REGLEMENT INTERIEUR FONDS LOCAL D INITIATIVES DU PAYS DU CALAISIS - 2016 CE PRESENT REGLEMENT EST VALABLE SOUS RESERVE DE LA RECONDUCTION DU DISPOSITIF FLIP PAR LE CONSEIL REGIONAL NORD-PAS-DE-CALAIS / PICARDIE ET IL EST SUSCEPTIBLE D EVOLUER EN FONCTION DES DIRECTIVES REGIONALES. I. PRÉSENTATION DU FLIP DU CALAISIS Le FLIP du Calaisis est une enveloppe financière qui a vocation à soutenir des microprojets portés par des associations. Il a été créé pour accompagner le tissu associatif du Calaisis sur les actions qui s avèrent pertinentes pour la mise en œuvre des orientations du Pays définies dans la Charte du Pays et dans les documents stratégiques suivants (téléchargeables sur www.pays-du-calaisis.fr ) : le projet de territoire «Circuits de proximité, politique alimentaire locale et identité territoriale» le schéma de Trame Verte et Bleue du Pays du Calaisis le projet «patrimoine» et le schéma d interprétation du patrimoine Le fonds est d un montant de 30 000 abondé à 80% par le Conseil Régional Nord Pas de Calais et à 20% par le Syndicat Mixte du Pays du Calaisis. Le FLIP Culture vient en complément du FLIP Classique afin d aider deux projets à vocation culturelle. Il s élève à 6 000, financé également à 80 % par le Conseil Régional Nord Pas de Calais et à 20% par le Syndicat Mixte du Pays du Calaisis. Il a pour objectifs de : Soutenir des projets qui contribuent à la mise en œuvre des orientations de la Charte du Pays du Calaisis et des stratégies spécifiques engagées sur la biodiversité, le patrimoine et la culture, l alimentation, l agriculture durable et les circuits courts Inciter les prises d initiatives d intérêt collectif ainsi que les coopérations inter-associatives Favoriser l implication du monde associatif dans les démarches locales notamment du Pays Renforcer les associations dans leurs actions En complément, le FLIP «Culture» permet de soutenir des projets relevant : Du développement des pratiques amateurs : ateliers de pratiques artistiques (musique, littérature, arts plastiques ) De la valorisation du patrimoine et de promotion de la mémoire régionale d un territoire et des pratiques des habitants (valorisation d un lieu par une approche artistique, sons et lumières, spectacles historiques ) De la promotion des cultures populaires régionales et de la diversité (par exemple : géants, jeux traditionnels ) D animations culturelles (par exemple : concerts, théâtre monté avec les habitants, festivals amateurs ou professionnels ) et de contact avec la création (échanges artiste /habitants) II. LES INSTANCES DU FLIP i. Le Syndicat Mixte du Pays du Calaisis Le SyMPaC est l instance qui gère le fonds. Il est responsable de sa vie financière et administrative. Il met à disposition un technicien référent chargé de : Informer les porteurs de projet sur le dispositif et son fonctionnement ;
Préparer et animer les réunions du comité de gestion ; Mettre en œuvre les décisions du comité de gestion (suivi administratif et financier) ; Faire le lien avec les intercommunalités et le conseil régional. Le siège est situé à l adresse suivante : SyMPaC, Hôtel de Ville, Place du Soldat Inconnu, 62 100 CALAIS. Contact : christophe.duhaut@pays-du-calaisis.fr, 03 21 00 83 38 Le Comité de gestion Pour assurer le fonctionnement du fonds, un Comité de gestion est mis en place. Rôle Rédige et applique le règlement intérieur du fonds Fait connaitre le fonds auprès du réseau associatif Décide de l octroi des aides par l instruction des fiches projets Suit et valorise les porteurs de projets Élabore et présente son bilan d exercice annuel au SyMPaC Composition Elle doit refléter «autant que faire se peut» la diversité géographique et sociétale du territoire. Le Comité de gestion est composé de membres actifs, de membres de droits et de membres associés : Les membres actifs Les membres actifs prennent part au vote. Ils sont représentants du monde associatif désignés par leur intercommunalité d origine. Il y a 12 membres actifs ; 3 par intercommunalité. Les membres de droit Les membres de droit ont un avis consultatif et ne prennent pas part au vote. Ils sont élus désignés par leur intercommunalité d origine. Il y a 4 membres de droit ; 1 par intercommunalité. Les membres associés Il s agit de personnes ressources pouvant apporter une expertise lors de l étude des candidatures. Ils ne prennent pas part au vote. Il y a 6 membres associés. Il s agit : Du technicien référent du SyMPaC D un technicien représentant le Conseil régional D un technicien désigné par chaque intercommunalité (4) Vote En 2015, le comité de gestion se fera en deux temps : 1/ L ensemble des dossiers sont étudiés par l ensemble des membres lors d une première réunion. Les membres actifs, membres de droit ainsi que le technicien référent SyMPaC et le représentant du Conseil régional, se prononceront sur les dossiers non éligibles ou au contraire sans besoin de compléments d informations. Ils alloueront une première partie de l enveloppe disponible. 2/ Une 2 ème réunion permettra de rencontrer les personnes associatives dont leur projet nécessite des informations complémentaires. En cas d absence de l association à cette «audition», le projet se verra rejeté. Seront présents les membres actifs, le technicien du SyMPaC et le technicien du Conseil régional. En cas d absence d un membre actif au comité de gestion, un suppléant peut être désigné. Celui-ci devra faire partie de la même association. Les décisions sont prises à la majorité des membres présents. Si un des membres du Comité de gestion souhaite présenter un projet, il ne pourra pas prendre part au vote.
