Guide d utilisation www.mssig.com
TABLE DES MATIÈRES 1. PRÉSENTATION DE SIG BI... 3 1.1. OBJECTIFS... 3 1.2. PRINCIPE... 3 2. PARAMÈTRES INITIAUX... 4 2.1. CONFIGURATION REQUISE... 4 2.2. UTILISATION... 4 FONCTIONS DE SIG BI... 5 3. PRINCIPES D'UTILISATION... 6 3.1. LA BARRE D'OUTILS... 6 3.1.1. Le bouton "Chemin"... 6 3.1.2. Le bouton "Actualiser les données"... 6 3.1.3. Le bouton "Feuille de données"... 6 3.1.4. Le bouton "Légende"... 7 3.1.5. Le bouton "Aide"... 7 3.1.6. Le bouton "À propos"... 7 3.2. CRÉATION ET MODIFICATION D'UN RAPPORT... 7 3.3. MISE À JOUR DU RAPPORT... 9 3.4. BARRE D'OUTILS "TABLEAU CROISÉ DYNAMIQUE"... 9 3.5. PARAMÈTRE DE CHAMPS... 10 3.5.1. Champ de ligne ou de colonne... 12 3.5.2. Champ de données... 13 3.5.3. Champ de page... 14 3.6. SÉLECTION D'ÉLÉMENTS À INCLURE/EXCLURE DANS LES CHAMPS DE LIGNE/COLONNE... 15 3.7. METTRE EN FORME LE RAPPORT... 16 3.8. AJOUT DE CHAMPS... 17 3.9. GRAPHIQUE DE TABLEAU CROISÉ DYNAMIQUE... 17 3.10. FORAGE... 18 3.11. AUTRES FONCTIONNALITÉS... 18
1. PRÉSENTATION DE SIG BI SIG-BI est un outil stratégique et essentiel pour la gestion intelligente des données comptables de votre entreprise. SIG-BI permet de compiler et de synthétiser vos données comptables et de les transformer en données pertinentes et stratégiques. Avec les fonctionnalités de tableaux croisés dynamiques de Microsoft Excel vous serez en mesure d'utiliser ces données pour effectuer différentes analyses et comparaisons selon une multitude de dimensions analytiques. En quelques clics de souris vous pourrez obtenir tous les rapports de gestion dont vous avez besoin. 1.1. Objectifs Effectuer des analyses détaillées de vos ventes et de vos achats. Analyser les feuilles de temps et les salaires de vos employés. Effectuer le suivi de vos projets (budgets, réels, engagements). Produire des analyses détaillées de transactions. Créer des tableaux de bord de gestion dynamiques. Créer des graphiques multidimensionnels. Effectuer des analyses détaillées selon plusieurs dimensions analytiques. 1.2. Principe SIG-BI est un logiciel qui a été développé avec les technologies Microsoft. Le logiciel Microsoft Excel (version 97 ou ultérieure) est nécessaire à son utilisation. SIG BI offre un accès direct aux fichiers de données comptables du logiciel Avantage. Des fichiers modèles sont fournis avec l'application. Chacun de ces modèles est basé sur un entrepôt de données construit à l'aide des champs disponibles dans les différents fichiers de données d'avantage. Il est donc possible de produire des rapports de ventes, d'achats, de paies, d'analyses de transactions et de suivis de projets. Les fichiers peuvent être utilisés avec n'importe quelle version d'avantage (Progression, Expansion, Implication, Intégration). Par contre, certains rapports comme le suivi des projets ne peuvent être utilisés qu'avec les versions Implication et Intégration. Page 3
2. PARAMÈTRES INITIAUX 2.1. Configuration requise Ordinateur Pentium I 133 Mhz ou plus Microsoft Windows 9x/2000/NT/XP 25 Mo d espace disque 32 Mo de mémoire vive Logiciel requis Logiciel comptable Avantage Windows Microsoft Excel 97 ou ultérieur 2.2. Utilisation Lors de la première utilisation du logiciel, vous devez paramétrer certaines informations telles que le chemin d'accès aux données de la compagnie du logiciel Avantage et le numéro de compagnie. Le chemin d'accès au répertoire des données d'avantage est sauvegardé dans le fichier de configuration " SIG-BI.ini" du répertoire "C:\Program Files\Micro Services SIG\SIG BI". La configuration du chemin d'accès est donc commune à tous les rapports SIG BI sur un même poste et doit être configuré sur chacun des postes qui utiliseront les rapports. Page 4
FONCTIONS DE SIG BI Page 5
