Guide de présentation de Produit par : Société des alcools du Québec Division commercialisation Mise à jour : 28 décembre 2007 Société des alcools du Québec, Division commercialisation 905, avenue De Lorimier, Montréal (Québec) CANADA H2K 3V9 Courriel : selectiondesproduits@saq.qc.ca Téléphone : 514 254-2711
TABLE DES MATIÈRES 1 RENSEIGNEMENTS GÉNÉRAUX... 1 1.1 Qui peut présenter une offre de?... 1 1.2 Information à connaître avant de présenter une offre de... 1 1.3 Répertoire de produits relatif à mon offre... 1 1.4 Moment du dépôt de mon offre de... 1 1.5 Éléments essentiels à la présentation de mon offre... 2 1.5.1 Formulaire... 2 1.5.2 Paiement des frais d ouverture et d étude de dossier... 3 1.5.3 Échantillons... 3 1.5.4 Habillage (étiquettes, contre-étiquette, collerette)... 4 1.6 Critères d évaluation de l offre de... 4 1.7 Transmission de la réponse de l offre de... 5 2 EXPLICATIONS RELATIVES AU FORMULAIRE DE PRÉSENTATION D UN PRODUIT ALCOOLIQUE... 6 2.1 Généralités... 6 2.2 Coordonnées Fournisseur et Agent (page 1)... 6 2.2.1 Bloc A : Fournisseur... 6 2.2.2 Bloc B : Chai ou entrepôt d expédition du fournisseur... 6 2.2.3 Bloc C : Agent... 7 2.3 Détail du produit (page 1)... 7 2.4 Prix et devise (page 1)... 9 2.5 Format de la caisse de transport (page 1)... 9 2.6 Important : Numéro de pièces jointes (No p.j.) (page 1)... 10 2.7 Connaissance du marché, notoriété et potentiel de vente (page2)... 10 2.7.1 Question A : Produits comparables commercialisés dans le réseau de la SAQ... 10 2.7.2 Question B : Marchés actuels du produit présenté... 11 2.7.3 Question C : Marchés actuels de la marque commerciale... 11 2.7.4 Question D : Mentions des publications et concours spécialisés... 11 2.7.5 Question E : Caractère distinctif du produit... 12 2.8 Prévision, Budget promotionnel, Termes de paiement et autres (page 3)... 12 2.8.1 Prévisions de ventes sur 2 ans... 12 2.8.2 Budget promotionnel sur 2 ans... 12 2.8.3 Termes de paiement consentis... 13 2.8.4 Substitution de produit régulier... 13 2.8.5 Changement de répertoire... 13 2.9 Transmission du formulaire... 13 Mis à jour : 2007.12.28
1 Renseignements généraux 1.1 Qui peut présenter une offre de? De façon générale, une offre de produit est présentée par le fournisseur. Ce dernier peut, s il le juge nécessaire, se prévaloir des services d un agent pour l accompagner dans cette démarche. L agent, en ayant reçu de son fournisseur le mandat via une procuration officiellement reconnue par la Société des alcools du Québec (SAQ), pourra également présenter une offre de produit. 1.2 Information à connaître avant de présenter une offre de Il est important de consulter le portail électronique www.saq-b2b.com, sous l onglet Politique et normes et de prendre connaissance de la dernière version des documents suivants : a) Politique d achat et de mise en marché b) Principales modalités d application c) Termes et conditions de commande d) Normes spécifiques à la qualité des vins e) Normes spécifiques à la qualité des cidres de glace f) Normes concernant l étiquetage g) Normes d identification des produits h) Instructions d expédition i) Instructions pour procuration spécifique révocable j) Calendrier d analyse des offres de nouveau Si vous êtes en mesure de vous conformer aux normes décrites dans les documents précédents mais que vous désirez plus d information, veuillez vous adresser au Service d Assistance aux Relations d Affaires (SARA) de la division commercialisation par courriel à sara@saq.qc.ca ou en téléphonant au 514 254-2711. 1.3 Répertoire de produits relatif à mon offre a) Toutes les boissons alcooliques et tous les produits non alcooliques commercialisés par la SAQ sont des produits réguliers ou des produits de spécialité. b) Pour savoir à quelle définition répond votre offre de produit, vous référer à la clause 2.10 des documents intitulés Politique d achat et de mise en marché et Principales modalités d application. 1.4 Moment du dépôt de mon offre de a) Une offre de consiste au formulaire de présentation d un produit et au paiement des frais d ouverture et d étude de dossier (chèque). b) Les offres de produits de spécialité sont analysées selon un calendrier annuel d analyse des catégories. c) Pour connaître la date limite de réception des offres par catégorie, consultez le document intitulé Calendrier d analyse des offres de produits de spécialité. Mise à jour : 2007.12.28 page 1
