Dématérialisation des factures fournisseurs Processus de validation des factures fournisseurs pour les entreprises équipées de SAP www.esker.fr ESKER ON DEMAND
Table des matières Introduction... 3 Impact sur l'infrastructure informatique et l organisation... 3 Pour quelles raisons les entreprises devraient-elles considérer d automatiser le processus de bon à payer en dehors des instances SAP?... 3 Défis de la comptabilité fournisseurs... 4 Eliminer le papier du processus... 4 Casser le mythe de l ERP unique... 4 Inconvénients d un processus de validation des factures intégré au système SAP... 4 Avantages d'un processus de validation géré en dehors des applications SAP... 6 Élimination des contraintes horaires et géographiques... 6 Extension de l'automatisation au-delà du cadre SAP... 6 La solution Esker... 7 Extension de l'automatisation du traitement des factures fournisseurs... 7 Facilité d'utilisation... 7 Effi cacité des services partagés... 7 À propos d Esker... 8 Leader de l automatisation des processus documentaires... 8 Solutions... 8 2
Introduction Aujourd'hui, la majorité des entreprises équipées du progiciel SAP pour la gestion de leur comptabilité reconnaissent l'intérêt d aller plus loin dans leur démarche de rationalisation des processsus comptables et d'éliminer également le traitement manuel des factures fournisseurs. L'étude menée par Esker sur ses clients fait apparaître que l'automatisation du traitement des factures fournisseurs permet aux entreprises d'économiser en moyenne 40 à 60 % des coûts opérationnels et administratifs liés à la gestion de la comptabilité fournisseurs. Les avantages du traitement automatisé des factures fournisseurs sont les suivants : Economies liées à l élimination du traitement des factures au format papier Gains de productivité et meilleure gestion des ressources : possibilité de traiter plus de factures en moins de temps ou avec moins de ressources Diminution des délais de règlement Augmentation de la visibilité sur le traitement et le statut du bon à payer de chaque facture Amélioration du reporting et de la traçabilité du processus de traitement Suppression des doublons de règlement Renforcememt de la réputation de la signature de l'entreprise, assurance de sa conformité aux règles comptables et financières applicables, meilleure gestion des relations fournisseurs Impact sur l'infrastructure informatique et l organisation Intégrer une solution automatisée pour la validation des factures fournisseurs dans le paysage informatique d une entreprise peut avoir un impact considérable sur la solution SAP en place. Les responsables informatiques et les administrateurs de systèmes SAP recherchent une solution qui s'intègrera parfaitement à l environnement existant sans nécessiter de modifi cation du système SAP. Pour quelles raisons les entreprises devraient-elles considérer d automatiser le processus de bon à payer en dehors des instances SAP? Les entreprises qui ont implémenté SAP pour gérer leur comptabilité ont le choix entre deux options : elle peuvent soit modifi er leur implémentation d origine et installer un nouveau module sur leur(s) instance(s) SAP ou bien utiliser une solution certifi ée dans laquelle la reconnaissance, la validation des données et le processus de bon à payer résident en dehors du système SAP. À première vue, l'approche qui consiste à gérer le processus de validation des factures fournisseurs directement dans SAP peut sembler logique. Cependant, il faut tenir compte de plusieurs facteurs importants. Notamment le fait que les entreprises qui utilisent plusieurs systèmes ou instances de SAP doivent gérer le processus de validation de paiement pour chacune de ces instances. Le risque étant qu avec le temps, ceci peut s avérer ineffi cace, coûteux et potentiellement véhicule d incohérences entre les différents systèmes. Un grand nombre d entreprises font le choix de gérer le processus de validation des bons à payer en dehors de leur application SAP en raison du temps, du coût et du risque que représente l'implémentation d'un outil de gestion des factures fournisseurs au sein même des applications SAP. Ce livre blanc a pour but d'aider les responsables informatiques et les administrateurs de systèmes SAP à évaluer les différentes options, afi n qu ils soient en mesure de prendre la meilleure décision, celle qui permettra à leur entreprise de tirer pleinement profi t d une gestion automatisée des factures fournisseurs. 3
