Entité du régional Cautionnement Caution pour garantie locative CREE/MODIFIE PAR (cocher la case adéquate) REVU PAR (cocher la case adéquate) Date Budget Date Date Eric Fondeur 3/05/2017 Alessia Pasqua 24/03/2017 Alice Fransolet 28/03/2017 Rosalie Reyskens Date Alice Fransolet 31/03/2017 Alessia Pasqua 30/03/2017 Alice Fransolet Date Rosalie Reyskens Date Alice Fransolet Date Alessia Pasqua Date Alice Fransolet Date Rosalie Reyskens Date Alice Fransolet Date Document de Référence Auteur Document Date ANTOINE & DENDAUW Traité de comptabilisation 2014 Alice Fransolet Mail : Garantie locative 19/02/2016 CODE CIVIL. - LIVRE III _ TITRE VIII _ CHAPITRE II, Internet : Des règles particulières aux baux commerciaux 1 30/04/1951 Section 2bis Le Moniteur Belge du fonds de commerce et de Internet : Le bail commercial 2 Consulté le 29/03/17 l entreprise becompta Internet : Baux commerciaux 3 Consulté le 29/03/17 Vincent Defraiteur - Avocat Internet : La garantie locative en bail commercial 4 Consulté le 29/03/17 1 http://www.ejustice.just.fgov.be/cgi_loi/change_lg.pl?language=fr&la=f&table_name=loi&cn=1951043030 2 https://www.lemoniteur.be/documentation/le-bail-commercial-111.html 3 http://www.becompta.be/dictionnaire/baux-commerciaux 4 http://www.minimes41.be/images/cont/21_52602_file.pdf Page 1 sur 10
Entité du régional Table des matières 1 Contexte... 3 2 Base légale... 3 2.1 Formalité... 3 2.2 Durée... 3 2.3 Renouvellement... 3 2.4 Aménagement des lieux loués... 3 2.5 Résiliation... 3 2.6 Garantie locative... 4 3 Principes s et s... 4 3.1 Garanties versées en numéraire : caution encaissable... 4 3.1.1 Chez le preneur... 4 3.1.2 Chez le bailleur... 5 3.2 Garanties versées en numéraire : caution non encaissable... 6 4 Schéma... 7 4.1 Garanties versées en numéraire (encaissable)... 7 4.1.1 Chez le preneur... 7 4.1.2 Chez le bailleur... 8 4.2 Garanties versées en numéraire (non encaissable)... 9 4.2.1 Chez le preneur... 9 4.2.2 Chez le bailleur... 10 Page 2 sur 10
1 Contexte Entité du régional Dans le cadre d un contrat de bail commercial, deux parties sont identifiées. Il y a le bailleur qui est le propriétaire d un immeuble qu il met en location et le preneur qui prend en location ce bien afin de pouvoir exercer son activité commerciale moyennant le paiement d un loyer. 2 Base légale 2.1 Formalité Le contrat de bail commercial ne doit pas obligatoirement faire l objet d un écrit mais cela reste nécessaire en cas de litige. Dans les quatre mois de la conclusion du contrat de bail, celui-ci doit être enregistré (droit d enregistrement de 0,2 % du loyer sur toute sa durée). 2.2 Durée Un bail commercial est conclu pour une durée de neuf ans. Les parties (le preneur et le bailleur) ont la possibilité de préciser une durée supérieure en passant par un notaire. 2.3 Renouvellement Le preneur a la possibilité de renouveler son bail à trois reprises maximum. Le bail peut donc durer 27 ans (soit 9 ans x 3). S il désire renouveler le bail, il doit en faire part au bailleur «par exploit d'(huissier de justice) ou par lettre recommandée dix-huit mois au plus, quinze mois au moins, avant l'expiration du bail en cours.» 5 Le bailleur peut, selon l art 16 de la loi du 30 avril 1951, refuser de renouveler le bail notamment pour procéder à la reconstruction de l immeuble, pour l occuper personnellement ou le faire occuper par ses proches, pour manquements graves du preneur quant à ses obligations, En fonction du motif invoqué par le bailleur, le preneur peut avoir droit à une indemnité allant de 1 à 2 ans de loyer. Il est également possible pour le bailleur de refuser le renouvellement sans motifs moyennant une indemnité équivalente à trois ans de loyer. 