d) Pour connaître les caractéristiques des produits recherchés, consultez les appels d offres publiés sur le portail électronique www.saq-b2b.com dans la section «Appel d offres». Ces avis sont publiés environ quatre (4) semaines précédant la date limite de réception des offres. e) Chaque fournisseur peut présenter un maximum de deux (2) produits par catégorie, à moins d indication contraire dans l appel d offres. f) Toutes les offres reçues incluant les échantillons et autres pièces qui y sont joints deviennent la propriété exclusive de la SAQ.! L offre de sera considérée non recevable si : le formulaire n est pas complété conformément aux instructions détaillées décrites à la section 2 du présent document. plus d une offre est expédiée dans le même courrier. le formulaire électronique est reçu à l extérieur de la période prescrite. 1.5 Éléments essentiels à la présentation de mon offre 1.5.1 Formulaire a) Compléter la dernière version du document intitulé Formulaire de présentation d un produit alcoolique disponible en ligne sur le portail électronique www.saq-b2b.com. b) Afin d assurer la conformité de l offre, suivre les instructions détaillées décrites à la section 2 du présent document. c) Seuls les renseignements apparaissant sur le formulaire seront pris en considération lors de l évaluation de l offre. d) Le formulaire doit être expédié par courriel à selectiondesproduits@saq.qc.ca. e) Seul le formulaire complété, tel que décrit à la section «Signature et transmission» du formulaire, et expédié en format électronique, est recevable. f) Les catégories Colis-cadeaux et Produits connexes (produits non alcooliques) présentent des particularités. Pour connaître tous les détails relatifs à ces catégories, veuillez vous adresser au Service d Assistance aux Relations d Affaires (SARA) par courriel à sara@saq.qc.ca ou en téléphonant au 514 254-2711.! Il est impossible, après la fermeture de l appel d offres, d ajouter ou de modifier quelque information que ce soit dans les formulaires, sauf sur demande de la SAQ.! N oubliez pas de générer le numéro de pièces jointes (No p.j.) tel que précisé à la section 2 du présent document. Ce numéro permet de jumeler l ensemble des éléments requis à l offre de produit.! Un formulaire incomplet ou complété à partir d une ancienne version du formulaire rendra l offre non recevable. Mise à jour : 2007.12.28 page 2
1.5.2 Paiement des frais d ouverture et d étude de dossier a) Faire parvenir un chèque au montant de 128,75 $ CAN (ou l équivalent dans une devise acceptée par la SAQ), non remboursable, couvrant les frais d ouverture et d étude de dossier, à l ordre de la «Société des alcools du Québec» ou «SAQ». b) Un chèque distinct doit être expédié pour chaque offre présentée. c) Seuls les paiements par chèque sont autorisés. Les paiements par transfert bancaire électronique, carte de crédit ou mandat ne sont pas permis. Ceci permet à la SAQ d encaisser le paiement seulement dans le cas où l offre est recevable. d) Les frais sont non remboursables pour les offres recevables, et ce, que le produit soit accepté ou non. e) Le montant indiqué sur le chèque peut être exprimé en dollars canadiens ou l équivalent dans une devise acceptée par la SAQ. Un chèque dans toute devise non acceptée par la SAQ ne peut être accepté. f) La devise de paiement doit correspondre au symbole de devise imprimé sur le chèque. Aucun changement de devise sur un chèque ne peut être accepté. Un tel changement rendrait l offre non recevable. g) Identifier le chèque par le numéro de pièce jointe généré en complétant le formulaire (voir section 2.6 pour plus de détails). h) Expédier le chèque par courrier à : SAQ - Mise en marché Sélection des produits 905, avenue De Lorimier, Montréal (Québec), Canada H2K 3V9 i) Le chèque doit être reçu à la première des échéances suivantes, soit trois (3) semaines suivant l envoi du formulaire électronique ou selon les délais prescrits dans l appel d offres en vigueur, disponible en ligne sur le portail électronique www.saqb2b.com.! Un chèque manquant, non identifié, mal identifié, dont la devise imprimée est biffée, ou un chèque reçu après les délais prescrits rendra l offre non recevable. 