Priorité 6 Valorisation de l expérience entrepreneuriale Guide d intégration d un nouvel administrateur Avril 2014
Table des matières Introduction 3 Pourquoi ce guide? 3 Les fondements 3 Le mandat 4 Avant l élection 4 Avant le premier CA 4 Rencontre avec le directeur général et le président 4 Visite et présentation de la coopérative 4 Explication du mandat 4 Cartable de l administrateur 5 Les valeurs et la distinction coopérative 5 L AG, le CA et le CE 5 Les rencontres informelles 5 Rencontre préparatoire au premier CA 6 Le suivi 7 Après le 1er CA 7 Après 3-4 CA 7 Auto-évaluation de l administrateur 8 2
Introduction Pourquoi ce guide? Tout comme pour un employé, l accueil et l intégration d un nouvel administrateur sont essentiels. Un nouvel administrateur peut se sentir perdu en s engageant dans un poste dont il ne connait pas nécessairement tous les rouages. Il pourrait aussi se sentir surchargé par la quantité d informations qui lui sera présentée dans un court laps de temps dès le début de son mandat. Au contraire, si l administrateur se sent outillé dans son poste, il pourra devenir autonome rapidement et effectuer ses responsabilités efficacement. C est pourquoi nous vous proposons ce guide qui a pour but d orienter votre démarche d intégration de vos nouveaux administrateurs. Plusieurs documents présents dans le guide ne peuvent être fournis que par vous, par exemple : l historique ou les règlements de régie interne. Ce guide a donc été conçu pour les directions générales et les présidences de conseil d administration. Considérant l importance de ces personnes au sein du CA, il serait souhaitable qu ensemble, ces deux personnes s occupent de l intégration des nouveaux administrateurs. Peut-être aurez-vous des anciens qui seront intéressés à servir de mentor pour ces nouvelles personnes; il serait alors intéressant de les inviter lors de ces rencontres. Les fondements Le guide se base sur une demande des administrateurs qui s est fait ressentir au fil des années. Au congrès COOPSCO 2013, une activité s est déroulée avec les administrateurs où ils nous ont fait part de leurs expériences ainsi que de leurs désirs face à cette étape cruciale de leur implication. De plus, une administratrice du réseau, Madame Myriam Arsenault, a effectué un travail de recherche sur la gouvernance coopérative et une des sections portait sur les pratiques d accueil et d intégration d un jeune administrateur au sein d un CA. Les recommandations dans ce document se basent à la fois sur les attentes de nos dirigeants ainsi que sur les meilleures pratiques observées lors de cette étude. 3
Le mandat Avant l élection Il s agit d un bon moment pour le directeur général de fournir aux candidats une brève description de la coopérative ainsi que les rôles et responsabilités d un administrateur pour mieux les préparer. Vous pourrez ainsi filtrer les personnes qui ne souhaitent pas réellement s impliquer des étudiants qui ont un réel intérêt pour le bien de leur coopérative. Documents intéressants : Brève description de la coopérative Rôles et responsabilités d un administrateur Avant le premier CA Rencontre avec le directeur général et le président Cette rencontre sera déterminante pour bien informer et diriger l administrateur dans ses tâches. Plusieurs sujets intéressants vous seront proposés, ces éléments sont très importants à communiquer avec le nouvel arrivant pour lui permettre de situer l entreprise et d en comprendre son fonctionnement tout en comprenant sa position ainsi que ses responsabilités face à la coopérative. Cette rencontre aura aussi pour but de communiquer vos attentes et de recueillir les attentes de la personne nouvellement élue. L administrateur ne sera peut-être pas en mesure de vous faire un portrait clair de ses attentes envers vous ne sachant pas nécessairement toutes les facettes du travail qu il aura à faire. Visite et présentation de la coopérative Il sera intéressant pour le nouvel administrateur de connaître l environnement de sa coopérative. Peut-être avez-vous plus d un point de service et que vous offrez de multiples produits. De cette manière, il pourra expliquer autour de lui tout ce que sa coopérative fait pour sa communauté. La direction générale est souvent la personne la mieux placée pour exécuter cette visite. Explication du mandat Vous avez probablement déjà passé ce point avec la personne, mais prenez le temps de vous assurer qu il a compris son rôle et quel est le but de sa présence. Cela peut paraître nébuleux pour l administrateur surtout si c est sa première expérience de près ou de loin avec un conseil d administration. 4
