Hôpitaux Pédiatriques de Nice CHU-LENVAL GROUPE Objet : PEC des patients aux consultations pédiatriques Date : 23 mars 2009 Lieu : salle de réunion Lenval Ordre du jour : première prise de contact, parcours patient Participants : Samper M. (PDE FFCS Lenval), Zamouri N. (secrétaire Lenval), De Ricaud D. (médecin Lenval), Juin A. (AP CHU), Gragnola C. (ACH CHU), Virorello S. (secrétaire CHU), Mas J.C. (médecin CHU), Margo C. (cadre CHU) Intervenants / Thèmes abordés Tour de table Discussion / Interventions Suites à donner Présentation des différents participants. L IDE du CHU est absente en raison des inquiétudes devant les changements annoncés. L AP de Lenval est absente car occupée. Prochaines réunions 22 avril 2009 14h : animateur C Margo, rapporteur M Samper 11 mai 2009 14h : animateur M Samper, rapporteur C Margo 8 juin 2009 14h : animateur C Margo, rapporteur M Samper 1
PEC des patients Accueil des patients : Encaissement Lenval : l encaissement est assuré par les secrétaires, qui ont chacune un code de caisse. Elles ont été formées à cet effet. Leur fond de caisse est peu important (33 euros) car les paiements sont surtout effectués en chèque ou carte bleue. CHU : l encaissement est assuré par un agent de la régie (poste avancé du bureau des entrées) qui est présent de 8 heures à 16 heures au niveau du secrétariat. En dehors de ces heures de présence, les patients vont au bureau des entrées «principal». Accueil physique, prise de RV Lenval : il est assuré par les secrétaires (secrétariats dédiés) CHU : il est assuré par les secrétaires (pas de secrétariat dédié) Lenval : les secrétaires assurent à tour de rôle l encaissement, l accueil et le secrétariat (frappe de courrier) selon un planning établi (tâches réparties dans la journée). Cela simplifie le parcours patient qui n a pas besoin d aller au bureau des entrées ; les médecins n ont pas à attendre que le patient revienne du bureau des entrées. Ce temps est également un temps de dialogue avec l enfant et sa famille. Lenval : les rendez vous sont pris sur des agendas papier. CHU : les rendez vous sont pris avec le logiciel Q Planner. Cela permet de gagner du temps, les RV de consultation peuvent être pris par les secrétaires des étages lors de la sortie de l enfant et ainsi faciliter le parcours patient. Sortie des dossiers pour les consultations Lenval : utilisation d un archivage informatisé Tempo qui permet à chaque secrétaire de commander ses dossiers. Permet la traçabilité de l emplacement des dossiers (quand pris par les médecins). CHU : archivage sur fiche papier, non informatisé. De nombreux dossiers dans les bureaux des différents médecins. L encaissement par les secrétaires est un principe retenu au sein du GCS. Les secrétaires du CHU sont inquiètes devant la responsabilité que représente la tenue de la caisse. Les agents de régie qui encaissent au CHU perçoivent une prime d encaissement. Cette prime sera-t-elle accordée aux secrétaires de la même façon? Principe de secrétariat dédié par activité retenu au sein du GCS. Accord unanime pour que le logiciel Q Planner soit utilisé pour la prise de RV. Accord unanime pour l utilisation du logiciel d archivage Tempo. 2
Accompagnants des enfants à la consultation Lenval : tous les enfants doivent être accompagnés d un adulte responsable y compris les enfants venant de centres de rééducation ou autres. CHU : il arrive que des enfants amenés par les ambulanciers couchés restent seuls à la consultation sans accompagnant. Accord unanime pour exiger la présence d un accompagnant (externe) responsable pour chaque enfant. Soins infirmiers Actes de laboratoire (prise de sang, analyse d urines, de selles, hémoglobine glyquée, tests de la sueur ) Lenval : tous les actes de laboratoire sont assurés par un laboratoire privé qui jouxte les consultations. 2 IDE préleveurs se répartissent la journée entre 8 heures et 19 heures. Ce laboratoire assure les examens programmés, comme non programmés à la demande des médecins consultants. Lorsque l IDE est seule et qu elle a besoin d une aide pour piquer l enfant, elle fait appel à l IDE des consultations ou les secrétaires du laboratoire. Les parents aident l IDE à tenir et de soutenir leur enfant. CHU : tous les prélèvements, programmés ou non, sont assurés par les IDE des consultations, aidées par les AP. Les parents ont un rôle d aide et de soutien à leur enfant. De nombreuses études sont réalisées : hormone de croissance, puberté précoce, hyperactivité..pour lesquelles les IDE assurent les prélèvements, la centrifugation des tubes, leur congélation, l appel au transporteur. Pose de cathlons et autres soins CHU : les IDE posent des cathlons obturés aux nourrissons pour des examens radiologiques (IRM) ou autre (scintigraphie). Lenval : le service de radiologie est autonome dans la pose des cathlons chez le petit enfant ; pour les autres examens (scintigraphie), la prise en charge est assurée par le service de médecine ou l hôpital de jour. CHU : D autres soins sont assurés par les médecins et les IDE : changement de bouton de gastrostomie, biopsie sous MEOPA pour les dermatologues