Centre Hospitalier Universitaire de Liège Domaine Universitaire du Sart Tilman B35 4000 LIEGE 1 www.chuliege.be Département de Gestion des Ressources Humaines Service Recrutement Liège, le 7 janvier 2013 APPEL INTERNE et EXTERNE AUX CANDIDATURES N 2012/129 En vue de pourvoir à 1 poste de Directeur du Département Financier (H/F) à temps plein (38h/sem.) LETTRE DE MISSION 1. Mission : Voir annexe 2. Périmètre d activité : Voir annexe 3. Positionnement : Voir annexe 4. Cadre de l activité : Voir annexe 5. Responsabilités et tâches : Voir annexe 6. Moyens : Le Directeur disposera des ressources internes nécessaires à la bonne exécution de sa mission. Une structure souple, multidisciplinaire issue des équipes opérationnelles et adaptée à chaque projet travaillera sous sa coordination. Le Directeur peut également proposer de faire appel à des ressources externes, si l expertise extérieure se révèle indispensable pour atteindre les objectifs stratégiques. Appel peut être fait à des étudiants travaillant à des thèses de doctorat relatives aux notions de gestion que le CHU met en place. Appel 2012/129 1/12
CONDITIONS D ENGAGEMENT Date de prise en fonction : 1 er mai 2013 (avec possibilité d aménagement dans le cas où le candidat sélectionné se trouve dans l obligation de prester un préavis plus long) Mandat (désignation statutaire temporaire) de 6 ans, renouvelable. Période d essai : évaluation intermédiaire après 19 mois. Site de prestation : Sart Tilman; selon les nécessités du service, ces prestations pourront s'effectuer sur un des autres sites d'activité du C.H.U. Horaire : temps plein soit 38h/sem, selon les nécessités de service. La fonction implique une flexibilité horaire. Grade : Directeur d administration Traitement mensuel brut : 5398.33 Echelle 1951, à temps plein, au départ du grade c.à.d. sans valorisation d ancienneté à l index 1,6084 (janvier 2013) à majorer éventuellement des allocations de foyer ou résidence. Possibilité de valorisation d expérience professionnelle. La rémunération barémique est, en outre, complétée par une allocation annuelle fixée à 7,5% de celle-ci, allocation payable en 12 mensualités. PROFIL REQUIS 1. Diplôme, grade, ancienneté (Diplôme belge / diplôme reconnu équivalent par la Fédération Wallonie - Bruxelles) : Niveau Orientation Expérience Diplôme universitaire ou supérieur de type long Finance, économie, commerce ou administration des affaires, HEC Expérience exigée : - gestion, comptabilité et analyse financière (de minimum 5 ans) - management d équipe (de minimum 5 ans) - gestion budgétaire d un service 2. Connaissances spécifiques et savoir-faire : Techniques et législation en matière de comptabilité générale Techniques de la comptabilité analytique, analyse et contrôle des coûts et des marges Gestion budgétaire et prévisionnelle à court et long terme Gestion financière : plan de trésorerie, technique de gestion de trésorerie (crédit et placement à court et long terme) Vu les contacts au niveau fédéral ainsi qu avec les autres hôpitaux académiques, préférence sera donnée aux candidats disposant d une connaissance active du néerlandais Vu le caractère universitaire du CHU de Liège et sa situation dans l Eurégio, la connaissance et la pratique d une autre langue constitue un atout Appel 2012/129 2/12
3. Avoir conscience des enjeux hospitaliers actuels et futurs Adhérer aux valeurs du secteur non-marchand 4. Divers - Posséder les aptitudes physiques suffisantes vérifiées par le médecin du travail lors d un examen d embauche - Etre de bonne conduite, vie et mœurs - Jouir de ses droits civils et politiques DEPOT DES CANDIDATURES ET MODALITES DE SELECTION Les candidatures doivent parvenir, pour le 8 mars 2013 au plus tard, au Service de l Administrateur Délégué C.H.U. de Liège Domaine du Sart Tilman, B35 à 4000 Liège, - soit par dépôt en mains propres à son secrétariat (tour I niveau 0) contre accusé de réception - soit par envoi recommandé (cachet de la poste faisant foi). Elles doivent être accompagnées : d une lettre de motivation d un curriculum vitae détaillé d une copie de la carte d identité (avec photo de bonne qualité) d une copie des diplômes requis pour l engagement (ou copie de la reconnaissance de l équivalence par la Fédération Wallonie-Bruxelles) d un extrait du casier judiciaire d un plan de gestion qui a pour but de permettre à l autorité compétente d apprécier la manière dont le candidat entend remplir les objectifs assignés à la mission. Ce plan de gestion comptera au maximum 5 pages. Etape 1 éliminatoire : analyse des conditions d accès Le Service Recrutement, de concert avec le Directeur du Département Financier, vérifiera la conformité de chaque candidature eu égard aux critères de diplôme et d