Mailbox 15-601131 Version 11a - (07 December 2009)
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Table des matières 1. Connexion à votre boîte vocale 1.1 Connexion à... votre boîte vocale depuis votre poste 7 1.2 Connexion à votre boîte vocale depuis un emplacement différent... 8 1.3 Configuration... du code d'accès de la boîte vocale 8 Contents 2. Résumé 2.1 Options de... la boîte vocale 10 2.2 Options de... Menu Aide de la messagerie vocale 11 2.3 Codes de fonction... par défaut 11 3. Écoute des messages 3.1 Écouter les... nouveaux messages 15 3.2 Enregistrement... d'un message 15 3.3 Écouter les anciens messages et les messages enregistrés... 15 3.4 Suppression... d'un message 16 4. Renvoi de messages vocaux 4.1 Renvoi d'un... message au courrier électronique 18 4.2 Renvoi d'un... message à un autre poste 18 4.3 Renvoi d'un... message avec un en-tête de message 19 4.4 Renvoi d'un message à la liste de vos messages enregistrés... 19 4.5 Renvoi de nouveaux messages futurs au courrier électronique... 19 4.6 Désactivation... de l'option de renvoi de message 20 5. Configuration des notifications par courrier électronique 5.1 Réception d'une alerte de courrier électronique pour un nouveau... message 22 5.2 Activation ou désactivation du renvoi et des alertes de courrier électronique... 22 6. Configuration et modification des messages d'accueil 6.1 Écouter votre... message d accueil 24 6.2 Enregistrement... de votre message d'accueil 24 6.3 Enregistrement de votre message d accueil pour être écouté en... continu 25 6.4 Arrêt de l'écoute de votre message d'accueil en continu... 25 6.5 Modification... de votre message d accueil 26 6.6 Modification des messages d'accueil du groupe de recherche de ligne... 27 7. Administration de la messagerie vocale 7.1 Activation/désactivation... de la messagerie vocale 30 7.2 Activation ou désactivation de la fonction de rappel de la messagerie... vocale 30 8. Options proposées aux appelants 8.1 Ignorer le message... d accueil d'une boîte vocale 32 8.2 Transfert vers... un numéro de couverture 32 9. Index Visual Voice...37 Mailbox Page 3
Chapitre 1. Connexion à votre boîte vocale Mailbox Page 5
1. Connexion à votre boîte vocale Connexion à votre boîte vocale: Cette section décrit les méthodes de connexion à votre boîte vocale pour récupérer vos messages à l'aide de votre propre poste 7 ou d'un autre emplacement 8. Votre boîte de messagerie vocale peut être protégée par un code d'accès entrer votre code d'accès avant de pouvoir vérifier vos messages. 8. Si tel est le cas, vous devrez peut-être Par défaut, votre poste est configuré comme emplacement sécurisé d'où il n'est pas nécessaire de taper un code d'accès. Si votre poste se situe dans un domaine public, il est recommandé de modifier cet état de fait, de manière à ce qu il vous soit nécessaire de saisir votre code d accès, même depuis votre propre poste. Si vous accédez régulièrement à votre boîte vocale d'un emplacement différent de votre propre poste, vous pouvez demander à votre administrateur système de définir également cet emplacement comme un emplacement sécurisé. 1.1 Connexion à votre boîte vocale depuis votre poste Vous pouvez vous connecter à votre boîte vocale à partir de votre propre poste téléphonique ou d'un emplacement différent si votre administrateur système a configuré cette fonction. Pour plus d'informations, reportez-vous à la section Connexion à votre boîte vocale à partir d'un emplacement différent 8. Par défaut, votre poste est censé être un emplacement sécurisé, ce qui signifie que vous pouvez vous connecter à votre boîte vocale depuis votre poste sans avoir besoin de saisir un code d'accès. Si, toutefois, votre poste se situe dans un domaine public, votre administrateur système peut activer l'option de code d accès. Pour plus d'informations, reportezvous à la section Configuration d'un code d'accès à la boîte vocale 8. Pour vous connecter à votre boîte vocale depuis votre propre poste : 1.Composez le *17. Si vous utilisez la boîte vocale pour la première fois, vous serez peut-être invité à enregistrer un nom. Dans ce cas, suivez les instructions que vous entendez. 2. Lorsque vous êtes connecté à votre boîte vocale, vous entendez une annonce vous indiquant combien de nouveaux messages vous avez (le cas échéant). Les nouveaux messages vous sont alors lus. Vous pouvez appuyer sur 8 pour en savoir plus sur les options que vous pouvez utiliser. Pour écouter des anciens messages : Appuyez sur 1. Pour écouter les messages enregistrés : Appuyez sur 2. 3. Après avoir écouté un nouveau message, celui-ci est considéré comme ancien et est automatiquement supprimé 36 heures après sa première écoute. Sur les systèmes Voicemail Pro, votre administrateur système peut configurer la durée pendant laquelle les messages sont stockés avant d'être automatiquement supprimés. Vérifiez auprès de votre administrateur système si la durée de stockage des messages a été modifiée. 4. Pour quitter la boîte vocale, raccrochez. La section suivante décrit les fonctions que vous pouvez utiliser lorsque vous êtes connecté à votre boîte vocale. Mailbox Page 7
