AVANTAGES EN NATURE ÉVALUATION & COTISATIONS

Circulaire n 03.14 D.M du 19 mai 2003 Mise à jour février 2009 AVANTAGES EN NATURE ÉVALUATION & COTISATIONS Réf. : - Article L.242-1 du code de la Sécurité Sociale - Arrêté du 10 décembre 2002 relatif à l évaluation des avantages en nature en vue du calcul des cotisations de sécurité sociale. - Circulaires D.S.S/SDFSS/5B/ n 2003.06 du 6 janvier 2003 et n 2003.07 du 7 janvier 2003. - Décret 2008-1394 du 19 décembre 2008 portant fixation du plafond de la sécurité sociale pour 2009 - Lettre circulaire ACOSS n 2009-001 du 13 janvier 2009 : Revalorisation à compter 1 er du janvier 2009 des montants forfaitaires de l avantage en nature nourriture et de l avantage en nature logement Le Président du Centre de Gestion à Mesdames & Messieurs les Maires & Présidents des Collectivités Territoriales & Établissements Publics Madame, Monsieur le Maire, Madame, Monsieur le Président, Cher(e) Collègue, Par arrêté en date du 10 décembre 2002 (J.O du 27 décembre 2002), le ministère de la santé, de la famille et des personnes handicapées a apporté des modifications quant à l évaluation des avantages en nature en vue du calcul des cotisations de sécurité sociale. Cet arrêté abroge et remplace l antique régime issu de l arrêté du 9 janvier 1975. Ce nouveau régime s applique depuis le 1 er janvier 2003. Deux circulaires de la Direction de la Sécurité Sociale en date du 6 et 7 janvier 2003 sont venues apporter des précisions sur le régime des avantages en nature. Cette circulaire récapitule l ensemble des nouvelles dispositions applicables en l état actuel des textes et tient compte des dernières évolutions au 1 er janvier 2009. Pour vous faciliter la lecture, les modifications par rapport à la dernière version de la circulaire figurent en bleu dans le corps du texte. I LES AVANTAGES EN NATURE Comme celui du 9 janvier 1975, l arrêté du 10 décembre 2002 ne donne pas de définition de l avantage en nature. Cependant l avantage en nature peut être défini comme la fourniture ou la mise à disposition par l employeur d un bien ou d un service permettant au salarié de faire l économie de frais qu il aurait du normalement supporter. La prise de repas gratuit, l attribution d un logement ou d un véhicule de fonctions, la dotation d un téléphone ou d un micro ordinateur constituent des compléments de rémunération sous forme d avantages en nature dont peuvent bénéficier les agents des collectivités territoriales. Il est rappelé que l attribution de certains avantages (logement, véhicule de fonctions) ne peut se faire que par l intermédiaire d une décision préalable de l organe délibérant de la collectivité, et peut être supprimée par une décision de cette même autorité. Pour tout employeur, l évaluation de ces avantages est obligatoire et doit faire l objet soit d une déclaration mensuelle portée sur le bulletin de paie, soit d une régularisation en fin d année. Circ. 03.14 MAJ février 2009 1

