La démarche de certification La certification des organismes communautaires partenaires du ministère de l Immigration et des Communautés culturelles
Table des matières Introduction... 4 Historique... 4 Principes fondateurs de la certification... 5 Composantes de la certification... 6 À qui s adresse la certification?... 7 Processus de certification (annexe 1)... 7 Quel est le cheminement d une demande de certification?... 7 Comment se fait l étude d un dossier de certification?... 7 La certification remplace-t-elle les exigences des ententes?... 8 La certification vise-t-elle uniquement les activités réalisées dans le cadre de ses programmes?... 8 L organisme peut-il contester le résultat de sa certification?... 8 Conclusion... 9 Annexe 1: Processus de certification... 10 Page 3
Introduction Dans le cadre d une démarche visant l uniformisation des pratiques de gestion des ententes au Ministère et la reconnaissance des pratiques de gouvernance, de gestion et de planification organisationnelle des organismes qu il subventionne, le ministère de l Immigration et des Communautés culturelles (MICC) met en place un processus de certification des organismes financés sur une base récurrente en vertu des programmes suivants : Réussir l intégration Soutien à la mission Ce document présente l historique, les principes fondateurs qui guident cette démarche, les composantes de la certification, à qui s adresse la certification et le processus de certification. Il s adresse aux gestionnaires, conseillers et conseillères du MICC, à la Table de concertation des organismes au service des personnes réfugiées et immigrantes (TCRI) et à tous les organismes visés par la certification. Historique Pourquoi une certification des organismes? En 2008, la Direction de la vérification interne du Ministère procédait à une vérification de l optimisation des ressources (VOR) des directions régionales en lien avec la gestion des programmes. Les principaux constats de cet exercice étaient que la gestion des ententes différait beaucoup d une direction régionale à l autre et que certaines normes ou exigences n étaient pas appliquées. Afin de corriger cette situation, la Direction de la vérification interne recommanda de concevoir un processus de certification afin d uniformiser les pratiques et d assurer une application rigoureuse des normes et des exigences des programmes. Comment assurer une plus grande uniformité? Pour mettre en place le processus de certification, le Ministère s est d abord questionné sur la capacité d appliquer de façon uniforme les normes et exigences des programmes. Cette analyse a démontré que certaines d entre elles étaient difficiles à mesurer. La certification a permis d élaborer des indicateurs objectifs quant à la présence d outils, mécanismes et processus de gouvernance, gestion et planification organisationnelle. Page 4
Principes fondateurs de la certification Le Ministère s est doté de cinq principes fondateurs qui ont été appliqués tout au long de l élaboration du processus de certification. Uniformisation des processus La certification vise à harmoniser et à standardiser le suivi du partenariat avec les organismes. En ayant recours à une grille d analyse qui précise clairement les objectifs et les attentes en matière de gouvernance, gestion et planification organisationnelle, les organismes partenaires sont assurés d un traitement uniforme. De plus, les conseillers et conseillères disposent d un outil commun qui définit clairement les balises à utiliser pour mesurer la satisfaction aux exigences des indicateurs. Amélioration continue La certification s inscrit dans un processus d amélioration continue autant pour les organismes partenaires que pour le MICC. Pour ces organismes, la certification représente une appréciation sur laquelle ils peuvent s appuyer afin de renforcer et développer des pratiques efficaces et efficientes en matière de gouvernance, de gestion et de planification organisationnelle. Pour le MICC, la certification représente un outil de suivi systématisé qui lui permettra de mieux connaître ses partenaires. Transparence Le MICC souhaite que la certification des organismes partenaires se fasse dans un contexte de transparence. Depuis le début du processus, le MICC travaille de concert avec les organismes afin que ces derniers soient bien informés de la démarche et qu ils puissent faire entendre leur voix. Ce principe est à la base de la réussite de la certification et de son amélioration dans le temps. Respect Le Ministère souhaite que la certification se fasse dans le respect de l autonomie des organismes partenaires, en considérant leur mission, leurs orientations, leurs modes de fonctionnement et leurs approches d intervention. Le processus permet de prendre en compte la spécificité des organismes et de maintenir des relations d affaires harmonieuses entre l organisme et son conseiller ou sa conseillère en partenariat. Reconnaissance des organismes certifiés L obtention de la certification par un organisme partenaire permettra au MICC et aux acteurs du milieu d apprécier ses qualités en matière de gouvernance, de gestion et de planification organisationnelle. Le Ministère souhaite faire connaître son processus de certification aux autres ministères ou institutions afin que l obtention de la certification du MICC soit reconnue comme une preuve de pratiques exemplaires. Ainsi, la certification contribuera à augmenter la visibilité des organismes auprès des partenaires du milieu (institutions, entreprises, etc.). Aussi, Page 5