expérience professionnelle exigés. Le cas échéant, les candidats seront contactés pour compléter les informations fournies. Etape 2 éliminatoire : analyse des compétences techniques et spécifiques Le jury (Comité directeur et experts externes) opèrera, parmi les candidatures retenues lors de la première étape, une seconde sélection sur base - des lettres de motivation et CV - des plans de gestion (analyse sur base d une grille de correction préétablie) Dans le cas où le nombre de candidats retenus est inférieur à quatre, le jury pourra poursuivre la procédure de recrutement ou la relancer et amplifier sa publicité. Etape 3 : analyse des compétences managériales Les candidats retenus par le jury seront invités à une journée d évaluation des compétences professionnelles auprès d un bureau externe de sélection. Etape 4 éliminatoire: réunion préparatoire du jury Le jury se réunira pour examiner les dossiers en y intégrant les éléments fournis par le rapport d évaluation des compétences managériales et désigner les candidats invités à l entrevue finale. Appel 2012/129 3/12
Etape 5 : Entrevue finale Les candidats seront invités à présenter une entrevue finale devant le jury. Cette entrevue portera sur leurs connaissances dans les matières comptables, financières et informatiques, leur culture générale dans les matières économiques et celles liées au secteur hospitalier. Le jury émettra un avis motivé sur chaque candidat et opèrera un classement qu il soumettra au Conseil d Administration, compétent pour décider de l engagement du lauréat. Etape 6 : Désignation du lauréat par le Conseil d Administration. POUR TOUT RENSEIGNEMENT COMPLEMENTAIRE sur la nature exacte des tâches liées à l emploi, les candidats peuvent se présenter ou s informer auprès de Monsieur Daniel PILAT, tel: 04/366.70.39 Il est vivement conseillé de vous informer préalablement sur la fonction à pourvoir. à propos des formalités administratives, les candidats peuvent s adresser au Département de Gestion des Ressources Humaines - Service Recrutement Madame Sabine BILLET, tél. 04/366.70.28 Référence de l appel à rappeler dans toute correspondance : 2012/129 - Directeur du Département Financier Appel 2012/129 4/12
Intitulé Directeur financier Mission Le directeur du département financier est responsable de la coordination, de la continuité et de la qualité des activités liées à la gestion financière du CHU (facturation comptabilités générale, analytique et budgétaire administration des patients). Il s assure de l évaluation des moyens financiers nécessaires à la réalisation de la mission de l institution, proposer le cas échéant, des alternatives. de la transmission des informations financières nécessaires au pilotage de l institution (tableau de bord) Il représente le département financier pour l ensemble des questions relatives à la gestion financière au sein de l hôpital. Périmètre d activité Positionnement La responsabilité s exerce sur l ensemble du Département Liens hiérarchiques o Dépend hiérarchiquement de l Administrateur délégué. o A autorité sur l ensemble du personnel du Département financier Liens fonctionnels o S appuie sur le réseau des personnes responsables des services et secteurs qu il dirige o Est partie prenante de divers comités internes et externes à l hôpital et groupes de travail opérationnels o Etablit une collaboration transversale avec les cadres opérationnels de tous les services de l hôpital o Etablit des collaborations avec les ministères, autorités officielles (cour des comptes, etc.), banques, organismes assureurs, réviseur, etc. Cadre de l activité Loi coordonnée sur les hôpitaux du 7 août 1987 et ses différents arrêtés d exécution. Plan comptable normalisé des hôpitaux. Droit comptable. Dispositions légales régissant les relations avec l Etat, les organismes assureurs et les patients. 5/12
I. Responsabilités et activités MISSIONS SPECIFIQUES : EXPERTISE FINANCIERE Activités / expertise o Organiser et présider les réunions du Département o Contrôler l ensemble de la performance du département dans le développement d une amélioration continue de la gestion financière o Préparer et exécuter les décisions de gestion en matière d organisation et de coordination des activités liées à la gestion financière de l institution o Contrôler et maitriser le budget des moyens financiers (BMF) notifié, révisé et ajusté par le biais des rattrapages o Contrôler et analyser le budget institutionnel o Élaborer et maitriser les comptes annuels de l institution ainsi que les diverses application qui en découlent o Assumer la responsabilité des projections pluriannuelles o Gérer la trésorerie et rechercher les financements à court, moyen et long terme o Rechercher les subsides au