Présentation du logiciel Soft Design CFY Christian Fleury Chemin des Grands Prés 2 1532 Fétigny 079 630 47 68 info@cfy.ch www.cfy.ch
Le logiciel Ergo Gestion permet le suivi de tous les aspects déterminants des traitements en ergothérapie et gère également d'autres traitements selon les besoins rencontrés. Résumé succinct des fonctionnalités : Patients - Traitements - Séances Moyens auxiliaires complexes et sur mesure Multi Intervenants Rapports au médecin détaillés Avis de traitement / Demande de suite Factures - paiements Chiffres d'affaires détaillés Particulièrement complet, il permet de traiter toutes les facettes rencontrées dans la gestion de votre pratique thérapeutique. Points forts Le logiciel est multi postes et multi utilisateurs (réseau) Avec une seule licence et sans coût supplémentaire pas de limite pour : installer le logiciel sur autant de machines que vous le souhaitez gérer autant de thérapeutes et d'employés présents ou futurs dans votre pratique créer toutes formes de prestations (Ostéopathie, Acupuncture, etc) et leur suivi avec une tarification par séance ou par points gérer toutes les listes de matériel accessoire (Lima) spécifiques aux types de traitements Soft DesignCFY / janvier 2014 Page 1 / 25
Les Plus Un logiciel en constante évolution grâce aux mises à jour gratuites Un support technique gratuit et un appui personnalisé Un accompagnement et une mise en route comprise dans le prix, soit : installation du logiciel par nos soins paramétrage des informations initiales mise en oeuvre des saisies de traitements impression des premières factures Ergo Gestion fonctionne sous Windows depuis les versions XP et ultérieures en version 32 ou 64 bits. Optimisé au maximum pour des performances d'accès aux données très rapide, il est peu gourmand en termes de performances, un PC de bureautique basique suffit pour son emploi. Pour une bonne vision des affichages, l'écran recommandé devrait disposer d'un résolution de 1280x1024 Ergo Gestion fonctionne sur une machine Apple si celle-ci dispose d'un émulateur comme Parallels Desktop. Un menu principal très simple permet l'accès à ces diverses fonctionnalités Soft DesignCFY / janvier 2014 Page 2 / 25
Table des matières Quelques descriptions succinctes des possibilités sont accessibles dans les pages qui suivent. Le descriptif n'est pas exhaustif, tant s'en faut, il donne un aperçu de quelques unes des multiples fonctionnalités et options d'ergo Gestion. Gérer... 4 Patients... 4 Traitement... 5 Ajouts groupés de séances... 5 Facturation des traitements à terme... 6 Etat des traitements actifs... 7 Anciens traitements non facturés Gestion des factures... 8 Gérer les paiements Paiements Clôturer depuis une liste à choix Lire le fichier DTA des paiements BVR Gérer les rappels / Liste des impayés Décompte des chiffres d'affaires... 9 Listes annexes et options... 10 Tarifs et traitements Type de traitement Positions tarifaires et points / création de tarif spécifique... 11 Compte / concordat des thérapeutes... 14 Collections de textes standards... 12 Publipostage... 12 Administrer la base de données... 13 Sauver - Restaurer Saisie d'un nouveau traitement... 16 Intervenants d'un traitement... 18 Gérer les traitements et séances d'un patient... 19 Saisie d'un moyen auxiliaire (LIMA)... 20 Export dans les Commentaires du patient... 23 Saisie de séances... 24 Soft DesignCFY / janvier 2014 Page 3 / 25
Sous Gérer sont réunies toutes les fonctions principales soit le suivi des Patients, Traitements, Factures et Décomptes. Depuis Patients vous accédez à la liste des patients. Diverses options permettent de trier la liste et également de sélectionner un patient particulier. Dans l'exemple ci-dessus, l'option Afficher traitements et séances des patients a été activée. Une 2e petite fenêtre s'ouvre dans laquelle la récapitulation des séances des traitements sont visible (en l'occurrence le n 611). Cette fenêtre peut être déplacée à volonté. Un double clic sur un patient sélectionne ce dernier et affiche ses références. Important! Par ce chemin vous accédez à l'ensemble de tous les éléments concernant un patient, soit coordonnées, liste de ses traitements et séances, suivis médical, rapports au médecin, moyens auxiliaires, factures, décomptes, etc. Soft DesignCFY / janvier 2014 Page 4 / 25
Pour un gain de temps considérable, quelques actions réalisables pour un seul patient peuvent se faire simultanément sur des groupes entiers de patients. Important! Le sous-menu Traitement permet l'accès à ces fonctions d'actions groupées. La fonction Ajout groupé de séances permet de saisir d'un clic toutes les séances pratiquées à une date donnée pour tous les patients rencontrés ce jour-là. Par un clic de souris sur les patients rencontrés à la date indiquée, les séances leur seront automatiquement ajoutées. Soft DesignCFY / janvier 2014 Page 5 / 25