Défis de la comptabilité fournisseurs Eliminer le papier du processus Les analystes s accordent pour dire que 80% du temps de traitement des factures fournisseurs est consacré à la circulation de ces dernières entre les différents services impliqués dans le processus. Les entreprises qui n'ont pas encore automatisé ce processus emploient souvent un nombre plus important de personnes afi n de gérer le cycle de règlement des fournisseurs. Outre le fait qu'il s'agit d'une perte de temps considérable, le traitement manuel aboutit souvent à des factures perdues, des retards de paiement et des remises manquées. Alors qu'il est capital de savoir à quel stade du processus d'approbation se trouve une facture et d'être à même d'accélérer le règlement des factures émises notamment par les fournisseurs importants, traiter ses factures fournisseurs manuellement n'offre guère de moyens en matière de visibilité et de gestion des priorités. Ainsi, l'automatisation du traitement des factures fournisseurs et la dématérialisation de ces dernières devient clairement une nécessité. Reste à trouver la meilleure solution. Casser le mythe de l ERP unique Le monde des affaires étant de plus en plus complexe, l'idée d'un seul ERP dans chaque entreprise ne correspond tout simplement plus à la réalité. Cette vision est séduisante en théorie, mais les entreprises sont souvent multi-sites et deviennent inexorablement internationales. Les fusions/ acquisitions représentent désormais un aspect presque quotidien de leur activité. Un groupe international qui cumule cinq systèmes ERP différents ne relève pas du tout de la science-fi ction. ERP LEGACY Factures fournisseurs Instances multiples de solutions SAP Certaines entreprises implémentent également plusieurs systèmes SAP. Tous sont basés sur la même plate-forme, mais chacun peut présenter suffi samment de spécifi cités pour demander une attention particulière. Si une vue d ensemble peut faire croire qu'ils sont identiques, il en va autrement sur le plan opérationnel. SAP1 SAP2 Même si une entreprise a adopté une solution SAP uniforme, les multiples instances implémentées pour les différents sites, internationaux ou non, peuvent nécessiter l'intégration de plusieurs outils pour automatiser le processus de validation des factures fournisseurs. Il arrive que cela complique certaines initiatives clés telles que la mise en place de Centres de Services Partagés (CSP). Inconvénients d un processus de validation des factures intégré au système SAP Au cours du traitement des factures fournisseurs, il est probable que certains intervenants n'aient pas accès au système SAP ou préfèrent ne pas utiliser l'interface SAP pour la validation des factures fournisseurs. Il est souvent plus rapide et plus facile pour ces personnes de vérifi er et d'approuver les factures via une application Web ou un périphérique mobile, en particulier si elles travaillent sur des sites déportés ou sont en déplacement. Chirurgie lourde À l'instar d'une opération chirurgicale compliquée, le fait d'ouvrir votre système SAP pour y implanter un processus de validation automatisé implique des coûts et des risques importants. Les solutions qui fonctionnent au sein-même des applications SAP nécessitent souvent un gros investissement en temps et en argent pour leur installation, leur intégration et leur maintenance qui doivent être effectuées par des consultants SAP. 4
Limites fonctionnelles et manque de flexibilité Par nature, les solutions développées pour fonctionner au sein des applications SAP présentent une capacité d'intégration limitée. Or, les entreprises ont besoin d'un processus de validation capable d interagir avec les différents systèmes connectés à la comptabilité fournisseurs qu'elles utilisent déjà ou sont succeptibles d utiliser dans le futur. Impact sur les performances du système SAP Dans un paysage informatique en perpétuelle évolution, il est important d'intégrer l'automatisation du traitement des factures fournisseurs à un niveau qui préserve l'intégrité du système SAP tout en permettant une coopération transparente avec ce dernier. Les outils implémentés au sein de l'environnement SAP consomment les ressources système allouées aux applications SAP centrales et à d'autres systèmes d'entreprise. L'impact se multiplie au fur et à mesure des fusions acquisitions qui amènent avec elles leur lot de nouveaux systèmes et de nouveaux utilisateurs. En transférant le processus de validation des factures fournisseurs du serveur SAP vers une architecture indépendante, il est possible de réduire la consommation de ressources allouées au système SAP et de garantir les performances de ce dernier. Rupture des pistes d audit et multiplicité des interfaces Les données nécessaires à la validation des factures fournisseurs doivent être extraites directement des factures reçues par courrier, e-mail, fax, EDI ou tout autre format de réception. Si cette partie importante du traitement est exécutée en dehors du système SAP alors que le processus d'approbation est géré par le système SAP il y a rupture dans le processus et donc dans le suivi de ce dernier. Or, les entreprises ont besoin de s asssurer de la traçabilité complète du processus afi n d en assurer le contrôle. Chemin Audit Trail d audit Chemin Audit Trail d audit En outre, les acteurs de la comptabilité fournisseurs se retrouvent dans l'obligation de manipuler deux applications (et donc deux interfaces) différentes au lieu de valider la reconnaissance des données et de lancer le processus d approbation à partir du même écran, ce qui est possible si l'ensemble de la solution de gestion des factures fournisseurs réside en dehors du système SAP. L'idée selon laquelle un processus de validation intra-sap est plus rationnel parce que toutes les actions peuvent être effectuées à partir de l'interface SAP n a donc pas de réelle justifi cation pratique. 5