2.4 Aménagement des lieux loués Le preneur est autorisé, sous certaines conditions définies à l article 7 de la loi du 30 avril 1951, à effectuer des travaux nécessaires à son entreprise pour un montant ne dépassant pas trois ans de loyer. Il doit pour cela en informer au préalable le bailleur. 2.5 Résiliation Tous les trois ans et moyennant un préavis de six mois par courrier recommandé ou par exploit d huissier de justice, il y a possibilité pour le preneur de résilier le bail. Quant au bailleur, celui-ci pourra le résilier moyennant un préavis d un an et uniquement dans les cas suivants : - «en vue d'exercer effectivement lui-même dans l'immeuble un commerce - ou d'en permettre l'exploitation effective par ses descendants, ses enfants adoptifs ou ses ascendants, par son conjoint, par les descendants, ascendants ou enfants adoptifs de celuici, 5 Art 14 de la loi du 30 avril 1951 «Des règles particulières aux baux commerciaux» Page 3 sur 10
Entité du régional - ou par une société de personnes dont les associés actifs ou les associés possédant au moins les trois quarts du capital ont avec le bailleur ou son conjoint les mêmes relations de parenté, d'alliance ou d'adoption» 6 Enfin, il est précisé à l art 3 de la loi du 30 avril 1951 qu il peut être mis fin au contrat à tout moment lorsque les deux parties le décident d un commun accord, à condition que cela soit constaté par acte authentique ou par une déclaration devant le juge. 2.6 Garantie locative La loi du 30 avril 1951 relative au bail commercial ne prévoit pas de garantie locative contrairement à la loi du 20 février 1991 relative au bail de résidence principale. En effet, dans le cadre d un bail commercial, une garantie n est pas absolument nécessaire. Toutefois, il est possible d envisager une garantie locative, sans étalement, constituée par une institution financière. D autres possibilités existent pour constituer la garantie locative: - Versement de la garantie par le preneur au bailleur (voir «garantie versée en numéraire : caution encaissable»); - Versement de la garantie locative sur un compte «bloqué» au nom du preneur (voir «garantie versée en numéraire : caution non encaissable»); - Etalement de la garantie locative auprès d une institution bancaire qui a l obligation de garantir le montant total dès la conclusion du contrat (ce cas n est pas abordé dans la fiche ). 3 Principes s et s 3.1 Garanties versées en numéraire : caution encaissable En cas de garantie versée en numéraire (encaissable), les comptes impactés sont des comptes de créances chez le preneur et des comptes de dettes chez le bailleur. 3.1.1 Chez le preneur Le preneur (le locataire) devant verser une garantie locative comptabilise une créance vis-à-vis du bailleur avec comme contrepartie un compte banque. Le compte de créance varie en fonction de la durée de la garantie mais aussi en fonction du tiers pour lequel la garantie est constituée. Cette garantie locative n a pas d impact. Précisons que les garanties à plus d un an font l objet d un reclassement en fin d exercice préalablement au remboursement. En outre, des comptes de hors bilan doivent être impacté afin de comptabiliser l engagement du preneur vis-à-vis du bailleur En effet, si le preneur ne respecte pas ses obligations la créance qu il a envers le bailleur s éteindra : le preneur supporte donc une dette potentielle. 6 CODE CIVIL - Livre III, Titre VIII, Chapitre II, Section 2 bis, art. 3 «Des règles particulières aux baux commerciaux» Page 4 sur 10
