DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES 34, Avenue Carnot - B.P. 185 63006 CLERMONT-FERRAND CEDEX 1 F I C H E D E P O S T E I D E N T I F I C A T I O N D U P O S T E N d e l e m p l o i : 06004B I n t i t u l é d u p o s t e : G e s t i o n n a i r e d e s c o l a r i t é FILIERE : AENES CORPS : SAENES CATEGORIE FONCTION PUBLIQUE : B SPECIALITE : B.A.P. : Emploi type : IMPLANTATION (Services centraux, composantes, écoles, institut, services communs, départements, laboratoires) : POLYTECH CLERMONT-FERRAND ADRESSE : 2 avenue Blaise Pascal 63178 AUBIERE CEDEX D E S C R I P T I F D U P O S T E Réalisé par : Validé par : Brigitte MERINO Brigitte MERINO Fait à Clermont Ferrand, le 13/11/2015
M I S S I O N S O U R E S U M E D E S F O N C T I O N S A E X E R C E R S U R C E P O S T E (Décrire 5 missions maximum, en concordance avec les fonctions Silland) Scolarité Le gestionnaire de scolarité assume la responsabilité des tâches traditionnelles de scolarité de la composante. I N V E N T A I R E D E S A C T I V I T E S (par ordre décroissant de %) % du temps annuel GESTION DES INSCRIPTIONS ADMINISTRATIVES - Etablissement journalier de documents divers (pour étudiants ou administration) liés à la scolarité - Accueil des étudiants - Envoi des modalités d'inscription, de réinscription et dossiers pour les cas spécifiques qui n entrent pas dans le cadre des IA WEB en collaboration avec le service recrutement - Encadrement dans l'élaboration des cartes étudiant et diffusion de celles-ci - Tenue de la régie de recettes et intervention auprès des étudiants dans les impayés en collaboration avec l agence comptable de l UBP - Gestion administrative des étudiants boursiers en collaboration avec le CROUS - Suivi des droits de scolarité (remboursements et impayés) - Gestion des accidents du travail (lien avec la CPAM et le Rectorat) - Relationnel permanent avec l IUT de Montluçon pour la formation par alternance (GSP) GESTION DES INSCRIPTIONS PEDAGOGIQUES - Construction des maquettes dans Apogé selon le règlement des études, contrôle des charges d enseignements - Saisie informatique des cursus, gestion des PV de jurys, édition et gestion des relevés de notes, diffusion des résultats - Etablissement de tous documents relatifs au déroulement de la scolarité GESTION DES LOGEMENTS CROUS Pour les logements CROUS faisant l objet de la convention d attribution de logements : - réunions, contacts avec le CROUS - gestion de l attribution des logements aux primo entrants - gestion des dépôts de garantie - interventions dans le non-respect du règlement des résidences - intervention auprès des étudiants pour les impayés GESTION ADMINISTRATIVE ET FINANCIERE DU TOEIC - relationnel avec l organisme agréé par le Ministère et la CTI (ETS GLOBAL) - gestion des inscriptions - gestion des paiements, y compris pour la formation GSP à l IUT de Montluçon - commande et mise en paiement des sessions - gestion des inscriptions spécifiques sur APOGEE pour les 5A AUTRES TACHES - élément ressource de 3 processus qualité - participation à l élaboration du livret d accueil des nouveaux élèves (PINGOUIN) - aide ponctuelle au service d accueil 30% 40%
C O N D I T I O N S D E X E R C I C E D U P O S T E - Poste d encadrement oui non Nombre de personnes encadrées : 1 Corps des agents encadrés : ADTRF - Contraintes / sujétions particulières du poste Aisance avec les outils informatiques Connaissance APOGEE, DIVA Présence régulière sur les 5 jours de la semaine Ce poste demande des investissements en temps de travail pouvant être cycliques, avec des contraintes de calendrier (présence obligatoire fin août) Notions d anglais pour langage courant - Risques du poste - Technicité / expertise du poste - Avantages financiers liés au poste NBI : oui non (Indiquer le nombre de points) : 20 Prime informatique : oui non Indemnités de régie : oui non - Cotation du poste (PFR)
R E L A T I O N S F O N C T I O N N E L L E S A l intérieur du service A l intérieur de la structure (hors service) A l intérieur de l Université A l extérieur de l Université Direction des études Service recrutement Personnels enseignants, administratifs et techniques Etudiants Scolarité de l'ubp, Agence comptable, Service Santé de l UBP, CRRI, CHSCT, scolarités autres composantes, RI/UBP CROUS, Sécurité Sociale, Rectorat, autres écoles du réseau Polytech, parents d'étudiants, entreprises, anciens étudiants, universités étrangères C O N N A I S S A N C E S R E Q U I S E S - Niveau de recrutement Bac + 2 - Connaissances nécessaires - Connaissance de la structure de Polytech Clermont-Ferrand et de son organisation pédagogique - Connaissance de la réglementation nationale et européenne dans le domaine de la scolarité - Formations spécifiques complémentaires en interne APOGEE, ADE, DIVA
A P T I T U D E S / C O M P E T E N C E S R E Q U I S E S - «Savoir-faire» ou pratiques professionnelles - Savoir émettre un diagnostic sur une situation, des données chiffrées - «Savoirs» ou connaissances associées - Connaître les techniques d'encadrement et de management (animation d'un service) - Connaître les services sociaux et de santé destinés aux étudiants - Ressources personnelles ou «savoir-être» -Savoir gérer les conflits éventuels -Savoir travailler en équipe et en réseau - Faire preuve d ouverture d esprit - Etre capable d établir un relationnel avec les étudiants O B J E C T I F S D E P R O G R E S D A N S L O C C U P A T I O N D U P O S T E (Objectifs personnels / professionnels permettant d améliorer l adéquation du profil de l agent aux exigences du poste) Adaptation en fonction de la démarche qualité - Autonomie - Encadrement d'une équipe C R I T E R E S D E V A L U A T I O N