1.5.3 Échantillons a) Aucun échantillon ne doit être expédié au moment de la présentation de l offre. b) Les échantillons requis devront être expédiés seulement suite à une demande formelle de la SAQ et en conformité aux modalités prescrites lors de cette demande. c) Ces modalités prévoiront des éléments tels que : le nombre de bouteilles requises (normalement 3 x 500 ml) ou le bulletin d analyse (selon le cas), l exemplaire d habillage (étiquette, contre-étiquette, collerette), identification des échantillons, l adresse d expédition, date limite de réception des échantillons, etc. d) Tous les échantillons reçus deviennent la propriété exclusive de la SAQ.! Des échantillons manquants, non identifiés, mal identifiés, expédiés ou déposés à une autre adresse ou reçus après les délais prescrits rendront l offre non recevable.! Les échantillons reçus à tout autre moment ne sont pas classés ou conservés pour usage ultérieur, ni remis à l expéditeur. Mise à jour : 2007.12.28 page 3
! Aucun échantillon ne sera remis à l expéditeur, que l offre soit acceptée ou non. 1.5.4 Habillage (étiquettes, contre-étiquette, collerette) L habillage complet comprend l étiquette principale et, s il y a lieu, la contre-étiquette, la collerette ou autre mention ou élément présent sur l unité de vente au détail. a) Aucun habillage n est requis au moment de la présentation de l offre. b) L habillage complet requis devra être expédié suite à une demande formelle de la SAQ et en conformité aux modalités prescrites lors de cette demande. c) Seul l habillage expédié en format électronique JPG est recevable. Le numéro de pièces jointes (No P.J.) doit figurer dans le nom du fichier et dans l objet du message. d) L habillage complet doit être expédié dans un même courriel à qualite.etiquette@saq.qc.ca et le numéro de pièces jointes (No P.J.) doit figurer au début de l objet du message. e) Chaque courriel ne doit contenir qu un seul habillage complet pour le produit présélectionné. f) Dans le cas où l habillage serait jugé non conforme par la SAQ, le fournisseur bénéficie d un délai maximal de 10 jours ouvrables pour apporter toutes les corrections requises et obtenir l approbation finale de la SAQ.! L habillage reçu dans un format autre que JPG ou reçu après les délais prescrits entraînera un refus de l offre.! L habillage non conforme après dix (10) jours ouvrables du premier avis de non conformité entraînera un refus de l offre.! L habillage reçu à tout autre moment ou adressé à tout autre adresse électronique ne sera pas classé ou conservé pour usage ultérieur. 1.6 Critères d évaluation de l offre de a) L offre de produit doit suivre les règles d éthique de la SAQ. b) Le produit offert est évalué en fonction de son rapport qualité prix, sa notoriété et son potentiel de performance basé, notamment, sur ses ventes projetées, sur son support promotionnel ainsi que sur les termes de paiement consentis par le fournisseur. c) Pour connaître le détail des éléments pris en considération et la pondération accordée à chacun des critères, consultez les documents Critères de sélection de produit et Principales modalités d application (clause 4.4) sur la page Politique et normes du portail électronique www.saq-b2b.com. d) L offre de doit inclure un objectif de performance pour la première année de commercialisation du produit. e) L offre de est d abord analysée sur la base des critères de notoriété et de potentiel de performance. f) Seules les offres jugées les plus intéressantes seront ensuite évaluées sur la base du critère du rapport qualité/prix. Mise à jour : 2007.12.28 page 4
