Guide PME Sm@rt-Cool Version 1.2.0.0 Décembre 2007
Sage Division Experts-Comptables - 11 rue de Cambrai - 75945 Paris Cedex 19 Siège Social Sage : 10 rue Fructidor - 75834 Paris Cedex 17 SAS au capital de 500.000-313 966 129 RCS Paris Sage est locataire gérant des sociétés Sage Coala, Adonix, Adonix Applications et Services, Sage Loan et Microlog CRM. Les informations contenues dans ce document peuvent faire l'objet de modifications sans notification préalable. Les informations indiquées sur ce document sont susceptibles de modification sans préavis de la part des partenaires cités. Il appartient donc au client de se rapprocher du partenaire choisi afin de valider avec lui les conditions applicables à la date de sa demande. Sage ne pourra en aucun cas être responsable d'une modification ou d'un retrait de l'offre de l'un des partenaires indiqués. Les noms de produits ou de sociétés mentionnés dans ce document ne sont utilisés que dans un but d'identification, et peuvent constituer des marques déposées par leurs propriétaires respectifs. Sage 2007-2008 - Tous droits réservés. Sage Experts-Comptables - Sm@rt-Cool Guide Pme 12/2007 2
Sommaire INSTALLATION 5 Prérequis Technique 5 Installation de l application Sm@rt-Cool 5 DEMARRAGE 12 Fenêtre de connexion 12 INTERACTION DES MENUS 14 Interaction des différents menus et icônes de Sm@rt-Cool 14 SYNCHRONISER LES DONNEES 16 DOSSIERS 19 COMPTABILITE 20 Etats 20 Chiffres d affaires 20 Balances 21 Bilans 22 Trésoreries 22 Journaux 23 Documents 23 Actions complémentaires 24 Plan de comptes 24 Consulter le détail d un compte 25 Lettrage 26 Mes saisies 30 Créer un compte 30 Créer un fournisseur 31 Créer un client 32 Saisir par journal 33 Sage Experts-Comptables - Sm@rt-Cool Guide Pme 12/2007 3
Saisir un achat 35 Saisir une vente 37 Saisir un paiement 38 Saisir un encaissement 39 Pointage bancaire 40 Mon Brouillard 41 Liste des écritures 41 Liste des achats 41 Liste des ventes 41 Liste des paiements 42 Liste des encaissements 42 IMMOBILISATIONS 43 PAYE 45 Listes 45 Liste des salariés 45 Liste des bulletins 46 Documents 46 Mes saisies 47 Créer un salarié 47 Saisir les variables 48 Saisir les plannings 49 MISSION CONSEIL 53 Consultation des documents publiés 53 ADMINISTRATION 54 Lister les codes utilisateurs 54 Créer un utilisateur 55 Suivi des lots 56 Sage Experts-Comptables - Sm@rt-Cool Guide Pme 12/2007 4
INSTALLATION PREREQUIS TECHNIQUE L application Sm@rt-Cool nécessite pour la PME : Windows 2000 ou XP à jour des services pack de Microsoft 512 Mo de RAM minimum Connection internet débit 512kb/s minimum pour la synchronisation des éléments avec le cabinet. INSTALLATION DE L APPLICATION SM@RT-COOL 1 - Aller sur le site http://sweb.sagecoala.com/smartcool 2 - Installer dans l ordre les points 1 à 3 1) Installation du Microsoft.Net Framework 1.1 Cliquer sur le lien «Cliquer ici pour débuter le téléchargement du Microsoft Framework 1.1» Cliquer sur Exécuter pour continuer. Sage Experts-Comptables - Sm@rt-Cool Guide Pme 12/2007 5
Cliquer sur Exécuter pour continuer. Cliquer sur Oui pour continuer. Cliquer sur OK pour terminer l installation. 2) Installation du Microsoft WSE 2.0 SP3 Cliquer sur le lien «Cliquer ici pour débuter le téléchargement de Microsoft WSE 2.0 SP3» Cliquer sur Exécuter pour continuer l installation. Sage Experts-Comptables - Sm@rt-Cool Guide Pme 12/2007 6
Cliquer sur Exécuter pour continuer l installation. Cliquer sur Next pour continuer l installation. Cliquer sur la case I accept the terms in the license agreement, puis cliquer sur Next pour continuer l installation. Sage Experts-Comptables - Sm@rt-Cool Guide Pme 12/2007 7
Laisser le choix coché sur Runtime, puis cliquer sur Next pour continuer l installation. Cliquer sur Install pour continuer l installation. Cliquer sur Finish pour terminer l installation. Sage Experts-Comptables - Sm@rt-Cool Guide Pme 12/2007 8
Fermer la fenêtre. Installation du client Sm@rt-Cool 3) Cliquer sur le lien Cliquer ici pour débuter le téléchargement de Sm@rt-Cool Remarque : Microsoft.Net Framework 1.1 et Microsoft WSE 2.0 SP3 doivent être installés pour la bonne exécution de l application SM@RT-COOL Cliquer sur Exécuter pour continuer l installation. Sage Experts-Comptables - Sm@rt-Cool Guide Pme 12/2007 9
Cliquer sur Suivant pour continuer l installation. Cliquer sur le choix Tout le monde, puis cliquer sur Suivant pour continuer l installation. La recopie des programmes va se lancer. Patienter jusqu à l affichage de la fenêtre ci-dessous. Sage Experts-Comptables - Sm@rt-Cool Guide Pme 12/2007 10