1.2 Connexion à votre boîte vocale depuis un emplacement différent Si vous avez besoin d'accéder régulièrement à votre boîte vocale depuis des emplacements différents de votre bureau, vous pouvez demander à votre administrateur système d'activer l'accès distant pour votre boîte vocale. Une fois que cela est fait, vous pouvez vous connectez depuis un numéro de poste autre que le vôtre. Pour vous connecter à votre boîte vocale depuis un emplacement différent : 1. Composez votre numéro de poste. 2. Lorsque vous entendez le message d accueil de la messagerie, appuyez sur 8. Vous êtes invité à saisir votre code d'accès, si vous en avez défini un. 3. Entrez votre code d'accès. Vous pouvez désormais vérifier vos messages. Astuce Si vous accédez régulièrement à votre boîte vocale d'un emplacement différent de votre propre poste, vous pouvez demander à votre administrateur système de définir cet emplacement comme un emplacement sécurisé. Lorsque vous vous connectez à votre boîte vocale depuis un emplacement sécurisé, votre code d accès ne vous est pas demandé. Par défaut, votre propre poste est un emplacement sécurisé. Si votre poste se situe dans un domaine public, il est recommandé de modifier cet état de fait, de manière à ce qu il vous soit nécessaire de saisir un code d accès, même depuis votre propre poste. 1.3 Configuration du code d'accès de la boîte vocale Vous pouvez définir un code d'accès pour protéger votre boîte vocale. Ceci est particulièrement utile si vous vous connectez pour récupérer vos messages d'un emplacement public. Pour configurer le code d'accès de la boîte vocale : 1.Depuis votre propre poste, composez *17 pour vous connecter à votre boîte vocale. Pour plus d'informations, consultez la section Connexion à votre boîte vocale depuis votre poste 7. 2.Appuyez sur *04 pour modifier le code d'accès à la boîte vocale. 3.Tapez votre code d'accès actuel après le bip sonore. Si vous n en avez pas, appuyez sur # (dièse). 4.Tapez votre nouveau code d'accès après le bip sonore et appuyez sur #. 5.Saisissez votre nouveau code d accès une deuxième fois lorsque vous y êtes invité à nouveau et appuyez sur #. 6. Lorsque vous entendez le message Votre code d accès a été modifié, raccrochez. Mailbox Page 8
Chapitre 2. Résumé Mailbox Page 9
2. Résumé 2.1 Options de la boîte vocale Si vous appelez votre propre poste et que vous êtes dirigé vers la messagerie vocale, vous pouvez appuyer sur la touche 8 pendant le message d accueil initial pour basculer vers la fonction de relevé de vos messages. Voici un récapitulatif des options dont vous disposez lorsque vous vous êtes connecté à votre boîte vocale de votre propre poste ou à distance. À moins que vous ne choisissiez d'enregistrer vos messages, ceux-ci sont automatiquement effacés 36 heures après leur diffusion. Pour enregistrer un message pendant sa lecture, appuyez sur la touche 5. Remarques Pendant la lecture d'un message, vous pouvez également appuyer sur la touche 0 et maintenir cette touche enfoncée pour interrompre le message. Pour continuer à écouter le message, appuyez sur le bouton correspondant à Reculer ou Précédent sur l écran d affichage de votre téléphone. Les options de courrier électronique doivent être activées par votre administrateur système. Le fonctionnement de Voicemail Pro peut être personnalisé pour certains utilisateurs individuels ou groupes, afin qu ils puissent bénéficier d options différentes. Mailbox Page 10
2.2 Options de Menu Aide de la messagerie vocale À tout moment, vous pouvez appuyer sur la touche 8 pour écouter le menu Aide. Résumé: Options de la boîte vocale 1 Écouter d'anciens messages. 2 Écouter des messages enregistrés. 3 Modifier votre message d'accueil. 4 Supprimer le message en cours d'écoute. 5 Enregistrer le message en cours d'écoute. 6 Options de renvoi 7 Répéter le dernier message. 8 Aide. 9 Ignorer le message. ** Rappeler l'expéditeur. Lors de l écoute des messages internes uniquement. *01 Envoyer tous les messages vers le courrier électronique. *02 Envoyer une notification de courrier électronique. *03 Désactiver les fonctions de courrier électronique. *04 Modifier votre code d accès. # Avancer. * Reculer le message. Fonctions supplémentaires non annoncées. 0 Marquer une pause dans le message (lorsque la touche 0 est enfoncée) ou appeler la réception de la messagerie vocale. 2.3 Codes de fonction par défaut Vous pouvez utiliser les numéros abrégés par défaut suivants depuis votre propre poste. Connectez-vous à votre boîte vocale depuis votre propre poste : Composez *17. Activer ou désactiver la messagerie vocale : Composez *18 (activé) ou *19 (désactivé). Lorsque cette option est désactivée, le système ne transfère pas les appelants sur votre boîte vocale lorsque la ligne est occupée ou qu'il n'y a pas de réponse. Cela n'empêche pas les messages d'être transférés sur votre boîte vocale par les autres utilisateurs de boîte vocale. Activer ou désactiver le rappel de la messagerie : Composez *48 (activé) ou *49 (désactivé). Lorsque cette option est activée, le rappel se produit à chaque fois que vous terminez un appel et raccrochez le téléphone (à moins qu'un autre appel soit en attente). Le système vous appelle sur votre téléphone et lorsque vous décrochez, vous demande de vous connecter à votre boîte vocale. Mailbox Page 11
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Chapitre 3. Écoute des messages Mailbox Page 13
