Le groupement denrées alimentaires et produits diététiques ASSEMBLEE GENERALE DU 10 JUIN 2009 Centre hospitalier de Chambéry " Ordre du jour Point sur le marché en cours, Nouvelles adhésions, Présentation et validation de la convention constitutive modifiée, Désignation des établissements membres des commissions techniques régionales de choix, Présentation des cahiers des charges : RC, CCAP, Présentation / approbation des budgets : réalisation 2008, prévisionnel 2009, Calendriers des consultations, Informations et questions diverses.
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Résultats de la consultation 2009 Les dix plus gros marchés 1) BROC: 6 600 000 2) POMONA PASSION FROID: 4 630 000 3) PRO A PRO: 4 500 000 4) POMONA EPISAVEURS: 2 021 000 5) DAVIGEL: 1 387 000 6) JEAN PERRIER ET FILS: 1 304 000 7) BRAKE France: 1 300 000 8) BERNARD-JEAN FLOC H: 1 046 000 9) PROVENCE DAUPHINE SAVOIE: 966 000 10) DANIEL LOISEAU: 570 350 Principes fondateurs du groupement Solidarité : Valeur fondatrice historique Exhaustivité : Besoins satisfaits en totalité Proximité : Gestion décentralisée du groupement Qualité : Critère principal de sélection des offres Transparence : Vis à vis des adhérents et des fournisseurs Efficience : Durée courte des marchés et utilisation de l accord-cadre Non gratuité : Participation financière des adhérents sur la base d un budget de fonctionnement évalué à 110 000. Rigueur : De la part du coordonnateur et des adhérents
Premières évaluations Satisfaction des adhérents Accueil favorable des fournisseurs Mutualisation de la logistique pénalise les établissements importants au profit des autres. Impact du choix qualitatif sur les prix: -Charcuterie 33%, Plats cuisinés 15% Augmentation conjoncturelle des prix: -Lait 8%, Pâtes 50%, Volailles 16%, Ovo produits 17% Estimation des gains La comparaison est très difficilement réalisable au regard de la multiplicité des situations (Effet établissement,qualité) et de l effet volume (effet prix et quantités). La comparaison a été uniquement faite : Sur les prix unitaires - Avec un établissement de moyenne taille : CH de Voiron (126 produits) Sur les prix unitaires et les volumes - Avec le groupement départemental de la Savoie sur les produits frais - Avec le CH de Roanne sur l ensemble des produits
Estimation des gains économiques Comparaison prix unitaires Sur le Ch de Voiron : Baisse moyenne des prix unitaires de 3,50% Cette comparaison est peu représentative car elle ne tient pas compte de l effet volume. Comparaison prix unitaires et volume : (Q 2009*PX 2009)-(Q2009*PX2008) Sur le CH de Roanne : augmentation de 1,15% Sur le groupement départemental de la Savoie : augmentation de 4,10% sur les produits frais Estimation des gains de temps CH de Voiron : 0.20 etp CH de Roanne : 0.10 etp Si on fait une moyenne de 0.15 etp par adhérent multipliée par le nombre d adhérents (95) :14.25 etp sur la région. Estimation du gain : 95*30 000 = 427 500
Commissions techniques interdépartementales Trois réunions ont eu lieu au printemps pour faire le point sur le marché en cours et préparer la consultation pour 2010 Lundi 20 avril 2009 au CH de Bourg-en-Bresse : Ain, Rhône, Loire : 16 établissements représentés ; Mercredi 22 avril 2009 au CHS de Bassens : Savoie, Haute-Savoie, Isère : 28 établissements représentés ; Vendredi 24 avril 2009 au CH de Valence : Drôme, Ardèche : 9 établissements représentés. Premières évaluations BILAN RECLAMATIONS GRAAL 6,00 5,00 POURCENTAGE 4,00 3,00 2,00 1,00 FRAIS EPICERIE 0,00 JANVIER FEVRIER MARS AVRIL MAI JUIN JUILLET AOÛT SEPTEMBRE OCTOBRE NOVEMBRE DÉCEMBRE MOIS