GCS : Prélèvements assurés par le laboratoire privé? Sera-t-il possible d absorber toute l activité du CHU, c'est-à-dire 220 prélèvements par mois, soit 55 par semaine avec un pic d activité le mercredi avec 20 prélèvements. Sur les 220 prélèvements, seuls 55 sont des prélèvements programmés. Le prélèvement est un acte de soin à part entière et fait partie de la continuité de la prise en charge de l enfant. Serait-il possible d établir un cahier des charges entre le laboratoire et le GCS afin de préciser les modalités idéales de prise en charge de l enfant (possibilité d absorber les prélèvements non programmés, prise en charge de la douleur, place et rôle des parents ) Le laboratoire du site de Lenval prendra-t-il en charge toutes ces études des laboratoires pharmaceutiques? Dans les plans provisoires existe un bureau infirmier. Sera-t-il suffisant pour l organisation de ces soins ou faut-il une petite salle de soins au sein d un des trois pôles de médecine? 3
Organisation et répartition du personnel paramédical Lenval : le personnel paramédical des consultations n intervient que sur les consultations de médecine (sauf une AP pour l ORL et la traumatologie). Le personnel paramédical est polyvalent, intervient dans tous les secteurs médicaux. Les IDE participent aux consultations en binôme avec les médecins et assurent les soins en allergologie (prick test et désensibilisation), la pose de phmétrie et l enregistrement des données sur l ordinateur, prélèvements divers, tubertest, les E.C.G. La prise en charge de l éducation thérapeutique de toutes les maladies chroniques est assurée par une diététicienne et une P.D.E. formées à l éducation thérapeutique. Les IDE intervenant sur les consultations de chirurgie sont issues des urgences. CHU : le personnel paramédical est polyvalent, intervient dans tous les secteurs. Il participe aux consultations nécessitant des soins infirmiers (traumato, pansements, prélèvements divers). Il assure également l éducation thérapeutique, les soins en allergologie, les phmétries,etc Le parcours patient et le rôle du personnel au sein de chaque spécialité dans chaque institution seront étudiés de façon précise lors de la prochaine réunion. Toutefois, le GCS retient la mutualisation du personnel. La mutualisation et la polyvalence sont bien sûr indispensables au bon fonctionnement de l unité. Mais, dans certaines spécialités émerge la nécessité d infirmières référentes dans la prise en charge des pathologies spécifiques (diabète, asthme, hormone de croissance, allergie, obésité ) permettant une PEC continue et personnalisée par du personnel ayant développé des compétences particulières. Le personnel de Lenval présent à la réunion n intervient pas dans les consultations de chirurgie. Toutefois, certaines propositions ou principes retenus ont été discutés. - La radiologie ne peut absorber 2 consultations de traumatologie ou d orthopédie à la fois ou bien 1 consultation de traumatologie en même temps qu une consultation d orthopédie. Lenval : actuellement 8 plages de consultation sont occupées en traumatoorthopédie. La réfection des plâtres ou résines est assurée par le personnel des urgences, donc présent après 18H. CHU : actuellement 9 ou 10 plages de consultation occupées. Nécessité pour les réunions à venir d avoir un interlocuteur dans ce domaine. La consultation a lieu de 8h à 18h Dans les «principes de fonctionnement par spécialités» sont proposés : - 3 consultations successives sur 1 journée de 3H30 chacune de 8H à 19H30 - les consultations actuelles durent souvent plus de 4 heures. Comment envisager une telle organisation : - les plages horaires vont probablement se chevaucher - Quid du personnel soignant? doit-il assurer les consultations jusqu à 19H30 alors que l amplitude 4
Questions diverses : horaire des consultations est de 8H à 18H? La consultation a lieu de 8h à 18h. Non - Une consultation pluridisciplinaire des angiomes a lieu actuellement sur le site de l Archet, au sein du service de dermatologie. Cette consultation mensuelle sera assurée prochainement au sein du GCS et se déroule en soirée jusqu à 21H. La présence d une secrétaire est nécessaire. - CHU : a lieu une consultation de médecine du sport avec tapis roulant et autres appareillages. Possibilité de paiement en heures supplémentaires sur la base du volontariat? Oui Possibilité de localiser cette consultation au niveau du plateau technique des kinés sur le site de Lenval? A vérifier avec kiné Décisions prises Toutes les décisions et suites à donner sont détaillées tout au long du compte rendu. Principe de secrétariat dédié par activité retenu au sein du GCS. Mutualisation possible selon absentéisme et CA. Accord unanime pour que le logiciel Q Planner soit utilisé pour la prise de RV. Accord unanime pour l utilisation du logiciel d archivage Tempo.Possible pour dossiers LENVAL et ceux futurs du GCS. Quid de ceux du CHU? Accord unanime pour exiger la présence d un accompagnant (externe) responsable pour chaque enfant. Prochaine réunion THEME : Etude détaillée du parcours patient par spécialité au sein de chaque institution. 5