Outil d Aide au Développement et à l Organisation des Clubs
Programme de la formation Rappel général Le Paramétrage Gestion des adhérents: différence entre adhérent et licencié Les licences Réforme des moins de 12 ans Compétitions Exercices Questions types
Les attentes des dirigeants Gain de temps et simplification administrative Outil intégré : adhérents - licence - enseignement - communication Connaissance des membres Qui sont-ils? Quand, où et comment jouent-ils? Meilleure utilisation des installations Communication avec les adhérents Argumentation vers les institutionnels Conquête de nouveaux licenciés
Les attentes des licenciés Accès aux installations Partenaires de jeu Pratique encadrée Communication (club et Espace licencié) Jouer et avoir accès à des services
Les objectifs
Les objectifs Faciliter l Organisation pour le club (simplifier l administratif) Pour mieux Développer et Apporter de nouveaux services aux adhérents
La solution fédérale L outil d aide au développement et à l organisation des clubs
Présentation générale de l outil Outil intégré et modulaire
Présentation Générale
Présentation Générale
L espace Adhérent
Présentation Générale: configuration
Présentation Générale: adhérents
Présentation Générale: réservation
Présentation Générale: communication
Présentation Générale: licence
Présentation Générale: enseignement
Présentation Générale: gestion financière
Présentation Générale: Produits/Charges
Présentation Générale: Compétitions
Avant cela, quelques éléments de paramétrage
Le paramétrage - 2 possibilités d accès à ADOC: - Gestionnaire (membre du bureau, salarié ) - Licenciés ou adhérents
Gestionnaire (membre du bureau, salarié ): Compte ADOC déjà ouvert avec 1 super administrateur - Avoir une fonction dans le club: 1- Aller dans la fiche Adhérent 2- Cliquer sur l onglet «Fonction» 3- Ajouter une fonction - Attribuer des droits (par le super administrateur): 1- Aller dans configuration puis paramétrage «personne en fonction»
Etape n 2 Etape n 1
Super Administrateur Gestionnaire Utilisateur niveau 1 Utilisateur niveau 2 Utilisateur niveau 3 consult Utilisateur niveau 4 Enseignant Utilisateur niveau 5 Equipes Droits affectés aux profils utilisateurs Configuration/Paramétrage X Joueur X X X X X X Saisie des niveaux (M12) X X X X X Réservation X X X X X X Communication X X X Licence X X Enseignement X X X X X X Gestion Financière X X Recettes Dépenses X X Compétition - Equipes X X X X X Compétition - homologations X X
Licenciés ou adhérents (2 possibilités): - Créer son «espace du licencié»: A PRIVILEGIER - Entrer sur ADOC avec les identifiants de l espace du licencié - Envoyer les codes d accès (par un gestionnaire): 1- Aller dans la fiche de l adhérent 2- Aller dans l onglet Accès, lui ouvrir l accès et lui envoyer ses codes
Gestion des adhérents
Possibité de recherche par critères
Club où la personne est licenciée Pour ouvrir la fiche de l adhérent cliquez sur cet onglet Picto: licence valide ou à renouveler Classement ou niveau
Fiche adhérent: identité Onglet identité Informations classiques: adresse Informations différentes: certificat médical
Onglet accès Fiche adhérent: accès
Onglet licences Fiche adhérent: licences
Onglet formules et groupes Fiche adhérent: formules / groupes
Onglet disponibilité Fiche adhérent: disponibilité
Onglets réservation Fiche adhérent: réservation
Onglets niv/classement Fiche adhérent: NIV/CLASSEMENT
Onglet compte Fiche adhérent: Compte
Fiche adhérent: fonction Onglet: fonction Cliquez sur ajouter Laissez guider
Onglet formation Fiche adhérent: Formations
La Prise de Licence
Deux possibilités: - En masse (renouvellement) - Individuelle (nouveau licencié ou changement de club)
Prise de licence en masse Attribution
Prise de licence en masse Cliquez sur rechercher
Cochez toutes les personnes à qui vous souhaitez attribuer une licence Cliquez ensuite sur Attribuer
Un message apparait pour vous informer du nombre de licences prises et qu elles sont en attente de paiement (comme dans la gestion des licences)
Valider le paiement des licences Cliquez sur «Gestion financière» puis «Validation paiement des licences»
Valider le paiement des licences Cliquez sur «valider» pour faire le paiement
Prise de licence «Individuelle» d un nouveau licencié Cliquez sur Adhérent puis Gestion Cliquez sur Ajouter
Prise de licence «Individuelle» d un nouveau licencié Remplissez ces 4 champs: attention aucune erreur n est permise 2 possibilités à cette étape: - La personne a déjà été licenciée à la FFT auparavant (plusieurs années) - La personne est une nouvelle licenciée
Prise de licence «Individuelle» d un nouveau licencié Personne déjà licenciée auparavant 1 2 3
Prise de licence «Individuelle» d un nouveau licencié Personne jamais licenciée 1 2 3!