3. Écoute des messages Votre boîte vocale en mode peut contenir les types de message suivants : Nouveau Ce sont les messages que vous, le propriétaire de la boîte vocale, n'avez pas encore écouté. Ancien Dès que vous commencez à écouter un message, son état passe à Ancien. Enregistré Vous pouvez demander à ce qu'un message soit enregistré tout en l'écoutant. Lorsque vous êtes connecté à votre boîte vocale, vous entendez une annonce vous indiquant combien de nouveaux messages vous avez dans votre boîte vocale. Le premier des nouveaux messages est alors présenté. Pour plus d'informations, consultez la section Écouter les nouveaux messages 15. Tout en écoutant vos messages, vous pouvez : Supprimer le message que vous êtes en train d'écouter. Pour plus d'informations, consultez la section Suppression d'un message 16. Enregistrer le message de façon à ce qu'il soit conservé pendant la période définie pour les messages enregistrés. Cette fonction peut être configurée sur un système Voicemail Pro par votre administrateur système. Contactez votre administrateur système si vous avez besoin de savoir pendant combien de temps un message enregistré sera conservé sur votre système. Pour plus d'informations, consultez la section Enregistrement d'un message 15. Renvoyer le message à un autre poste. Pour plus d'informations, consultez la section Renvoi d'un message à d'autres postes 18. Répéter le message que vous êtes en train d'écouter. Passer au message suivant. Téléphoner à la personne que vous a laissé le message. Avancer rapidement, reculer et interrompre les messages. Après avoir écouté un message une fois, son état passe à ancien. Vous pouvez toujours écouter les anciens messages et les messages enregistrés quand cela vous convient. Pour plus d'informations, consultez la section Écouter les anciens messages et les messages enregistrés 15. Mailbox Page 14
3.1 Écouter les nouveaux messages Écoute des messages: Lorsque vous êtes connecté à votre boîte vocale en mode, vous entendez une annonce vous indiquant combien de nouveaux messages vocaux vous avez, le cas échéant. Le premier de ces messages vous est lu. Votre administrateur système peut configurer la durée pendant laquelle les messages restent dans votre boîte vocale. Vérifiez auprès de votre administrateur système si vous devez connaître la durée pendant laquelle les messages sont conservés. Lorsque vous écoutez un message, vous disposez des options suivantes : Pour supprimer le message : Appuyez sur 4. Pour plus d'informations, consultez la section Suppression d'un message 16. Pour enregistrer le message : Appuyez sur 5. Pour plus d'informations, voir Enregistrer un message 15 Pour renvoyer le message : Appuyez sur 6. Pour plus d'informations, consultez la section Renvoi de messages vocaux 18. Pour répéter le dernier message : Appuyez sur 7. Pour ignorer le message : Appuyez sur 9. Pour rappeler l'émetteur (interne uniquement) : Appuyez sur la touche **. Pour avancer : Appuyez sur la touche #. Pour reculer : Appuyez sur la touche *. Pour interrompre : Appuyez sur 0. Utilisez la touche * pour redémarrer. 3.2 Enregistrement d'un message Par défaut, un ancien message reste dans votre boîte vocale pendant 36 heures. Pour conserver un message plus longtemps, vous pouvez l'annoter comme enregistré. Lorsqu'un message est enregistré, il reste par défaut dans votre boîte vocale pendant la période définie par votre administrateur système. Pour enregistrer un message : 1. Connectez-vous à votre boîte vocale. 2. Appuyez sur la touche 5 pour enregistrer un message pendant que vous l'écoutez ou après l'avoir écouté. Vous entendez un message de confirmation vous indiquant que le message a été enregistré. 3.3 Écouter les anciens messages et les messages enregistrés Une fois que vous avez commencé à écouter un nouveau message, son état passe à Ancien. Pour écouter des anciens messages : 1. Connectez-vous à votre boîte vocale. 2.Appuyez sur 1. Le nombre d'anciens messages est annoncé et chaque message est lu. Pour écouter les messages enregistrés : 1. Connectez-vous à votre boîte vocale. 2.Appuyez sur 2. Le nombre de messages enregistrés est annoncé et chaque message est lu. Mailbox Page 15
3.4 Suppression d'un message Après avoir commencé à écouter un nouveau message, son état passe à Ancien. Par défaut, les anciens messages restent dans votre boîte vocale pendant un maximum de 36 heures avant d'être supprimés dans le cadre des activités d'entretien de la messagerie vocale. Comme pour les nouveaux messages, cette durée peut être modifiée sur un système Voicemail Pro par l'administrateur système. Si vous êtes sûr de ne pas vouloir conserver un message, vous pouvez le supprimer tout en l'écoutant ou après l'avoir écouté. Pour supprimer un message : 1.Pendant que vous écoutez un message que vous ne voulez pas conserver, appuyez sur la touche 4. Mailbox Page 16
Chapitre 4. Renvoi de messages vocaux Mailbox Page 17
4. Renvoi de messages vocaux Les messages peuvent être renvoyés vers un autre emplacement. Lorsque vous écoutez un message vocal, ou immédiatement après, vous pouvez choisir de le renvoyer : Vers le courrier électronique. Pour plus d'informations, consultez la section Renvoi d'un message au courrier électronique 18. Vers d'autres postes. Pour plus d'informations, consultez la section Renvoi d'un message à d'autres postes 18. Vers la liste de vos messages enregistrés. Pour plus d'informations, consultez la section Renvoi d'un message à la liste de vos messages enregistrés 19. Avant de renvoyer un message, vous pouvez choisir d'ajouter une en-tête à ce message. Pour plus d'informations, consultez la section Renvoi d'un message avec un en-tête de message 19. 4.1 Renvoi d'un message au courrier électronique Avant de pouvoir utiliser cette fonction, votre administrateur système doit saisir votre adresse électronique pour votre nom de boîte vocale dans Manager. Sinon, vous entendez le message suivant Le courrier électronique n'est pas activé sur cette boîte vocale. Si cette option est activée, vous pouvez renvoyer un message vocal à votre boîte de réception électronique. Pour renvoyer un message au courrier électronique : 1. Lorsque vous écoutez un message, ou immédiatement après, appuyez sur 6. 2. Appuyez sur 1. Le message est renvoyé à votre adresse de courrier électronique. Pour revenir au menu précédent ou annuler le renvoi de message : 1.Appuyez sur la touche #. 4.2 Renvoi d'un message à un autre poste Vous pouvez renvoyer un message à un autre poste ou à plusieurs postes simultanément. Pour renvoyer un message à un autre poste : 1. Lorsque vous écoutez un message, ou immédiatement après, appuyez sur 6. 2.Appuyez sur 2. 3.Tapez chaque numéro de poste suivi de #. 4.Appuyez à nouveau sur # pour terminer. Par exemple : Pour renvoyer un message aux postes 201, 202 et 203, tapez : 201#202#203## Pour renvoyer un message uniquement au poste 201, tapez : 201## Pour revenir au menu précédent ou annuler le renvoi de message : 1.Appuyez sur la touche #. Mailbox Page 18