La fin de l installation est marquée par l affichage de la fenêtre Installation terminée. Cliquer sur Fermer Un raccourci est créé sur le bureau. Remarque : Ce raccourci fait référence au chemin suivant : C:\Program Files\SageCoala\SmartCool\Wincool.Exe Sage Experts-Comptables - Sm@rt-Cool Guide Pme 12/2007 11
DEMARRAGE Fenêtre de connexion Le lancement de Sm@rt-Cool affiche la fenêtre de connexion suivante : Code utilisateur Mot de passe Mémoriser le mot de passe Hors Connexion Connexion Renseigner le code utilisateur communiqué par l expert-comptable. Renseigner le mot de passe communiqué par l expert-comptable. Respecter les majuscules et minuscules. Permet de mémoriser le code utilisateur et le mot de passe pour les prochaines connexions. Cliquer sur ce bouton pour lancer Sm@rt-Cool en mode déconnecté. Ce mode ne nécessite pas une connexion à internet. Permet de consulter et faire de la saisie. Cliquer sur ce bouton pour lancer Sm@rt-Cool en mode connecté. Nécessite que l accès à internet soit actif. Remarque : Au premier lancement de Sm@rt-Cool après l installation des programmes seul ce mode est autorisé. Si votre accès internet n est pas actif, ce bouton reste grisé. Ce mode de lancement va aussi vérifier s il existe une version différente disponible sur le serveur de mise à jour. Si c est le cas la fenêtre suivante apparaît : Sage Experts-Comptables - Sm@rt-Cool Guide Pme 12/2007 12
Cliquer sur «Oui» pour installer la mise à jour, sinon «Non» si vous désirez le faire plus tard. Dans tous les cas installer cette mise à jour le plus tôt possible. Il est recommandé de lancer Sm@rt-Cool régulièrement en mode connecté pour mettre à jour votre version. Annuler Permet d annuler la procédure de connexion et ferme la fenêtre sans lancer Sm@rt-Cool Sage Experts-Comptables - Sm@rt-Cool Guide Pme 12/2007 13
INTERACTION DES MENUS Interaction des différents menus et icônes de Sm@rt-Cool 5 4 2 3 1 Le menu est reparti en cinq parties : 1 Cette partie (Administration, Dossier, Comptabilité, Immobilisations, Paye) sont les modules aux quels vous avez droits. Si le module est grisé c est qu aucun droit ne vous a été attribué. Contacter votre expert-comptable pour l affectation des droits. Pour passer d un module à un autre cliquer sur celui souhaité. 2 Le contenu de cette fenêtre s affiche en fonction de la sélection du menu 1. Le titre de votre sélection est repris en haut de la fenêtre. Cette fenêtre est aussi répartie en sous rubriques dont les titres sont en couleurs cyans. Dans notre exemple le menu principal est «Comptabilité» et les titres des sous rubriques sont «Etats, Mes saisies, Mon brouillard». 3 Le contenu de cette fenêtre s affiche en fonction du choix de la fenêtre 2. Dans notre exemple c est le «chiffres d affaire» du menu 3. 4 Ce menu contient des icônes (raccourcies) permettant de changer de critère d affichage (Ex : Exercice), d éditer aussi d afficher d autres éléments (Plan de comptes, Plan de Journaux, ou des raccourcis correspondant à un point de menu Sage Experts-Comptables - Sm@rt-Cool Guide Pme 12/2007 14
3. Chaque icône a une info bulle. 5 Cette partie est fixe et ne change pas en fonction. Le menu fichier vous permettra de «Enregistrer, supprimer une saisie, Synchroniser, Aperçu avant impression, Imprimer, de se connecter ou déconnecter). Le menu «Comptabilité» contient les mêmes actions que les icônes du menu 4. Sage Experts-Comptables - Sm@rt-Cool Guide Pme 12/2007 15
SYNCHRONISER LES DONNEES La synchronisation permet d envoyer et de recevoir les données de Coala. En réception : - Les saisies effectuées dans Coala (Droits, Ecritures, Comptes, Journaux) - Les publications de documents (Bilans, Documents divers (Excel, Word) créés dans Coala ainsi que la plupart des documents administratifs standards) - Les immobilisations saisies dans Coala - Les bulletins de Salaires - Les variables de paies - Les plannings salariés En émission : - Les saisies dans Sm@rt-Cool dans Comptabilité - Les cessions d immobilisations - Les variables de paies. Pour Synchroniser il faut être en mode connecté et que le poste ait un accès internet. La connexion internet n est nécessaire que pour l envoi et la réception des données. Dès la synchronisation terminée on peut tout à fait passer en mode déconnecté et travailler dans Sm@rt-Cool. Pour passer du mode connecté en mode déconnecté et vice-versa, cliquer sur le menu Fichier->Travailler hors connexion. Le mode connexion est marqué par la possibilité d accéder à l icône ou par le menu Fichier -> Synchronisation. Le menu Synchroniser propose trois choix : - Synchroniser - Envoyer - Recevoir Synchroniser : Permet d envoyer les données de Sm@rt-Cool vers l expert-comptable et de recevoir les données publiées par l expert-comptable à partir de Coala. Envoyer : Permet d envoyer uniquement les données (saisies) de Sm@rt-Cool vers l expert-comptable Recevoir : Permet de recevoir uniquement les données envoyées par l expert-comptable à partir de Coala. Sage Experts-Comptables - Sm@rt-Cool Guide Pme 12/2007 16
