Dans le présent document, toute utilisation du nom «proseat» fait référence à l ensemble des entités qui lui sont associées ou affiliées, à savoir proseat SAS, proseat n.v., proseat GmbH & Co.KG, proseat s.r.o, proseat Sp. Z.o.o., proseat LLP, proseat Schwarzheide GmbH, proseat manufacturing S.L.U. 1.0 INFORMATION SUR LES SYSTÈMES DE MANAGEMENT DE LA QUALITÉ : Proseat applique les normes internationales ISO/TS 16949:2009 et ISO 14001 et se conforme aux prescriptions de ses clients du secteur automobile, de pièces de première monte et de rechange. Par voie de conséquence tous les fournisseurs de Proseat de matières premières et de produits ou services rentrant dans le cycle de fabrication doivent également établir des documents et mettre en œuvre une production efficace, un management de la qualité et des systèmes de gestion répondants à ces normes et aux prescriptions des acteurs du secteur. Les fournisseurs retenus sur des programmes Volkswagen doivent utiliser le management D-TLD (lorsque cela est applicable) et suivre les instructions du dernier Formel Q alors en vigueur. Ce guide complète les Conditions générales d achat de Proseat et identifie les exigences des clients de Proseat. Les normes QS 9000, ISO 9001, TS16949 et si demandé ISO 14001 s appliquent notamment à tous les sites de production de ses fournisseurs, et concernent les pièces de production, les pièces de rechange et les matériels de production, ainsi que les assembleurs des pièces de production qui fournissent les usines Proseat. Proseat se réserve le droit de vérifier le respect des normes QS 9000, ISO 9001, TS16949 ou ISO 14001 sur site pour les fournisseurs reconnus comme ayant un fort impact sur la sécurité, l adaptabilité, la forme, la fonction, la qualité et/ou le temps d immobilisation du client. Chaque membre du personnel Proseat ou client Proseat accompagné se réserve le droit de visiter le site de fabrication du fournisseur afin de vérifier sa capacité de fonctionnement et la qualité des produits achetés, mais aussi d examiner la documentation support. L ensemble des communications et des documentations doit être rendu disponible en langue anglaise. REMARQUE : d autres sites ou divisions Proseat peuvent imposer certaines exigences supplémentaires dans le bon de commande ou tout autre contrat d approvisionnement écrit. Dans certains cas, des accords individuels peuvent remplacer des sections de ce guide. Tout écart par rapport à ces exigences doit être cautionné par un accord écrit et signé par les services Achat et Qualité Proseat. EXIGENCES DE CERTIFICATION : (sauf accord spécifique) Fournisseurs de composants ou de pièces de rechange étant certifiés ISO 9001 version actuelle Respectant les exigences de l ISO/TS16949 version actuelle Certification ISO/TS16949 version actuelle par tierce partie, dans l année qui suit l évaluation fournisseur (le fournisseur doit fournir un état d avancement / planning). MISE À JOUR DU CERTIFICAT : Lorsqu un fournisseur obtient une certification à une norme qualité pour la première fois ou lorsque celle-ci est reconduite, il doit en envoyer une copie au service Qualité Corporate. Si la certification lui est retirée, le fournisseur doit en avertir le service Qualité Corporate par écrit dans les cinq jours ouvrés. Les certificats ou les avis de résiliation des certificats peuvent être envoyés par courrier électronique à corporate.quality@proseat.de. 2.0 ÉVALUATION DU RISQUE FOURNISSEUR : Les services centraux Achat et Qualité mais aussi Développement des produits Proseat conduisent des évaluations du risque fournisseur afin de déterminer quels produits doivent être identifiés comme provenant de «fournisseurs sélectionnés» et seront suivis par le service Qualité. C_PUR_D_003_FR issue 5, 15 Avril 2015 Page 1 sur 10