Renvoi de messages vocaux: Renvoi d'un message à un autre poste 4.3 Renvoi d'un message avec un en-tête de message Avant de renvoyer un message, vous pouvez enregistrer un message de votre choix comme en-tête du message que vous renvoyez. Par exemple, vous pouvez ajouter un message d'en-tête pour expliquer au destinataire la raison pour laquelle vous leur renvoyez le message. Pour renvoyer un message avec une en-tête de message : 1. Lorsque vous écoutez un message, ou immédiatement après, appuyez sur 6. 2.Appuyez sur 3. 3. Il vous est demandé d enregistrer votre message et d appuyer sur une touche pour terminer l enregistrement. 4. Tapez la liste des postes de renvoi comme si vous deviez renvoyer un message normal. Pour plus d'informations, consultez la section Renvoi d'un message à d'autres postes 18. Pour revenir au menu précédent ou annuler le renvoi de message : 1.Appuyez sur la touche #. 4.4 Renvoi d'un message à la liste de vos messages enregistrés À moins que vous ne choisissiez d'enregistrer vos messages, ceux-ci sont automatiquement effacés 36 heures après leur diffusion. Vous pouvez renvoyer un message pour l'enregistrer avec d'autres messages que vous avez déjà enregistrés dans votre liste de messages enregistrés. Pour renvoyer un message à votre liste de messages enregistrés : 1. Lorsque vous écoutez un message, ou immédiatement après, appuyez sur 6. 2.Appuyez sur 4. Le résultat est le même que lorsque vous appuyez sur la touche 5 après avoir écouté le message. Pour revenir au menu précédent ou annuler le renvoi de message : 1.Appuyez sur la touche #. 4.5 Renvoi de nouveaux messages futurs au courrier électronique Avant de pouvoir utiliser cette fonction, votre administrateur système doit saisir votre adresse électronique pour votre nom de boîte vocale dans Manager. Sinon, vous entendez le message suivant Le courrier électronique n'est pas activé sur cette boîte vocale. Si cette option a été activée, vous pouvez configurer votre boîte vocale pour que les messages reçus à l'avenir soient renvoyés à votre adresse électronique. Si vous choisissez cette option,les messages ne sont pas enregistrés dans la boîte de votre messagerie vocale. Cette option annule d'autre alertes de courrier électronique. Pour renvoyer de nouveaux messages futurs au courrier électronique : 1. Connectez-vous à votre boîte vocale. 2.Appuyez sur la touche *01. Tout nouveau message futur reçu dans la boîte vocale de votre messagerie vocale sera renvoyé à votre adresse électronique. Mailbox Page 19
4.6 Désactivation de l'option de renvoi de message Si vous avez choisi une option de renvoi et décidez de ne plus l'utiliser, vous pouvez désactiver cette option. Pour désactiver l'option de renvoi de message : 1. Lorsque vous écoutez un message, ou immédiatement après, appuyez sur 6. 2.Appuyez sur #. Mailbox Page 20
Chapitre 5. Configuration des notifications par courrier électronique Mailbox Page 21
5. Configuration des notifications par courrier électronique Une notification de nouveaux messages peut être envoyée à votre adresse électronique. La notification peut être une simple alerte vous indiquant que vous avez un message ou une copie du message vocal, le cas échéant. Pour plus d'informations, consultez la section Réception d'une alerte de courrier électronique pour un nouveau message 22. De plus, lorsque vous écoutez un message, vous pouvez choisir de le renvoyer à votre adresse électronique. Pour plus d'informations, consultez la section Renvoi d'un message au courrier électronique 18. Avant que vous puissiez utiliser les options de courrier électronique, votre administrateur système doit saisir votre adresse électronique dans Manager. Sinon, vous entendez le message suivant : «Le courrier électronique n'est pas activé sur cette boîte vocale», chaque fois que vous essayez d'utiliser une option de courrier électronique. Votre administrateur système peut vous dire si votre système de messagerie vocale a été configuré pour prendre en charge le courrier électronique. 5.1 Réception d'une alerte de courrier électronique pour un nouveau message Vous pouvez choisir de recevoir une alerte de courrier électronique pour vous indiquer qu'un appelant vous a laissé un message. Des notifications de courrier électronique peuvent être envoyées à l'adresse électronique de votre téléphone portable si vous en avez une. Cela signifie que vous pouvez être alerté de l'arrivée de nouveaux messages, même si vous n'êtes pas au bureau. Vous devrez peut-être contacter votre fournisseur de services mobiles ou cellulaires pour connaître l'adresse électronique de votre téléphone portable. Cette option annule le renvoi de courrier électronique. Pour plus d'informations, reportez-vous à la section, Renvoi de nouveaux messages futurs au courrier électronique 19. Pour recevoir une alerte de courrier électronique pour un nouveau message : 1. Connectez-vous à votre boîte vocale. 2. Appuyez sur la touche *02. Vous recevez une alerte de courrier électronique chaque fois qu'un appelant laisse un nouveau message. 5.2 Activation ou désactivation du renvoi et des alertes de courrier électronique Si vous avez choisi l'une des options de notification de courrier électronique, vous pouvez les désactiver de votre téléphone. Pour désactiver les options de courrier électronique (renvois ou alertes) 1. Connectez-vous à votre boîte vocale. 2. Appuyez sur la touche *03. Vous entendez un message de confirmation vous indiquant que l'option est désormais activée ou désactivée. Mailbox Page 22