Menu Synchroniser Synchroniser tout : Envoi et réception de tous les modules Synchroniser le dossier permanent : Envoi et réception des données concernant uniquement le dossier (Menu Dossier) permanent. Synchroniser la comptabilité : Envoi et réception des données concernant le module Comptabilité (Menu Comptabilité) Synchroniser les immobilisations : Envoi et réception des données du module Immobilisations (Menu Immobilisation) Synchroniser la paye : Envoi et réception des données du module Paye (Menu Paye) Menu Envoyer Envoyer tout : Envoi uniquement les données de tous les modules de Sm@rt-Cool vers l expertcomptable. Envoyer le dossier permanent : Envoi uniquement les données du module Dossier de Sm@rt-Cool vers l expert-comptable. Envoyer la comptabilité : Envoi uniquement les données du module Comptabilité de Sm@rt-Cool vers l expert-comptable. Envoyer la Paye : Envoi uniquement les données du module Paye de Sm@rt-Cool vers l expert-comptable. Sage Experts-Comptables - Sm@rt-Cool Guide Pme 12/2007 17
Menu Recevoir Recevoir tout : Réception uniquement des données de tous les modules envoyées par l expertcomptable. Recevoir le dossier permanent : Réception uniquement des données de du module Dossier envoyées par l expert-comptable. Envoyer la comptabilité : Réception uniquement des données du module Comptabilité envoyées par l expert-comptable. Envoyer la Paye : Réception uniquement des données du module Paye envoyées par l expertcomptable. Remarque : N envoyer la paye que si toutes les saisies des variables et plannings sont terminés. Sage Experts-Comptables - Sm@rt-Cool Guide Pme 12/2007 18
DOSSIERS Dans ce module il est possible de consulter : Les informations propres à votre dossier : o o o Raison sociale Coordonnées Domiciliation bancaire Les documents (Word, Excel, Pdf,..) publiés par votre cabinet dans le dossier permanent de Coala. Sage Experts-Comptables - Sm@rt-Cool Guide Pme 12/2007 19
COMPTABILITE Le module comptabilité est réparti en trois rubriques : Etats Mes saisies Mon brouillard ETATS Cette partie permet de consulter les éléments suivants : Chiffres d affaires Ce graphique est calculé dynamiquement en fonction des écritures de ventes. Sage Experts-Comptables - Sm@rt-Cool Guide Pme 12/2007 20
Balances Plusieurs balances sont accessibles en consultation (Balance générale, Balance clients, Balance Fournisseurs) et sont répartis par exercice. Permet de passer à l exercice précédant ou suivant Permet de Changer de balance (Balance générale, Balance clients, Balance Fournisseurs) Permet de mettre des ruptures de totalisations. Ex : Niveau 1 rajoute un sous total si le premier chiffre du Numéro de compte change. Sage Experts-Comptables - Sm@rt-Cool Guide Pme 12/2007 21
Bilans Permet d afficher les bilans (mensuels) publiés par votre expert. Permet de sélectionner un autre mois Trésoreries Affiche les différents journaux de banques 1. Permet de changer d exercice 2. Permet de changer de Journal 1 1 2 Sage Experts-Comptables - Sm@rt-Cool Guide Pme 12/2007 22
Journaux Permet de consulter les journaux (ces journaux contiennent les lignes saisies dans Coala et Sm@rt- Cool Documents Permet de consulter tous les documents publiés par le cabinet à partir du module «Comptabilité» de Coala. Sage Experts-Comptables - Sm@rt-Cool Guide Pme 12/2007 23
Actions complémentaires Plan de comptes Pour consulter les différents plans de comptes (Comptes généraux, Fournisseurs, Clients), Cliquer sur le menu Comptabilité puis sur l icône accéder aux différents types. (2). Cliquer ensuite sur la boite de dialogue (1) pour (2) (1) Un double-clic permet de consulter la fiche du compte. Exemple d une fiche d un compte tiers. Exemple d une fiche d un compte général. Sage Experts-Comptables - Sm@rt-Cool Guide Pme 12/2007 24
Consulter le détail d un compte La consultation du détail d un compte est accessible par les balances. Pour consulter le détail d un compte double-cliquer sur la ligne concerné ou sélectionner Voir le détail du compte par le clic-droit. Sage Experts-Comptables - Sm@rt-Cool Guide Pme 12/2007 25
