Sécurisation du circuit du médicament au Centre Hospitalier d ANNECY Sur- conditionnement et délivrance nominative automatisés Dr Julien FIOT Praticien Hospitalier Maîtrise universitaire d études avancées en pharmacie hospitalière (MAS) Séminaire «financement de la santé, médico- économie et flux du médicament»
Un établissement tourné vers les nouvelles technologies 1016 lits - 1er établissement public de Haute- Savoie - 640 lits Médecine, Chirurgie, Obstétrique - 220 lits Gériatrie moyen et long séjours - 156 lits Santé mentale 1400 lits en 2014 «CH ANNECY- GENEVOIS» - Fusion avec CH St Julien- en- Genevois Robot pharmacie 600 terminaux multimédias - WiFi en cours d installation Pneumatique Transport Automatisé Lourd
PROJET AUTOMATISATION
Naissance du projet d automatisation Contexte en 2005 Contrat de bon usage ; rapport de certification V1 Demande de la Direction de mettre en place la dispensation à délivrance nominative des médicaments pour sécuriser le circuit du médicament Réflexion autour de la délivrance nominative (DN) et du conditionnement unitaire (CU) Une question cruciale solution manuelle ou automatisée? Toutes les configurations doivent être étudiées 100% manuel? (CU manuel + DN manuelle) En partie automatisé? (CU automatisé + DN manuelle) 100% automatisé? (CU automatisé + DN automatisée) Si choix automatisation? Robot ancienne génération? Robot dernière génération «toutes formes»?
Déroulement du projet Les éléments de l équation à résoudre Technologiques Choisir d automatiser en 2006 est-il risqué? À terme, le choix d une automatisation minimale paraît incontournable dans le cadre du conditionnement unitaire (CU) nécessaire à la délivrance nominative Réflexion autour de l automatisation Groupe projet multidisciplinaire Pharmaciens, préparateurs, magasiniers, Infirmiers, médecins Direction des soins, du système d information, des ressources logistiques Ressources humaines Attractivité et fidélisation préparateurs (prox. Suisse) Si choix DN manuelle même temporaire, recruter des préparateurs rendra difficile d évoluer vers l automatisation Financier (contexte difficile en 2006) Investissement non prévu au plan d équipement initial du Nouvel Hôpital Visites Etablissements mode manuel, partiellement ou totalement automatisés Sites de production SINTECO ROBOTICS*, SWISSLOG*, etc. Attribution note par modèle Pondérée selon différents critères
Bilan des coûts annuels Investissement + exploitation Non pris en compte dans ce graphique 650 000 par an coûts erreurs iatrogènes : (extrapolation études) 1 000 000 par an pénalités financières en cas de non application du Contrat de Bon Usage Gains de temps infirmier Gains gestion des stocks
Solution manuelle ou automatisée? Solution manuelle Investissement minimum Multitude d expériences (inter-) nationales Solution automatisée Sécurisation, traçabilité complète du processus Diminution tâches fastidieuses, répétitives, à faible valeur ajoutée (découpage, conditionnement manuel) Pas d erreur de délivrance Diminution surcoûts RH et iatrogénie ( K ) Optimisation stocks : moins de rebus par perte d identification, retour stock médicaments non administrés Augmentation RH Qualité, pénibilité, faible valeur ajoutée (découpage, conditionnement manuel) Quid de la traçabilité et de la gestion des retours? Erreurs de préparation 5-10% Coûts achat, maintenance, exploitation (consommables) Matériel et locaux adaptés Nouveau métier : conducteur de ligne automatisée Qualification processus Peu d expériences (inter-) nationales, risque effet «prototype»
Etapes du projet d automatisation 2006 Janvier : le Directoire valide la poursuite de la réflexion sur l automatisation Juin : appel d offres compétitif «automatisation» Octobre : présentation du résultat des offres au Directoire Choix solution 100% automatisée (CU + DN) Robot «toutes formes» SINTECO ROBOTICS* 2007 Prototype installé dans l ancien hôpital 2008 Robot installé dans sa configuration définitive Début de l aventure!
Système modulaire ATHENA* (Sinteco Robotics) Rappel des objectifs initiaux Sécurisation CM, traçabilité complète processus DN automatisée centralisée - 600 lits éligibles (médecine, chirurgie, obstétrique, psychiatrie, gériatrie moyens et longs séjour) - 446 lits non éligibles (réa, post- urgence, etc.) 100% médicaments identifiables - Code- barres, nom, DCI, dosage, lot, péremption - 6000 doses par jour (dotations 1046 lits + DN) Configuration «à la carte» Adaptée à nos besoins initiaux Découpage blisters Sur- conditionnement unitaire Stockage intelligent Délivrance nominative Gestion retours x 1 ATTIS x 2 CALYPSO x 8 HYDRA x 6 HEMERA x 1 ULYSSE ATHENA = logiciel de traçabilité complète (opérations, opérateurs, patients, médicaments)
QUELS RESULTATS?
