ACTIONS COLLECTIVES GUIDE D INFORMATION DESTINE AUX PORTEURS DE PROJET I - COMMENT ELABORER UN DOSSIER DE DEMANDE D'AIDE A UNE ACTION COLLECTIVE II - DEFINITION D'UNE CONVENTION III - COMMENT EST ELABOREE LA CONVENTION IV - COMMENT OBTENIR UN PAIEMENT V - COMMENT SOLDER VOTRE CONVENTION VI - CAS DES AVENANTS *
I - COMMENT ELABORER UN DOSSIER DE DEMANDE D'AIDE A UNE ACTION COLLECTIVE? Tout organisme peut devenir porteur d une action collective, quelle que soit sa forme juridique, association, société représentant un groupement d entreprises, établissement public, etc..) Vous devez constituer un dossier de demande d'aide à adresser à la DIRECCTE pour l'action collective que vous projetez de mettre en œuvre. Ce dossier doit comporter une note de présentation détaillée et argumentée du programme, un devis détaillé des dépenses à effectuer pour réaliser le programme et les pièces administratives qui sont nécessaires pour élaborer et engager la convention. 1) entretien préalable avec la DIRECCTE Le montage d'une action collective nécessite le plus souvent un processus itératif entre vous et la DIRECCTE. Avant d'élaborer tout programme, il convient d'engager au préalable une réflexion en commun sur le thème de l'action, les objectifs à atteindre et les moyens à mettre en œuvre. 2) la note de présentation du programme Cette note doit tout d'abord présenter le contexte et les motivations qui ont conduit à l'élaboration de l'action. Elle doit ensuite comporter une présentation du programme d'action et les partenariats envisagés. Les modalités de l'action devront être détaillés (moyens, budget, calendrier, objectifs, résultats escomptés, évaluation). 3) le devis détaillé des dépenses Le devis détaillé doit présenter les dépenses phase par phase, en distinguant les dépenses internes des dépenses externes. Les taux de base de référence et les quantités prévues (nombre de jours d intervention) devront être indiquées notamment pour le recours à des prestataires extérieurs (consultants par exemple). La DIRECCTE est à votre disposition pour vous apporter toutes les informations et explications complémentaires. II - QU'EST CE QU'UNE CONVENTION? Définition : Une convention est un contrat, qui comporte des engagements juridiques, techniques et financiers, entre un organisme contractant ( porteur de projet ci-après dénommé le bénéficiaire) représenté par son responsable légal (Président, Président-Directeur-Général ou Directeur-Général dûment mandaté) et l'etat représenté par le Préfet de Région ou le Directeur Régional de la DIRECCTE. Une convention comporte trois parties :
1) - une partie juridique qui fixe les obligations des parties contractantes en particulier le taux et le montant de la subvention de l'etat accordée, la date limite d'exécution du programme, le contrôle d'exécution ainsi qu'une date très importante : celle indiquée en renvoi à l'article 3 (qui précise : «Seules les dépenses postérieures à la date d'enregistrement de la demande sont éligibles») qui est le point de départ de la période de validité de la convention. 2) - une annexe technique, indiquant notamment le contenu de l opération, les objectifs à atteindre, les livrables attendus 3) - une annexe financière Celle-ci doit comporter les éléments suivants: - l'ensemble des dépenses envisagées. Ces dépenses sont ventilées suivant les phases de l'opération définies dans l'annexe technique et réparties si besoin est entre les dépenses externes (pour lesquelles le bénéficiaire est tenu de fournir, lors de la demande de versement de la subvention, les factures certifiées acquittées par ses fournisseurs de matériels et par ses prestataires de service) et les dépenses internes reprenant dans le détail les unités d'œuvre et les taux unitaires appliqués. - l'ensemble des recettes qui comprennent généralement :.la participation des entreprises,.la participation d'organismes tiers (l'opérateur, les collectivités locales ),.la participation de l'etat,.la participation du porteur de projet. - le montant de l'assiette éligible, le taux de la subvention accordée et le montant plafonné de la subvention accordée. III - COMMENT EST ELABOREE LA CONVENTION? La vie d'une convention peut se définir par l'ensemble des étapes indiquées chronologiquement ciaprès: 1) - Elaboration du projet de convention. Un projet de convention est élaboré à partir de la formalisation du programme de l'action défini entre la DIRECCTE et le porteur. La convention reprend les dates de dépôt de dossier et d'avis du comité consultatif. 2) - Présentation du projet par la DIRECCTE au comité de programmation thématique (CPT) Le CPT donne son avis sur les projets d'actions collectives et élabore une proposition de décision pour le Préfet de Région. 3) - Signature en 3 exemplaires originaux du projet de convention successivement par: - le représentant légal de l'institution ou de l'organisme bénéficiaire, - le contrôleur financier qui par son visa autorise l'engagement des dépenses,
