RAPPORTN 13.206 CP DEMATERIALISATION DESDOCUMENTSBUDGETAIRES DIRECTIONGENERALEDESSERVICES POLEFINANCES Direction : Prospective, études et financement
DEPARTEMENT DES HAUTS-DE-SEINE COMMISSION PERMANENTE DEMATERIALISATION DESDOCUMENTSBUDGETAIRES RAPPORT N 13.206 CP Mes chers Collègues, Depuis sa mise en service en 2005, le dispositif ACTES (Aide au contrôle de légalité dématérialisé) permet d effectuer l envoi dématérialisé des décisions soumises à l obligation de transmission au contrôle de légalité. Le Département des Hauts-de-Seine a mis en place le dispositif de télétransmission par le biais de deux conventions passées avec la Préfecture des Hauts-de-Seine (l une en date du 30 décembre 2008 et l autre en date du 12 janvier 2009), de trois avenants étendant le périmètre des actes transmis par voie électronique et d un quatrième avenant relatif au changement de prestataire de la solution de télétransmission. Par courrier en date du 21 novembre 2011, le Préfet des Hauts-de-Seine m informait de la mise en œuvre du dispositif ACTESBudgétaires de dématérialisation des actes soumis au contrôle budgétaire. Ce dernier s intègre dans la télétransmission des actes soumis au contrôle de légalité. Le document budgétaire dématérialisé comprend le corps général du budget (parties I, II, III) mais également les annexes budgétaires (partie IV) L instruction budgétaire et comptable des établissements publics sociaux et médico-sociaux n entre pas dans le périmètre des documents budgétaires à dématérialiser. La gestion électronique des documents budgétaires repose sur 3 applications proposées par la Direction Générale des Collectivités Locales (DGCL) à l ensemble des acteurs :
1ère application : ODM (Outil de Dématérialisation des Maquettes) utilisé par la DGCLpour la création, la modification et la mise à jour des maquettes budgétaires ainsi que pour la génération des outils de calcul et de présentation des maquettes budgétaires transmis automatiquement à TOTEM. 2éme application : TOTEM (Totalisation et Enrichissement des Maquettes) destinée aux Collectivités. Suite à l arrêté en date du 14 décembre 2012 relatif à l instruction budgétaire et comptable M.52 des départements et de leurs établissements publics administratifs modifiant les maquettes budgétaires votées par fonction, TOTEM devient l outil indispensable à l élaboration des documents budgétaires (renseignements des états annexes non produits par notre progiciel financier Grand Angle et matérialisation des flux budgétaires issus de Grand Angle), au scellement et à la validation des fichiers (budget primitif, budget supplémentaire, décision modificative et compte administratif) à transmettre à la Préfecture. 3ème application : ACTESBUDGETAIRESdestinée aux Préfectures pour la consultation des documents et l automatisation de certains contrôles budgétaires. Pour entrer dans la démarche de télétransmission de ses documents budgétaires, le Département des Hauts-de-Seine doit : - Obtenir de l éditeur une adaptation du progiciel financier Grand Angle à l édition de flux budgétaires compatibles à l application TOTEM ; - élargir le périmètre du marché de télétransmission des actes à l envoi dématérialisé des documents budgétaires. Pour valider ce processus de dématérialisation des documents budgétaires, il appartient en dernier lieu au Département de signer un avenant à la convention relative à la transmission dématérialisée des actes soumis au contrôle de légalité passée entre le représentant de l Etat et le Département des Hauts-de-Seine. A cet effet, je vous propose d approuver et de m autoriser à signer, au nom et pour le compte du Département le projet d avenant n 5 joint en annexe prenant en compte l extension de la convention ACTES à la dématérialisation du contrôle de légalité des documents budgétaires suivants et ainsi que leurs annexes : - Budget primitif ; - Budget supplémentaire ; - Décision modificative ; - Compte administratif. Cet envoi dématérialisé s accompagnera de la télétransmission de la délibération budgétaire relative au vote du budget ou des comptes via ACTESRèglementaires. Le premier envoi dématérialisé devrait concerner le budget primitif 2014. 2