l obtention de la certification constituera un atout pour l organisme qui souhaite faire une demande de soutien financier en vertu d un autre programme récurrent que celui pour lequel il est déjà financé. Composantes de la certification Les composantes de la certification sont présentées sommairement dans le tableau ci-dessous. Ces composantes découlent de la nature même des organismes à but non lucratif et des caractéristiques des organismes communautaires au sens du Cadre de référence en matière d action communautaire 1. Les composantes de la certification ne visent pas à évaluer la mission de l organisme ni ses modèles d intervention. Elles visent deux objectifs, soit reconnaître les pratiques de gouvernance spécifiques aux OBNL (ce qui lui permet de réaliser sa mission) et reconnaître la présence d outils de gestion et de planification organisationnelle en lien avec les besoins de la clientèle 2. Critères Indicateurs Objectif 1 Reconnaître les pratiques de gouvernance spécifiques aux OBNL A -Mettre en œuvre de bonnes pratiques de gouvernance 1) Présence d un conseil d administration actif 2) Tenue d une assemblée générale annuelle démocratique 3) Présence de règles écrites de gouvernance 4) Maintien d un membership ouvert et participation des membres à l assemblée générale annuelle 5) Présence d outils de communication à l intention des membres et/ou des bénévoles de l organisme et de mesures favorisant leur implication Objectif 2 Reconnaître la présence d outils de gestion et de planification organisationnelle en lien avec les besoins de la clientèle B - Être doté d une structure administrative fiable et efficace C - Répondre aux besoins de la clientèle 6) Description de la structure organisationnelle 7) Présence d un plan d action et de son suivi 8) Présence de formations pour le personnel 9) État de la gestion financière 10) Connaissance de la population cible sur le territoire couvert par l organisme 11) Maintien d une offre de service adaptée à la clientèle 12) Concertation et collaboration avec les acteurs du milieu 1 http://www.mess.gouv.qc.ca/sacais/action-communautaire/cadre-reference.asp 2 Certains organismes utilisent le terme usager et d autres, le terme participant. Dans le présent document, le terme clientèle est utilisé pour alléger le texte puisqu il est épicène. Page 6
À qui s adresse la certification? La certification s adresse aux organismes financés en vertu des programmes Réussir l intégration et Soutien à la mission. Tous les organismes qui offrent des services ou activités aux personnes immigrantes et qui reçoivent 40 000 $ et plus de financement sur une base récurrente en vertu de ces programmes doivent être certifiés. Les organismes qui sont financés par contrat pour des cours de français ne sont pas visés par le processus de certification. Toutefois, le Ministère tiendra compte de leur certification s ils sont aussi financés en vertu des programmes Réussir l'intégration ou Soutien à la mission. S ils échouent la certification en ne répondant pas à au moins 2 des 5 indicateurs de l'objectif 1 lié à la gouvernance, le Ministère prendra les mêmes dispositions pour les ententes en francisation que pour les ententes en vertu des programmes Réussir l'intégration et Soutien à la mission. Processus de certification (annexe 1) Quel est le cheminement d une demande de certification? Lors du dépôt d une demande de subvention, le conseiller ou la conseillère évalue l admissibilité de l organisme au programme et s assure de l existence d un besoin dans le milieu. Comme chaque programme comporte des spécificités quant aux critères d admissibilité, cette étape n est pas incluse dans la certification. Si l organisme est admissible, le conseiller ou la conseillère vérifie alors si l organisme est certifié ou non. S il est certifié, il ou elle peut poursuivre et faire une recommandation favorable. Cependant, si l organisme n est pas certifié, le conseiller ou la conseillère invite ce dernier à déposer une demande de certification. Une fois l étude du dossier terminée, le conseiller ou la conseillère contacte l organisme afin de lui présenter le résultat de son analyse. Par la suite, le conseiller ou la conseillère rédige sa recommandation finale qui sera validée par son ou sa gestionnaire. Si l organisme ne réussit pas la certification et conteste la recommandation, il peut faire appel devant un comité de révision. Ce comité a pour objectif de s assurer que l analyse s est effectuée de façon rigoureuse et objective. Bien que la certification soit indépendante des programmes, un organisme peut uniquement être certifié au moment d une demande de financement. La certification est valide pour une période de trois ans et est nécessaire pour obtenir du soutien financier dans le cadre d un programme de financement récurrent. Comment se fait l étude d un dossier de certification? Un cahier de certification a été élaboré pour permettre au conseiller ou à la conseillère de mesurer la capacité d un organisme partenaire de satisfaire aux exigences des indicateurs. Le Page 7
cahier de certification comprend les directives à suivre, identifie des principes éthiques à respecter lors de l évaluation et comprend la liste des documents qui doivent être soumis par l organisme et qui sont nécessaires à l évaluation. Le cahier contient aussi la grille d analyse au moyen de laquelle le conseiller ou la conseillère mesure chacun des indicateurs et dans laquelle il ou elle inscrit ses commentaires et recommandations. Le cahier de certification est transmis aux organismes afin de leur permettre de savoir sur quels critères et de quelle façon ils sont évalués. La grille d analyse permet de mesurer la satisfaction aux exigences des indicateurs. Pour chacun, le conseiller ou la conseillère indiquera si l organisme obtient le résultat «satisfait» ou «non satisfait». On estime qu un organisme peut obtenir la certification s il satisfait aux exigences d au moins 9 des 12 indicateurs