Chapitre 6. Configuration et modification des messages d'accueil Mailbox Page 23
6. Configuration et modification des messages d'accueil Lorsqu'une personne appelle votre boîte vocale, il entend le message générique d'accueil du système par défaut. Vous pouvez, si vous préférez, enregistrer un message d'accueil personnalisé pour votre boîte vocale. Vous pouvez écouter votre message d'accueil à tout moment. Pour plus d'informations, consultez la section Écouter votre message d accueil 24. ous pouvez modifier votre message d'accueil à tout moment. Pour plus d'informations, consultez la section Modification de votre message d'accueil 26. Vous pouvez également enregistrer votre message d'accueil de façon à ce qu'il puisse être écouté en continu. Pour plus d'informations, consultez la section Enregistrement de votre message d'accueil pour être écouté en continu 25. Vous pouvez également enregistrer un message d'accueil pour les boîtes vocales du groupe de recherche de ligne. Pour plus d'informations, consultez la section Modification des messages d'accueil du groupe de recherche de ligne 27. 6.1 Écouter votre message d accueil Vous pouvez écouter votre message d'accueil personnalité à tout moment et le modifier, le cas échéant. Pour écouter votre message d'accueil : 1. Connectez-vous à votre boîte vocale. 2. Appuyez sur la touche 3 pour les messages d'accueil. 3. Appuyez sur 1. Cette option vous permet également d'écouter le message enregistré actif ou par défaut. Une fois que vous avez enregistré un nouveau message, vous pouvez le réécouter et décider de le réenregistrer ou de le conserver. Pour plus d'informations, consultez Modification de votre message d'accueil 26 or Enregistrement de votre message d'accueil 24. Pour retourner au menu précédent : 1.Appuyez sur 8. 6.2 Enregistrement de votre message d'accueil Lorsqu'un message d'accueil vous convient, vous pouvez l'enregistrer tel qu'il est ou pour être écouté en continu. Pour plus d'informations, consultez la section Enregistrement de votre message d'accueil pour être écouté en continu 25. Pour enregistrer votre message d'accueil : 1. Connectez-vous à votre boîte vocale. 2. Modifiez votre message, selon les besoins. Pour plus d'informations, consultez la section Modification de votre message d'accueil 26. 3. Appuyez sur 3. Vous entendez un message de confirmation vous indiquant que vos modifications ont été enregistrées. Si vous raccrochez avant d'appuyer sur la touche 3, le message d'accueil précédemment actif sera utilisé. Pour retourner au menu précédent : 1.Appuyez sur 8. Mailbox Page 24
Configuration et modification des messages d'accueil: Enregistrement de votre message d accueil pour être écouté en continu 6.3 Enregistrement de votre message d accueil pour être écouté en continu Vous pouvez définir votre message d'accueil personnel de façon à ce qu'il puisse être écouté en continu. Les appelants ne peuvent pas laisser un message ni appuyer sur 0 pour le numéro de réception, s'il a été défini. Important - Si vous choisissez cette option, vous devrez enregistrer un nouveau message lorsque vous ne voudrez plus que le message soit écouté en continu. Consultez la section Arrêt de l'écoute de votre message d'accueil en continu 25. Pour enregistrer votre message d'accueil pour être écouté en continu : 1. Connectez-vous à votre boîte vocale. 2. Appuyez sur la touche 3 pour les messages d'accueil. 3. Appuyez sur 4. Vous entendez un message de confirmation vous indiquant que vos modifications ont été enregistrées. Pour retourner au menu précédent : 1.Appuyez sur 8. 6.4 Arrêt de l'écoute de votre message d'accueil en continu Si vous avez défini votre message d'accueil de façon à ce qu'il puisse être écouté en continu, vous devez effectuer les étapes ci-après pour l'arrêter. Pour arrêter la lecture en continu de votre message d'accueil : 1. Connectez-vous à votre boîte vocale. 2. Appuyez sur la touche 3 pour les messages d'accueil. 3. Appuyez sur la touche 2 pour modifier votre message d'accueil. 4. Enregistrez votre message après le bip sonore. 5. Lorsque vous avez terminé d'enregistrer votre message d'accueil, appuyez sur la touche 2. Vous pouvez ensuite appuyer sur la touche 1 pour écouter le nouveau message. 6.Appuyez sur la touche 3 pour enregistrer votre message d'accueil de façon à ce qu'il ne puisse plus être écouté en continu. Vous entendez un message de confirmation vous indiquant que vos modifications ont été enregistrées. Mailbox Page 25