! Seuls les renseignements apparaissant sur le Formulaire de présentation d un produit alcoolique seront pris en considération lors de l évaluation de l offre. Aucune autre information jointe au courriel ne sera prise en considération.! Il est impossible, après la fermeture de l appel d offres, d ajouter ou de modifier quelque information que ce soit dans le formulaire déposé. 1.7 Transmission de la réponse de l offre de a) Une première réponse écrite, suite à l analyse de l offre, sera transmise au fournisseur avec copie à son agent (le cas échéant) une fois terminée la présélection sur la base des deux critères suivants : «connaissance du marché, notoriété et potentiel de vente» et «performance financière». b) Dans le cas où la SAQ manifesterait son intérêt pour le produit, cette lettre indiquerait les modalités à respecter et les éléments requis pour poursuivre le processus. c) Une réponse finale écrite serait ensuite transmise au fournisseur avec copie à son agent (le cas échéant) une fois l ensemble du processus de sélection complété (incluant les analyses organoleptiques, chimiques et micro biologiques). d) La langue de correspondance, pour le fournisseur et son agent, correspond à la langue sélectionnée par le fournisseur sur le formulaire de présentation. En cas d absence d information, la langue française est retenue. Mise à jour : 2007.12.28 page 5
2 Explications relatives au formulaire de présentation d un produit alcoolique 2.1 Généralités a) Le formulaire doit être complété conformément aux instructions décrites ci-après pour assurer le traitement de l offre. b) Le Formulaire de présentation d un produit alcoolique compte trois (3) pages qui doivent toutes être complétées. Chacune des pages apparaît sur un onglet (feuille) distinct du fichier Excel. c) Les cases en rouge doivent obligatoirement être complétées, sans quoi l offre est considérée comme non recevable sans préavis. d) Le formulaire doit être complété dans le format Excel d origine et transmis par courriel à selectiondesproduits@saq.qc.ca. e) Tout autre format (jpg, pdf, etc.) ou mode de transmission (télécopie, courrier, etc.) ne sont pas acceptés. 2.2 Coordonnées Fournisseur et Agent (page 1) 2.2.1 Bloc A : Fournisseur a) Si le fournisseur n a jamais vendu de produit à la SAQ, inscrire un «x» dans la case «oui» de la question «Nouveau à la SAQ». b) Si le fournisseur a déjà vendu des produits à la SAQ : Inscrire un «x» dans la case «non». Inscrire le numéro de fournisseur SAQ indiqué sur la dernière communication personnalisée reçue de la SAQ. En cas de doute, contactez le Service d Assistance aux Relations d Affaires (SARA) en écrivant à sara@saq.qc.ca ou en composant le 514 254-2711. c) Les cases en rouge sont obligatoires. d) Compléter les cases appropriées si une mise à jour des renseignements est requise. 2.2.2 Bloc B : Chai ou entrepôt d expédition du fournisseur a) Il est obligatoire de compléter les cellules en rouge avec l information exacte et détaillée.! Les mentions «idem», «pareil», «même que A,», etc., ne sont pas acceptées et rendront l offre non recevable. b) Si aucun produit du fournisseur n a déjà été expédié à la SAQ à partir de cet entrepôt, inscrire un «x» dans la case «oui». c) Si le fournisseur a déjà expédié des produits à la SAQ à partir de cet entrepôt : Inscrire un «x» dans la case «non». Inscrire le numéro de fournisseur SAQ indiqué sur la dernière communication personnalisée reçue de la SAQ. En cas de doute, contactez le Service d Assistance aux Relations d Affaires (SARA) en écrivant à sara@saq.qc.ca ou en composant le 514 254-2711. d) Les cases en rouge sont obligatoires. Mise à jour : 2007.12.28 page 6
e) Compléter les cases appropriées si une mise à jour des renseignements est requise. 2.2.3 Bloc C : Agent a) Le fournisseur n est pas tenu de faire appel aux services d un agent pour transiger avec la SAQ. b) Dans le cas où les services d un agent sont retenus, la section C doit être complétée. c) Si l agent ne représente aucun produit à la SAQ, inscrire un «x» dans la case «oui». d) Si l agent représente déjà des produits à la SAQ, même s ils appartiennent à un autre fournisseur : Inscrire un «x» dans la case «non» sous Nouveau à la SAQ. Inscrire le numéro d agent indiqué sur la dernière communication personnalisée reçue de la SAQ (code apparaissant entre parenthèses à côté de la raison sociale de l agent). En cas de doute, contactez le Service d Assistance aux Relations d Affaires (SARA) en écrivant à sara@saq.qc.ca ou en composant le 514 254-2711. e) Les cases en rouge sont obligatoires. f) Compléter les autres cases si une mise à jour des renseignements est requise. 