La fonction Facturation des traitements à terme permet de lancer la procédure de facturation de tous les traitements à terme. Les traitements disposent chacun du nombre prévu de séances. Les traitement arrivés au terme des séances prévues apparaitront dans la liste lors de la recherche. Les traitements peuvent être sélectionnés individuellement ou globalement. La notion de concordat est liée aux thérapeutes et permet de sélectionner les patients d'un thérapeute précis, le logiciel pouvant gérer autant de thérapeutes que souhaité. Soft DesignCFY / janvier 2014 Page 6 / 25
La fonction Etat et détection sur traitements offre un sous-menu avec deux options à choix. L'option Etat des traitements actifs visualise les séances pratiquées dans les traitements. Par cette petite fonction, un thérapeute peut rapidement connaître l'état des traitements qui le concerne. L'option Anciens traitements non facturés, surtout utilisée dans les pratiques multi thérapies et multi thérapeutes, permet de détecter un patient venu pour un traitement et qui n'a jamais terminé ce dernier à une date donnée. Soft DesignCFY / janvier 2014 Page 7 / 25
Le sous-menu Gestion des factures permet le suivi du paiement des factures. Le sous-menu Gérer les paiements offre trois possibilités à choix pour la saisie des paiements. Paiements permet de saisir un paiement sur une facture accessible par son numéro unique. Clôturer depuis une liste à choix permet de valider, à une date donnée, les paiements qui clôturent des factures ouvertes listées dans une liste à cocher. Lire le fichier DTA des paiements BVR permet de clôturer automatiquement les factures émises avec BVR. Ergo Gestion est capable d'émettre les factures avec un BVR. Le fichier des paiements peut ensuite être téléchargé régulièrement par l'accès Internet du compte bancaire. Une fois téléchargé, le fichier peut être présenté pour lecture à Ergo Gestion qui effectuera automatiquement les opérations de mise en compte et clôture des factures pour lesquels un paiement a été effectué par BVR. Par Gérer les rappels/liste des impayés le logiciel offre une gestion complète des factures impayées avec émission des rappels. Soft DesignCFY / janvier 2014 Page 8 / 25
Ergo Gestion dispose de toutes les fonctions permettant la gestion détaillée des chiffres d'affaires. Il permet également de déterminer le revenu d'un employé en fonction du % qui lui revient dans le montant facturé d'une séance. Le pourcentage personnalisé d'un thérapeute est fixé dans la gestion des comptes/concordats. Trois possibilités Montant des séances effectuées de traitements même si non facturés Montant des séances de traitements facturés acquittés ou non Montant des séances de traitements facturés et acquittés Les décomptes des chiffres d'affaires des factures et des paiements permet de transmettre les informations comptables nécessaires. Les chiffres peuvent être obtenus pour une période donnée pour un thérapeute particulier Soft DesignCFY / janvier 2014 Page 9 / 25
Le Menu principal offre également la gestion de divers listes annexes et paramètrage du logiciel. L'option Tarifs et traitements permet de gérer les types de tarif Par défaut un seul type de traitement, Ergothérapie, est proposé. L'option Type de Traitement permet de créer un type, par exemple Sophrologie. Un clic sur le bouton Nouveau type de traitement va permettre la génération d'un type autre que l'ergothérapie Soft DesignCFY / janvier 2014 Page 10 / 25
Par exemple Lorsqu'un traitement est créé chez un patient, un concordat/compte par défaut est proposé. Ce concordat/compte par défaut est celui qui sera choisi dans la fiche du type de traitement ci-dessus. Remarque importante : Dans une fiche de traitement, le compte peut être changé à volonté jusqu'à la clôture du traitement. De même lors de la saisie de la 1e séance le compte/concordat par défaut est celui qui aura été établi dans la fiche du traitement. Ce compte/concordat peut être changé dans la saisie d'une séance, par exemple si un thérapeute exécute une séance en remplacement ou du fait d'une spécialisation. Les chiffres d'affaires permettent d'extraire ce qui revient à chacun. Création d'un tarif spécifique Une fois un type de traitement créé, le menu permet de générer une liste de tarifs spécifique pour ce nouveau type. Le tarif pourra être exprimé soit au point soit au tarif horaire. Des listes d'accessoires pourront être établies spécifiquement pour le nouveau traitement. Soft DesignCFY / janvier 2014 Page 11 / 25