6.5 Modification de votre message d accueil Vous pouvez modifier votre message d'accueil personnalisé à tout moment. Si vous choisissez d'offrir aux appelants qui appellent votre boîte vocale des options de transfert 32 vers des numéros de couverture, vous devez enregistrer un message d'accueil qui explique les options de transfert disponibles. Attention Si vous remplacez le message d'accueil du système par un message d'accueil personnalisé, vous ne pouvez pas retourner au message d'accueil du système sans l'aide de votre administrateur système. Pour modifier votre message d'accueil : 1. Connectez-vous à votre boîte vocale. 2. Appuyez sur la touche 3 pour les messages d'accueil. 3. Appuyez sur la touche 2 pour modifier votre message d'accueil. 4. Enregistrez votre message après le bip sonore. Les enregistrements doivent durer 3 secondes au minimum. 5. Lorsque vous avez terminé d'enregistrer votre message d'accueil, appuyez sur la touche 2. Vous pouvez ensuite appuyer sur la touche 1 pour écouter le nouveau message. 6.Pour activer le message que vous voulez utiliser, appuyez sur la touche 3. Si vous ne voulez pas utiliser le nouvel enregistrement, vous pouvez enregistrer un autre message ou simplement raccrocher pour utiliser le message qui était précédemment actif. 7. Décidez si vous voulez ou non apporter d'autres modifications ou enregistrer votre nouveau message d'accueil. Pour plus d'informations, voir Enregistrement de votre message d'accueil 24 ou Enregistrement de votre message d'accueil pour être écouté en continu 25. Pour retourner au menu précédent : 1.Appuyez sur 8. Mailbox Page 26
Configuration et modification des messages d'accueil: Modification de votre message d accueil 6.6 Modification des messages d'accueil du groupe de recherche de ligne Votre administrateur système peut définir une méthode vous permettant de vous connecter à la boîte vocale d un groupe de recherche de ligne. En plus de la gestion standard des messages, vous pouvez modifier les messages d'accueil d'un groupe de recherche de ligne. Pour modifier les messages d'accueil d'un groupe de recherche de ligne : 1. Connectez-vous à la boîte vocale du groupe de recherche de ligne. La méthode exacte dépend de l'option que votre administrateur système vous a fournie. 2. Appuyez sur la touche 3 pour les messages d'accueil. 3. Sélectionnez le message d'accueil à enregistrer : Message d'accueil standard : Appuyez sur 1. Ce message d'accueil est utilisé lorsque le groupe de recherche de ligne est En service mais que tous les membres du groupe disponibles sont occupés ou programmés sur Sans réponse. Message d accueil En dehors des heures de bureau : Appuyez sur 2. Ce message d'accueil est utilisé lorsque le groupe de recherche est en service de nuit ou hors service ou en dehors des heures de bureau. Message d'accueil en file d'attente : Appuyez sur 3. Ce message d'accueil est utilisé pour les appelants qui attendent que leur appel soit pris depuis une durée déterminée. Message d'accueil Toujours en file d'attente : Appuyez sur 4. Le message d'accueil «Toujours en file d'attente» est utilisé vingt secondes après le message d'accueil «En file d'attente» lorsqu'un appelant attend toujours que son appel soit pris. Ce message d'accueil est répété toutes les 20 secondes. 4. Une fois que vous avez sélectionné le message d'accueil à enregistrer, vous pouvez choisir les options suivantes : Pour écouter l'enregistrement : Appuyez sur 1. Pour enregistrer un nouveau message d'accueil : Appuyez sur 2. On vous demandera d'appuyer à nouveau sur la touche 2 à la fin de l'enregistrement. Vous retournez ensuite au menu précédent pour écouter, enregistrer ou sauvegarder le message. Les enregistrements doivent durer 3 secondes au minimum. Pour sauvegarder le nouvel enregistrement : Appuyez sur 3. Mailbox Page 27
Chapitre 7. Administration de la messagerie vocale Mailbox Page 29
7. Administration de la messagerie vocale Il peut parfois être utile d'empêcher les appelants d'être transférés vers votre boîte vocale lorsque vous êtes au téléphone ou qu'il n'y a pas de réponse. Vous pouvez activer et désactiver votre messagerie vocale si besoin est. Pour plus d'informations, consultez la section Activation ou désactivation de la messagerie vocale 30. Votre administrateur système peut configurer une option de manière à ce que vous puissiez offrir aux appelants l'option d'être transférés vers un poste différent 32, par exemple la réception, s'ils sont dirigés vers votre messagerie vocale. Par défaut, le système de messagerie vocale vous alerte lorsque vous avez un message en faisant sonner votre téléphone la prochaine fois que vous terminez un appel et remettez le combiné en place. Vous pouvez choisir d'activer ou de désactiver cette option de rappel de la messagerie vocale. Pour plus d'informations, consultez la section Activation ou désactivation de la fonction de rappel de la messagerie vocale 30. 7.1 Activation/désactivation de la messagerie vocale Lorsque la messagerie vocale est désactivée, le système empêche les appelants d'être renvoyés à votre boîte vocale lorsque vous êtes au téléphone ou qu'il n'y a pas de réponse. Cette option n'empêche cependant pas les messages d'être renvoyés à votre boîte vocale par d'autres utilisateurs de boîtes vocales. Pour activer ou désactiver la messagerie vocale : Composez *18 (activé) ou *19 (désactivé). Vous entendez deux bips de confirmation. 7.2 Activation ou désactivation de la fonction de rappel de la messagerie vocale Lorsque le rappel de la messagerie vocale est activé, votre téléphone sonne chaque fois que vous terminez un appel et raccrochez le téléphone (à moins qu'un autre appel soit en attente). Le système vous appelle sur votre téléphone et lorsque vous décrochez, vous demande de vous connecter à votre boîte vocale. Vous pouvez choisir d'activer ou de désactiver cette option. Pour activer ou désactiver le rappel de la messagerie vocale : Composez *48 (activé) ou *49 (désactivé). Vous entendez deux bips de confirmation. Mailbox Page 30