2.3 Détail du produit (page 1) Nom du produit Les renseignements à inscrire doivent correspondre en tous points à ceux spécifiés sur l étiquette du produit, ainsi qu aux contenants d échantillon qui seront fournis à la SAQ. Qualité Cette case est obligatoire et doit correspondre à l appellation ou désignation le cas échéant. Appellation, désignation réglementée Choisir dans la liste l appellation ou la désignation tel qu inscrite sur l étiquette principale. Si elle n est pas dans la liste, assurez-vous de l indiquer dans le nom du produit. Pays d origine Cette case est obligatoire et doit correspondre au lieu de fabrication du produit. Cépage Choisir dans la liste le cépage tel qu inscrit sur l étiquette principale. S il n est pas dans la liste, assurez-vous de l indiquer dans le nom du produit. Saveur, aromate Cette case est obligatoire pour les boissons alcooliques aromatisées, c'est-à-dire pour lesquelles des aromates ont été ajoutés au produit et ne fait pas référence aux qualités organoleptiques intrinsèques au produit. Millésime, âge a) Le millésime, lorsque spécifié, doit s inscrire avec quatre (4) chiffres correspondant à l année complète. Ex. : 2004 b) L âge peut être composé d un ou deux caractères. c) Le millésime ou l âge déclaré doivent correspondre aux contenants d échantillon qui seront fournis à la demande de la SAQ. Mise à jour : 2007.12.28 page 7
Format du contenant du liquide Le format inscrit doit correspondre à l unité de mesure choisie. Format bouteille Le format inscrit doit être indiqué en millilitres (ex. : pour 1,75L inscrire 1750 ml). De plus, le format doit représenter le volume total de l unité de vente au détail (ex. : un produit vendu au consommateur en emballage de 4 bouteilles de 250 ml, inscrire 1 000 ml). Catégorie a) Cette information est essentielle pour diriger l offre lors de son traitement ainsi que pour calculer le numéro de pièces jointes servant à identifier l ensemble des éléments expédiés à la SAQ. b) La catégorie doit correspondre à celle définie dans l énoncé des besoins par catégorie de l appel d offres. Répertoire suggéré a) Pour savoir à quelle définition correspond votre offre de produit, vous référer à la clause 2.10 des documents Politique d achat et de mise en marché et Principales modalités d application. b) Notez que les produits destinés au répertoire de produits réguliers ne peuvent pas être soumis par l entremise de ce formulaire. c) Ce champ est requis pour calculer le numéro de pièces jointes. Bannière suggérée a) Ce champ est requis pour calculer le numéro de pièces jointes. La valeur sélectionnée l est à titre de suggestion. Le choix final du réseau de distribution des produits appartient à la SAQ. Les suggestions possibles sont : Réseau SAQ : produit destiné à l ensemble du réseau, selon les règles de distribution en vigueur. SAQ Signature : produit rare et prestigieux, destiné exclusivement aux succursales SAQ Signature. SAQ Dépôt : produit destiné exclusivement aux succursales SAQ Dépôt. Réseau d épiceries : produit destiné exclusivement aux distributeurs autorisés du réseau de l alimentation. Au choix de la SAQ. b) Rabais consenti pour SAQ Dépôt : En cas de refus de l offre par la SAQ pour l ensemble de son réseau, l offre pourrait être considérée en tant que produit exclusif à la bannière SAQ Dépôt, si un rabais minimal de 15 % sur le prix départ chai apparaît à cette case. Code CUP / EAN-13 Correspond au code barres inscrit sur l unité de vente au détail du produit (bouteille). Code SCC / EAN-14 Correspond au code barres inscrit sur la caisse d expédition du produit.! Les codes CUP (bouteille) et SCC (caisse) sont obligatoires et doivent être différents l un de l autre. Mise à jour : 2007.12.28 page 8
