Intervenants Valérie Creusot Expertis CFE Valéry Tarondeau CEGID Stéphane Plaire - CEGID
Contexte économique
Le Contexte économique Pour les entreprises Recherche d optimisation des coûts (y compris dans les prestations intellectuelles) Recentrage sur leur cœur de métier Tendance à vouloir se décharger des contraintes non liées au cœur de métier Recherche de conseils et services, simples efficaces et disponibles Sécuriser un système
Pour les cabinets d expertise comptable Recherche de diversification des sources de revenus Diversification des missions Valorisation du large spectre des compétences du cabinet Recherche de fidélisation de clientèle Démarche concurrentielle plus systématique de la part de la clientèle Préservation du portefeuille clients Notion de service à la carte
Pour les cabinets d expertise comptable La concurrence para publique se profile Titre Emploi Entreprise Net-Entreprise Portails déclaratifs concurrents à jedeclare.com Il faut s adapter et réagir
Objectif : fidéliser et développer Orientations Moyens
Les orientations pour le cabinet Mise en valeur du savoir faire du cabinet Gérer de l information comptable et fiscale Restituer les informations utiles pour l entreprise Optimiser les échéances fiscales dans la relation client. Compléter les obligations par du conseil Être force de proposition et d innovation pour ses clients Organisations innovantes autour de l information Pour un partage de tâches plus efficace
Le mode d organisation Organisation à définir entre le cabinet et ses clients Obligations du client Engagement sur des délais de traitement (saisie, lettrage ). Par exemple : les achats & ventes doivent être à jour le 19 pour une déclaration de TVA au 21. Obligations du cabinet Gestion optimale des échéances fiscales Restitution d informations
Le mode d organisation Conséquences pour le Cabinet Juridiques La définition précise au travers d'un contrat L existence d'une responsabilité Un engagement de moyens et/ou de résultat Risque de pénalités en cas de non respect
Le mode d organisation Conséquences pour le Cabinet Techniques Maîtrise des outils et évolution Coût d'un service à la pointe Sécurité et confidentialité
Le mode d organisation Conséquences pour le Cabinet Sociales & Culturelles Organisation interne du travail et répartition des tâches Compétence des collaborateurs en fonction des méthodes plus ou moins innovantes Formation collaborateurs Suivi planning : respect des délais face à un client plus exigeant Formalisation en cas de non respect des engagements par le client
Le mode d organisation Conséquences pour le Client Juridiques La définition d'engagements au travers d'un contrat Le respect des engagements : délais d'envoi de documents, de saisie, type de documents Connaissance des limites de sa mission
Le mode d organisation Conséquences pour le Client Culturelles Fonction des méthodes plus ou moins innovantes Intérêt des dirigeants
Le mode d organisation Conséquences pour le Client Sociales Organisation du travail et répartition des tâches : besoin d'un relais client/cabinet Formation des salariés
Les outils possibles Une plateforme «portail client» Mise à disposition par le cabinet d un portail client Espace documentaire maîtrisé par le cabinet Logiciels clients en mode ASP Echanges automatisés avec le cabinet
Espace documentaire Données récurrentes (Tableau de bord) Données ponctuelles (Actualités ) Données permanentes (Kbis, Bail )
Logiciels clients - ASP Comptabilité Fonctions commerciales TPE Paie saisie des éléments variables
Echanges client-cabinet Selon le mode d organisation (exemples) : Reporting pour le 4 Echanges finalisés le 31 du mois m-1 Tenue partagée Compta tiers par le client Intégration des relevés par le cabinet
Scénario 1 : La plateforme ASP pour optimiser vos échéances fiscales. Exemple de la déclaration de TVA Le client doit saisir ses ventes & achats pour le 19 Le cabinet doit établir la déclaration dès le 20 Le cabinet doit transmettre la déclaration au client (et/ou EDI)
Outil de gestion Saisie des achats
Outil de gestion Saisie des factures
Bureau du collaborateur Données en attente d intégration Comptabilité Paie
Bureau du collaborateur Choix des données à intégrer dans une liste
Bureau du collaborateur Intégration automatique des données
Bureau du collaborateur Déclaration de TVA intégrée dans la GED et publiée sur le portail du cabinet à disposition du client
Portail documentaire Client ASP Déclaration de TVA disponible en consultation et téléchargement
Portail documentaire Client ASP Consultation de la déclaration de TVA
Scénario 2 : Informer le client régulièrement sur l actualité fiscale le concernant Le cabinet souhaite informer son client des conséquences de la réforme de l avoir fiscal Mise à disposition des informations sur le portail Rappel des options à prendre et dans quel délai