Le présent rapport est sans incidence budgétaire. Je vous prie de bien vouloir en délibérer. Le Président du Conseil général Patrick Devedjian 3
DEPARTEMENT DES HAUTS-DE-SEINE COMMISSION PERMANENTE DEMATERIALISATION DESDOCUMENTSBUDGETAIRES REUNION DU 13 MAI 2013 DELIBERATION La Commission permanente, Vu le Code général des collectivités locales et son article L.3211-1 et L.3211-2, Vu l article 139 de la loi n 2004-809 du 13 août 2004, modifié par la loi n 2005-1720 du 30 décembre 2005, relative aux libertés et aux responsabilités locales qui autorisent la transmission des actes par «voie électronique», Vu le décret n 2005-324 du 7 avril 2005, Vu la délibération du Conseil général en date du 31 mars 2011 faisant suite au rapport de M. le Président du Conseil général n 11.27, relative aux délégations d attribution à la Commission permanente, Vu la délibération du Conseil général en date du 19 décembre 2008 faisant suite au rapport de M. le Président du Conseil général n 08.270, Vu la délibération de la Commission permanente en date du 6 juillet 2009 faisant suite au rapport de M. le Président du Conseil général n 09.396 CP, Vu la délibération de la Commission permanente en date du 8 mars 2010 faisant suite au rapport de M. le Président du Conseil général n 10.73 CP, Vu la délibération de la Commission permanente en date du 6 décembre 2010 faisant suite au rapport de M. le Président du Conseil général n 10.778 CP, Vu la délibération de la Commission permanente en date du 19 septembre 2011 faisant suite au rapport de M. le Président du Conseil général n 11.491 CP, Vu la convention passée entre le Département et la Préfecture des Hauts-de-Seine en date du 12 janvier 2009, 4
Vu l avenant n 1 à la convention passée entre le Département et la Préfecture des Hautsde-Seine en date du 12 janvier 2009, signé le 16 septembre 2009, Vu l avenant n 2 à la convention passée entre le Département et la Préfecture des Hautsde-Seine en date du 12 janvier 2009, signé le 16 mars 2010, Vu l avenant n 3 à la convention passée entre le Département et la Préfecture des Hautsde-Seine en date du 12 janvier 2009, signé le 31 janvier 2011, Vu l avenant n 4 à la convention passée entre le Département et la Préfecture des Hauts-de- Seine en date du 12 janvier 2009, signé le 22 septembre 2011, Vu le rapport de M. le Président du Conseil général n 13.206 CP, M. Eric Berdoati, rapporteur, entendu, D E L I B E R E ARTICLE1 : ARTICLE2 : ARTICLE3 : Est approuvé la passation d un avenant n 5, ci-annexé, à la convention signée le 12 janvier 2009 entre la Préfecture des Hauts-de-Seine et le Département des Hauts-de-Seine relative aux modalités de transmission par voie électronique des actes soumis au contrôle de légalité, afin de déployer le dispositif d envoi dématérialisé des documents budgétaires et de leurs annexes (budget primitif, budget supplémentaire, décision modificative et compte administratif) au contrôle de légalité. M. le Président du Conseil général est autorisé à signer, au nom et pour le compte du Département, l avenant n 5 visé à l article 1. La présente délibération est sans incidence budgétaire. Date d accusé de réception par la Préfecture des Hauts-de-Seine : 17/05/2013 Le Président du Conseil général Patrick Devedjian «La présentedélibération peut faire l objet d un recours devant le tribunal administratif de Cergy-Pontoise 2-4, boulevard de l Hautil, BP 3032 95027Cergy-Pontoise cedex dans un délai de deux mois à compter de sa publication et/ou notification.» 5