Chapitre 8. Options proposées aux appelants Mailbox Page 31
8. Options proposées aux appelants Lorsque vous appelez une boîte vocale, vous pourrez peut-être utiliser les options ci-dessous. De la même façon, les appelants qui accèdent à votre boîte vocale peuvent les utiliser. Ignorer le message d'accueil de la boîte vocale 32 Transfert vers un numéro de couverture 32 Appuyez sur une touche pour être transféré vers un numéro de couverture, par exemple la réception. Pour que cette option soit disponible, votre administrateur système doit configurer un numéro de réception de messagerie vocale. 8.1 Ignorer le message d accueil d'une boîte vocale Lorsque vous appelez un poste et que vous êtes dirigé vers la messagerie vocale, vous pouvez ignorer le message d'accueil afin d'aller directement au bip pour laisser un message. Pour ignorer un message d'accueil : Composez le numéro de l'extension voulue. Dès que vous obtenez une réponse, appuyez sur 2 pour ignorer le message d'accueil. Vous entendez alors le bip après lequel vous pouvez enregistrer votre message. 8.2 Transfert vers un numéro de couverture Les appelants vers votre boîte vocale peuvent être transférés vers un autre numéro tout en écoutant le message d'accueil de votre boîte vocale. Pour ce faire, ils doivent appuyer sur 0. 5.0+ permet également l'ajout d'autres numéros de transfert si l'utilisateur appuie sur 2 ou sur 3. L'administrateur système peut configurer les numéros vers lesquels les appelants sont transférés. En outre, si vous utilisez également Phone Manager, vous pouvez configurer les numéros de destination de transfert vous-même. Si vous avez fait configurer les numéros de destination de transfert, vous devez les indiquer dans votre message d'accueil de la boîte vocale 24. Si votre destination de transfert ne répond pas et que l'appel est dirigé vers la messagerie vocale, il revient dans votre boîte vocale. Mailbox Page 32
Chapitre 9. Visual Voice Mailbox Page 33
9. Visual Voice Visual Voice permet d'accéder à votre boîte vocale à l'aide du menu d'affichage de votre téléphone plutôt qu'avec les messages parlés de la boîte vocale. Visual Voice n'est pas pris en charge sur Voicemail Lite. Pour utiliser Visual Voice, votre administrateur système doit ajouter une touche correspondante à votre téléphone. Pour les utilisateurs sur des systèmes 4.2 ou de versions ultérieures, l'administrateur système peut configurer la touche MESSAGES sur votre téléphone pour faire office de touche Visual Voice. Visual Voice n'est pas pris en charge sur tous les téléphones. Vous trouverez ci-après les téléphones compatibles avec cette option : 1608, 1616, 2410, 2420, 4406, 4412, 4424, 4610, 4620, 4621, 4625, 5410, 5420, 5610, 5620, 5621, T3 Compact*, T3 Classic*, T3 Comfort*. Sur les téléphones avec affichage mais qui ne prennent pas en charge la fonction Visual Voice (comme indiqué ci-dessous), l'utilisation de la touche pour l'accès à la boîte vocale utilisant des messages vocaux et pour le transfert direct vers la messagerie vocale lors d'un appel, est prise en charge (ne comprend pas les téléphones T3 et IP T3). *Sur les téléphones T3, la touche Visual Voice permet d'accéder directement à la fonction Écouter de Visual Voice. Pour accéder à l'ensemble complet des fonctions Visual Voice, utilisez Menu > Paramètres > Paramètres de la messagerie vocale. Contrôles de Visual Voice La disposition des options sur l'écran varie selon le type de téléphone et de la taille de l'affichage. Les contrôles qui ne peuvent pas être ajustés sur l'affichage actuel sont accessibles à l'aide des boutons < et > du téléphone pour passer d'une page d'écran à l'autre. Bouton Écouter Fonctions Accédez à votre boîte vocale. Lorsque vous appuyez sur ce bouton, l'écran affiche le nombre de messages nouveaux, anciens et enregistrés. Sélectionnez l'une de ces options pour démarrer la lecture des messages de cette catégorie. Une fois la lecture des messages sélectionnée, les contrôles disponibles changent : Précédent : Permet de lire le message précédent. Suivant : Permet de lire le message suivant. Reculer : Pour reculer d'environ 5 secondes. Avance rapide : Pour avancer d'environ 5 secondes. Supprimer : Permet de supprimer le message actuel. Enregistrer : Permet de marquer le message comme étant enregistré. Copier : Permet de copier le message vers une autre boîte vocale. Lorsque vous appuyez sur ce bouton, un certain nombre d'options supplémentaires sont affichées. Préenregistrement : Permet d'enregistrer un message qui sera joint au début du message copié. Cibles : Permet d'entrer la destination de la copie du message. Terminé : Permet de copier le message à l'aide des cibles entrées. Pause : Permet de suspendre le message actuel. Appuyez de nouveau sur ce bouton pour annuler la pause. Principal (0) Message Message d accueil Il se peut que les noms de groupe de recherche de ligne soient affichés si vous avez été configuré pour l'accès à la boîte vocale du groupe. Le nombre de nouveaux messages dans la boîte vocale est affiché après le nom. Appuyez sur le bouton pour accéder à la boîte vocale de la même façon que pour l'option Écouter ci-dessus. Enregistrez et envoyez un message vocal vers une ou des autres boîtes vocales. Changez le message d'accueil principal utilisé pour les appelants dans votre boîte vocale.. Si aucun message d'accueil n'a été enregistré, la boîte vocale par défaut du système est utilisée. Enregistrer : Permet d'enregistrer un nouveau message d'accueil. Écouter : Permet d'écouter le message d'accueil actif ou le nouveau message récemment enregistré. Soumettre : Permet de soumettre le nouveau message d'accueil récemment enregistré. Supprimer : Permet de supprimer le message d'accueil actuel. Le message d'accueil par défaut du système est rétabli sauf si les options Enregistrer et Soumettre sont utilisées pour enregistrer un nouveau message d'accueil. Mailbox Page 34