Nouvelles adhésions / retraits ADHESIONS Les établissements ci-dessous ont sollicité leur adhésion au G.R.A.AL. pour l année 2010 : - Hôpital local de Pont de Veyle - MAPA Plein Soleil de Lhuis - La Résidence du Parc de Cognin - CSSR Le Château à St Georges les Bains RETRAITS - L établissement Les Hôpitaux Drôme Nord a décidé de se retirer du G.R.A.AL. pour rejoindre le groupement national UNIHA. - L Hôpital Local Claude Dejean de Villeneuve de Berg quitte également le G.R.A.AL. Modification de la Convention constitutive du 22 janvier 2008 Application du code des marchés publics (décret 2006-975 du 1er août 2006 modifié) Page 1 : modification du logo G.R.A.AL. (groupement Rhône-Alpes alimentation des établissements publics de santé, sociaux et médicosociaux) Page 3 : insertion du nouveau texte réglementaire (art. 8 du CMP modifié) Page 5 : article 6 - établissement coordonnateur : changement de référent alimentation (M. De Bigault remplace M. Raccurt) Page 8 : article 10-2 recensement des besoins : ajout de 2 consultations (boissons sur 3 ans et accord-cadre viandes fraîches sur 1 an)
Modification de la Convention constitutive du 22 janvier 2008 Page 11 : article 13 la CAO disparaît, remplacée par la commission technique régionale de choix et d attribution Selon le code des marchés publics résultant du décret n 2006-975 du 1 er août 2006 modifié, la commission d appels d offres n'est plus obligatoire pour les établissements publics de santé et les établissements publics sociaux ou médico-sociaux. Pour les groupements constitués entre des personnes ne disposant pas de commission d'appel d'offres, le titulaire est choisi selon les modalités définies par la convention constitutive du groupement. Modification de la Convention constitutive du 22 janvier 2008 Page 11 : article 13 (suite) Ainsi, la commission technique régionale de choix et d attribution remplace la CAO. Elle est présidée par le représentant de l établissement siège du coordonnateur. Le représentant de la DDCCRF, un représentant de la DDASS et le comptable de l établissement coordonnateur peuvent être invités avec voix consultative aux réunions de la commission technique régionale de choix et d attribution. Des personnalités désignées par le coordonnateur en raison de leurs compétences peuvent également être invitées par le coordonnateur. La commission technique régionale de choix et d attribution se réunit valablement sans quorum. Annexe 2 : liste des adhérents modifiée, incluant les nouveaux adhérents
Composition des commissions techniques régionales de choix et d attribution - Un représentant de chaque établissement coordonnateur des groupements régionaux : o Hôpitaux Drôme Nord o CH Bourg en Bresse o CH Valence o CH Chambéry o CH Annecy - Trois représentants par département désignés selon les modalités suivantes : o Un représentant d un établissement de moins de 200 lits o Un représentant d un établissement de santé de 200 à 500 lits o Un représentant d un établissement de santé de plus de 500 lits Commission technique régionale de choix et d attribution - Alimentation Rhône : Loire : Ain : CH GERIATRIQUE DU MONT D'OR CH GIVORS CH STE FOY LES LYON CH PAYS DE GIER MDR DEPTALE DE LA LOIRE ST JUST ST RAMBERT HOPITAL LOCAL BOËN CH ROANNE invité CH FIRMINY invité CH FEURS invité CH BOURG EN BRESSE CH HAUT BUGEY - OYONNAX CH BELLEY HOPITAL LOCAL JC RUIVET - MEXIMIEUX CH PUBLIC HAUTEVILLE invité
Commission technique régionale de choix et d attribution - Alimentation Drôme : HOPITAUX DROME NORD ROMANS? CH VALENCE CH MONTELIMAR CH CREST EHPAD LES FLEURIADES ST PAUL TROIS CHATEAUX Ardèche : CH ARDECHE MERIDIONALE - AUBENAS HOPITAL INTERC AL DONA VIERNA - BOURG SAINT ANDEOL MDR YVES PERRIN - CHOMERAC Commission technique régionale de choix et d attribution - Alimentation Isère : Haute-Savoie : Savoie : CH ST LAURENT DU PONT CHPO BOURGOIN JALLIEU CH VOIRON invité HOPITAL LOCAL VINAY CH REGION ANNECY CHI HOPITAUX DU LEMAN THONON LES BAINS CHI HOPITAUX PAYS DU MONT BLANC - SALLANCHES MDR LES MONTS ARGENTES - MEGEVE CH CHAMBÉRY CH AIX LES BAINS CHS LA SAVOIE - BASSENS CH BOURG ST MAURICE