Le mandat (suite) Cartable de l administrateur Le cartable de l administrateur est le document où regrouper tous les documents qui seront utiles pour cette personne pendant son passage chez vous. Nous vous proposons un ordre pour structurer le cartable. De cette manière, si des questions lui viennent en tête, il pourra avoir un outil de référence. Peut-être pourriez même y réserver un espace pour tous les documents qui seront produits et donnés lors des CA. Historique de votre coopérative Organigramme Règlements de régie interne Code d éthique de l administrateur Planification stratégique et plan d action Compte-rendu des derniers CA Liste des membres du conseil d administration Les valeurs et la distinction coopérative Bien que cet aspect soit développé lors de la Session d Intégration des Nouveaux Administrateurs (SINA), il est important que l essence même de l entreprise soit communiquée dès le début. Les administrateurs peuvent avoir plusieurs profils différents selon le milieu d où ils proviennent. Par exemple, un administrateur venant d une association étudiante aura à cœur les membres en délaissant peut-être un peu plus l aspect «entreprise». Tandis qu un administrateur ayant un profil de gestionnaire aura à cœur la santé financière de la coopérative en négligeant l aspect «membre». L AG, le CA et le CE Vous retrouverez une description de l assemblée générale, du conseil d administration, du comité exécutif ainsi que de la fédération sur le guide de l administrateur en ligne au www.administrateurcoopsco.com/guide où vous pourrez le référez. Les rencontres informelles De nos jours, les étudiants apprécient les moments pour échanger et faire connaissance. Il n y a pas la «pression» de l ordre du jour et de la procédure. Cette occasion permettra aux administrateurs de discuter entre eux et d apprendre à se connaître davantage. Cette pratique peut être ponctuelle ou devenir régulière selon l intérêt porté par les administrateurs. 5
Le mandat (suite) La formule la plus répandue est certainement celle du «5 à 7». Elle permet de prendre un rafraîchissement tout en discutant librement sans nécessairement aborder les dossiers liés à la coopérative. Réservez les premières rencontres uniquement aux administrateurs (et le DG, bien sûr) afin qu ils apprennent à se connaître davantage. Rencontre préparatoire au premier CA Il ne faut donc pas négligé la rencontre préparatoire au premier CA afin de faciliter la compréhension des différents dossiers en cours. Lors de cette rencontre, vous pourrez mettre en contexte plus facilement les grands dossiers et orientations de la coopérative. L administrateur sera plus enclin à comprendre l importance des points des CA passés si quelqu un lui mentionne plutôt que de le lire dans les derniers procès-verbaux. 6
Le suivi Après le 1er CA Le premier conseil d administration est une étape qui peut être très complexe pour un nouvel administrateur, car la quantité d information qui y est transmise est imposante. Surtout pour une personne qui en est peut-être à sa première expérience sur un CA. La rencontre suivant le premier CA aidera à rassurer l administrateur qui pourrait se sentir dépassé par les événements. Prendre un moment pour refaire le point sur les dossiers moins bien assimilés. Ceci est encore plus vrai si vous avez de grands chantiers en cours comme l ouverture de nouveaux points de services ou bien l acquisition des services alimentaires. Il s agit aussi d un excellent moment pour refaire le point sur ses attentes. Maintenant qu il a vécu une première séance, il est probablement plus apte à comprendre l ampleur de ses responsabilités. Ce faisant, il aura plus de facilité à communiquer ses besoins en matière d accompagnement. Pour faciliter le suivi, vous trouverez en annexe une auto-évaluation du participant. Celle-ci se trouve aussi dans la SINA avec plusieurs autres documents sur l évaluation du CA. Vous pouvez aussi en profiter pour prendre les besoins de formation des administrateurs et l inscrire aux formations de la Fédération (voir le calendrier de formation) Après 3-4 CA La première rencontre a servi à rassurer le nouvel administrateur, cette rencontre-ci servira à faire le point sur son rôle et ses responsabilités. Il est important que la personne se sente à l aise et utile au sein de sa coopérative. Si elle se sent inutile ou qu elle n a pas sa place, cela pourrait amener une démotivation ainsi qu une baisse de présence. Il n y a aucune raison pour que cette rencontre soit complexe comme il s agit d un suivi. Garder cela simple et concis. 7
Auto-évaluation de l administrateur Outil tiré du cartable de l administrateur remis lors des SINA Observations sur la participation de l administrateur Je connais toujours l objet des réunions auxquelles j assiste. J ai une vision claire de mon rôle. Je confirme ma présence avant la réunion auprès du secrétaire. J arrive en avance aux réunions. Je n engage pas de conversations privées en cours de réunions. Je pose des questions lorsque c est nécessaire. Je suis ouvert aux idées des autres. Jamais 1 2 3 4 Toujours 5 Je sais bien écouter. Mes interventions sont pertinentes et concises. Je participe à la recherche du consensus. J adopte toujours des rôles constructifs. Je participe activement aux discussions. Je donne mes impressions à l animateur. 8