Voici la liste des critères d évaluation (non exhaustive) : Complexité des produits et des processus Nouveau produit/nouvelle complexité pour Proseat Problèmes passés sur les produits et processus Historique de lancement du fournisseur Impact sur le produit final Nouveau site de production du fournisseur Problèmes passés sur les garanties Nouveau fournisseur Nouveau produit/processus pour le fournisseur Impact du produit sur l environnement Fusions, acquisitions ou affiliations associées à un fournisseur 3.0 ADVANCED PRODUCT QUALITY PLANNING (APQP) : Tous les fournisseurs en développement doivent réaliser des plans de qualité produit afin de gérer le développement de nouveaux produits et/ou pièces de rechange, conformément aux directives du guide Advanced Product Quality Planning and Control Plan (APQP) (Planification avancée de la qualité produit et plan de contrôle (PAQP)). Tous les fournisseurs doivent présenter l état de leur planification selon une fréquence définie à l avance. 3.1 RÉUNION DE VÉRIFICATION DES COMPOSANTS : Les réunions de vérification des composants permettent de définir, avec les fournisseurs sélectionnés, des caractéristiques clés de produits/processus à contrôler de manière statistique pour garantir une certaine stabilité. Ces réunions de vérification des composants permettent également de déterminer les exigences relatives à l emballage et à l étiquetage. Des essais d expédition peuvent être demandés afin d évaluer la capacité d un emballage à préserver la qualité des produits. 3.2 MESURES D APTITUDE AU LANCEMENT D UN NOUVEAU PRODUIT/PROCESSUS : Les services centraux Achat et Qualité Proseat contrôlent et gèrent les fournisseurs sélectionnés du lancement du nouveau produit au début de la production. Des mesures d aptitude au lancement de nouveaux produits/processus sont mises en œuvre pour s assurer que les fournisseurs sont capables de répondre aux exigences du bon de commande et à celles des clients de Proseat. 3.2.1 VÉRIFICATION DES PROCESSUS / DES DOCUMENTS DU FOURNISSEUR : La vérification des processus/des documents du fournisseur donne des informations sur l avancement du plan de qualité produit du fournisseur. Le service Qualité se réserve le droit de réaliser un audit de la documentation et du site de production du fournisseur sélectionné. Il contrôle l état d avancement du fournisseur dans la résolution des problèmes en cours. 3.2.2 ESSAIS DE PRODUCTION : Tous les fournisseurs doivent effectuer des essais de production (Journée Pleine Cadence) avant tout lancement. La Journée Pleine Cadence permet de vérifier que le processus réel de production d un fournisseur peut s adapter aux volumes de programme à un niveau de qualité acceptable. Le processus du fournisseur doit être capable de générer 120 % du volume requis dans le contrat à l aide des équipements et des outils de production et des méthodes de production indiquées. 3.2.3 AIDE AU LANCEMENT : Pour tout lancement de programme sur un site de production Proseat ou client Proseat, les fournisseurs sélectionnés peuvent se trouver dans l obligation de proposer une représentation sur site. Les personnels d aide au lancement du fournisseur doivent être expérimentés, compétents et habilités à prendre des décisions. C_PUR_D_003_FR issue 5, 15 Avril 2015 Page 2 sur 10
4.0 PROCESSUS D APPROBATION DES PIÈCES DE PRODUCTION : Les fournisseurs doivent soumettre et obtenir de Proseat une validation complète en fonction des dernières exigences du guide Production Part Approval Process (PPAP) Manual (Guide du processus d approbation des pièces de production (PAPP)). PROCESSUS D APPROBATION DES PIÈCES DE PRODUCTION (suite): Des soumissions d échantillons sont considérées de niveau 3, sauf indication contraire. Les documents PPAP seront soumis au service Qualité des usines Proseat destinatrices du produit pour approbation. Six (6) échantillons certifiés (par outil/cavité), ainsi que le rapport dimensionnel, seront soumis à chaque site concerné pour accord d adaptabilité et de fonction, sauf indication contraire. Les fournisseurs doivent prouver qu ils ont soumis les matériaux, substances et données de recyclabilité (IMDS) avec chaque dossier de PPAP. Le numéro d IMDS doit être clairement mentionné sur la page de couverture du PSW. Le fournisseur est tenu de garantir que les matériaux fournis sont conformes à la liste IMDS des substances à signaler. Les fournisseurs sont responsables de la répercussion de ces exigences et de la collecte de données provenant de leurs propres fournisseurs. Des contrôles complets annuels et des tests produit sont nécessaires pour vérifier la conformité permanente des pièces à l aide de gabarits et/ou d équipements de mesure certifiés. Ces données doivent être conservées dans un fichier chez le fournisseur et le personnel Proseat doit pouvoir y accéder le jour même (jour ouvré) où il souhaite le consulter. 