Renouvellement du comité de gestion La poursuite ou le renouvellement du Comité de gestion sont appréciés lors de l évaluation annuelle du FLIP et sous réserve de la décision de renouvellement du dispositif par le Comité syndical du SyMPaC. III. CRITÈRES D ÉLIGIBILITÉ ET PRIORITÉ i. Les critères d éligibilité des porteurs de projets Le fonds est destiné aux structures : Associatives loi 1901 à but non lucratif De type regroupement ou collectif d associations loi 1901 mais le projet ne pourra être porté que par une seule structure au nom des autres Ayant leur siège sur le territoire du pays du Calaisis Ayant un projet dont le bénéfice se fait au profit du pays du Calaisis et de ses habitants Les critères d éligibilité des projets Les projets doivent s inscrire dans la stratégie politique du Pays et être cohérents avec la Charte du Pays. Ils doivent porter sur les objectifs suivants : La préservation et la valorisation de la biodiversité La préservation, la mise en valeur et la transmission du patrimoine bâti et culturel Le développement de la pratique culturelle amateur* Le développement de l agriculture durable, des circuits courts et de l alimentation *Pourront être financés : les interventions extérieures qui se feraient au bénéfice d un groupe de pratique culturelle amateur ; les prestations de conseil, création, mise en scène pour des groupes amateur ; tout projet culturel particulier explicitement développé. Mais ne pourront être financés : tout instrument, matériel, consommable ; projet ou prestation récurrents. i Les critères de priorité des projets : Sont privilégiés les projets : Dont l échelle d application est celle du Pays ou de l intercommunalité Les projets innovants Les projets montés en partenariat avec des acteurs publics, privés et/ou associatifs Une association ne peut prétendre qu à une seule demande de soutien par an. Un projet ayant bénéficié d une subvention FLIP ainsi que les projets récurrents (existant depuis plusieurs années) pourront être aidés deux années de suite maximum. Il devra s agir du même projet mais une évolution de celui-ci devra être motivée, c est-à-dire qu il devra y avoir une plus-value par rapport à l année d avant. iv. Les critères d inéligibilité : Le FLIP du Calaisis ne peut soutenir les projets : Ayant fait l objet d un commencement d exécution avant la réponse du comité de gestion Ayant pour objet la pratique et le développement d un sport Faisant mention d un caractère politique ou religieux Relevant classiquement de l éducation nationale (sorties pédagogiques, etc.) Comportant des dépenses liées à du matériel de bureau et des travaux d entretien de locaux Visant exclusivement des actions de communication
Les salaires et charges de personnel (autres que prestations de service justifiées sur présentation de devis) ne peuvent être financés au titre du FLIP du Calaisis. Pour les associations qui ont bénéficié d une subvention FLIP en 2015 et qui souhaitent déposer un dossier FLIP pour 2016, elles devront avoir clôturé leur dossier 2015 auparavant : la demande de solde doit avoir été effectuée. IV. MODALITÉS DE CANDIDATURE ET PROCÉDURE DE FINANCEMENT i. Appels à projets Le FLIP est mobilisable par le biais d une candidature à l appel à projets. Un seul appel à projets est organisé par an. Un second le cas échéant sur décision du comité de gestion si les circonstances le justifient. Procédure de sollicitation Étape 1 : demande de dossier de candidature Il s agit pour le porteur de projet susceptible de déposer un dossier, de contacter le SyMPaC pour disposer du dossier de candidature qui comprend la fiche de présentation et le règlement intérieur. Ces deux documents sont aussi en téléchargement sur le site internet du SyMPaC www.pays-du-calaisis.fr Si besoin, un rendez-vous avec le référent FLIP du SyMPaC peut être sollicité. Étape 2 : le dossier de candidature Le dossier de candidature, pour être réputé complet, doit comporter l ensemble des pièces suivantes : La fiche de présentation du projet dûment remplie et signée Une copie du récépissé de déclaration de l association, Une copie des statuts de l association, Une attestation d assurance (responsabilité civile) Les devis justifiant des sommes figurant au budget Une autorisation du président pour représenter l association Un RIB de l association L association