Visual Voice: Bouton Fonctions Courrier Cette option n'est affichée que si vous avez été configurée avec une adresse électronique pour l'utilisation de électroniq la boîte vocale dans la configuration d'. Ce contrôle permet de voir et de modifier le mode actuel de ue courrier électronique de la messagerie vocale utilisé pour les nouveaux messages reçus par votre boîte vocale. Utilisez Modifier pour modifier le mode sélectionné. Appuyez sur Terminé lorsque le mode requis est affiché. Les modes possibles sont les suivants : Mode courrier électronique désactivé : Courrier électronique de la messagerie vocale n'est pas utilisé. Copie de mode courrier électronique : Les nouveaux messages vocaux sont copiés vers l'adresse électronique de l'utilisateur. Le message d'origine est conservé dans la boîte vocale. Renvoi de mode courrier électronique : Les nouveaux messages vocaux sont renvoyés vers l'adresse électronique de l'utilisateur. Le message d origine est supprimé de la boîte vocale. Alerte de mode courrier électronique : Un message e-mail d'alerte est envoyé vers l'adresse électronique de l'utilisateur. Le message d'origine n'est pas joint au courrier électronique et est conservé dans la boîte vocale. Mot de passe Modifiez le mot de passe de la boîte vocale. Pour ce faire, entrez le mot de passe existant. Utilisation de la touche Visual Voice pour le transfert vers la messagerie vocale Si ce paramètre est sélectionné lorsque vous avez un appel en cours, la touche Visual Voice permet l'entrée d'un numéro de poste pour un transfert direct vers la messagerie vocale de l'appel connecté. Mailbox Page 35
Index A Accès à distance 8 Activation/désactivation de la fonction de rappel de la messagerie vocale 30 de la messagerie vocale 30 de renvoi de message 20 Activer/désactiver la messagerie vocale 10 le rappel de messagerie vocale 10 Anciens messages 15 Arrêt 25 C Code Accès à la boîte vocale 8 Code d'accès Configuration d'un 8 Connexion sans 7, 8 Codes de fonction disponibles par défaut 11 Courrier électronique Alertes 18, 22 Notification activée / désactivée 10 Options 22 Renvoi d'un message vocal au 18, 19, 22 E Écoute de votre message d'accueil 10 Écoute des 14 anciens messages 7 messages enregistrés 7 Nouveaux messages 15 Écouter anciens messages 10 Enregistre les messages 10 votre message d'accueil 24 Emplacement sécurisé 8 Enregistré/par défaut 26 Enregistrement d'un message 15 H Header Renvoyer le message avec 10 I Ignorer À partir de votre poste 7 Code 8 Depuis un autre emplacement 8 Depuis un emplacement sécurisé 8 Message d'accueil de boîte vocale 32 Options de l'appelant 32 Un message d'accueil 32 Un message vocal 10 L Liste des messages enregistrés Renvoi d'un message à 19 M Message Activation/désactivation de l'option de renvoi de message 20 Suppression d'un 16 Message actif Enregistrer 10 Suppression 10 Message d'accueil Écouter 10 En attente 10 En dehors des heures de bureau 10 En service 27 Enregistrement de votre 24 Enregistrer nouveau 10 Enregistrer un 10 Ignorer 32 Lecture continue 10 Message d'accueil Heures 27 Modification 24, 26 Normal 10 Service de nuit 27 Standard 27 Toujours en file d'attente 27 Message d'accueil de boîte vocale Ignorer 32 Message d'accueil en file d'attente 27 Messages d'accueil de groupe de recherche de ligne 27 Messages enregistrés 15 N Nouveaux messages 15 Numéro de réception 32 O Options Options proposées aux appelants de boîte vocale 32 Options de l'appelant 32 P Paramètre par défaut Codes de fonction 11 R Rappel 10 Rappel de l'émetteur 10 Reculer 10 Renvoi À d'autres postes 10, 18 Avec en-tête 10, 19 Message dans la liste des messages enregistrés 19 Messages 18 Vers le courrier électronique 10 Répéter le dernier message 10 Répéter le message précédent 10 S Suppression Message actif 10 Messages 16 Un message 10 Index Mailbox Page 37
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Les chiffres et les données de performances cités dans ce document correspondent à des mesures habituelles ; leur application à une commande ou à un contrat particulier doit au préalable faire l objet d une confirmation écrite expresse de la part d Avaya. La société se réserve le droit de modifier ou de rectifier à sa convenance le contenu de ce guide. La publication des informations de ce document n implique pas de dérogation en matière de protection des brevets ou d autres droits de propriété d Avaya ou d autres sociétés. La propriété intellectuelle inhérente à ce produit ainsi qu aux marques préalablement déposées par Lucent Technologies a été transférée ou cédée à Avaya. Toutes les marques identifiées par ou sont respectivement des marques ou des marques déposées d Avaya Inc. Toutes les autres marques appartiennent à leurs propriétaires respectifs. Ce document contient des informations confidentielles d Avaya et ne doit pas être divulgué ou utilisé, excepté en respectant les accords applicables. Tout commentaire ou suggestion concernant ce document doit être adressé(e) à «wgctechpubs@avaya.com». 2009 Avaya Inc. Tous droits réservés. Avaya Unit 1, Sterling Court 15-21 Mundells Welwyn Garden City Hertfordshire AL7 1LZ Angleterre Tél. : +44 (0) 1707 392200 Fax : +44 (0) 1707 376933 http://marketingtools.avaya.com/knowledgebase Mailbox Page 40