4.1 MODIFICATIONS DE PRODUIT / PROCESSUS : Les services centraux Achat et Qualité Proseat, et tous les sites de réception, doivent approuver au préalable l ensemble des modifications apportées au produit et/ou au processus. Des échantillons peuvent être demandés en vue de leur vérification et afin d évaluer l impact potentiel des modifications sur les processus de fabrication de Proseat. L accord de soumission PPAP de niveau 3 est requis, sauf indication contraire émise par écrit par les responsables de la qualité Proseat de l usine recevant le programme. 4.2 CHANGEMENT DE SITE DE PRODUCTION : Tout changement de site de production pour le produit et/ou le process est soumis à l approbation écrite préalable des services centraux Achat et Qualité Proseat. Les services centraux Achat et Qualité Proseat faciliteront le développement du plan de déplacement de l outil avec l aide de l usine Proseat de réception et du fournisseur. Le plan de déplacement de l outil doit être soumis et approuvé par écrit par le service Achat. Le plan de déplacement de l outil doit inclure les exigences d une couverture de stock, si nécessaire, pour garantir que les exigences de production et de service Proseat ne seront pas affectées. La soumission et l accord PPAP de niveau 3 sont requis, comme indiqué dans le dernier guide PPAP, avant l expédition des pièces produites depuis le nouveau site. Le cout du ré-examen sera supporté par le fournisseur. 4.3 AUDIT CONCERNANT LES LONGUES PÉRIODES D ARRÊT ET LE REDÉMARRAGE DE LA PRODUCTION DU FOURNISSEUR EXTERNE : Le service Achat Proseat et TOUS les sites Proseat de réception doivent être avertis par écrit au minimum 30 jours ouvrés avant une longue période d arrêt d une activité de production. Le fournisseur peut se trouver dans l obligation de soumettre au service Achat un document d audit Arrêt/Redémarrage dûment complété. Sont considérés comme longues périodes d arrêt et redémarrage les changements de client, la maintenance préventive planifiée de l outillage, des machines ou des process, ou encore l anticipation d un arrêt de travail dû à des négociations collectives. C_PUR_D_003_FR issue 5, 15 Avril 2015 Page 3 sur 10
5.0 POLITIQUE D ENDIGUEMENT : Tous les fournisseurs doivent disposer d un processus d endiguement permettant des vérifications supplémentaires (en dehors du processus habituel, avant l expédition). Ce processus doit inclure l identification d actions d endiguement, l identification des problèmes, la collecte de données et la mise en place d actions correctives. La référence est GM 1920 (GP-12) Le lot doit être clairement marqué afin de montrer que le produit a été inspecté/testé et ne comporte aucun défaut. Des critères de sortie seront définis sur une base individuelle par le site de production Proseat ou les services centraux Achat et Qualité Proseat. 5.1 ENDIGUEMENT DE PRODUCTION AU PLUS TÔT (Mesures conservatoires de niveau 1) : Des mesures conservatoires sont requises dans le cas du démarrage d une nouvelle production et de modifications techniques afin de limiter tous les types de défaillances dus à la courbe d apprentissage de toute nouvelle production. 5.2 EXPÉDITION CONTRÔLÉE 1 (CS1) (Mesures conservatoires de niveau 2) : Conformément à l endiguement de niveau II, le fournisseur doit instaurer une inspection supplémentaire des produits pour limiter toute défaillance. Les actions conservatoires doivent permettre de vérifier le respect des exigences ainsi que leur approbation par le site de production Proseat. Les enregistrements doivent être mis à la disposition de Proseat sur demande. 5.3 EXPÉDITION CONTRÔLÉE 2 (CS2) (Mesures conservatoires de niveau 3) : Conformément à l endiguement de niveau III, le fournisseur doit recourir à un tiers indépendant agréé par l usine et le service Qualité Proseat pour qu il inspecte les produits avant que leur expédition au site de production Proseat soit autorisée. Les mesures conservatoires sont amorcées dès lors que le fournisseur ne réussit pas à contenir les produits non conformes au sein même de son propre site. Proseat se réserve le droit d exiger une inspection effectuée par un tiers hors du site. 6.0 PERFORMANCES DU FOURNISSEUR ET RAPPORTS : Proseat évalue les fournisseurs directs de pièces de production selon les critères suivants : Pièces