Quantité disponible a) Correspond à la quantité du produit disponible pour le marché du Québec pour une année de commercialisation du millésime présenté sauf pour les produits du répertoire régulier pour lequel la quantité est sans égard au millésime b) La quantité disponible devrait être égale ou supérieure aux projections des ventes indiquées à la page 3 du Formulaire de présentation d un produit alcoolique. 2.4 Prix et devise (page 1) Prix a) Le prix doit être soumis selon l Incoterm FCA Franco transporteur (prix départ chai ou prix à partir de l entrepôt de l expéditeur), à moins d indication différente dans l appel d offres. Ceci afin d assurer une base de comparaison équivalente pour tous les produits proposés à la SAQ. b) Pour les pays dont la SAQ n assumerait pas le transport, le fournisseur du produit retenu sera contacté ultérieurement pour déterminer le prix d achat de la marchandise selon l Incoterm approprié. Devise Si pour l entrepôt d expédition du fournisseur (Bloc B), vous avez répondu «non» à la rubrique «Nouveau à la SAQ», cela implique que le fournisseur a déjà choisi une devise pour recevoir les sommes dues par la SAQ. Vous devez donc vous assurer que le prix soumis correspond à la devise choisie par ce fournisseur. 2.5 Format de la caisse de transport (page 1)! Toutes les mesures suivantes doivent être soumises dans le format spécifié. Une valeur manquante ou erronée rendra l offre non recevable. Nombre d unité de vente par caisse (UVC) Il doit correspondre à l emballage selon lequel le prix a été soumis et selon lequel la marchandise sera expédiée. De plus, il doit correspondre au nombre d unités de vente «au détail» par caisse (ex. : une caisse contenant 24 bouteilles de 250 ml vendues au consommateur en emballage de 4 bouteilles correspond à un UVC (unité de vente «au détail» par caisse) de 6. Largeur de la caisse Longueur / profond. a) La largeur de la caisse doit être plus petite ou égale (< ou =) à la longueur / profond. b) Les valeurs en centimètre, doivent être comprises : Entre 5,0 et 70,0 cm pour la largeur de la caisse Entre 10,0 et 90,0 cm pour la longueur / profond. c) Seule la virgule est permise pour séparer les décimales. Hauteur a) Les valeurs en centimètre, doivent être comprises : Entre 5,0 et 100,0 cm pour la largeur de la caisse b) Seule la virgule est permise pour séparer les décimales. Mise à jour : 2007.12.28 page 9
Poids de la caisse a) La valeur doit être en kilogramme (kg) b) Seule la virgule est permise pour séparer les décimales. 2.6 Important : Numéro de pièces jointes (No p.j.) (page 1) a) Ce numéro est obligatoire pour soumettre une offre. b) Il doit être différent pour chacune des offres que vous présentez. Étapes pour générer un numéro de pièces jointes : 1. Assurez-vous d avoir complété les champs Catégorie du produit, Répertoire suggéré et Bannière suggérée 2. Avant d effectuer la génération du No p.j., assurez-vous que la case prévue pour son inscription est vide. Si elle ne l est pas, supprimez son contenu avant de commencer 3. Cliquez sur le bouton gris «Générer un Numéro de pièces jointes». Pour toute assistance sur la création du numéro de pièces jointes, contactez le Service d Assistance aux Relations d Affaires (SARA) en écrivant à sara@saq.qc.ca ou en composant le 514 254-2711.! Si vous obtenez un message d erreur, c est que l une des deux premières étapes n est pas respectée ou votre niveau de sécurité des macro commandes du logiciel Excel est trop élevé.! Si vous modifiez les champs Catégorie du produit, Répertoire suggéré et Bannière suggérée après avoir généré le No p.j., vous devez reprendre les étapes 2 et 3.! Vous devez inscrire le No p.j. sur le chèque et/ou toutes autres pièces, et sur l échantillon si vous soumettez un produit régulier.! Des pièces jointes non identifiées par le No p.j. rendront l offre non recevable. 2.7 Connaissance du marché, notoriété et potentiel de vente (page2) 2.7.1 Question A : Produits comparables commercialisés dans le réseau de la SAQ Notez que cette question n est plus requise pour l évaluation de l offre. «Identifiez les principaux produits (max. 5) commercialisés à la SAQ avec lesquels votre produit entre directement en compétition, pour la catégorie concernée.» a) Les volumes de ventes doivent être exprimés en caisses réelles. b) Le prix de détail doit être exprimé en dollars canadiens. S il y a eu des changements significatifs au cours des 12 derniers mois, indiquez le dernier prix en vigueur. Mise à jour : 2007.12.28 page 10