niveau des autorités communautaires, régionales et fédérales o Examiner les projets de convention au niveau de leur volet financier o Traiter des dossiers spécifiques confiés par l Administrateur délégué o S assurer de l application correcte du plan comptable minimum des hôpitaux et de la législation relative aux comptes annuels des hôpitaux o Superviser les opérations comptables spécifiques o Contrôler et analyser le «fonds de pension Ethias» o Assurer la coordination avec le contrôle de gestion et le tableau de bord institutionnel o Assurer les relations avec les organismes bancaires o Etre le support principal pour les contrôles effectués par les autorités institutionnelles internes et externes à l hôpital o Répondre aux obligations légales et réglementaires dans les domaines comptable et fiscal, vis-à-vis du SPF santé publique, de l INAMI, des organismes assureurs, etc. o Intervenir comme représentant du CHU dans diverses sociétés et /ou associations liées à l hôpital et dans divers groupes de travail tant fédéraux que communautaires Le cas échéant, Enseignement o Organiser l encadrement et l évaluation du personnel en formation, étudiants et stagiaires en concertation avec les maîtres de formation o Assurer l enseignement théorique et/ou pratique ainsi que la formation dans son domaine d activité o Développer un climat propice à l apprentissage Le cas échéant, Recherche o Développer une activité de recherche dans son domaine d activité o Stimuler la recherche et veiller à créer un environnement propice au développement de la recherche o Participer aux événements scientifiques organisés par l hôpital ou extérieurs o Encourager et accompagner la réalisation de thèses de doctorat, de publications et autres travaux scientifiques 6/12
RESPONASILITES MANAGERIALES Gestion opérationnelle y compris la qualité Organisation quotidienne de l activité o Organiser et coordonner l activité et sa continuité (y compris les exigences, normes et réglementation légales et institutionnelles) o Superviser, contrôler et évaluer l activité et sa continuité o Intégrer l activité dans l ensemble des activités de l hôpital (services / départements / sites) Vision prospective de l activité o Participer à l évolution de l activité avec un souci de qualité o Initier, concevoir et/ou adapter l organisation du travail, les procédures et méthodes de travail (en accord avec les autres responsables du service / département) aux besoins de l activité et aux visions stratégiques du département / service, et de l Institution ( o o Initier, conduire, accompagner, évaluer les processus de changement au sein du département / service Définir des objectifs annuels et/ou objectifs pour son département /service/secteur en concertation avec le responsable hiérarchique (en accord avec la politique/ les priorités du département/service et les priorités institutionnelles) Gestion de la qualité o Offrir et promouvoir une activité de qualité centrée sur le patient o Développer une culture d amélioration continue de la qualité o Assurer le contrôle de la qualité / déterminer les indicateurs de qualité pour l activité (ex. tableau de bord) o Mettre en œuvre des actions de remédiation o Collaborer au développement de projet qualité o Veiller au respect et à l application des prescriptions légales, réglementaires, normatives, professionnelles, institutionnelles et déontologiques liées à l activité Gestion des moyens matériels o Définir (prévoir) et argumenter les moyens fonctionnels nécessaires pour assurer la continuité et la qualité de l activité (besoins d acquisition de nouveau matériel, de remplacement du matériel ainsi que les travaux à entreprendre) o Mettre en place, gérer et contrôler les moyens matériels disponibles pour assurer la continuité et la qualité de l activité Gestion des moyens humains (le cadre) o Définir (prévoir) et argumenter l encadrement fonctionnel (qualitatif et quantitatif) nécessaire pour assurer la continuité et la qualité de l activité (besoins d adaptation du cadre de fonctionnement) o Assurer la gestion des présences et des absences (planification des horaires, gestion des congés, maladies, etc.) o Répartir les responsabilités et les tâches en fonction des compétences et de la charge de travail o Déléguer quand cela est nécessaire les tâches qui lui sont assignées (en assurant le suivi et le feedback) 7/12