Avantages d'un processus de validation géré en dehors des applications SAP Élimination des contraintes horaires et géographiques Lorsque le processus de validation des factures est géré en dehors des instances SAP, les acheteurs et leurs supérieurs hiérarchiques reçoivent automatiquement une notifi cation électronique concernant les factures qu ils doivent approuver. Quelle que soit l heure ou l endroit où ils se trouvent, ils peuvent vérifi er ces factures, y ajouter des commentaires ou des compléments d informations, les rejeter ou donner leur bon à payer. L utilisation d une solution web pour la validation des factures fournisseurs, permet aux utilisateurs de se connecter depuis des systèmes non SAP ainsi que des appareils mobiles. La facilité de déploiement de la solution grâce à un simple navigateur web ainsi qu un environnement de travail familier pour les utilisateurs contribuent à simplifi er la formation et à garantir une bonne adhésion par ces derniers. En effet, les utilisateurs non initiés pourraient avoir quelques diffi cultés à adopter l'interface SAP en raison de sa complexité et de sa spécifi cité. Elles risqueraient de passer un temps considérable à s approprier l interface SAP. Période pendant laquelle, par manque de connaissance de la solution, elles risquent de multiplier les erreurs. Le risque étant qu au fi nal, cette période de prise en main de la solution se solde par un rejet de la nouvelle solution et un échec de l ensemble du projet d automatisation du processus de traitement des factures fournisseurs. Extension de l'automatisation au-delà du cadre SAP Lorsque le processus de validation des factures est géré en dehors du système SAP il permet aux utilisateurs sans expérience des solutions SAP d'accéder à toutes les informations dont ils ont besoin pour prendre une décision avisée lorsqu'ils doivent approuver une facture. Il est ainsi possible de réduire la nécessité d'ajouter des postes SAP pour mener à bien l'exécution du projet d'automatisation du traitement des factures fournisseurs. Les utilisateurs disposent d'un point d'accès unique aux données des factures ainsi qu'à l'image du document original et à l'historique des actions opérées sur celui-ci. L'entreprise bénéfi cie ainsi des possibilités suivantes : Partager les données de la comptabilité fournisseurs entre ses différentes applications Inclure dans le processus de validation le service achats et d'autres services concernés Inclure dans le processus des étapes de pré-traitement et de post-traitement Étendre le fl ux d'approbation aux personnels distants et aux périphériques mobiles Consulter les factures archivées et la piste d'audit en dehors de l'application SAP Stabilité du système de traitement des factures Déconnecté des évolutions de l'implémentation SAP (migration par exemple), un processus de validation basé sur le Web en dehors du système SAP permet de maintenir un continuum de gestion en assurant la stabilité du traitement des factures fournisseurs malgré les nombreuses mutations informatiques que toute entreprise est amenée à gérer. Meilleur contrôle et mise en place des Centres de Services Partagés Un processus consolidé sur un seul site permet une gestion homogène et un contrôle rigoureux de ce dernier. Indépendant de l'environnement ERP tout en étant complètement intégré au système SAP, un processus de validation géré en dehors de SAP peut être relié aux systèmes existants comme aux nouvelles acquisitions sans qu'il soit nécessaire de dupliquer la logique de workfl ow. Avec un nombre croissant d'entreprises cherchant à intégrer leurs opérations au contexte mondial, on assiste à une éclosion foisonnante des Centres de Services Partagés. Par défi nition, les Centres de Services Partagés sont déconnectés (géographiquement au moins) des utilisateurs professionnels et parfois de la logique informatique existante. Ils englobent souvent plusieurs systèmes, instances d'applications, processus et unités. Un outil de consolidation du processus de validation géré en dehors du système SAP permet de faciliter la création de Centres de Services Partagés (régionaux ou internationaux) pour le traitement des factures fournisseurs, en tenant compte automatiquement de la diversité des systèmes et en intégrant une logique évitant les erreurs. 6
La solution Esker Extension de l'automatisation du traitement des factures fournisseurs Avec une intégration certifi ée SAP, les solutions Esker d'automatisation du traitement des factures fournisseurs offrent un point d'entrée central pour le fl ux d'approbation des factures. Elles mettent à disposition les mêmes fonctionnalités pour les utilisateurs de la solution SAP et pour les utilisateurs extérieurs au déploiement SAP. Les solutions Esker résident sur des serveurs hébergés dans un centre de gestion de données spécialisé et se connectent à la plate-forme SAP de manière autonome. Elles ne nécessitent aucune programmation personnalisée au niveau applicatif. Les entreprises qui utilisent ces solutions peuvent étendre le processus automatisé à l ensemble des salariés qui doivent participer à l'approbation des factures mais n'ont pas accès aux solutions SAP. Facilité d'utilisation Une interface simple d utilisation permet à tous (utilisateurs ou non de solutions SAP) d imputer des factures en comptabilité générale et analytique, de les vérifi er et de valider leur paiement. L'entreprise bénéfi cie ainsi d'un outil central de gestion des factures fournisseurs qui permet de voir toutes les données et de gérer les priorités, ce qui simplifi e le processus d'approbation des factures et le rend accessible à davantage d'utilisateurs. 