Prise de licence «Individuelle» d un nouveau licencié Licencier cette personne Valider le paiement comme pour l attribution en masse
Prise de licence «Individuelle» d un nouveau licencié Valider le paiement comme pour l attribution en masse Cliquez sur «valider» pour faire le paiement
Le module de communication avec les membres: - Envoyer un mail - Mettre un message sur l espace adhérent
Envoyer un mail groupé
Envoyer un mail groupé Ciblez comme bon vous semble vos destinataires
Envoyer un mail groupé Validez votre cible
Envoyer un mail groupé Cliquez ici - 1600 caractères maximum - Impossibilité d ajouter des pièces jointes
Envoyer un mail groupé Cliquez sur envoyer ou sur retour pour modifier le message
Insérer un message sur l espace adhérent
Insérer un message sur l espace adhérent Voici le résultat
Réforme des moins de 12 ans
Accès Enseignant L enseignant doit avoir accès à ADOC «gestionnaire» dans le club. Le président ou le super administrateur sont les seuls à pouvoir leur donner un droit d accès Minimum UTILSATEUR 2
L enseignant doit renseigner le niveau de jeu des enfants dans ADOC
Fiche adhérent: identité Dans le cadre de la réforme des moins de 12 ans, vous devez indiquer pour chaque élève, le niveau de jeu (blanc, vert ) Mise en production septembre 2014
Onglets niv/classement Fiche adhérent: NIV/CLASSEMENT
Compétitions - Equipes - Homologation de Tournois
Les équipes du club: une visibilité complète En cliquant sur cet icone, vous obtenez les informations concernant cette équipe: tarif En cliquant sur cet icone, vous ouvrez la page d information
Les équipes du club: une visibilité complète Sur cette page vous pouvez consulter les détails que vous aurez au préalablement entrés lors de l inscription
Les équipes du club: inscription Dès réception du mail vous informant de l ouverture des inscriptions des équipes, vous pouvez via ADOC inscrire toutes vos équipes (les équipes jeunes 2014 seront à inscrire via ADOC)
Les équipes du club: inscription GUIDE D INSCRIPTION DES EQUIPES
Les homologations de tournoi: une visibilité complète En cliquant sur cet icone, vous ouvrez la page d information du tournoi En cliquant sur cet icone, vous obtenez les informations concernant ce tournoi: tarif
Les homologations de tournoi: une visibilité complète Informations concernant le détail de l homologation de votre tournoi. Seul la fiche tournoi est modifiable à ce stade
Les homologations de tournoi: homologation
Les homologations de tournoi: homologation
Les homologations de tournoi: homologation Dernière étape: enregistrer
Les homologations de tournoi: homologation Cochez, décochez pour affecter des courts
Les homologations de tournoi: homologation Entrez les 3 premières lettres des noms Un comité de tournoi doit être composé de 3 licenciés adultes (hors JA)
Les homologations de tournoi: homologation Il reste à ajouter les épreuves de votre tournoi en cliquant sur «ajouter»
Les homologations de tournoi: homologation En fonction de la nature de l épreuve, les formats de matchs possibles s afficheront automatiquement. Il faut ajouter autant d épreuves qu il en existe.
Les questions «types»
Question 1 «Je n arrive pas à prendre mes licences ou à attribuer mes formules 2015»
Réponse 1 Vérifier que le club s est bien positionné dans l année 2015: - Configuration -> Paramétrage -> Année d adhésion
Question 2 «Je n arrive pas à paramétrer mes formules d accès 2015»
Réponse 2 Vérifier que le club s est bien positionné dans l année 2015: - Configuration -> Paramétrage -> Année d adhésion
Question 3 «Comment je fais pour licencier en masse comme dans la gestion des licences»
Réponse 3 - Soit vous leur expliquez - Soit donnez leur l outil d aide en ligne (tutoriel vidéo): http://www.siege.fft.fr/adoc/
Question 4 «J ai licencié une personne par erreur, puis-je être remboursé et comment enlever le doublon?»
Réponse 4 1/ Pas de remboursement 2/ Allez dans Adhérent -> Rapprochement de membre et indiquez le membre à supprimer et celui à conserver 3/ Informer la Ligue ou le comité par mail
Question 5 «Je ne trouve pas mon Pass Tennis dans ma liste de mes licenciés»
Réponse 5 1/ Vérifier que le club a bien importé la personne en page d accueil:
Question 6 «Quand j ouvre l accès ADOC à une personne j ai un message d erreur: login failed ou invalide»
Réponse 6 1/ Il suffit de changer le login ou d y ajouter un chiffre à la fin (1, 2 )
Question 7 «Comment je fais pour donner un droit d accès à quelqu un?»
Réponse 7 - La réponse a été donnée en début de formation
Question 8 «Je suis super administrateur et j ai perdu mes codes d accès à ADOC»
Réponse 8 1/ Demandez lui d utiliser ses identifiants «espace du licencié» pour entrer sur ADOC
Question 9 «Le président est parti et c était le seul super administrateur, comment faire?»
Réponse 9 1/ Demandez lui de vous envoyer le PV de bureau ou d AG afin que vous puissiez mettre à jour l admin 2/ Envoyez moi un mail pour attribution des nouveaux droits et codes
Question 10 «J ai une personne qui veut avoir accès ADOC dans mon club mais qui est licencié dans un autre club, comment faire?»
Réponse 10 1/ Cette personne utilise ses identifiants «espace du licencié» pour entrer dans ADOC puis en haut à gauche elle peut choisir quel club utiliser
www.clubtest.appli-fft.fr/club Identifiant: ADOC_TEST_NORMANDIE Mot de passe: NicolasL18
Exercice n 1 1/ Recherchez un adhérent licencié 2014 2/ Entrez dans sa fiche adhérent 3/ Modifiez son niveau de jeu
Exercice n 2 Faites une demande d homologation de tournoi interne jeunes (réforme)
NICOLAS MAIGNAN 07 88 22 85 99 nicolas.maignan@fft.fr
Outil d Aide au Développement et à l Organisation des Clubs Merci pour votre attention