans l exemple après «Sri Lanka», tout ceci sous le mode d affichage «Brouillon». Ensuite à ces paragraphe vide on ajoute sous «Mise en page» > «Saut de page» > «Saut de section» et une fois les sauts de section ajoutés on supprime les paragraphes vide. Blerta Kokollari 8
[INFORMATIQUE ] Ensuite on dépose le curseur sur la page que nous voulons et sous «Orientation» on sélectionne «Paysage». Attention : La numérotation ne suit plus. Sous le menu Pied de page, dans l exemple il s agit de la section 3, là ou la numérotation est à. Dans création Numéro de page «Format» (comme explication précédente pour que la numérotation de la page débute à ) sélectionner «à la suite de la section précédente». Attention : l alignement de la page en paysage a gardé la mise en page de la page en portrait. On enlève les liens d abord la page après la page que nous souhaitons modifier le numéro puis sur la page même que nous souhaitons modifier on retire «lier au précédent» également, et on peut ensuite aligner la numérotation en fonction de la page. Ajouter une table des index Pour mettre la table des index regarder en fonction de la table des matières, d abord préparer notre travail, pour chaque chapitre ou titre de chapitre, choisir les styles de Titre, 2 etc Insertion des mots qu on choisi pour la table des index Sélectionner du texte, sous le ruban «Références» la palette nommée «Index» il faut cliquer sur «Entrée». Ensuite sélectionner du texte dans le fichier et cliquer sur «Marquer» ou «Marquer tout» si le mot apparait plusieurs fois. Comme demandé lors de la configuration de «Titre» une fois qu on a entré «Tables des index» et qu on a défini en «Titre» cela le met automatiquement à une nouvelle page : «Saut de section continue» automatique qui s affiche après l insertion de la Table des index. Objet La notion d objet, cela peut être un tableau, une image, du texte WordArt, etc. Blerta Kokollari 9
[INFORMATIQUE ] Que je soit dans la section ou 2 l objet va s afficher partout. Pour pouvoir maintenir l emplacement que nous avons choisi pour l objet il suffit de déplacer «l ancre» qui suit l image où qu elle soit (voir ci-dessus). Pour améliorer notre aperçu sans avoir le texte du document qui s affiche lorsqu on souhaite modifier l en-tête ou le pied-de page sous «Création» on sélectionne «Afficher le texte du document». A ce moment là il nous est facile de disposer l objet comme on le souhaite dans le document. Il est important de choisir l habillage du document. (si on double click sur l objet cela nous dirige vers la palette de mise en forme adéquate pour toute modification concernant l objet en question). Sous «Format» des outils WordArt, dans la panel «Organisation» on peut modifier sous «Habillage du texte». Création d un modèle Lorsqu on souhaiterait créer un document servant de modèle pour les prochaines lettres par exemple que nous traitons au quotidien, il suffira d utiliser le modèle que nous avons créé. Dans notre exemple nous avons effectué les modifications nécessaires au niveau des titres mais nous avons constaté quelque erreur au niveau de l affichage du filigrane lorsque la page était en format paysage. L alignement ne se faisait pas correctement. L alignement sur cet objet sur la page en paysage. La même position que la page en portrait. On le sélectionner click droit «format de l objet» sous «Habillage» «Avancé», Choisir un alignement centré pour horizontal et alignement centré pour vertical. Blerta Kokollari 0
[INFORMATIQUE ] Enregistrement du modèle Pour enregistrer un document Word en tant que modèle faut enregistrer sous le document qui est affiché sous les options Word. Il est important d enregistrer là ou se trouvent les modèles car lors de l ouverture d un nouveau document et que nous souhaiterions sélectionner un des modèles créé ce dernier ne s affichera pas. Sous à droite tout en bas «Options Word», ensuite sous «Options avancées». Une fois dans cette rubrique, descendre jusqu au bout puis sous «Général» dans «Emplacement des fichiers» et repérer ainsi sous «Modèle utilisateur» l emplacement des modèles où nous devons les enregistrer pour les voir afficher. «Modèle Word» (voir ci-dessous). Info utile : Lorsqu on modifie le modèle pour pouvoir ensuite l utiliser uniquement en fonction de ce modèle il faudra modifier le «Champs» qu on a insérer déjà au début dans «QuickPart» sous «Insertion» puis également modifier les en têtes et aux pieds-de-page modifier la numérotation et ajouter le numéro «A partir de» Enregistrer dans l emplacement indiqué. On peut également avoir plusieurs onglet afin que par exemple lorsqu on fait «fichier nouveau» et qu on sélectionne un modèle Format d enregistrement Pour l enregistrement du format il est important de sélectionner Blerta Kokollari