- le DIRECCTE(par délégation du Préfet de Région) qui décide de l'engagement de la dépense. 4) - Une fois ces signatures apposées sur la convention, la DIRECCTE vous la notifie officiellement par courrier. La convention a alors une existence juridique et financière. IV - COMMENT OBTENIR UN PAIEMENT? La convention prévoit tout d'abord un premier paiement automatique d'un acompte sur la subvention dès notification de la convention. Cet acompte est de 20 % du montant de la subvention. Pour les acomptes suivants, il convient d'avoir réalisé une partie significative des travaux prévus dans l'annexe technique. Pour obtenir le paiement des acomptes, le bénéficiaire doit donc fournir à la DIRECCTE, selon les conditions précisées au point 5 de la convention (à l'attention du responsable du suivi de l' opération) en un original les documents suivants accompagnés d'une lettre de demande de versement intermédiaire : Par exemple, soit une action de budget 100000, subventionnée à 30% par la Direccte (30000 ) -Acompte initial de 20% de la subvention = 6000-1 er paiement demandé sur justificatifs pour 40000 engagés la Direccte vous paiera le montant ainsi calculé : (40000x30%) 6000 = 6000 euros 1 - un compte rendu d'avancement. décrivant de façon détaillée les travaux effectués conformément à l'annexe technique. Ce document est daté et signé par le bénéficiaire. 2 - un rapport financier se décomposant en:. la copie de l'ensemble des factures correspondant aux travaux sous-traités (frais externes). Chacune des factures doit être revêtue d'une mention originale d'acquittement par le fournisseur ou le prestataire (c'est à dire revêtue de la mention "acquittée ", du timbre de l'émetteur et de sa signature).. un état des frais internes ventilés suivant les chapitres de l'annexe financière, notamment les frais de personnel, en y ajoutant les frais de fonctionnement explicitement repris dans l'annexe financière (affranchissements, téléphone,.), signé en original avec la mention "certifié conforme à mes comptes".. l'état récapitulatif des dépenses réalisées. Cette feuille fait état des dépenses réalisées dans le cadre de l'opération (conformément à l'annexe financière). C'est un document certifié conforme, daté et signé par le représentant légal de l'institution ou organisme bénéficiaire, signataire de la convention. En cas de changement de la qualité du signataire pendant la durée du programme, il
convient de présenter la copie du procès verbal ou de la décision validant la qualité du nouveau signataire en tant que représentant légal du bénéficiaire. ATTENTION : seules les dépenses engagées à compter de l'accusé de réception de la demande d'aide (dossier complet) peuvent être prises en compte. La DIRECCTE doit ensuite s assurer de la conformité des dépenses présentées, de la conformité des documents remis à la DIRECCTE et certifier l'exactitude des sommes mentionnées. Les dépenses retenues permettent de calculer le montant de la fraction de la subvention à verser. Un document permettant de faire effectuer, par la Trésorerie Générale, le paiement de la participation de l'etat est alors établi. V - COMMENT SOLDER UNE CONVENTION? Cela est possible dès lors que l'ensemble des travaux liés à la convention ont pu être totalement réalisés. Dans tous les cas, il convient de faire parvenir à la DIRECCTE les mêmes documents que ceux mentionnés en IV, en y ajoutant une lettre demandant de solder l'opération. En résumé, il convient donc d'adresser: - une lettre de demande du solde, - un état récapitulatif financier de l ensemble de l opération, - - le rapport final relatif au déroulement de l'ensemble de l'opération et comprenant la phase d'évaluation. Ce rapport final d'exécution, établi et signé par le représentant légal de l'institution ou organisme bénéficiaire doit retracer les modalités de mise en place des matériels et prestations acquises, et faire le point des objectifs atteints en les comparant aux objectifs présentés dans la demande d'aide. NB : Dans les cas où l'opération ne serait pas complètement réalisée, l'aide n est versée qu'au prorata des travaux réalisés. VI - CAS DES AVENANTS Il est rappelé que toute modification de la répartition des dépenses ou de la durée par rapport à la convention initiale doit faire l'objet d'une demande de modification de la convention appelée avenant et adressée à la DIRECCTE. La modification de la convention par avenant doit rester une procédure exceptionnelle. Elle est destinée à modifier certains éléments de la convention déjà notifiée. Il peut s'agir par exemple: - avenant de prolongation (les travaux durent plus longtemps que prévu), - avenant technique (les travaux à effectuer sont modifiés), - avenant financier (la répartition des dépenses mentionnées dans l'annexe financière sont modifiées), Dans tous les cas, le porteur devra adresser à la DIRECCTE un courrier, avant l arrivée à l échéance de l opération, l informant des difficultés rencontrées ou des réorientations et/ou modifications souhaitées. Cette demande doit être motivée et précise (par exemple, une demande de prolongation précisera la durée supplémentaire jugée nécessaire). Cette demande sera présentée par la DIRECCTE
en cpt pour validation, et le porteur se verra ensuite adressé un courrier de la DIRECCTE l informant de la suite donnée à sa demande. *