peut joindre tout autre document permettant de mieux comprendre ses domaines d actions et/ou concernant le projet qu elle présente. Il doit être déposé complet et être envoyé par la poste avant la date butoir inscrite sur la fiche de présentation (cachet de la poste faisant foi) à l adresse suivante : SyMPaC FLIP du Calaisis Hôtel de Ville de Calais Place du soldat inconnu 62 100 CALAIS Ou par courriel à : christophe.duhaut@pays-du-calaisis.fr Ne seront pas acceptés les dossiers envoyés après la date de clôture de l appel d offres (le cachet de la poste faisant foi). Étape 3 : la sélection du projet L instruction du dossier se fait d abord par le référent du FLIP au SyMPaC et par les techniciens des intercommunalités avant une analyse plus complète des projets par le comité de gestion. La décision est notifiée au porteur de projet par courrier du Président du SyMPaC sous un délai de 15 jours suivant la tenue du comité de gestion.
Étape 4 : si le projet est retenu Le courrier de notification informe également du montant de la subvention allouée. Une convention de partenariat est signée entre le porteur de projet et le SYMPAC stipulant l engagement des deux parties (modalités de financement, délai de réalisation du projet). NB : Le projet est à réaliser dans un délai d un an à compter de la date de notification de la décision du comité de gestion. Pour les dossiers non complets au moment de la notification, le courrier de réponse précisera que la décision du comité se fait sous réserve de la complétude du dossier sous les 15 jours. Au-delà de ce délai, le projet sera considéré comme abandonné i Montant de l aide par projet L aide financière du FLIP est plafonnée à 3 000 par projet. Le montant de cette aide ne peut être supérieur à 80% du montant total du projet. Par conséquent, il est demandé à l association d autofinancer et/ou mobiliser un autre cofinancement à hauteur minimale de 20%. Il est rappelé qu un projet bénéficiant d une subvention du Conseil Régional ne pourrait se voir allouer une subvention au titre du FLIP pour cause de double financement régional. iv. Modalités de paiement Le versement se fait par le SyMPaC et par mandat administratif directement sur le compte de l association : L acompte à l association ayant eu l accord d une subvention FLIP sera versé dès signature de la convention de partenariat entre les deux parties. Le solde sera versé sur présentation du bilan de l action (envoi des 2 formulaires complets et signés : bilan financier et bilan qualitatif qui seront envoyés en même temps que les conventions), des factures justifiant les prestations et d un courrier de demande mentionnant le montant du solde à verser. A la présentation du bilan de l action, si les dépenses effectives, justifiées par les factures, s avèrent d un montant inférieur au prévisionnel, la subvention octroyée sera calculée au prorata du budget final, sauf décision contraire du comité de gestion du FLIP. Si les dépenses effectives, justifiées par les factures, s avèrent d un montant supérieur au prévisionnel, le SYMPAC ne pourra pas revoir à la hausse son aide financière. En cas de trop perçu, le SyMPaC réclamera à l association le reversement de la somme concernée. V. COMMUNICATION i. Communication sur le FLIP Le SyMPaC et le Comité de gestion diffusent l information sur le FLIP du Calaisis à travers : Une plaquette de présentation du dispositif et des affiches de communication Le site internet du pays du Calaisis : www.pays-du-calaisis.fr et la page Facebook Des articles dans les médias Les relais presse et/ou Web des intercommunalités Un mailing auprès d une liste d associations repérées. L exhaustivité de la liste ne peut être assurée. Autre document le cas échéant.
Communication sur les projets aidés Les porteurs de projets aidés dans le cadre du FLIP s engagent à faire mention des financeurs dans tous leurs documents de promotion et de communication de l action subventionnée. Il est demandé au minimum l affichage du logo du SyMPaC et du logo du Conseil Régional Nord Pas de Calais qui seront envoyés en fichier numérique à la suite de la décision du comité de gestion. VI. DURÉE ET RENOUVELLEMENT Le FLIP est mis en œuvre annuellement. La décision de reconduire ce dispositif est prise en Comité syndical du SyMPaC sur avis de principe du comité de gestion.