Sachets doses unitaires
2008-2013 : quels résultats? Sur-conditionnement unitaire 100% médicaments identifiables dans les US 1,2 millions doses par an 100% qualité (défaut : 20 ppm) Délivrance nominative automatisée 650 traitements préparés par jour Toutes les typologies de prise en charge DN automatisée 85% (15% picking)
Quelques indicateurs de production Module 1 ATTIS Découpage des blisters Productivité / Capacité MODULE 400 doses par heure 2 CALYPSO Sur- conditionnement en sachet dose unitaire 8 HYDRA Stockage intelligent 6 HEMERA Préparation des doses à administrer 1 ULYSSE Retour médicaments non administrés 1200 doses par heure 600 références dont injectables 32 000 doses en stock First in, first out Zéro% erreur de stock 100 patients par heure (matin, midi, soir) 1 patient toutes les 35 secondes 5% de retours - Zéro% médicament jeté 30 000 euros en 2012
Points chauds, points forts De 2008 à 2011 Depuis 2011 Peu d expériences (inter)- nationales Paramétrage, ajustement organisation Mise en place système assurance qualité Changements culturels et organisationnels - A la pharmacie et dans les unités de soins Processus qualifié, organisation optimisée - Production (cadencement) - Maintenance curative et préventive - Ressources humaines sur la ligne - Relation fournisseur- client (unité de soins) Acquisition compétences techniques, intégration nouveaux métiers - Conducteur de ligne Qualification du processus - Qualité - Cadences - Maintenance - Software Vrai partenariat avec SINTECO* - Contractualisation selon objectifs qualité, cadences R&D - Modèles mathématiques pour optimiser la production et les stocks (niveaux, réappro) - Nouveaux modules - CALYPSO 3 (1000 doses/ heure) - CALYTIS (fusion ATTIS + CALYPSO) - PEGASUS (HYDRA délocalisée dans les US)
ORGANISATION DE LA DELIVRANCE NOMINATIVE
Le circuit du médicament Médecin Pharmacien Binôme Technicien production + Préparateur Robot Prescription informatisée (logiciel Pharma*- écran ou PC) Analyse pharmaceutique - Sur-conditionnement unitaire - DN automatisée (anneaux patients) Infirmière Diplômée d Etat Livraison routine/ hors routine Préparateur en Pharmacie Contrôle ultime, administration, validation d administration (logiciel Pharma*- écran ou PC) - Transport Automatisé Lourd - Pédibus magasiniers ou prestataire - Pneumatique - Analyse technique des prescriptions - Complément manuel (picking)
Dotations pour besoins urgents des unités de soins (US) Composition en médicaments Organisation 100% médicaments identifiables - Conditionnement commercial si identifiable - Sachet dose- unitaire Si US incluse dans processus DN automatisée - Env. 100 références / 3 jours de stock Gestion selon mode plein- vide Commande par lecture code- barre Plan de cueillette informatisé à la pharmacie Rangement - Infirmier ou préparateur selon US Si US hors processus DN automatisée (réanimation, bloc, etc.) - Env. 200 références / 3 jours de stock
Délivrance nominative automatisée des médicaments Médicaments délivrées automatiquement (donc sur- conditionnés) 85% des médicaments prescrits - Formes sèches vrac ou blisters - Injectables petit volume (ex : calciparine) - Collyres unidoses, suppositoires, etc. Médicaments en picking manuel 15% des médicaments prescrits - Injectables gros volume, seringues pré-remplies - Multidoses, froid Processus différents - Stupéfiants, médicaments dérivés du plasma
Organisation du processus Quoi? Quand? Qui? Production et stockage des doses unitaires Maintenance curative et préventive Gestion stocks doses unitaires - Dans les différents magasins du robot - Dans les rayons de la pharmacie, selon livraisons Délivrance nominative automatisée - Quotidienne, y compris services de long séjour Picking manuel - A la pharmacie (centralisé ; 650 traitements jour) - Ou dans l US (déploiement en cours; objectif généralisation) Du lundi au Vendredi 8h- 18h Le samedi 8h- 16h Techniciens supérieurs (dont 1 SINTECO) Du lundi au Samedi 8h- 16h Préparateur en pharmacie Du lundi au Vendredi 11h- 16h (formation spécifique) Le samedi 8h- 12h Du lundi au Samedi - Articulation selon cadencement et autres secteurs de la pharmacie Préparateurs en pharmacie (tous habilités)
Ce que l automatisation a changé De façon générale Institutionnalisation du thème de la sécurité et de la culture du risque Retour en arrière inenvisageable - A la pharmacie et dans les US Traçabilité en temps réel - Opérations, opérateurs, patients, médicaments Dans les unités de soins Gain en temps et en qualité Entendu chez des soignants : - «Quand le robot préparera-t-il nos médicaments?» - «On ne reviendrait pas aux piluliers!» - «Le robot ne fait jamais d erreur» A la pharmacie Organisation «industrielle» - Cadencement - Objectifs de productivité quotidiens - Suivi d indicateurs Responsabilisation du personnel - Objectif zéro défaut Optimisation de la gestion des stocks Présence dans les unités de soins - Pharmaciens, préparateurs Modification des pratiques de prescription - Moins de multidoses/ plus de doses unitaires
Projets de déploiement de la solution automatisée Nouveaux objectifs cible 500 lits supplémentaires Diminuer encore la part de picking - 85% 95% (plus de réf. en HYDRA et PEGASUS) Augmenter production doses unitaires Déployer DN automatisée à d autres US - DN centralisée (neurochirurgie, chirurgie cardiothoracique = nouvelles US) - DN décentralisée (soins intensifs, urgences, sites extérieurs (St- Julien- en- Genevois)) Projet acquisition nouveaux modules (ou évolution modules existants) CALYPSO 3 - Augmentation cadences (1000 doses/ h) - Plus de réf. (flacons, seringues pré-remplies,, etc.) CALYTIS (fusion CALYPSO+ ATTIS) - 1 module sur-conditionnement + découpage - Rouleaux de doses unitaires pour dotations - Augmentation cadences (1000 doses/ h) - Baisse coûts de consommables PEGASUS (DN décentralisée) - Gestion entrants et contre-visite - Optimisation dotations (traçabilité et réassort automatique)
L utopie d aujourd hui est la vérité de demain Victor HUGO, 1802-1885