2.7.2 Question B : Marchés actuels du produit présenté «Si le produit présenté a été vendu au Québec ou est actuellement vendu ailleurs au Canada ou aux États-Unis, résumez les ventes des 12 derniers mois.» Le code produit CUP / EAN-13 Ce code est requis pour identifier le produit. Date mise en disponibilité Date à laquelle le produit a été rendu disponible aux entrepôts de distribution pour livraison aux succursales. Volumes des ventes Nombre de caisses vendues durant la période écoulée entre les dates indiquées précédemment, exprimé en caisse standard de 9 litres. Prix départ chai Le prix départ chai fait référence au prix apparaissant sur le bon de commande converti en dollars canadiens, selon le taux de change courant, le cas échéant pour une caisse du produit. Prix de détail Prix de l unité de vente au détail (bouteille) tel que vendu au client, converti en dollars canadiens, selon le taux de change courant, le cas échéant. S il y a eu des changements significatifs au cours des 12 derniers mois, indiquez le dernier prix connu en vigueur. 2.7.3 Question C : Marchés actuels de la marque commerciale «Si d'autres produits sont actuellement vendus au Québec, ailleurs au Canada ou aux États-Unis, sous la même marque commerciale, résumez les ventes des 12 derniers mois.» Volumes des ventes Nombre de caisses vendues par année, par le fournisseur, pour le produit offert à la SAQ, exprimé en caisse standard de 9 litres. Prix départ chai Le prix départ chai fait référence au prix apparaissant sur le bon de commande, converti en dollars canadiens, selon le taux de change courant, le cas échéant, pour une caisse du produit. Prix de détail Prix de l unité de vente au détail (ex. : bouteille) tel que vendu au client, converti en dollars canadiens, selon le taux de change courant, le cas échéant. S il y a eu des changements significatifs au cours des 12 derniers mois, indiquez le dernier prix connu en vigueur. 2.7.4 Question D : Mentions des publications et concours spécialisés «Indiquez les plus récentes mentions obtenues par le produit présenté dans une publication ou un concours spécialisé et reconnu. Dans le cas où le produit n'a obtenu aucune mention à ce jour, veuillez inscrire les mentions accordées à la marque commerciale ou à la maison du produit présenté.» a) Utilisez une ligne par référence. b) Seules les plus récentes mentions seront prises en considération. c) La mention obtenue (cote) de chaque millésime doit être identifiée. Mise à jour : 2007.12.28 page 11
d) Si vous manquez d espace, assurez-vous d inscrire les six (6) références les plus récentes ayant la plus grande valeur. e) Afin de connaître la liste des références reconnues par la SAQ, veuillez vous référer au document intitulé Liste des références reconnues par la SAQ disponible sur www.saqb2b.com! Aucune autre information jointe au courriel ne sera prise en considération. Il est impossible, après la fermeture de l appel d offres, d ajouter ou de modifier quelque information que ce soit dans le formulaire déposé. 2.7.5 Question E : Caractère distinctif du produit «Si désiré, énoncez le(s) caractère(s) distinctif(s) du produit. (maximum 255 caractères)» a) Question ouverte limitée à 255 caractères en texte libre. b) Utilisez cet espace pour mettre en valeur le(s) caractère(s) distinctif(s) du produit présenté : Ex. : décrire l habillage ou le conditionnement particulier du produit (Tétrapack, bouteille sérigraphiée, produit se congelant, etc.). c) Le nombre de caractères se calcule automatiquement lorsque vous quittez la cellule de texte. d) Si la cellule de texte est illisible et que le nombre de caractères est en rouge, c est que vous avez dépassé le nombre de 255 caractères permis. Modifiez le texte pour réduire le nombre de caractères. 2.8 Prévision, Budget promotionnel, Termes de paiement et autres (page 3) 2.8.1 Prévisions de ventes sur 2 ans Objectifs de ventes (exprimés en caisse standard de 9 litres) Objectif pour la première année de commercialisation obligatoire pour l analyse de l offre.! Aucune indemnité n est prévue si le produit ne rencontre pas l objectif énoncé. 2.8.2 Budget promotionnel sur 2 ans a) Le budget doit correspondre au budget annuel total accordé, peu importe le volume vendu par la SAQ, le cas échéant, et ce pour chaque rubrique. b) Seule la devise canadienne ($ CAN) est acceptée. Toute autre monnaie doit être convertie en dollars canadiens, au taux courant arrondi à la centaine la plus près. c) Seuls des nombres peuvent être inscrits, aucun autre caractère (symbole monétaire ou texte) ne sera accepté.! Un budget soumis par volume de produit vendu (ex. 2 $ la bouteille) peut rendre l offre non recevable.! Un budget qui n est pas exprimé en dollars canadiens peut rendre l offre non recevable. Mise à jour : 2007.12.28 page 12