Consultations pour 2010 Consultation organisée sur 5 segments de produits - Denrées alimentaires: (98 lots et 1150 produits) Appel d offres sur 14 mois - Produits frais (55 lots et 644 produits) - Épicerie (43 lots et 506 produits) - Boissons : Appel d offres sur 1 an renouvelable 2 fois (5 lots et 71 produits) - Viandes fraîches (12 lots et 33 produits) : Accord-cadre sur 1 an - Produits diététiques : reconduction - Fruits et légumes frais : reconduction Présentation des cahiers des charges Règlement de la consultation : modifications 8-2. Dossier offre : Les coordonnées, SIRET et RIB des agences ou co-traitants pouvant être concernés par le marché devront apparaître clairement en annexe du DC8. / Remises exceptionnelles Le fournisseur pourra proposer des remises exceptionnelles en fonction des éléments suivants : Volume des livraisons Fréquence mensuelle des livraisons
Règlement de la consultation : modifications apportées 8-2. Dossier offre Le dossier technique comprenant : o Les fiches techniques à jour de chaque produit proposé et leur marque, variante comprise. Ces fiches techniques devront faire apparaître clairement la composition détaillée, la valeur nutritionnelle des produits, les risques allergènes. Toute offre présentée avec des fiches techniques ne comportant pas ces informations ne sera pas retenue lorsque le critère «Valeur nutritionnelle» est un critère de choix du lot. D une manière générale, les fiches techniques seront un élément déterminant dans le choix des produits et dans la notation du critère «technique» (Éléments qualitatifs du produit proposé). Hormis les produits spécifiques (par ex. les produits allégés), la valeur nutritionnelle retenue sera celle présentant les critères les plus riches. Règlement de la consultation : modifications apportées 8-2. Dossier offre - Le dossier technique (suite) o Une fiche «ACHATS» (Une fiche format type A4) comprenant les principaux points mis en œuvre par le candidat pour les achats de matières premières ou de produits finis (sélection des fournisseurs, normes qualité des services achats, et tout autre renseignement concourrant à la qualité des achats). o Une fiche «TRACABILITE» (Une fiche format type A4) indiquant les moyens mis en œuvre ou à la disposition des adhérents pour assurer la traçabilité amont et avale des produits livrés. (étiquette traçabilité, information BL, etc )
Règlement de la consultation : modifications apportées 8-2. Dossier offre - Le dossier technique (suite) o Une fiche «QUALITE» (Une fiche format type A4) comprenant notamment : les process qualité mis en œuvre dans les fabrications des produits proposés, les normes qualité en place dans les usines de production ou dans les sites de distribution, les suivis bactériologiques, et tout autre renseignement participant à la qualité des produits proposés. Ces éléments pourront aussi être fournis par les industriels lorsque l offre du candidat fera clairement apparaître une «marque» reconnue. o Une fiche «ENVIRONNEMENT» (Une fiche format type A4) indiquant les éléments mis en place dans l ensemble des sites concernés pour le développement durable ou la qualité environnementale. Règlement de la consultation : modifications apportées 8-2. Dossier offre - Le dossier technique (suite) O N. B. : ces fiches pourront faire référence à des documents ou à des procédures en place dans les entreprises, et qui pourront être demandés par le Coordonnateur dans le cas d une visite ou d un audit fournisseur sur site.