3. PRINCIPES D'UTILISATION Les exemples fournis dans ce guide et les captures d'écran ont été effectués avec la version 2003 de Microsoft Excel. Les fenêtres et les options peuvent varier selon la version d'excel que vous utilisez. Veuillez vous référer à l'aide en ligne de Microsoft Excel pour plus de détail sur les tableaux croisés dynamiques. 3.1. La barre d'outils Une barre d'outils personnalisée permet d'effectuer toutes les fonctions de l'application. 3.1.1. Le bouton "Chemin" Ce bouton permet de paramétrer le chemin d'accès aux données d'avantage et le numéro de compagnie. 3.1.2. Le bouton "Actualiser les données" Les données du rapport sont actualisées à l'ouverture du fichier. Si de nouvelles données ont été saisies dans le logiciel comptable Avantage depuis que le fichier actuel a été ouvert, on peut utiliser le bouton "Actualiser les données" afin de synchroniser ces nouvelles données avec le rapport en cours. 3.1.3. Le bouton "Feuille de données" Le tableau croisé dynamique est alimenté à l'aide d'une feuille de données qui est masquée par défaut. Pour faire afficher cette feuille de données qui contient tous les enregistrements et les champs disponibles pour le rapport, vous devez utiliser le bouton "Feuille de données". Le bouton a deux fonctionnalités: si la feuille de données est masquée, un clic sur ce bouton permet d'afficher la feuille. Si la feuille est visible, un clic sur le bouton permet de la masquer. Page 6
3.1.4. Le bouton "Légende" Ce bouton permet d'afficher ou masquer la feuille de légende. Cette feuille contient le détail de tous les champs disponibles pour le rapport. 3.1.5. Le bouton "Aide" Ce bouton permet d'afficher le fichier d'aide de SIG BI. 3.1.6. Le bouton "À propos" Ce bouton permet d'afficher une boîte de dialogue qui vous informe sur la version de SIG BI que vous utilisez. Le bouton "Enregistrement" permet d'obtenir une nouvelle clef d'enregistrement afin d'activer le logiciel. Un hyperlien permet également d'afficher automatiquement la page de mises à jour de nos produits sur notre site Web (www.mssig.com). 3.2. Création et modification d'un rapport SIG BI utilise toutes les fonctionnalités intégrées de Microsoft Excel pour la conception de tableaux croisés dynamique. Pour des instructions plus détaillées, veuillez vous référer à la section des tableaux croisés dynamiques de l'aide en ligne de Microsoft Excel. Afin de créer un rapport, vous pouvez effectuer les étapes suivantes (instructions extraites de l'aide en ligne de Microsoft Excel): 1. Dans la fenêtre Liste de champs de tableau croisé dynamique, faites glisser les champs contenant les données que vous voulez afficher en lignes vers la zone de dépôt étiquetée Déposer champs de ligne Ici. Si la liste des champs n'est pas visible, cliquez à l'intérieur des contours des zones de dépôt du tableau croisé dynamique, puis assurez-vous que l'option Afficher la liste des champs est activée. Page 7
2. Faites glisser les champs contenant les données que vous voulez afficher en colonnes vers la zone de dépôt étiquetée Déposer champs de colonne ici. 3. Faites glisser les champs contenant les données que vous voulez synthétiser vers la zone étiquetée Déposer données ici. Seuls les champs disposant de l'icône ou peuvent être déplacés par glissement vers cette zone. Si vous ajoutez plusieurs champs de données, organisez ces champs dans l'ordre souhaité : cliquez avec le bouton droit sur un champ de données, pointez sur Ordre dans le menu contextuel, puis utilisez les commandes du menu Ordre pour déplacer le champ. 4. Faites glisser les champs que vous voulez utiliser comme champs de page vers la zone étiquetée Déposer champs de page Ici. 5. Pour réorganiser des champs, faites-les glisser d'une zone à l'autre. Pour supprimer un champ, faites-le glisser hors du rapport de tableau croisé dynamique. Pour masquer les contours des zones de dépôt, cliquez sur une cellule située en dehors du rapport de tableau croisé dynamique. Page 8