Collection de textes standards Des phrases de politesses peuvent être préparées et chaque thérapeute dans son compte/concordat peut recevoir une phrase qui lui est propre. Cette phrase peut être intégralement modifiée lors de l'émission d'une facture. Ce n'est plus modifiable lors des émissions groupées des factures, dans ce cas la phrase de politesse du compte/concordat est appliquée. Les demandes de suite ou annonces de traitement disposent d'un espace pour un texte spécifique. Une collection de textes préparés et sauvés peut être un gain de temps appréciable en reprenant un des textes puis en l'adaptant si nécessaire lors de l'émission/impression de l'annonce de traitement. Option Publipostage du Menu principal Tous les médecins ou toutes les assurances peuvent être exportées au format CSV. Les données exportées peuvent être utilisées pour un publipostage. Pour l'export des patients, un menu permet de préciser l'export souhaité. L'exemple ci-dessus montre que nous souhaitons exporter tous les patients venus dans une période donnée et cela pour l'ensemble des thérapeutes (concordats/comptes). Il est ainsi possible de sélectionner les seuls patients d'un thérapeute spécifique. Dans l'exemple tous les champs sont sélectionnés pour l'export. Soft DesignCFY / janvier 2014 Page 12 / 25
Administrer la base de données est la dernière option du menu principal. Un outil de sauvegarde intégré permet de sauver l'intégralité des données dans un seul fichier compacté. Sauver les datas l'option va générer le fichier de sauvegarde à l'endroit spécifié dans la fenêtre qui s'ouvre en début de processus. Le fichier aura un nom par défaut avec la date, tel que l'exemple ci-contre, nom de fichier modifiable à volonté lors de l'opération ou après. L'opération prend quelques secondes. La sauvegarde est un instantané complet des données. Restaurer les datas l'option permettra de reprendre et ré installer intégralement les données préalablement sauvegardées par l'outil intégré. Attention! La restauration remplace intégralement les données existantes par celles de la sauvegarde restaurée. Remarque : Le logiciel est prévu pour travailler en réseau et toutes les fonctions de sauvegarde et de restauration sont adaptées pour. Soft DesignCFY / janvier 2014 Page 13 / 25
Dans les listes annexes et options du menu principal figure la gestion des comptes/concordats sous la rubrique Liste des Comptes-Thérapeutes. Le logiciel peut gérer autant de comptes que souhaité. Une fiche de compte se présente comme suit. Soft DesignCFY / janvier 2014 Page 14 / 25
Chaque compte peut recevoir ses propres coordonnées bancaires. Il offre la possibilité d'utiliser des BVR qui seront imprimés et incorporés dans les factures si souhaités. Un logo personnalisé peut être incorporé dans le haut des courriers du concordat. Dans le cas d'un papier avec entête pré imprimée ou la présence d'un logo ou encore de BVR partiellement imprimés, le bouton Choix pour facture permet de sélectionner les éléments à imprimer ou non. L'option du Menu principal Gérer les chiffres d'affaires permettra de connaître les montants exacts de toutes les transactions effectuées pour chacun des comptes, soit facturations et paiements. Les décompte indiquent également le calcul de la rémunération après déduction selon le taux de rémunération indiqué dans la fiche du compte/concordat. Soft DesignCFY / janvier 201 2014 Page 15 / 25
Saisie d'un nouveau traitement Depuis la fiche du patient un nouveau traitement est généré par le bouton Nouveau Traitement. A la demande d'un nouveau traitement des messages de confirmation viendront vous guider. Si un (ou des) traitement actif chez ce patient est déjà existant, un message d'avertissement apparait. Le clic sur le bouton provoque l'apparition d'un message de confirmation Le logiciel Ergo Gestion peut gérer simultanément tous les traitements souhaités. Par exemple un patient vient pour un problème chronique, l'assurance étant l'ai dans ce cas et il peut également avoir un traitement de Physiothérapie suite à un accident, avec une autre assurance ou encore suivre des séances de sophrologie payé par lui-même. Soft DesignCFY / janvier 2014 Page 16 / 25
La fiche du nouveau traitement se présente ainsi Si divers type de traitements ont été créé, le type de traitement par défaut est l'ergothérapie. Il peut être modifié en haut de cette fiche. Le compte/concordat par défaut pour le type de traitement spécifié apparait automatiquement et peut être changé en cliquant sur le bouton Concordat. Le choix de l'assurance et du médecin sont indiqués. Les listes disponibles sont visibles avec un clic sur les boutons correspondants et permettent le choix. Remarque importante : une assurance n'apparient pas à la fiche d'un patient mais à ses traitements spécifiques. L'historique des traitements contiendra l'historique des assureurs concernés. Soft DesignCFY / janvier 2014 Page 17 / 25
Il est possible de choisir d'autres thérapeutes ou artisans ou médecins impliqués en cliquant sur le bouton Autres Intervenants. La liste des médecins / intervenants apparait pour choisir l'intervenant à ajouter au traitement. Pour chaque intervenant, un texte libre permet de spécifier les actions réalisées par ce dernier. Soft DesignCFY / janvier 2014 Page 18 / 25