1 2 3 4 5 Numérisation de la facture La facture est vérifiée depuis l application Web Esker on Demand La facture est transmise à l acheteur pour approbation du règlement La facture est présentée au responsable pour validation finale Les données et images contenues dans la facture sont remontées dans l ERP La solution Esker reçoit les factures en provenance de plusieurs sources, extrait les données à traiter et transfère les factures électroniquement dans les archives. Le système garde une trace du cheminement de la facture depuis sa réception sur la plateforme, tout au long du processus d'approbation (audit trail). Les comptables sont notifi és lorsqu un bon à payer a été donné pour une facture. Tout au long du processus, la solution Esker intègre les informations dans le système SAP. Les données et les images des factures sont transmises électroniquement vers un fi chier d'archives. Le fi chier contient un lien permettant d accéder aux informations de traitement de la facture ainsi qu à l image du document directement depuis la transaction SAP. Fax Intégration à l ERP E-mail Notification Document papier (numérisé) Impression FACTURES FOURNISSEURS Elément de workflow Archivage Services Web Audit et reporting Efficacité des services partagés Grâce à des services de surveillance et d'assistance disponibles 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 qui prennent en charge différents fuseaux horaires et diverses langues, les solutions Esker simplifi ent la mise en place de Centres de Services Partagés pour le traitement des factures fournisseurs. La solution Esker permet de réaliser de réels gains d effi cacité grâce à l automatisation du processus d approbation des factures dans un contexte de services partagés. Ces gains sont directement mesurables au regard de l amélioration des principaux indicateurs de performances : productivité, niveau de service, précision, coûts, etc. 7
À propos d Esker Leader de l automatisation des processus documentaires Leader incontesté dans son domaine, Esker aide les entreprises à éliminer les processus manuels, à acquérir visibilité et contrôle, et à réduire l'utilisation du papier en automatisant le fl ux de documents au sein et en dehors de l'entreprise. Grâce à sa plate-forme complète et à sa technologie brevetée, Esker offre les avantages du traitement automatisé de documents comme puissante solution sur site ou comme service à la demande (SaaS) via son infrastructure hébergée. En trois à six mois, les clients améliorent la rentabilité d exploitation, économisent de l argent et bénéfi cient d un retour sur investissement mesurable, le tout, de façon signifi cative et immédiate. En tant que partenaire établi de la solution logicielle SAP ayant réalisé une intégration certifi ée, et elle-même cliente SAP, l'entreprise Esker a fait des besoins des clients SAP une priorité. La preuve des résultats du partenariat entre SAP et Esker? Les clients SAP du monde entier, qui ont automatisé leurs processus documentaires avec les solutions Esker. Esker dispose d'une équipe de recherche et développement dédiée qui se consacre aux applications SAP. Son principal objectif : offrir aux clients SAP la meilleure solution d'automatisation des processus documentaires. Créée en 1985, l'entreprise Esker est désormais présente dans le monde entier avec plus de 80 000 clients et des millions d utilisateurs titulaires d une licence. Pour plus d'informations, Rendez-vous sur le site www.esker.fr Solutions Automatisation des cycles Order-to-Cash et Procure-to-Pay Pour aider les entreprises à s'affranchir des documents papier et à automatiser leurs processus afi n d'accélérer les opérations, d'améliorer la satisfaction client et les performances de la chaîne d'approvisionnement, et d'augmenter leur rentabilité, les solutions Esker englobent les cycles de l'achat au paiement et de la commande au règlement : Traitement des bons de commande pour automatiser la saisie et l'acheminement des commandes clients entrantes Facturation clients pour automatiser le traitement et l'envoi de documents de facturation en fonction des préférences des clients Traitement des factures fournisseurs pour automatiser la capture, la diffusion, l approbation et l enregistrement des factures fournisseurs et autres effets à payer Traitement des commandes d achats pour automatiser le traitement et l'envoi de documents de la chaîne d'approvisionnement en fonction des préférences des fournisseurs 8
Contactez-nous Esker SA 10 rue des Emeraudes 69006 Lyon France Tél. : +33 (0)4 72 83 46 46 E-mail : info@esker.fr www.esker.fr Esker dans le monde Allemagne www.esker.de Australie www.esker.com.au Espagne www.esker.es Etats-Unis www.esker.com France www.esker.fr Italie www.esker.it Malaisie www.esker.com.my Nouvelle Zélande www.esker.co.nz Royaume-Uni www.esker.co.uk Singapour www.esker.com.sg WP-EOD-FR-007-B