3.3. Mise à jour du rapport Pour mettre à jour un rapport, vous devez d'abord saisir un intervalle de dates et appuyer sur le bouton Mise à jour. Le système filtrera alors les données selon l'intervalle de dates et mettra à jour automatiquement le tableau croisé dynamique. 3.4. Barre d'outils "Tableau croisé dynamique" Avant de débuter avec un rapport de tableau croisé dynamique, assurez-vous que la barre d'outils "Tableau croisé dynamique" soit affichée. Cette barre d'outils contient plusieurs fonctions de mise en forme de tableau croisé dynamique. Vous pouvez entre autre appliquer une mise en forme prédéfinie à votre rapport, produire instantanément un graphique croisé dynamique, ajouter des formules qui seront disponibles comme champs de données, etc. Pour plus de détails, référez-vous à l'aide en ligne de Microsoft Excel. Page 9
3.5. Paramètre de champs La boîte de dialogue "Paramètres de Champ" permet d'exécuter plusieurs fonctions de mise en forme pour un champ sélectionné. Elle permet entre autre de trier l'ordre des éléments du champ, de formater les enregistrements, de changer les options de synthèse des champs de données, etc. Afin d'activer cette boîte de dialogue pour un champ donné, vous devez d'abord sélectionner le champ avec le pointeur de la souris en cliquant sur l'en-tête du champ ou sur n'importe quel élément de ce champ. Vous pouvez alors afficher la boîte de dialogue "Paramètres de Champ" à l'aide du menu contextuel (bouton droit de la souris) comme le montre le tableau suivant: Page 10
Vous pouvez également afficher la boîte de dialogue à l'aide du menu "Tableau croisé dynamique" de la barre d'outils "Tableau croisé dynamique" comme le montre le tableau suivant: La boîte de dialogue "Paramètres de Champ" offrira des fonctions différentes selon le champ sélectionné. Les champs de ligne et de colonne offriront les mêmes fonctions tandis que les champs de données et de page auront des fonctionnalités distinctes des autres champs. Page 11
3.5.1. Champ de ligne ou de colonne Le tableau suivant montre la boîte de dialogue qui sera affichée lorsqu'on a sélectionné un champ de ligne ou de colonne. Nom du champ. Le nom peut être changé dans cette fenêtre ou directement dans la cellule du tableau croisé dynamique. Vous ne pouvez pas utiliser un nom déjà présent dans la liste de nom disponible. Lorsqu'on utilise le bouton "Masquer", le champ est retiré du tableau croisé dynamique (même effet que glisser le champ hors du tableau). Permet d'afficher la boîte de dialogue "Options avancés..." qui permet de choisir l'option de tri des éléments du champ. Permet d'afficher la boîte de dialogue "Options avancés.." qui permet de choisir des options d'affichage et d'impression pour le champ. Permet d'afficher des sous-totaux automatiques (somme) pour le champ sélectionné, de personnaliser les sous-totaux selon différents types de synthèse (choix à partir de la liste déroulante) ou de n'afficher aucun sous-total Page 12
3.5.2. Champ de données Le tableau suivant montre la boîte de dialogue qui sera affichée lorsqu'on a sélectionné un champ de données. Permet d'afficher la boîte de dialogue "Format de cellule" qui permet d'appliquer un format spécifique aux données du champ (ex. monétaire, date, nombre, etc.). Permet d'afficher ou masquer les options supplémentaires dans le bas de la fenêtre de dialogue. Ces options permettent d'afficher les données selon différents paramètres (ex. "% par colonne" permet de visualiser la répartition en pourcentage de chacun des éléments de ligne par rapport au total de la colonne). Permet de choisir le type de synthèse désiré pour le champ de données sélectionné. Un champ de données peut être ajouté plus d'une fois afin d'afficher des synthèses différentes (ex. somme et moyenne). Page 13