Le preneur comptabilisera donc la garantie locative parmi les comptes suivants : Entité du régional PCMN Code éco 2880000000 CAUTIONNEMENTS VERSE EN NUMERAIRE 2880 T_STAT 2880010000 CAUTIONNEMENTS VERSE EN NUMERAIRE SPRB/OAA 2980 T_STAT 2880020000 CAUTIONNEMENTS VERSE EN NUMERAIRE AUTRES GI 2990 T_STAT 4180000000 CAUTIONNEMENTS VERSE EN NUMERAIRE 4090 T_STAT 4180010000 CAUTIONNEMENTS VERSE EN NUMERAIRE OAA/SPRB 4280 T_STAT 4180020000 CAUTIONNEMENTS VERSE EN NUMERAIRE AUTRES GI 4290 T_STAT 5500000000 BANQUES : COMPTES COURANTS 5520 T_BANK P092000020 Créanciers de l entreprise, bénéficiaires de garanties réelles 092 T_NR P092000021 Garanties réelles constituées pour compte propre 092 T_NR 3.1.2 Chez le bailleur Le bailleur recevant la garantie locative comptabilise une dette vis-à-vis du preneur avec comme contrepartie un compte banque. Le compte de dette varie en fonction de la durée de la garantie mais aussi en fonction du tiers ayant versé la garantie. Cette garantie locative reçue n a pas d impact. Précisions que les garanties à plus d un an font l objet d un reclassement en fin d exercice préalablement au remboursement. En outre, des comptes de hors bilan doivent être impactés afin de comptabiliser le droit du bailleur vis-à-vis du preneur (cfr explication ci-dessus). Le bailleur comptabilisera donc la garantie locative parmi les comptes suivants : PCMN Code éco 1780000000 CAUTIONNEMENTS REÇUS EN NUMÉRAIRE 1880 T_NR 1781000000 CAUTIONNEMENTS REÇUS EN NUMÉRAIRE SPRB/OAA 1980 T_NR 1782000000 CAUTIONNEMENTS REÇUS EN NUMÉRAIRE AUTRES GI 1990 T_NR 4880000000 CAUTIONNEMENTS REÇUS EN NUMÉRAIRE 4490 T_STAT 4880010000 CAUTIONNEMENTS REÇUS EN NUMÉRAIRE OAA/SPRB 4680 T_STAT 4880020000 CAUTIONNEMENTS REÇUS EN NUMÉRAIRE AUTRES GI 4690 T_STAT 5500000000 BANQUES : COMPTES COURANTS 5520 T_BANK A091000032 Garanties reçues 091 T_NR A091000033 Constituants de garanties 091 T_NR Page 5 sur 10
3.2 Garanties versées en numéraire : caution non encaissable Entité du régional Dans le cas où la garantie locative n est pas directement versée au bailleur mais est placée sur un compte bloqué au nom du preneur, celle-ci doit être comptabilisée dans des comptes de droits et engagements hors bilan aussi bien chez le preneur que chez le bailleur. Il s agit, en effet, de droits et obligations subordonnés à la réalisation de conditions. Si le locataire (le preneur) respecte ses obligations, la garantie locative lui est restituée à la fin du bail. Dans le cas où il ne les respecterais pas, il supputerait une dette. C est cette dette potentielle qu il faut comptabiliser dans les engagements hors bilan du preneur et, en contrepartie, une créance potentielle dans les droits hors bilan du bailleur. A ce moment-là, les écritures ci-dessous sont contrepassées. Chez le preneur : PCMN Code éco P092000020 Créanciers de l entreprise, bénéficiaires de garanties réelles 092 T_NR P092000021 Garanties réelles constituées pour compte propre 092 T_NR Chez le bailleur : PCMN Code éco A091000032 Garanties reçues 091 T_NR A091000033 Constituants de garanties 091 T_NR Page 6 sur 10