Règlement de la consultation : modifications apportées 8-2. Dossier offre Le dossier service comprenant : o les tableaux de programmation des livraisons, précisant les jours de livraisons hebdomadaires pour chaque établissement adhérent, ainsi que le mode de livraison (transporteur ou fournisseur...) ; ces plannings de livraison devront être respectés pendant toute la durée du marché pour tous les établissements adhérents. Pour les produits frais et ultra-frais, le candidat indiquera la DLC résiduelle des produits à la livraison, ainsi que les délais de commande ou de pré-commande des produits. Une attention particulière sera portée à ces programmations afin d éviter tout litige lié au non respect des jours ou des horaires de livraisons. Le candidat indiquera les moyens mis en œuvre pour améliorer la logistique : nombre de véhicules, méthodes de livraisons, taux de rupture, taux de service, etc. Règlement de la consultation : modifications apportées 8-2. Dossier offre - Le dossier service (suite) Le candidat devra indiquer les moyens mis en place pour assurer la continuité du service en cas de conflit social ou tout autre problème interne à l entreprise. Le délai de commande par rapport aux jours de livraison ; La présentation du contrat logistique si le transport est concédé ; Assistance technique : le candidat indiquera les moyens mis en œuvre dans le cadre du Groupement concernant les propositions d animation, de suivi clientèle, d envoi des catalogues, de démonstration de nouveaux produits (industriels ou distributeurs), les concepts produits, fréquence de passage des équipes commerciales, etc...
Règlement de la consultation : Critères de choix des lots CRITERES DOSSIER TECHNIQUE : Fiche Achats 3 Fiche qualité 3 Fiche traçabilité 2 Fiche développement durable 2 NOTE TOTALE SUR 10 CRITERES DOSSIER SERVICE : 10 : très bon 5 : moyen 0 : inacceptable Planning de livraisons par adhérents 4 Délai de commande et éléments logistiques 3 Assistance technique aux adhérents 3 NOTE TOTALE SUR 10 Cahier des Clauses Administratives : modifications apportées ARTICLE 3 TRAÇABILITÉ QUALITE SERVICE - TRAÇABILITÉ Les titulaires devront fournir une procédure de traçabilité amont et avale de tous les produits qu ils proposeront. Ils préciseront également, lot par lot ou par groupe de lots, sur quel support (BL, facture ) sont identifiés les produits (numéros de lots et DLC), ainsi que tout autre moyen permettant aux adhérents du Groupement d assurer la traçabilité en interne des produits livrés. Les documents relatifs à la traçabilité devront être fournis pour toute la durée du marché. Les denrées dont l origine est issue de pays non signataires des Accords Marchés Publics Européens seront exclues.
Cahier des Clauses Administratives : modifications apportées ARTICLE 3 TRAÇABILITÉ QUALITE SERVICE (suite) - QUALITÉ Le titulaire s engage à fournir, sur demande des adhérents, les informations concernant les origines des matières premières utilisées pour la fabrication de leurs produits, les méthodes de fabrication, les process qualité mis en œuvre dans les fabrications des produits proposés, les normes qualité en place dans les usines de production ou dans les sites de distribution et tout autre renseignement participant à la qualité des produits proposés. Cahier des Clauses Administratives : modifications apportées ARTICLE 3 TRAÇABILITÉ QUALITE SERVICE (suite) - SERVICE (Voir aussi le Règlement de Consultation 8-2) Un dossier «produits retenus» complet à l ensemble des adhérents dès la notification des marchés, pouvant comprendre les références des produits, la désignation, le conditionnement, et tout autre élément utile à la commande. Le titulaire indiquera le cas échéant, par adhérent : les coordonnées précises des agences ou co-traitants assurant l exécution des marchés. Les fiches techniques des produits retenus, sur demande. Tout élément d ordre «d assistance technique» proposée aux adhérents pendant la durée du marché (démonstrations culinaires, concepts produits, calendrier de passage des technico-commerciaux, animations diverses, etc.).