3.5.3. Champ de page Le tableau suivant montre la boîte de dialogue qui sera affichée lorsqu'on a sélectionné un champ de page. Sélectionnez les éléments à exclure du tableau croisé dynamique (permet d'appliquer un filtre de plusieurs éléments). Page 14
3.6. Sélection d'éléments à inclure/exclure dans les champs de ligne/colonne Pour les champs de ligne et de colonne, vous pouvez choisir d'inclure ou exclure certains éléments pour le tableau croisé dynamique (voir tableau suivant). Cliquer sur le bouton de liste déroulante de l'en-tête du champ de ligne ou colonne dont vous voulez filtrer les éléments. Les éléments cochés apparaîtront dans le tableau croisé dynamique tandis que ceux qui ne sont pas cochés seront exclus. Utilisez l'élément "Afficher tout" pour cocher tous les éléments ou décocher tous les éléments d'un seul coup. Page 15
3.7. Mettre en forme le rapport Il existe plusieurs formats prédéfinis pour mettre en forme le tableau croisé dynamique. Pour appliquer un format, vous devez sélectionner le tableau (cliquer sur n'importe quelle cellule à l'intérieur du tableau) et utiliser la fonction "Mettre en forme le rapport" du menu "Tableau croisé dynamique" de la barre d'outils "Tableau croisé dynamique". Vous n'avez alors qu'à choisir le format désiré parmi ceux offerts dans la liste. Page 16
3.8. Ajout de champs Pour ajouter des champs supplémentaires qui seront disponibles dans le tableau croisé dynamique, vous devez d'abord afficher la feuille de données à l'aide du bouton de la barre d'outils de SIG BI. Vous devez ensuite insérer une colonne avant la dernière colonne de champs standards du rapport. Sur la ligne 1 de la nouvelle colonne, vous devez inscrire un nom de champ différent des autres noms déjà présents dans le rapport. Sur la ligne 2, vous devez inscrire une formule qui permet d'effectuer un calcul sur les champs déjà existants (par exemple extraire un certain nombre de caractères du numéro de produit, effectuer un calcul sur le champ de ventes, etc.). Vous n'avez pas à recopier la formule sur les autres lignes. Lors de la mise à jour du rapport à l'aide du bouton "Mise à jour", la formule sera recopiée automatiquement sur toutes les lignes contenant un enregistrement. Après avoir fait la mise à jour du rapport, vous pourrez constater que le nouveau champ sera disponible pour votre rapport dans la liste des champs disponibles. 3.9. Graphique de tableau croisé dynamique Pour créer un graphique croisé dynamique, vous n'avez qu'à sélectionner le tableau et utiliser le bouton de la barre d'outils "Tableau croisé dynamique". Un nouvel onglet contenant le graphique sera automatiquement créé dans le classeur actif. Les paramètres utilisés sont ceux du tableau croisé dynamique à partir duquel vous avez créé le graphique. Le graphique est lié au tableau croisé dynamique. Chaque modification apportée au graphique sera appliqué au tableau et vice versa. Pour supprimer le graphique, vous n'avez qu'à supprimer l'onglet qui contient le graphique. Page 17
3.10. Forage Un double-clique sur un élément de données du tableau permet d'afficher le détail des enregistrements qui composent l'élément de synthèse. Le détail de cet élément apparaîtra dans un nouvel onglet du classeur actif. Il s'agit en fait des données brutes qui sont utilisées pour la synthèse de l'élément sélectionné avec tous les champs disponibles pour le rapport. Pour supprimer le détail de l'élément de synthèse, vous n'avez qu'à supprimer son onglet. 3.11. Autres fonctionnalités Ce guide vous a fournis des explications sommaires sur les fonctionnalités de base des tableaux croisés dynamiques. Nous vous invitons à consulter l'aide en ligne de Microsoft Excel sous la section des tableaux croisés dynamiques afin d'en apprendre d'avantage sur les autres fonctionnalités de tableaux croisés dynamiques. Page 18
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