Gestion des ressources humaines Recrutement / sélection o Participer au recrutement et à la sélection du personnel Evaluation o Réaliser régulièrement le suivi, le contrôle et l évaluation du fonctionnement du personnel concerné o Evaluer de manière structurée les compétences du personnel concerné. Développement des compétences o Déceler le potentiel du personnel concerné o Définir les objectifs d évolution o Assurer le soutien pour les faire progresser o Assurer la maîtrise d un socle minimal commun (au sein de l unité, service, département, Institution) o Inventorier les besoins en matière de formation des membres de l équipe o Identifier les formations ou interpeller les personnes ressources pouvant combler les besoins de formation décelés o Proposer et soutenir des plans de formation pour le personnel concerné o Organiser ou être acteur d un programme de formation o Évaluer les impacts et progrès engendrés par les formations suivies o Promouvoir une curiosité professionnelle et une dynamique de développement personnel o Veiller à développer ses propres connaissances et compétences professionnelles et managériales. Gestion d équipe o Développer un sentiment d appartenance à l Institution, au département et au service o Veiller à maintenir des conditions de travail ergonomiques o Instaurer et développer un climat de travail serein favorisant la confiance, la collaboration, la solidarité et le bien-être au travail (notamment en lien avec loi bien être au travail) o Organiser et animer des réunions d équipe (gestion des problèmes, définition d objectifs, amélioration du travail, etc.) o Evaluer régulièrement le fonctionnement de son équipe o Assurer le suivi des décisions o Assurer un accueil personnalisé, l accompagnement et l intégration des nouveaux membres et des personnes en formation. Gestion de la mobilité / carrière o Encourager une vision positive de la mobilité o Collaborer à la mobilité (intra-service, inter-service, inter-site, ) et la gérer o Identifier et soutenir les évolutions de carrière. Communication et concertation o Développer et organiser la circulation de l information et la communication o Organiser la concertation au niveau de son service, département. 8/12
Gestion administrative et financière (du département) Gestion administrative o Mettre en œuvre les décisions légales, institutionnelles, départementales ou du service o Établir le rapport d activité annuel et/ou la revue annuelle (documents propres à l activité du département/service/secteur) o Veiller à l établissement (compléter ou contrôler) des documents administratifs exigés (légaux et institutionnels) Gestion financière o Elaborer le budget de fonctionnement et le plan d investissement annuel du service / département o Présenter et argumenter le budget de fonctionnement et le plan d investissement auprès de ses responsables ou devant les autorités du CHU o Assurer le suivi et le respect du budget de fonctionnement (suivi des dépenses) et des investissements accordés o Analyser les données opérationnelles et financières permettant d évaluer le fonctionnement du service et son efficience selon les indicateurs fournis. Intégration à la stratégie institutionnelle et/ou départementale Intégrer un mode de fonctionnement transversal et inter fonctionnel au sein du secteur / service / département o intégrer et coordonner son activité avec celle des autres secteurs / services du département o communiquer et collaborer avec les autres secteurs / services du département o participer à l entraide inter-secteur / inter-service (ex. assurer un remplacement, renfort, etc.) o participer à l élaboration et la mise en place d objectifs ou de projets transversaux au sein du service / département Intégrer un mode de fonctionnement transversal au niveau de l institution o participer à la réalisation des objectifs institutionnels en proposant un plan de développement de son secteur / service / département aligné sur le plan institutionnel o s impliquer dans la réflexion sur l évolution de l hôpital o organiser la concertation avec les autres responsables, la hiérarchie et autres acteurs institutionnels en vue d optimaliser l intégration de l activité du secteur / service / département au sein de l Institution o être le relais entre son secteur / service / département et les diverses autorités institutionnelles o contribuer à la bonne image de marque et de savoir-faire de l Institution 9/12