Budget de fonctionnement du G.R.A.AL. Convention constitutive Article 10-1 Chaque adhérent participe aux frais de fonctionnement du groupement selon les modalités fixées ci après : Une part fixe (droit d entrée) : 100 par an et par groupement de commandes Une part variable (proportionnelle au chiffre d affaires que chaque établissement a renseigné lors du recueil des besoins). Budget de fonctionnement du G.R.A.AL. Nature de la dépense Prévision 2008 Réalisé 2008 Prévision 2009 Photocopies 13 560.00 4 440.00 5 500.00 Envois postaux 2 938.63 3 472.95 3 170.91 Publicité J.O. 3 949.00 3 554.30 2 715.30 Papeterie 908.60 791.63 795.75
Budget de fonctionnement du G.R.A.AL. Nature de la dépense Prévision 2008 Réalisé 2008 Prévision 2009 Communication /déplacements 1 500.00 1 500.00 1 500.00 Informatique 6 500.00 4 500.00 4 400.00 Frais de personnel 80 000.00 92 560.00 92 560.00 TOTAL dépenses 109 356.23 110 818.88 110 441.96 Budget de fonctionnement du G.R.A.AL. Nature de la dépense Prévision 2008 Réalisé 2008 Prévision 2009 TOTAL dépenses 109 356.23 110 818.88 110 441.96 DEFICIT ANNEE PRECEDENTE 1 462.65 Subventions ARH + DHOS - 33 000.00-33 000.00-20 000.00 TOTAL BUDGET 76 356.23 77 818.88 91 904.62
Calendrier de la consultation pour un marché jusqu à fin février 2011 15 mai 2009 Date limite de l envoi du recensement des besoins aux adhérents 12 juin 2009 Clôture du recensement des besoins des adhérents Été 2009 Publication des avis de marchés Envoi des dossiers aux candidats Septembre + octobre 2009 Réception et ouverture des plis Étude comparative des fiches techniques (valeur nutritionnelle ) Tests des produits et synthèse Calendrier pour un marché de 14 mois (suite) Fin octobre 2009 Réunion de la commission technique régionale de choix et d attribution pour étude et choix des fournisseurs Novembre 2009 Notification aux fournisseurs non retenus signature des marchés Décembre 2009 Envoi des dossiers à la DDASS Notification des marchés aux fournisseurs et aux adhérents 1er janvier 2010 Début d exécution du marché
Calendrier pour une consultation du 1er mars au 28 ou 29 février Mai Assemblée générale pour validation de la convention, des cahiers des charges et du budget Mi juin Réunion des commissions techniques interdépartementales Désignation des établissements pour tests des produits Mi juillet Retour du recensement des besoins des adhérents Mise à jour du dossier de consultation 1er septembre Publication des avis d appels d offres Calendrier pour une consultation du 1er mars au 28 ou 29 février (suite) Septembre - octobre Envoi des dossiers aux fournisseurs Début novembre Réception et ouverture des plis Novembre - décembre Étude comparative des fiches techniques (valeur nutritionnelle ) Tests des produits et synthèse Mi janvier Réunion de la commission technique régionale de choix et d attribution Notification aux fournisseurs non retenus
Calendrier pour une consultation du 1er mars au 28 ou 29 février (fin) Mi février Envoi des dossiers à la DDASS Notification aux fournisseurs retenus Envoi dossiers aux adhérents 1er mars Début d exécution du marché