[INFORMATIQUE ] on ait plusieurs onglet par exemple nommé HEG. Astuce : si vous ne souhaitez pas forcément créer un nouveau document dans lequel vous enregistrez vos modèles mais vous souhaitez maintenir le même endroit comme par défaut dans Word, au lieu de «Modifier» l emplacement, on procède comme suit : Dans les options Word, jusqu à la fenêtre «Dossier par défaut» (comme première image sur cette page) on clique «Modifier», puis on copie le parcours : Puis on annule la transaction, et lorsqu on enregistre sous, on colle le lien et on enregistre. Blerta Kokollari 2
[INFORMATIQUE ] Page de Titre Pour la page de titre, si nous souhaiterions effectuer un encadrement autour de la page de titre il faut simplement aller sous «mis en page» puis sous «Disposition» cliquer sous «Bordures». Vous cliquez sous «Bordures de pages» et sélectionner l encadrement souhaité. Mailing Pour créer un mailing il faut avant effectuer un fichier Excel dans lequel on insère les données nécessaire. N.B. : Il est important de nommer la feuille dans le fichier Excel. Même si plusieurs ligne, l adresse ne doit pas changer d auteur Ceci en utilisant simplement un tableau en supprimant les bordures afin que celles-ci ne s imprime pas à l impression. On insère la date pour que celle-ci se mette toujours à jour automatiquement : sous le ruban «Insertion» sous la palette «Texte» on clique sur «Date et heure». Sous le ruban «Publipostage», on sélectionne «Sélection des destinataires» puis «Utiliser la liste existante». Ensuite on va retrouver notre fichier Excel que nous avons enregistré. Une nouvelle fenêtre s affiche qui s intitule «Sélectionner le tableau». Si on a nommé la feuille comportant les données que nous souhaitons utiliser dans Excel on choisi celle-ci. Si non, il faut faire attention de bien sélectionner la bonne feuille. Remarque : Une fois que nous avons fusionné le fichier Excel avec celui de notre fichier de publipostage Word, il ne nous est pas possible de modifier les données que nous avons ajoutées dans Excel. Il faut donc bien s assurer que nous avons bien sélectionné les bonnes informations avant de fusionner. Blerta Kokollari 3
[INFORMATIQUE ] Une fois la manœuvre terminée, les fichiers sont liés, la preuve se voit sur les différentes options qui n étaient pas activée auparavant et qu à présent elles le sont (exemple : Bloc d adresse, insérer un champ de fusion etc.) Une fois les fichiers liés, on prépare la zone dans laquelle les différentes informations seront insérées. Formule dans Word La touche «ALT+F9» permet d afficher les champs dans Word. A l aide de celui-ci toutes nos formules dans Word prennent un affichage différent. Il nous permet ainsi de modifier la formule plus facilement, et d insérer si souhaité une nouvelle formule à l intérieur d une autre. Dans l exemple ci-contre, dans la palette «Publipostage», sous «Règles», on sélectionne «Si Alors Sinon» puis la fenêtre «Insérer le mot clé : Si» s affiche. Ci-dessous un aperçu d une longue formule, de «Si Alors Sinon» Pour les espaces en trop, Par exemple pour l adresse du destinataire, on effectue la formule suivante afin d éviter des lignes vides. Si prénom = vide (``guillemet``). Explication 2 3 Condition Si oui Si non Dans la condition, la gestion du saut de paragraphe n est plus automatique. Si le prénom est vide, il faut pouvoir supprimer l espace avant le nom. Si le prénom et le nom sont vides, il faut qu il y ait rien (=que des guillemets vides). Supprimer nom et prénom pour qu il se trouve dans cette proposition : Blerta Kokollari 4