1.1 Assiette prise en compte Conformément à l article L.242.1 du code de la sécurité sociale, les avantages en natures sont considérés comme un élément de rémunération. Ils doivent donc être inclus dans l assiette des cotisations sociales à la charge des employeurs et des salariés. 1.1.1 Pour les agents affiliés à la Caisse Nationale de Retraite des Agents des Collectivités Locales (C.N.R.A.C.L) Il s agit des fonctionnaires titulaires et stagiaires effectuant une durée de service hebdomadaire d au moins 28 heures qui relèvent du régime spécial de sécurité sociale des agents des collectivités territoriales. L assiette de cotisations de ces agents est limitée au seul traitement indiciaire brut soumis à retenue pour pension, majoré de l éventuelle N.B.I (nouvelle bonification indiciaire). Cependant, les avantages en nature dont ils peuvent bénéficier ne sont pas totalement sans influence sur le calcul de leurs cotisations. En effet, les agents affiliés à la C.N.R.A.C.L sont soumis aux cotisations au titre des avantages en nature dont ils bénéficient au titre de la contribution sociale généralisée (C.S.G) et de la contribution pour le remboursement de la dette sociale (C.R.D.S). L avantage en nature concédé doit donc être réintégré dans l assiette de la C.S.G et de la C.R.D.S. 1.1.2 Pour les autres agents Il s agit des agents qui relèvent du régime général de sécurité sociale, à savoir les : Fonctionnaires, titulaires et stagiaires, à temps non complet qui ne sont pas affiliés à la C.N.R.A.C.L, c est-à-dire ceux dont la durée hebdomadaire de service est inférieure à 28 heures, Agents non titulaires. Ces agents et leurs employeurs acquittent les cotisations calculées sur l ensemble des rémunérations perçues, y compris les compléments de rémunération (article L.242.1 du code de la Sécurité Sociale). Ils sont ainsi assujettis au paiement de cotisations sociales sur les compléments de rémunération et sont soumis à l ensemble des cotisations au titre des avantages en nature. 1.2 Assiette spécifique pour les logements de fonction A la différence de l ensemble des autres avantages en nature, l assiette relative aux logements de fonction diffère. En effet, comme le précise l article 2.2.2 de la circulaire 2003-07 du 7 janvier 2003, doit être pris en compte le salaire brut mensuel en espèces, lequel comprend, outre la rémunération principale, les différentes primes, gratifications et indemnités en espèces entrant normalement dans l assiette des cotisations de sécurité sociale. Ces éléments de rémunération à prendre en compte pour le calcul de l assiette de cotisations sont : La rémunération principale (traitement brut, le cas échéant N.B.I, S.F.T, I.R), Les différentes primes, les gratifications et indemnités en espèces, même si ces dernières n entrent pas dans l assiette des cotisations de sécurité sociale. 1.3 Les sommes et montants Aux termes de l article 7 de l arrêté du 10 décembre 2002, les montants des avantages en nature autres que les logements sont revalorisés au 1 er janvier de chaque année. La réévaluation s effectue au regard du «taux prévisionnel d évolution moyenne annuelle des prix à la consommation de tous les ménages hors les prix du tabac». Il est précisé que ce taux de l année civile considérée figure dans «le rapport sur la situation et les perspectives économiques, sociales et financières de la nation annexé au projet de loi de finances et arrondi à la dizaine de centimes d uro la plus proche». En revanche, pour ce qui concerne les logements, les dispositions courent jusqu au 31 décembre 2007. Ce n est qu à partir du 1 er janvier 2008 que la réévaluation s effectuera conformément à ce taux prévisionnel. Les nouveaux taux ainsi obtenus relatifs aux véhicules et aux technologies de l information et de la communication sont arrondis à la dizaine de centimes d uro la plus proche. Circ. 03.14 MAJ février 2009 2

II ÉVALUATION DES AVANTAGES EN NATURE 2.1 Repas 2.1.1 Repas concernés 2.1.1.1 Repas considérés comme avantage en nature Sont considérés comme avantage en nature les repas pris au sein du restaurant administratif de la collectivité territoriale, ou par l intermédiaire d un établissement dépendant d une autre administration. 2.1.1.2 Repas exclus Ne sont pas considérés comme avantages en nature : 1. Les repas pris en cas de déplacements professionnels, qui entrent dans le cadre du régime des frais de déplacements. Il faut dans ce cas se référer aux dispositions relatives aux frais de déplacements des agents des collectivités territoriales (décrets 90.437 du 28 mai 1990 et 2001.654 du 19 juillet 2001 circulaire 02.02 du 21 janvier 2002). 2. Les repas fournis aux agents dans une cantine, lorsque la participation personnelle des intéressés est au moins égale à la moitié du forfait figurant en 2.1.2. 3. Les repas pris par nécessité de service ou résultant d obligations professionnelles Exemples : Repas fournis aux personnels qui, par leur fonction, sont astreints par nécessité de service à prendre leur repas avec les personnes dont ils ont la charge éducative, sociale ou psychologique (éducateurs et les formateurs, ) Repas pris lorsque la présence des personnels résulte d une obligation professionnelle figurant soit dans un projet pédagogique ou éducatif de l établissement, soit dans un document de nature contractuelle, Repas d affaire. 2.1.2 Modalités d évaluation L avantage peut être octroyé soit à titre gratuit, soit moyennant une participation de l agent. Dès lors, quand l employeur fournit la nourriture à un agent, la valeur de l avantage en nature est fixée à : 8,60 uros par journée, 4,30 uros pour un seul repas. 2.2 Logement (annexe n 1) 2.2.1 Logements concernés Les collectivités territoriales peuvent accorder sous certaines conditions un logement à certains agents. Selon la nature du logement attribué les éléments entrant dans l évaluation des avantages en nature diffèrent. Deux modalités d octroi d un logement sont à envisager. 2.2.2.1 Logement de fonction pour nécessité absolue de service Il s agit d un logement confié à un agent dont le service ne peut s accomplir normalement qu en étant logé dans le bâtiment où il exerce ses fonctions. Exemple : gardiens d immeuble, de stade. Le logement de fonction attribué pour nécessité absolue de service comporte la gratuité du logement, et des éventuels éléments accessoires tels que l eau, l électricité, le gaz, le chauffage. Ces éléments, s ils sont fournis avec le logement, entrent dans l assiette de cotisations. 2.2.2.2 Logement de fonction pour simple utilité de service Il s agit du logement confié à un agent dans un but d intérêt certain pour la bonne marche du service sans être absolument nécessaire à l exercice de la fonction. Exemple : directeur des services techniques Le logement de fonction attribué pour simple utilité de service donne lieu à la perception d une redevance et les éléments accessoires ne peuvent être fournis gratuitement par la collectivité. Deux hypothèses sont à considérer : Circ. 03.14 MAJ février 2009 3