Le bouton Accepter ces éléments de la fiche du traitement donne l'accès à la liste des traitements et séances réalisées par le patient. Remarque : la flèche rouge indique le "conseil" qui apparait lors du passage de la souris dans la liste Traitements séances. Chaque fenêtre en principe dispense des conseils d'utilisation de ce type. Le bouton Gérer traitements - séances de la fiche patient permet d'accéder directement à la fiche ci-dessus des traitements et séances du patient. Ce bouton est actif seulement si au moins un traitement existe. Le Menu de la fiche des traitements et séances offre diverses fonctions importantes. Sous Traitements, le retour dans la fiche des éléments du traitement (médecin, assurance, etc) permettra de préciser / modifier les paramètres du traitement. Ces éléments peuvent être modifiés seulement si le traitement est actif. Dès qu'un traitement est facturé, les modifications ne sont plus autorisées. Il faut d'abord annuler la facture pour pouvoir modifier un traitement ou une séance. Soft DesignCFY / janvier 2014 Page 19 / 25
En Ergothérapie, les moyens auxiliaires (LIMAs) peuvent prendre beaucoup d'importance. Leur fabrication implique quelquefois de multiples intervenants et de multiples interventions. Il est important de gérer les coûts obtenus pour chaque cas particulier. L'ajout d'un moyen auxiliaire est possible en cliquant sur le Menu de la liste des traitements d'un patient. Le LIMA saisi sera attaché au traitement sélectionné. L'intervenant - compte / concordat - peut être un atelier d'orthopédie indépendant auquel il faudra payer la prestation. Soft DesignCFY / janvier 2014 Page 20 / 25
Le moyen auxiliaire saisi apparait dans la liste après validation. Tous les éléments spéciaux nécessaires dans un traitement peuvent être gérés avec des intervenants différenciés. Ainsi le chiffre d'affaire de chaque intervenant pourra être connu. Une fois quitté la gestion des LIMAs et revenu dans la liste des séances, un message indique l'existence de moyens auxiliaires dans le traitement. Soft DesignCFY / janvier 2014 Page 21 / 25
Toutes les rubriques LIMAs peuvent être exportées avec diverses options depuis le Menu. Exporter l'entier de l'historique est ainsi possible grâce aux options disponibles Remarque : un fichier au format CSV est un fichier texte qui peut être importé par un traitement de texte ou une feuille de calcul. Soft DesignCFY / janvier 2014 Page 22 / 25
Chaque fiche patient dispose d'un accès à des commentaires libres et datés. Différentes actions proposent de sauver un mémo dans les commentaires, par exemple l'émission d'un avis de traitement ou de commentaires dans une facture. L'export des LIMAs d'un traitement dans les commentaires sont alors accessibles depuis la fiche du patient. L'entier des éléments du moyen auxiliaire a été exporté dans les commentaires du patient. Les commentaires peuvent être imprimés ou sortis en fichier pdf. Soft DesignCFY / janvier 2014 Page 23 / 25
La saisie des séances s'effectue par un clic sur le traitement ou dans le Menu de la liste des traitements et séances ou encore depuis les ajouts groupés du Menu principal. Un clic sur les boutons des positions 1,2 et 3 ouvre la liste des tarifs pour choix. Si le n de tarif est connu, la frappe de ce numéro appellera automatiquement le bon intitulé et son tarif. La date de la séance peut être par défaut celle du jour celle de la dernière séance inscrite. Ainsi une série de séances du même jour, de différents patients sont saisie avec la date déjà inscrite. saisie vide pour date à choix Ces options se règlent dans le Menu principal de la liste des traitements et séances sous Option. Le Menu Rapports permet soit d'exporter les éléments patient, assurance et médecin pour une fusion avec un rapport au médecin personnel ou soit de gérer complètement les rapports aux médecins par le logiciel Ergo Gestion. Remarque importante : Un manuel séparé existe pour la gestion des rapports aux médecins. Soft DesignCFY / janvier 2014 Page 24 / 25
Lorsque la totalité des séances prévues est réalisée, le logiciel nous signale automatiquement le fait et nous propose d'éventuellement facturer le traitement. Remarque : La facturation peut se faire également de manière groupée depuis le Menu principal. Des options du Menu permettent de gérer des paiements anticipés de séances ou de saisir des acomptes sur un traitement. Lorsqu'une demande de suite de traitement (ou annonce de traitement) est acceptée, le logiciel permet de générer directement un nouveau traitement sans qu'il soit nécessaire de ressaisir toutes les informations. Le numéro d'ordonnance est alors automatiquement incrémenté de 1 unité dans la fiche du traitement nouvellement créée. Soft DesignCFY / janvier 2014 Page 25 / 25