Lettrage En consultation du détail d un compte il est possible il est possible de procéder au lettrage manuel du compte. Remarque : L accès au détail d un compte est accessible par le menu Balances (1). Deux modes de lettrage sont possibles : Lettrage par saisie manuelle de la lettre de lettrage : Renseigner dans la colonne L (2), une lettre de l alphabet regroupant les lignes à lettrer. Cliquer sur le bouton Enregistrer (3) pour valider le lettrage. L enregistrement du lettrage n est possible que s il y a un équilibre du lettrage par lettre. 3 1 2 Sage Experts-Comptables - Sm@rt-Cool Guide Pme 12/2007 26
Lettrage par sélection des lignes : Sélectionner les lignes à lettrer puis par un clic droit de la souris sélectionner Lettrer. Pour sélectionner plusieurs lignes garder la touche Ctrl du clavier enfoncé puis cliquer sur les lignes concernées. La fonction Lettrer va affecter automatiquement la lettre de lettrage dans la colonne L (1). Cliquer sur le bouton Enregistrer (2) pour valider le lettrage. 2 1 Sage Experts-Comptables - Sm@rt-Cool Guide Pme 12/2007 27
Après sélection du bouton Enregistrer si le lettrage est en déséquilibre un message d avertissement apparaît. Cliquer sur le bouton Oui pour supprimer le lettrage en déséquilibre ou sur le bouton Non pour revenir sur le détail du compte pour compléter le lettrage en cours. Dans ce cas il faut renseigner manuellement la lettre de lettrage sur les lignes manquantes dans la colonne L. Le lettrage sera envoyé à la Production Coala lors de la prochaine Synchronisation de la Comptabilité. Sage Experts-Comptables - Sm@rt-Cool Guide Pme 12/2007 28
Menu lettrage : En consultation du détail d un compte un nouveau menu Lettrage apparaît. Compte lettrable : Permet de rendre un compte lettrable ou de le rendre non lettrable. Le basculement à chaque mode se fait à chaque Clic. Retirer le lettrage : Permet de supprimer tout le lettrage du compte (équilibré et déséquibré). Retirer les lettrages : Permet de supprimer tous les codes de lettrages en déséquilibre. Déséquilibrés Lignes non lettrées : Permet d afficher que les lignes non lettrées ou toutes les lignes du compte. Le basculement à chaque mode se fait à chaque Clic. Le menu lettrage et la fonction lettrage ne sont possibles si le droit a été accordé par l Expert- Comptable à partir de Production Coala. Sage Experts-Comptables - Sm@rt-Cool Guide Pme 12/2007 29
Mes saisies Créer un compte Permet de créer un compte comptable général. Renseigner le numéro de compte, le libellé, et cocher «Lettrable» au besoin. Cliquer sur pour enregistrer votre saisie. Une saisie enregistrée n est supprimable que par le cabinet dans Coala. Sage Experts-Comptables - Sm@rt-Cool Guide Pme 12/2007 30
Créer un fournisseur Permet de créer une fournisseur. Le numéro d un fournisseur doit respecter la codification mis en place dans Coala. (Dans notre exemple : Le numéro doit être compris entre 401AAA à 401ZZZ). Renseigner les données, puis cliquer sur pour enregistrer votre saisie. Une saisie enregistrée n est supprimable que par le cabinet dans Coala. Remarque : Le Numéro et le Libellé sont obligatoires. Après enregistrement de la saisie le plan de compte général est proposé par défaut. Pour accéder à la consultation des comptes fournisseurs cliquer sur la boîte de dialogue (1), puis sélectionner FOURNISSEURS. Remarque : En consultation en comptabilité les plans de comptes sont consultables à tout instant en cliquant le l icône (2) (2) (1) Sage Experts-Comptables - Sm@rt-Cool Guide Pme 12/2007 31
Créer un client Permet de créer une fiche client Le numéro d un fournisseur doit respecter la codification mis en place dans Coala. (Dans notre exemple : Le numéro doit être compris entre 411AAA à 411ZZZ). Renseigner les données, puis cliquer sur pour enregistrer votre saisie. Remarque : Le Numéro et le Libellé sont obligatoires. Sage Experts-Comptables - Sm@rt-Cool Guide Pme 12/2007 32
Saisir par journal La fonction «Saisir par journal» permet de consulter et de créer des écritures comptables par exercice, journal, et par mois. On peut rajouter des lignes d écritures à la fin du journal en renseignant le jour, le compte, la pièce, le libellé, le débit ou le crédit. La recherche des comptes peut se faire par la saisie du début du numéro suivi de * ( ex : 401* pour afficher tous les comptes commençant par 401) ou libellé dans la colonne compte. Une boite de dialogue de sélection de compte est proposée après validation par la touche enter. On peut trié l affiche par Numéro ou par Libellés en cliquant sur Numéro ou Libellé. On peut appliquer dans cette liste de nouveaux filtres de consultation (sur le numéro ou le libellé). Sage Experts-Comptables - Sm@rt-Cool Guide Pme 12/2007 33