1. Redevance égale ou supérieure à la valeur locative servant à l établissement de la taxe d habitation. Dans cette hypothèse, la fourniture du logement n est pas considérée comme un avantage en nature. 2. Redevance inférieure à la valeur locative. Lorsque la redevance est inférieure à cette valeur locative, ou à défaut de valeur locative au montant des loyers couramment pratiqués sur la commune pour un logement similaire, la fourniture du logement est considérée comme un avantage en nature entrant dans l assiette des cotisations. 2.2.2 Modalités d évaluation Deux possibilités s offrent à l employeur : une évaluation forfaitaire des dépenses ou une évaluation sur la base des dépenses réellement engagées. L évaluation peut s effectuer mensuellement ou hebdomadairement. L évaluation par semaine est égale au quart du montant mensuel arrondi à la dizaine de centime d uro la plus proche. L évaluation par semaine ou par mois s entend par des semaines ou des mois complets quel que soit le nombre des jours ouvrables de la période de référence. 2.2.2.1 Evaluation selon un forfait L article 2 de l arrêté du 10 décembre 2002 pose le principe que lorsque l employeur fournit le logement à un agent, l estimation de l avantage en nature doit être évalué forfaitairement. Cette évaluation forfaitaire s effectue sur la base du plafond prévu à l article L.241.3 du code de la sécurité sociale, à savoir aujourd hui 2 859 uros (décret 2008. 1394 du 19 décembre 2008), et conformément aux taux et conditions définis par l arrêté du 10 décembre 2002. Je vous renvoie à l annexe n 1 figurant en page 6 qui récapitule l ensemble des taux et conditions relatives aux logements et rémunérations. 2.2.2.2 Evaluation d après la valeur locative La collectivité peut choisir de renoncer au calcul forfaitaire de l évaluation de l avantage en nature, et choisir d opérer selon un calcul assis sur la valeur locative. Lorsque cette évaluation se fait sur la valeur locative, le principe est que ce calcul se fait sur la valeur locative servant à l établissement de la taxe d habitation. Cependant, lorsque cette valeur locative n est pas évaluée, c est sur la valeur locative réelle du logement et de la valeur réelle des avantages accessoires que s opère le calcul de l estimation. Par défaut, lorsque aucune de ces deux valeurs locatives ne peut être évaluée, l estimation de l avantage en nature doit alors être calculée forfaitairement. 2.3 Véhicules (annexe n 2) 2.3.1 Véhicules concernés 2.3.1.1 Véhicule de fonction et véhicule de service Les collectivités territoriales peuvent autoriser leur personnel à utiliser les véhicules de leur parc automobile. Deux modalités d utilisation des véhicules des collectivités sont distinguées : 1. Véhicule de fonction : Véhicule affecté à certains fonctionnaires d autorité pouvant être utilisé pour les nécessités de service et pour usage privé (week-ends, congés, ). 2. Véhicule de service : Véhicule utilisable par tout agent pour les seules nécessités de service. 2.3.1.2 Prise en compte pour les avantages en nature L utilisation d un véhicule de fonction est constitutive d un avantage en nature puisque l agent en bénéficie pour son usage privé et n est pas obligé de remettre à son employeur le véhicule après utilisation professionnelle. En revanche, l utilisation d un véhicule de service n est pas considérée comme un avantage en nature puisque le véhicule est exclusivement utilisé pendant le service des agents. Circ. 03.14 MAJ février 2009 4