4 Schéma Entité du régional Pour ce qui est de la comptabilisation du loyer, une autre fiche a été rédigée intitulée «Loyer - Location d'un immeuble». Nous ne traiterons ici que la comptabilisation de la garantie locative. 4.1 Garanties versées en numéraire (encaissable) Considérons une garantie locative à plus d un an versée par le preneur (un OAA) au bailleur (un autre OAA) dans le cadre d un contrat de bail commercial. 4.1.1 Chez le preneur 1) Le preneur verse la garantie locative au bailleur Enregistrement de la garantie locative versée 2880010000 CAUTIONNEMENTS VERSE EN NUMERAIRE OAA/SPRB 5500000000 BANQUES : COMPTES COURANTS 2980 / x x 5520 / x x Engagement hors bilan à charge du preneur P092000020 P092000021 Créanciers de l entreprise, bénéficiaires de garanties réelles Garanties réelles constituées pour compte propre 2) Reclasse de la créance LT vers créance CT au 31/12 CAUTIONNEMENTS 4180010000 VERSÉS EN NUMÉRAIRE OAA/SPRB 2880010000 CAUTIONNEMENTS VERSE EN NUMERAIRE OAA/SPRB 4280 / x x 2980 / x x Page 7 sur 10
3) Restitution de la garantie locative Entité du régional 5500000000 BANQUES : COMPTES COURANTS CAUTIONNEMENTS 4180010000 VERSÉS EN NUMÉRAIRE OAA/SPRB 5520 / x x 4280 / x x P092000021 P092000020 Garanties réelles constituées pour compte propre Créanciers de l entreprise, bénéficiaires de garanties réelles 4.1.2 Chez le bailleur 1) Le bailleur reçoit la garantie locative versée par le preneur Enregistrement de la garantie locative reçue 5500000000 BANQUES : COMPTES COURANTS 1781000000 CAUTIONNEMENTS REÇUS EN NUMÉRAIRE SPRB/OAA 5520 / x x 1980 / x x Droit hors bilan au profit du bailleur A091000032 Garanties reçues 091 / x x A091000033 Constituants de garanties 091 / x x Page 8 sur 10
2) Reclasse de la dette LT vers dette CT au 31/12 Entité du régional 1781000000 CAUTIONNEMENTS REÇUS EN NUMÉRAIRE SPRB/OAA 4880010000 CAUTIONNEMENTS REÇUS EN NUMÉRAIRE OAA/SPRB 1980 / x x 4680 / x x 3) Restitution de la garantie locative 4880010000 CAUTIONNEMENTS REÇUS EN NUMÉRAIRE OAA/SPRB 5500000000 BANQUES : COMPTES COURANTS 4680 / x x 5520 / x x A091000033 Constituants de garanties 091 / x x A091000032 Garanties reçues 091 / x x 4.2 Garanties versées en numéraire (non encaissable) Considérons le cas où la garantie locative n est pas directement versée au bailleur (un OAA) mais est placée par le preneur (un autre OAA) sur un compte bloqué à son nom. 4.2.1 Chez le preneur 1) Transfert du montant de la garantie locative du compte banque vers un compte bloqué Reclasse du compte bloqué 55xxxxxxxxx bloqué 5520 / x x 5500000000 BANQUES : COMPTES COURANTS 5520 / x x 2880010000 CAUTIONNEMENTS VERSE EN NUMERAIRE OAA/SPRB 2980 / x x 55xxxxxxxxx bloqué 5520 / x x Page 9 sur 10
2) Enregistrement de la garantie locative «non encaissable» Entité du régional Engagement hors bilan à charge du preneur P092000020 P092000021 Créanciers de l entreprise, bénéficiaires de garanties réelles Garanties réelles constituées pour compte propre 3) Restitution de la garantie locative «non encaissable» P092000021 P092000020 Garanties réelles constituées pour compte propre Créanciers de l entreprise, bénéficiaires de garanties réelles 4.2.2 Chez le bailleur 1) Enregistrement de la garantie locative «non encaissable» Droit hors bilan au profit du bailleur A091000032 Garanties reçues 091 / x x A091000033 Constituants de garanties 091 / x x 2) Restitution de la garantie locative «non encaissable» A091000033 Constituants de garanties 091 / x x A091000032 Garanties reçues 091 / x x Page 10 sur 10