et s il satisfait aux exigences d au moins deux indicateurs par critère. Une fois l analyse du dossier complétée, le conseiller ou la conseillère rencontre la direction de l organisme et un membre du conseil d administration, présente le cahier et propose des pistes d amélioration, le cas échéant. La certification remplace-t-elle les exigences des ententes? La certification ne se substitue pas aux exigences des ententes signées entre le MICC et les organismes. Les exigences et les normes des programmes s appliquent sur une base annuelle, alors que la certification est pluriannuelle. La certification vérifie la présence de bonnes pratiques de gouvernance, de gestion et de planification organisationnelle dans les organismes partenaires actuels ou futurs, peu importe en vertu de quel programme l organisme est ou sera financé. La certification vise-t-elle uniquement les activités réalisées dans le cadre de ses programmes? La certification se situe en amont des ententes en vertu des programmes. Elle s applique de la même façon pour les organismes déjà partenaires ou pour les nouveaux. L objectif visé par le Ministère est de s assurer que ses partenaires actuels ou futurs ont des outils, mécanismes et processus permettant de bonnes pratiques de gouvernance, de gestion et de planification organisationnelle. Ces outils, mécanismes et processus peuvent être en lien avec d autres services que ceux financés par le Ministère puisqu ils démontrent aussi le souci de l organisme de se doter de bonnes pratiques. L organisme peut-il contester le résultat de sa certification? Un comité de révision analysera les demandes des organismes qui n auront pas réussi la certification et qui seront en désaccord avec l analyse de leur dossier. Une directive est prévue pour les demandes de révision. Page 8
Conclusion La certification offre des avantages pour les organismes partenaires ainsi que pour le MICC. Pour un organisme partenaire, la certification permet de : Faire reconnaître l excellence de ses pratiques à sa communauté, à ses partenaires, à ses membres et à ses bailleurs de fonds. Par exemple, grâce à cette reconnaissance, l organisme pourra appuyer ses demandes de subvention ou attirer de nouveaux partenaires; Avoir des critères et des indicateurs objectifs, connus et clairs; Améliorer ses pratiques de gestion et son rayonnement dans un contexte d amélioration continue; Bénéficier de mesures d accompagnement pour améliorer ses pratiques de gestion; Bénéficier d une pratique uniforme et transparente, peu importe le programme du MICC; Bénéficier d un atout par rapport à un organisme non certifié lors d une demande de soutien financier dans le cadre d autres programmes. Du côté du MICC, la certification permet de : Prendre des décisions éclairées sur la collaboration qu il entend mener avec les organismes partenaires; Favoriser une relation transparente avec ses partenaires; Développer des arguments supplémentaires pour défendre le financement des organismes partenaires auprès des autorités du Ministère et auprès du Conseil du Trésor; Avoir des dossiers bien documentés pour faciliter le transfert de dossiers entre employés; Assurer des critères et des indicateurs objectifs, connus et clairs. Le Ministère travaille présentement à faire connaître le processus de certification à ses partenaires ministériels dans le but d intéresser les instances gouvernementales à cette pratique afin que la certification du MICC soit reconnue, partagée et fasse partie d un processus interministériel. Page 9
Annexe 1: Processus de certification Vérification de l admissibilité et évaluation des besoins du milieu Notes : Cette étape n est pas incluse dans la certification. Cependant, elle est essentielle et constitue un préalable à l évaluation du dossier de certification par le conseiller ou la conseillère. Que ce soit lors d une nouvelle demande ou d une demande de renouvellement, l étape «Vérification de l admissibilité et évaluation des besoins du milieu» doit d abord être franchie avant d aller à l étape de la certification. L organisme fait une demande (nouvelle ou renouvellement) dans le cadre de Réussir l intégration ou Soutien à la mission La conseillère ou le conseiller vérifie l admissibilité au programme Avis à l organisme de la nonadmissibilité au programme non Admissible? oui Le conseiller ou la conseillère vérifie les besoins du milieu et les disponibilités budgétaires Y a-t-il d autres organismes qui offrent déjà le service dans le secteur? Y a-t-il un bassin de clientèle potentielle suffisant? Y a-t-il un budget disponible? Y a-t-il une demande similaire présentée par un organisme certifié? Avis à l organisme qu il n y a pas d adéquation entre la demande et les besoins du milieu non Le besoin existe-t-il? oui L organisme est-il certifié? oui Recommandation positive non L organisme dépose une demande de certification et fournit les documents requis Le conseiller ou la conseillère procède à la certification à l aide du cahier de certification Page 10
Début du processus de certification (printemps 2014) Le conseiller ou la conseillère procède à la recommandation après consultation de sa ou son gestionnaire Rencontre ou échange entre le conseiller ou la conseillère et l organisme afin de présenter le résultat de l évaluation Validation de la recommandation par le ou la gestionnaire Recommandation positive Recommandation négative L organisme en appelle de la recommandation auprès du comité de révision L organisme accepte la recommandation Révision de la recommandation par le comité Confirmation par le comité de la recommandation négative Obtention de la certification Certification refusée Identification avec l organisme des ajustements à apporter avant le 31 décembre 2014. Page 11