Remarque : Dès sélection d un compte il faut continuer la saisie jusqu à la fin de la ligne en renseignant un montant. Sm@rt-Cool enregistre automatiquement la saisie dès que les lignes sont équilibrées. Les lignes avec l icône sont des lignes synchronisées (envoyées au cabinet de l expertcomptable) et ne sont plus modifiables. Suppression d une ligne Pour supprimer une ligne, sélectionner la ligne en cliquant sur la première colonne en face de la ligne à supprimer, puis renseigner le signe moins (-) sur le champ date ou appuyer sur la touche «Suppr». Confirmer alors le message de suppression. Remarque : Après chaque saisie, il est conseillé de cliquer sur le menu de gauche «Saisir par journal» afin d actualiser l affichage Sage Experts-Comptables - Sm@rt-Cool Guide Pme 12/2007 34
Saisir un achat La fonction «Saisir un achat» permet de saisir des factures ou des avoirs d achats en mode assisté. Cette saisie ne nécessite aucune connaissance comptable. Détails des champs : Fournisseur Nom Fournisseur Date Date Comptable Numéro Référence pièce de Coala Libellé (1) Libellé de l écriture des comptes de TVA et Fournisseur Compte Compte de charge Libellé (2) Libellé compte de charge Montant Dans le cas d un avoir renseignez un nombre négatif (ex : -100) Tva Taux de Tva Pour saisir sélectionner un Fournisseur, une Date, un Journal Renseignez au besoin le Numéro, le libellé puis cliquez sur Compte Pour vous positionnez sur le compte désirez tapez la lettre correspondante ( ex : B va positionner le curseur sur le premier compte commençant par B). Renseignez un libellé (si le journal n est pas en propagation), un montant hors taxe, puis sélectionnez un taux de TVA, puis appuyer sur la touche [enter] pour valider la ligne. Sage Experts-Comptables - Sm@rt-Cool Guide Pme 12/2007 35
Remarque : Dès sélection d un compte il faut continuer la saisie de la ligne jusqu à la validation de la ligne. Il faut renseigner un montant différent de zéro (exemple : 1). Re-sélectionnez la ligne en cliquant sur le champ en face du compte. La ligne sélectionnée à un triangle. Appuyez sur la touche «Suppr» de votre clavier pour supprimer la ligne. Si le journal est configuré dans Coala en propagation ne renseignez le libellé qu au niveau du champ libellé au dessus de «Compte». Ce libellé sera recopié sur le libellé de toutes les lignes (Fournisseur, TVA et Charge). Si le journal est configuré dans Coala en non propagation le libellé peut être modifiable sur chaque ligne. Le premier champ libellé sera le libellé des lignes comptes de TVA et de Fournisseur. Pour enregistrer votre saisie cliquer sur le bouton en haut à gauche. Pour annuler votre saisie cliquez l icône (précédent) puis répondez non à la question posée. Les saisies des achats non encore synchronisées sont modifiables et supprimables par «Mon brouillard -> Listes des écritures ou Liste des achats» Sélectionner la ligne à modifier puis cliquer sur le bouton ou en fonction de votre modification. Les achats sont aussi consultables et modifiables sous forme d écriture comptable dans la fonction «Saisir par journal» en sélectionnant les journaux d achats. Remarque : En cas de blocage sur une ligne, appuyer sur la touche [Echap] autant de fois que nécessaire puis cliquer sur l icône précédent ou un des menus à gauche pour actualiser et sortir du blocage. Sage Experts-Comptables - Sm@rt-Cool Guide Pme 12/2007 36
Saisir une vente La fonction «Saisir une vente» permet de saisir des factures ou des avoirs de ventes en mode assisté. Cette saisie ne nécessite aucune connaissance comptable. Pour saisir une vente renseigner Client, une Date, un Journal, Un Compte, un libellé, un montant hors taxe, un taux de TVA. Voir Saisir un achat pour le principe de saisie. Pour enregistrer votre saisie cliquer sur le bouton en haut à gauche. Les saisies des achats non encore synchronisées sont modifiables et supprimables par «Mon brouillard -> Listes des écritures ou Liste des ventes» Sélectionner la ligne à modifier puis cliquer sur le bouton ou en fonction de votre modification. Remarque : Les ventes sont aussi consultables et modifiables sous forme d écriture comptable dans la fonction «Saisir par journal» en sélectionnant les journaux de ventes. Sage Experts-Comptables - Sm@rt-Cool Guide Pme 12/2007 37