[INFORMATIQUE ] Insérer comme suit : En gris dans la copie d écran suivante, il s agit de la formule inséré précédemment. Ensuite on insère le prénom et le nom vers les guillemets de la fin comme suit : Imprimer. Pour imprimer, on termine la fusion, «Terminer Fusionner», et ensuite on peut imprimer de tel page à tel page. Pour le nom Ensuite l affichage suivant est visible : Info utile : dans la copie d écran cicontre, on peut voir que tout ce qui est sélectionné en gris fait parti de la formule. Ce qui nous permet de savoir plus en détail quel formule va avec quelle formue et par conséquent mieux comprendre la structure que celle-ci permet d obtenir une fois que la fusion finale est effectuée. Comme on peut l apercevoir dans la copie d écran, il y a un saut à la ligne au milieu de la formule, mais étant donné que tout est en gris cela signifie que le tout est ensemble. Blerta Kokollari 5
[INFORMATIQUE ] La règle «Suivant». La règle «suivant» permet que dans notre les noms qui sont affiché dans notre fichier s affiche de suivant en suivant. C'est-à-dire que la première personne de notre fichier Excel s affiche en premier et que ceux qui le suivent s affiche un par un, comme indiqué dans la copie d écran suivant, point n : Si on regarde également la copie d écran ci-contre on peut apercevoir sous le point 2, qu une formule a également été inséré. Il s agit d une formule également avec «si». Lorsqu on souhaite insérer la formule avec si, la fenêtre concernée s ouvrant permet également d ajouter du texte. 2 Simplement remplir les champs concerné. Les formulaires Pour pouvoir protéger le document Word il faut avoir l onglet «Développeur». Normalement par défaut l onglet n est pas affiché. Pour l afficher : Dans les options de Word, sous «Standard» cocher «Afficher l onglet Développeur dans le ruban». Info : possible aussi sous l onglet «Révisions» la possibilité de protéger le document. Sous «Protéger le document» sélectionner «Restreindre la mise en forme et la modification». Une banderole sur la droite s affiche. Il faut cocher sous «Restrictions de modifications», «Autoriser uniquement ce type de modification dans le document :». Puis dans la liste déroulante qui suit, sélectionner «Remplissage de formulaires». Pour terminer il faut sélectionner les sections concernées, pour cela cliquer en dessous de la liste déroulante «Sélectionner des portes..». (voir cicontre ) Blerta Kokollari 6
[INFORMATIQUE ] Attention : il faut avant tout bien choisir les sauts de page. S il s agit de saut de page normal cela n affichera pas les sections à sélectionner. En générale sous «Mise en page», «Saut de page» sélectionner «saut de section continu» (continue car on ne souhaite pas avoir de 2 e page, on souhaite rester sur le même document. Ci-contre, comment effectuer un saut de section «continu» Champs d insertion Sous l onglet «Developpeur2 on peut choisir des types de champs sous «Formulaires hérités», comme la copie d écran ci-dessous, de champs de type verrouillé. En cliquant sur l option de champ liste déroulante on peut insérer les composant de cette liste à l aide de la fenêtre suivante qui s affiche une fois que nous avons cliqué comme la copie d écran de gauche. Une zone grisée s affiche, il suffit de double cliquer dessus puis la fenêtre «Options de champ : liste déroulante» s affiche. Sous «élément de la liste :» il suffit d entrer les composant souhaité et le tour est joué. Si le champ doit contenir des chiffres, il faut double cliquer sur la partie grisée puis sous «Type» sélectionner «Nombre» et choisir la longueur maximale etc. comme sous la copie d écran suivant. Pour savoir si sa marche ou non une fois avoir terminé, «ok» on aperçoit le premier élément de liste qu on a ajouté Pour une zone d édition, pour ajouter du texte, on fait comme suit : Pour la date, Info utile : avec 4 «d» cela nous ajoute le jour (lundi, mardi, etc) et le «d» la date du jours, les 4 «M» écrive le mois en entier, et les «y» pour «year» l année. On peut supprimé le nombre si par exemple on veut que ça soit Blerta Kokollari 7
[INFORMATIQUE ] «lun» au lieu de «lundi» on suprime qq «d» ainsi de suite pour les autres. Attention : ça peut etre «j» «m» «a», si c est en français. J, pour jour, m, pour mois, a, pour année. Sécuriser le document Pour sécuriser le document sous : Révision > Protéger le document > Restreindre la mise en forme et la modification. Ensuite : Sélectionner «Autoriser uniquement ce type de modifications dans le document :» puis «Remplissage de formulaires» et ensuite sélectionner 2Sélectionner des parties» dans cette exercices on désélectionne la section 2» ensuite sous : Sélectionner «Activer la protection» et ajouter un code si on le souhaite. Blerta Kokollari 8