Portail documentaire Cabinet Le cabinet a la possibilité de publier un document à destination de l ensemble des clients ASP
Portail documentaire Client ASP Document disponible en consultation et téléchargement
Portail documentaire Client ASP Consultation du document
Scénario 3 : Le bilan Le cabinet souhaite transmettre successivement les «projets de bilan» Utilisation du portail pour présenter les hypothèses Optimisation de la communication et des déplacements
Scénario 3 : Le bilan Conséquences organisationnelles pour le Cabinet Pouvoir Envoyer des projets de comptes sous un format informatique non modifiable une plaquette de comptes totalement informatisée
Scénario 3 : Le bilan Conséquences organisationnelles pour le Cabinet Organisation interne : qui fait quoi? notion de répartition du travail notion de droits
Scénario 3 : Le bilan Conséquences organisationnelles pour le Cabinet Etre de plus en plus réactif : réponse client plus rapide le cabinet devra être à l'écoute moins de déplacements pour le collaborateur
Le format PDF : Sécurité des documents Par défaut, les fichiers PDF sont : Modifiables Reproductibles (copier/coller) Les fichiers PDF sensibles doivent être protégés! non modifiables pas de copier-coller
Exemple de solution : Portail client Authentification Espace documentaire Espace de travail collaboratif ASP Comptabilité (et gestion commerciale) Saisie des éléments variables de paie Synchonisation avec l outil de production L outil de production du cabinet doit pouvoir être mis à jour selon une périodicité déterminée par l expert comptable selon le profil du client
Le portail clients : Un espace de communication privilégié entre le cabinet et ses clients : Soit autonome Soit rattaché au site existant du cabinet SITE WEB DU CABINET Portail clients
Espace Espace documentaire documentaire Le client Authentification par le site du cabinet Site du cabinet
Mode de publication : Le cabinet publie sur le portail des documents à partir de son outil de production. Gestion de visa hiérarchique (telle personne peut publier) et typologique (tel document peut être publié). Le client PE/TPE dispose d une bibliothèque complète de documents à consulter et à télécharger.
Bureau du collaborateur Administration des liens entre la GED du Cabinet et le portail documentaire
Bureau du collaborateur Administration des droits de publication de chaque collaborateur
Portail administration Cabinet Le cabinet gère les services et utilisateurs associés à chaque Client ASP
Portail documentaire Cabinet Le cabinet gère les type de publication mis à la disposition de chaque Client ASP
Outil de gestion Client ASP Le client gère les droit utilisateurs sur son outil de gestion
Types de documents : Bilan, extrait de comptes, soldes intermédiaires, bulletin de paie,, au format PDF. Courrier, modèle de document, tableau de bord,, au format Bureautique (MS Word, MS Excel, ) Extrait Kbis, autres documents scannés (formats image) Données récurrentes : ratios, clignotants de gestion
Logiciels en mode ASP Mode de fonctionnement : Le cabinet loue à son client TPE une application en ligne. Le client PE/TPE se connecte via Internet à le site du cabinet pour travailler en ligne en mode ASP Le client dispose d un progiciel adapté de comptabilité, paie et gestion commerciale, à l identique d une utilisation locale. La gestion des mises à jour de version est centralisée au cabinet En terme de sécurité Sauvegarde périodique faite au cabinet. Aucune donnée ne transite sur le réseau local du cabinet La synchronisation est interne au cabinet
Synthèse : Gagnant / Gagnant AVANTAGES CLIENT Service à la pointe Service adapté Assistance au quotidien Sécurité et confidentialité Pas de situation de dépendance : retour en arrière sans difficulté Réactivité et efficacité de la mission Simplicité de la solution Coût Optimisation des échéances AVANTAGES CABINET Evolution vers une offre de service de plus en plus large : «à la carte» Fidélisation du client Réactivité et efficacité de la mission Réponse à des attentes spécifiques Spécialisation sectorielle ou stratégie de niche Synergie plus forte client/cabinet Simplicité de la solution Coût Optimisation des échéances
Quelle Typologie de clients pour ce nouveau service? TPE : un service simple et peu coûteux PME : une offre cabinet adaptée à un secteur d'activité spécifique une réponse à une demande particulière d'externalisation partielle Groupes de sociétés avec des besoins de centralisation de certaines opérations Dirigeants dont le siège social est dans un pays mais qui se déplacent beaucoup à l'étranger : besoin d'accéder rapidement et facilement à certaines informations Contraintes organisationnelles et respect des échéances
Pour plus d informations, retrouvez-nous sur notre stand CEGID T178