Saisir un paiement La fonction «Saisir un paiement» permet des paiements. Cette saisie ne nécessite aucune connaissance comptable. Pour saisir un paiement renseigner le Journal, le mode de paiement (Chèque, Traite, Virement, Prélèvement, Espèce), une Date, un compte (Bénéficiaire), un Libellé, Une Référence et le Montant à régler. Pour enregistrer votre saisie cliquer sur le bouton en haut à gauche. Les éléments suivants sont paramétrés dans Coala : - Liste des Journaux - Liste des Comptes - Les modes de paiements ne sont pas modifiables Les saisies des paiements non encore synchronisés sont modifiables et supprimables par «Mon brouillard -> Listes des écritures ou Liste des paiements» Sélectionner la ligne à modifier puis cliquer sur le bouton ou en fonction de votre modification. Remarque : Les paiements sont aussi consultables et modifiables sous forme d écriture comptable dans la fonction «Saisir par journal» en sélectionnant les journaux de banques. Les nouveaux comptes généraux, Fournisseur et Clients crées dans Sm@rt-Cool ne sont accessibles qu après synchronisation et récupération par le Cabinet. Sage Experts-Comptables - Sm@rt-Cool Guide Pme 12/2007 38
Saisir un encaissement La fonction «Saisir un encaissement» permet de saisir des encaissements. Cette saisie ne nécessite aucune connaissance comptable. Pour saisir un paiement renseigner le Journal, le mode de paiement (Chèque, Traite, Virement, Prélèvement, Espèce), une Date, un compte (Bénéficiaire), un Libellé, Une Référence et le Montant à régler. Pour enregistrer votre saisie cliquer sur le bouton Les éléments suivants sont paramétrés dans Coala : - Liste des Journaux - Liste des Comptes - Les modes de paiements ne sont pas modifiables Les saisies des encaissements non encore synchronisées sont modifiables et supprimables par «Mon brouillard -> Listes des écritures ou Liste des encaissements» Sélectionner la ligne à modifier puis cliquer sur le bouton ou en fonction de votre modification. Remarque : Les encaissements sont aussi consultables et modifiables sous forme d écriture comptable dans la fonction «Saisir par journal» en sélectionnant les journaux de banques. Les nouveaux comptes généraux, Fournisseur et Clients crées dans Sm@rt-Cool ne sont accessibles qu après synchronisation et récupération par le Cabinet. Sage Experts-Comptables - Sm@rt-Cool Guide Pme 12/2007 39
Pointage bancaire L application Comptabilité permet d effectuer un Pointage Bancaire des journaux de trésoreries. En fonction du droit accordée par l Expert-Comptable le menu Pointage Bancaire (1) sera grisé ou accessible. Le principe est de permettre de cocher ou décocher le rapprochement des lignes (par rapport à un relevé bancaire papier par exemple). 4 0 5 2 1 3 Pour procéder au pointage : - Sélectionner le journal de trésorerie (0) - Sélectionner la date de rapprochement (2) - Cocher ou Décocher la case concernée dans la colonne R (3) - Cliquer sur le bouton Enregister (4) pour valider le pointage. Ou recliquer sur le menu Pointage Bancaire (1) (dans ce dernier cas un message de confirmation sera demandé) Dans le cas où des relevés ont été créés dans Production, ils sont accessibles dans la boîte de dialogue Relevé (5). Ceci ainsi à la PME de les consulter et éventuellement de les compléter. Le Pointage Bancaire sera envoyé à la Production Coala lors de la prochaine Synchronisation de la Comptabilité. Sage Experts-Comptables - Sm@rt-Cool Guide Pme 12/2007 40
Mon Brouillard Liste des écritures Liste les écritures saisies dans Sm@rt-Cool non encore récupérées par le cabinet. Les ayant l icône sont les lignes synchronisées mais non encore récupérées par le cabinet. Après récupération par le cabinet à la prochaine synchronisation ces lignes disparaîtront du brouillard. Les lignes sans l icône sont des lignes non synchronisées et sont encore modifiables. Double- Cliquez sur la ligne concernée pour accéder à sa modification. Liste des achats Même principe que «Liste des écritures» mais ne concernent les lignes achats. Liste des ventes Même principe que «Liste des écritures» mais ne concernent les lignes ventes. Sage Experts-Comptables - Sm@rt-Cool Guide Pme 12/2007 41
Liste des paiements Même principe que «Liste des écritures» mais ne concernent les lignes paiements. Liste des encaissements Même principe que «Liste des écritures» mais ne concernent les lignes encaissements. Sage Experts-Comptables - Sm@rt-Cool Guide Pme 12/2007 42
IMMOBILISATIONS L espace immobilisations vous permet de consulter la liste des immobilisations et leur plan d amortissement. Ces informations sont publiées par Coala et ne sont pas saisissables et modifiables. Néanmoins on peut consulter le détail d une immobilisation sous forme de fiche et procéder à une cession. Pour effectuer une cession renseigner les éléments dans la partie «Sortie» puis cliquer sur. Sage Experts-Comptables - Sm@rt-Cool Guide Pme 12/2007 43