2.8.3 Termes de paiement consentis a) Les termes de paiement doivent être consentis pour une période minimale de 2 ans et s appliquer sur le montant dû par la SAQ. b) La condition actuelle minimale acceptée est «net / 30 jours», signifiant que le total de la facture est payable dans les 30 jours. c) Indiquez le pourcentage de rabais consenti en nombre entier avec une virgule comme séparateur de décimale, au besoin, applicable au total de la facture. d) Les termes de paiement en versements multiples ne sont pas admissibles (ex. : 40% de la facture payable dans les 30 jours et 60% dans les 60 jours). 2.8.4 Substitution de produit régulier Si vous désirez présenter une offre de nouveau produit régulier dans le but d'effectuer une substitution de produit régulier, tel que stipulé dans la Politique d achat et mise en marché, vous devez faire votre demande en soumettant votre offre à l intérieur des appels d offres de produits réguliers. Pour connaître les moments des appels d offres de produits réguliers, veuillez vous référer au Guide de présentation d un produit régulier, section 1.5 Moment du dépôt de mon offre de produit régulier, disponible sur notre portail électronique www.saq-b2b.com, sous l onglet Politique et normes, section Nouveau produit. Pour connaître toutes les modalités d application d une substitution, veuillez vous référer aux documents Politique d achat et de mise en marché et Principales modalités d applications, section 4.8. 2.8.5 Changement de répertoire Si la présente offre concerne un actuellement commercialisé à la SAQ que vous désirez commercialiser en tant que produit régulier, vous devez faire votre demande en soumettant votre offre à l intérieur des appels d offres de produits réguliers. Pour connaître les moments des appels d offres de produits réguliers, veuillez vous référer au Guide de présentation d un produit régulier, section 1.5 Moment du dépôt de mon offre de produit régulier, disponible sur notre portail électronique www.saq-b2b.com, sous l onglet Politique et normes, section Nouveau produit. Notez que les frais de dossier s appliquent et que, si votre offre est acceptée, votre produit sera soumis aux règles de nouveau produit régulier. 2.9 Transmission du formulaire a) Il est obligatoire de compléter les cases apparaissant en rouge. b) Lorsque que l offre est transmise par l agent qui en a reçu le mandat par son fournisseur via une procuration, une case apparaîtra où vous devez inscrire le numéro de ladite procuration. c) Enregistrez le formulaire complété sur votre poste de travail en utilisant le nom du produit et/ou le No p.j. comme nom de fichier. d) À l aide de votre logiciel de courrier électronique, créez un nouveau message. e) Dans l objet du message, veuillez inscrire le numéro de pièce jointe. f) Dans le corps du message, inclure les déclarations suivantes : «Je déclare a) que le fournisseur (inscrire ici le nom du fournisseur) fait une offre de produit sur le Formulaire de présentation d un produit alcoolique de la SAQ. Mise à jour : 2007.12.28 page 13
b) qu il respectera tous les engagements prévus au formulaire de présentation, notamment ceux concernant les garanties de vente et les dépenses d ordre promotionnel. c) que je suis habilité à faire les présentes déclarations et à engager le fournisseur. d) qu'il reconnaît que toute information fausse ou erronée contenue dans cette offre entraînera le rejet automatique de celle-ci» g) Dans la signature, intégrez les éléments suivants : Nom du signataire Poste occupé Nom de l entreprise Adresse courriel et numéro de téléphone pour être joint directement h) Transmettre à la SAQ à l adresse selectiondesproduits@saq.qc.ca le courriel de confirmation ainsi que l offre en pièce jointe.! Assurez-vous que le fichier d offre est joint à votre courriel avant de le faire suivre à la SAQ et de ne transmettre qu une seule offre par courriel. Mise à jour : 2007.12.28 page 14