II. Compétences COMPETENCES SPECIFIQUES (expertise métier) Savoirs Savoirs spécifiques au domaine d activité (gestion financière hospitalière, comptabilité, analyse financière, gestion budgétaire, ) Réglementation du cadre de l activité COMPETENCES MANAGERIALES Gestion opérationnelle y compris la qualité Savoirs Les savoirs, protocoles et procédures professionnels liés l activité Les textes législatifs, règlementaires, institutionnels, déontologiques de son cadre d activité Les outils, logiciels de gestion liés à l activité Savoir-faire Etre capable de Gérer et développer un projet Transmettre ses connaissances, son savoir-faire, son expertise Développer un climat propice à l apprentissage (mode de transmission et évaluation) Stimuler une dynamique d évolution et de progrès professionnels Développer et maintenir des collaborations avec les écoles, les autres institutions Développer et/ou participer à un réseau d expertise au sein de la communauté intra et extra-institutionnelle Développer ses connaissances et son expertise Savoir-faire Etre capable de Gérer son temps (estimer, définir et maîtriser les délais) Analyser et gérer (résoudre) une situation, un problème dans toutes ses composantes Fixer et atteindre des objectifs opérationnels et stratégiques (à court et long terme) Suivre et contrôler les prestations et les résultats (orientation patient, qualité, etc.) Décider et (ré)agir en fonction des situations, priorités, enjeux, etc. Savoir être Aptitudes Sens du relationnel Sens pédagogique Créativité Savoir être Aptitudes Rigueur et vigilance Adaptabilité / flexibilité Initiative, pro-activité et esprit d entreprendre (indicateurs de l autonomie) Vision systémique, prospective et stratégique (prise de recul) 10/12
Gestion des ressources humaines Savoirs Les bases théoriques en matière de GRH* (ex. conduite de réunions et d entretiens, outils de communication, techniques de motivation et de reconnaissance, techniques de négociation et de gestion de conflits, théorie du leadership, outils de gestion et de développement des compétences) Les outils et procédures de GRH institutionnels (définition de fonction, grille d évaluation, procédures de recrutement, etc.) Optimiser l utilisation des moyens matériels et techniques Optimiser l utilisation des moyens humains et articuler les demandes des collaborateurs en matière de temps de travail avec les nécessités du service Etablir et maintenir des collaborations avec l ensemble des collaborateurs internes ou externes à son service Savoir-faire Etre capable de Favoriser l intégration des nouveaux entrants et des personnes en formation Observer, analyser et objectiver le fonctionnement et les compétences des collaborateurs Conduire un entretien individuel Développer les compétences des membres de son équipe Reconnaître, féliciter et/ou sanctionner Formaliser et transmettre (oralement ou par écrit) les informations reçues et/ou à transmettre Faciliter la compréhension mutuelle entre les membres de son équipe Motiver, dynamiser, susciter la participation, l adhésion et l implication Encourager la mobilité professionnelle de ses collaborateurs Responsabiliser et soutenir les membres de son équipe Conduire une réunion en utilisant une méthodologie adaptée et structurée Prévenir et gérer les conflits (écouter les parties, comprendre le différend, proposer des solutions, arbitrer si nécessaire) Savoir être Aptitudes Objectivité / neutralité / équité Implication / Motivation /Disponibilité Capacité à communiquer o Diplomatie o Sincérité / transparence o Respect o Ecoute / réceptivité Assertivité (capacité à se positionner, à argumenter, etc.) Capacité à être un modèle (cohérence, congruence) Capacité à évoluer Capacité à travailler en équipe et à la faire évoluer (leadership) Capacité à se remettre en question / à prendre du recul 11/12
Négocier et argumenter en vue de parvenir à un accord Gestion administrative et financière Savoirs Savoir-faire Etre capable de Le mode de financement, les centres de Rédiger et défendre un budget et/ou un frais, les contraintes budgétaires, etc. rapport annuel Les procédures et outils (institutionnels) Respecter les contraintes budgétaires et de gestion financière et administrative administratives (compte de résultat, logiciels, rapport Mettre en œuvre et contrôler l application annuel, etc.) des procédures administratives et financières Suivre et contrôler les dépenses et les rentrées Exploiter les données administratives et financières comme outils d aide à la décision et à l action Identifier, analyser et interpréter les indicateurs de résultats (qualitatifs et quantitatifs) Intégration à la stratégie institutionnelle et/ou départementale Savoirs Savoir-faire Etre capable de L Institution (sites, fonctionnement, Mettre en œuvre dans sa pratique les départements, services, interrelations, valeurs et les décisions institutionnelles et etc.) départementales Stratégie institutionnelle et Développer un sentiment d appartenance départementale institutionnelle Développer et maintenir des collaborations avec les différents responsables de l Institution Penser et agir de manière interfonctionnelle (comprendre le rôle, les impacts de son service sur les autres services) Savoir être Aptitudes Rigueur Esprit d analyse et de synthèse / Esprit critique Savoir être Aptitudes Implication Disponibilité Solidarité Vision transversale systémique 12/12