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PAYE Listes La partie liste permet de consulter : La liste des salariés Les bulletins de salaires Les documents publiés par Coala Liste des salariés Sage Experts-Comptables - Sm@rt-Cool Guide Pme 12/2007 45
Liste des bulletins Remarque : Les bulletins ne sont consultables que si l expert comptable a fait une publication des bulletins de salaires du mois concernés. Documents Tous les documents publiés du module «Espace paie» de Coala sont dans cet espace. Exemple : Une DUE Sage Experts-Comptables - Sm@rt-Cool Guide Pme 12/2007 46
Mes saisies Créer un salarié Renseigner les éléments de la fiche Salarié puis cliquer sur pour valider la saisie. Sage Experts-Comptables - Sm@rt-Cool Guide Pme 12/2007 47
Saisir les variables Cette fonction permet de saisir les variables de paie publiées par la publication des bulletins de salaires du mois précédent. Chaque publication de Coala d un mois N publie en même temps les variables du mois suivant. La liste des variables disponibles sont à l initiative de l expert-comptable par un paramétrage dans Coala. La saisie des variables est disponible que pour un mois donné (Mois M+1 du dernier mois M publié par l expert-comptable. Les mois précédents et suivants ne sont pas accessibles actuellement. Renseigner les variables dans les différentes colonnes puis cliquer saisie. pour valider la Remarque : Dans l exemple ci-dessous les lignes ne sont plus modifiables car elles ont été synchronisées avec Coala. Les lignes sont précédées de l icône. Attention : Ne lancer une synchronisation ou envoi de la paye que si la saisie des variables de paye est terminée pour les tous les salariés. Les salariés nouvellement sur un mois M n apparaît pas dans les saisies du mois M. Sage Experts-Comptables - Sm@rt-Cool Guide Pme 12/2007 48
Saisir les plannings Cette fonction permet de renseigner les heures travaillées, les heures d absences et les motifs des d absences des salariés dont le planning a été activé dans Coala. La possibilité de saisir les plannings et le paramétrage du calendrier, des heures travaillées par défaut et des motifs d absence est faite uniquement dans Coala par l expert-comptable. La saisie du planning n est disponible que pour un mois donné (Mois M+1 du dernier mois publié par l expert-comptable. Les mois précédents et suivants ne sont pas accessibles actuellement. Pour saisir sélectionner le salarié puis compléter le planning. Pour valider la saisie cliquer sur le bouton en haut à gauche. Les données saisissables : Colonne Durée Permet de renseigner le nombre d heure travaillée pour la journés. Commencer toujours par renseigner cette colonne. Colonne Durée Non T. Permet de renseigner le nombre total des heures non travaillées. Ces heures devront être réparties dans les colonnes à droite : - Durée Non T1, Motif Non T1 - Durée Non T2, Motif Non T2 - Durée Non T3, Motif Non T3 La colonne Durée Non T. peut répartie au maximum en trois durée et motif d absence. Sage Experts-Comptables - Sm@rt-Cool Guide Pme 12/2007 49
Colonne Durée Non T1. Renseigner dans cette colonne la durée à répartir par rapport au nombre saisie dans la colonne durée Non T. Si le nombre saisi est supérieur à la colonne Non T, le nombre de la colonne Non T sera changé automatiquement. Colonne Motif Non T1 Sélectionner dans la liste le motif correspondant à la durée Non T1 en cliquant sur la combo box. Colonne Durée Non T2. Colonne Motif Non T2 Renseigner éventuellement une Durée Non T2 et Motif Non T2. La somme des durées Non T1 et T2 ne peut être supérieur à Durée Non T, dans le cas contraire Durée Non T sera recalculée. Colonne Durée Non T3. Colonne Motif Non T3 Renseigner éventuellement une Durée Non T3 et Motif Non T3. La somme des durées Non T1, T2 et T3 ne peut être supérieur à Durée Non T, dans le cas contraire Durée Non T sera recalculée. Pour enregistrer une saisie et/ou passer d une colonne à une autre appuyer sur la touche tabulation ou cliquer sur la colonne suivante. Règle de saisie des durées : Durée Saisie Duré convertie en affichage Correspondance réelle 6 6 :00 6 Heures 6 : 0 0 Heures 6 :0 6 :00 6 Heures 6.0 6 :00 6 Heures 6,0 6 :00 6 Heures 6 :30 6 :30 6 Heures 30 minutes 6 :03 6 :03 6 Heures 3 minutes 6.03 6 :03 6 Heures 3 minutes 6.30 6 :30 6 Heures 30 minutes 6,03 6 :03 6 Heures 3 minutes 6,30 6 :30 6 Heures 30 minutes Sage Experts-Comptables - Sm@rt-Cool Guide Pme 12/2007 50