2.3.2 Modalités d évaluation Lorsque l employeur met à la disposition permanente de l agent un véhicule, l avantage en nature constitué par l utilisation privée du véhicule est évalué selon deux possibilités : 1. Evaluation selon les dépenses réellement engagées, 2. Evaluation selon un forfait annuel. Une différence est faite entre véhicule d achat et véhicule de location. Le coût d amortissement (en cas d achat), les frais d entretien, d assurance et éventuellement de carburant sont également pris en compte dans cette évaluation. Je vous renvoie à l annexe n 2 figurant en page 7 qui récapitule l ensemble des taux et conditions relatives au véhicule. 2.4 Technologie de l Information & de la Communication (T.I.C) (Annexe n 3) Lorsque l employeur met de manière permanente à la disposition de l agent des outils de T.I.C (téléphones mobiles, micro ordinateurs, progiciel, Internet, ramettes de papier ) dont l usage est en partie privé, cette utilisation privée constitue un avantage en nature. Pour cette catégorie d avantages, il existe aussi deux systèmes d évaluation au choix de l employeur : 1. Evaluation selon les dépenses réellement engagées, 2. Evaluation selon un forfait annuel, estimé à 10% du coût d achat ou de l abonnement toutes taxes comprises. Il est à préciser que l évaluation est proratisée lorsque la mise à disposition intervient au cours de l année, mais le mois incomplet est pris en compte pour son intégralité. Je vous renvoie à l annexe n 3 figurant en page 8 qui récapitule l ensemble des taux et conditions relatives au véhicule. Veuillez agréer, Madame, Monsieur le Maire, Madame, Monsieur le Président et Cher(e) Collègue, l assurance de mes sentiments les meilleurs. Le Président du Centre de Gestion Daniel LEROY Circ. 03.14 MAJ février 2009 5

Annexe n 1 LOGEMENT DE FONCTION Avantage en nature à intégrer dans l assiette des cotisations (évaluation forfaitaire) Au 1 er janvier 2009 Avantage en nature pour : Logement d 1 pièce principale Par pièce pour un logement de plus d 1 pièce principale Inférieur à 0,5 fois le plafond (1.429,50 ) Revenu au regard du plafond mensuel de la sécurité sociale (1) Entre 0,5 et inférieur à 0,6 (1.429,50 et 1.715, 40 ) Entre 0,6 et inférieur à 0,7 (1.715,40 et 2.001,30 ) Entre 0,7 et inférieur à 0,9 (2.001,30 et 2.573,10 ) Entre 0,9 et inférieur à 1,1 (2.573,10 et 3.144,90 ) Entre 1,1 et inférieur à 1,3 (3.144,90 et 3.716,70 ) Entre 1,3 et inférieur à 1,5 (3.716,70 et 4.288,50 ) Egal ou supérieur à 1,5 fois le plafond (4.288,50 ) 61,90 72,20 82,50 92,80 113,50 134,10 154,70 175,30 33 46,40 61,90 77,30 97,90 118,60 144,30 165 (1) Sommes au 1 er janvier 2009 sur la base du plafond mensuel de la sécurité sociale de 2 859 uros (décret 2008. 1394 du 19 décembre 2008) Circ. 03.14 MAJ février 2008 6

Annexe n 2 VÉHICULE DE FONCTION Avantage en nature à intégrer dans l assiette des cotisations Acheté TYPE DE VEHICULE Moins de 5 ans Plus de 5 ans Prise en charge par l employeur du carburant utilisé en usage privé 9% du coût d achat + les dépenses de carburant Ou 12% du coût d achat 6% du coût d achat + les dépenses de carburant Ou 9% du coût d achat FORFAIT ANNUEL Absence de prise en charge par l employeur du carburant utilisé en usage privé 9% du coût d achat T.T.C 6% du coût d achat T.T.C DEPENSES REELLES Amortissement : 20% du coût global d achat Frais d entretien Carburant utilisé pour l usage privé et payé par l employeur, le cas échéant Amortissement : 10% du coût global d achat Frais d entretien Carburant utilisé pour l usage privé et payé par l employeur, le cas échéant Location ou Location avec option d achat 30% du coût global annuel T.T.C + les dépenses de carburant Ou 40% du Coût global annuel T.T.C comprenant : Location Frais d entretien, Carburant 30% du Coût global annuel T.T.C comprenant : Location Frais d entretien Coût global annuel de location Frais d entretien Carburant, utilisé pour l usage privé et payé par l employeur le cas échéant Circ. 03.14 MAJ février 2008 7

Annexe n 3 TECHNIQUE DE L INFORMATION & DE LA COMMUNICATION Avantage en nature à intégrer dans l assiette des cotisations TYPE DE MATERIEL FORFAIT ANNUEL T.T.C DEPENSES REELLES Achat Abonnement pour location Pas de distinction entre achat et abonnement pour location 10 % du prix public d achat T.T.C 10 % du coût annuel d abonnement T.T.C 10 % du coût total prévu par le contrat Factures détaillées et notamment : Accès à Internet, Téléphone Circ. 03.14 MAJ février 2008 8