Verrouiller une saisie Un planning d un salarié peut-être verrouillé. Il ne sera plus modifiable. Pour le modifier il faut l invalider (si seulement il n y a pas eu de synchronisation). Pour verrouiller, sélectionner le salarié puis par le clic droit sélectionner la fonction Valider. Les salariés verrouillés sont précédés d une coche à gauche du Nom. Pour déverrouiller, sélectionner le salarié puis par le clic droit sélectionner la fonction Invalider. Le planning du salarié sera à nouveau modifiable (si seulement il n y a pas eu de synchronisation). Sage Experts-Comptables - Sm@rt-Cool Guide Pme 12/2007 51
Les plannings envoyés à l expert-comptable et dont la publication des bulletins pour le mois concerné (dans notre exemple : Septembre 2007) n est pas encore effectuée par l expert-comptable sont consultables uniquement (aucune modification n est possible). Ils sont marqués par un à gauche du nom. Attention : Ne lancer une synchronisation ou envoi de la paye que si la saisie des variables de paye et les plannings sont saisis pour les tous les salariés. Les salariés nouvellement sur un mois M n apparaît pas dans les saisies du mois M. Sage Experts-Comptables - Sm@rt-Cool Guide Pme 12/2007 52
MISSION CONSEIL CONSULTATION DES DOCUMENTS PUBLIES La version 1.2.0.0 permet aussi de visualiser les documents publiés à partir de Mission Conseil de la Production Coala. En fonction des droits attribués par l Expert-Comptable à travers la Production Coala, une nouvelle application Mission de conseil apparaît. 2 3 1 Cette nouvelle application permet de visualiser les documents publiés à partir de Mission Conseil de la production Coala. La consultation des documents est la même que celle des autres applications comme la comptabilité. Pour visualiser un document : - Cliquer sur le menu Missions de conseil (1) - Cliquer sur la colonne Dossiers (2) puis sélectionner le dossier concerné - Double-cliquer (3) sur le document à visualiser. Sage Experts-Comptables - Sm@rt-Cool Guide Pme 12/2007 53
ADMINISTRATION Ce module permet si l expert-comptable en donne le droit de : - Lister les codes utilisateurs - Créer les codes utilisateurs - Suivre les lots Les actions ne sont accessibles que si Sm@rt-Cool travaille en mode connecté. LISTER LES CODES UTILISATEURS Permet de lister les codes utilisateurs permettant de connecter à Sm@rt-Cool. Login Mot de passe Activé Authentifier cette machine Code utilisateur de connexion à Sm@rt-Cool Mot de passe de connexion à Sm@rt-Cool Ce code peut-être momentanément d activé et donc plus utilisable. Non disponible actuellement Sage Experts-Comptables - Sm@rt-Cool Guide Pme 12/2007 54
Créer un utilisateur Permet de créer des codes utilisateurs pour se connecter à Sm@rt-Cool Renseigner le login et un mot de passe (maximum 20 caractères). Puis cliquer sur pour enregistrer la création. Remarque : La possibilité d affectaer des droits est aujourd hui uniquement disponible dans Coala et non dans Sm@rt-Cool. Sage Experts-Comptables - Sm@rt-Cool Guide Pme 12/2007 55
Suivi des lots Le suivi des lots permet de suivre les lots (données) envoyés de Sm@rt-Cool vers l expert-comptable. Cliquer sur Suivi des lots puis confirmer par Oui le lancement du suivi des lots. L actualisation des lots va commencer. Cette action est marqué par l affichage d une fenêtre d attente et peut-être plus ou moins longue en fonction du nombre de lots déjà envoyés. Sage Experts-Comptables - Sm@rt-Cool Guide Pme 12/2007 56
La fin du traitement est marquée par l affichage de la liste des lots. Première colonne Identifiant Application Taille Expéditeur Date d envoi Date de réception Statut du lot. Une coche signifie que le lot a été intégré correctement. Une croix signifie que le lot n a pas été intégré correctement. Identifiant interne permettant d identifier le lot Indique le type de lot Indique la taille du lot Indique le code utilisateur Sm@rt-Cool qui a envoyé le lot Date système de l envoi du lot Date système de réception du lot chez l expert-comptable Remarque : La première colonne et l application peuvent ne pas être renseignées car le suivi est mis en place que depuis la version 1.2.0.0. Dans tous les cas ne pas hésiter à relancer l actualisation du suivi des lots. Consulter le détail d un lot : Il est possible de consulter le détail d un lot de Comptabilité uniquement. Pour consulter le détail d un lot de Comptabilité sélectionner le lot puis par un clic droit sélectionner Voir le détail. Le détail du lot comptable va s afficher. Recliquer sur Suivi des lots ou l icône précédent pour revenir à l affichage de la liste des lots. Sage Experts-Comptables - Sm@rt-Cool Guide Pme 12/2007 57