refusées par million (RPPM) : Objectif Proseat =< 100 RPPM, sauf dérogation Service (y compris les rapports environnementaux) : PPAP présentés dans les délais ; soumissions Audit D-TLD Compétitivité Écarts livraison/expédition Réclamation concernant un produit/avis de réclamation (PCN) Testing re-qualification Efficacité énergétique Les informations relatives aux performances sont utilisées pour classer par ordre de priorité les opportunités d amélioration au sein de la base d approvisionnement de Proseat. À partir des performances, un suivi individuel et des plans d action peuvent être demandés aux fournisseurs concernés. Ces informations permettent de communiquer les performances à nos fournisseurs et d évaluer les opportunités futures d approvisionnement pour Proseat. "Objectifs de qualité pour des projets spécifiques et / ou produits spécifiques doivent être acceptés lors du sourcing et des accords qualité spécifiques peuvent être exigés selon D/TLD et le management D/TLD tels que des audits internes. Le fournisseur devra soumettre régulièrement des rapports de conformités (contrôlé suivant le plan 2D) C_PUR_D_003_FR issue 5, 15 Avril 2015 Page 4 sur 10
7.0 RÉCLAMATION CONCERNANT UN PRODUIT / AVIS DE RÉCLAMATION (PCN) Tous les coûts liés à la défaillance des produits et reconnus comme étant de la responsabilité du fournisseur incombent au fournisseur, que la défaillance se soit produite avant ou après l expédition au client final. Les non-conformités/réclamations concernant les produits, la logistique et les pièces de rechange seront signalées via une réclamation (PCN). Ce formulaire sera également utilisé pour informer le fournisseur de la requête d une action préventive et corrective écrite. À la réception d une réclamation PCN, le fournisseur donnera une autorisation pour prendre les dispositions nécessaires (8D) sous 24 heures. Passé ce délai, le site Proseat aura la possibilité de prendre les dispositions nécessaires aux frais des fournisseurs. L ensemble des produits renvoyés, retravaillés ou mis au rebut sera comptabilisé parmi le nombre de pièces refusées par million (RPPM) des fournisseurs. Les pieces non conformes ne peuvent être expédiées qu après validation d une demande dérogatoire par le Responsable Qualité Proseat. Si le fournisseur s est rendu compte de l expédition de produits non conformes ou suspectés de nonconformité et que ces produits sont en transit ou ont déjà été livrés à Proseat, il doit immédiatement avertir par téléphone le service Qualité de chaque site Proseat de réception. Toute action corrective doit être signalée via le formulaire 8D sous 24 heures et doit comprendre au minimum les actions conservatoires provisoires. Les mises à jour doivent être soumises tous les 5 jours ouvrés jusqu à la résolution de l incident. 7.1 PRODUITS REJETÉS : Proseat doit déterminer le mode de transport tout en limitant les coûts pour le fournisseur, mais doit s assurer que le client final ne subira pas de pénurie de pièces. Le fournisseur recevra des instructions d expédition de la part du service Logistique Proseat dans le cas de produits rejetés. Cela reposera sur le taux de couverture client. 8.0 RÉUNIONS DE QUALITÉ ENTRANTE : Proseat organise des réunions de qualité entrante pour les fournisseurs posant le plus de problèmes. Ceux-ci ont l obligation d y participer et de présenter des actions conservatoires/correctives. Les fournisseurs posant le plus de problèmes sont définis selon les critères suivants : Historique des performances/problèmes récurrents Gravité des problèmes Réactivité face aux problèmes Problèmes de garantie 9.0 POLITIQUE DE RECOUVREMENT DES FRAIS : Les fournisseurs sont responsables de tous les frais engagés par Proseat et les utilisateurs finaux lorsque la responsabilité du fournisseur est reconnue comme en étant la cause. Ces frais sont décrits ci-dessous : TOUS LES FOURNISSEURS Les frais incombant aux fournisseurs seront calculés selon les taux locaux du site de fabrication Proseat affecté. FRAIS ADMINISTRATIFS Chaque réclamation(pcn) concernant un produit a un coût administratif de 125 couvrant la collecte des données et l établissement de l incident de qualité. AUTRES FRAIS Les types de frais ci-après seront calculés selon le temps et les frais réels imputables pour l action associée. EXEMPLES DE FRAIS IMPUTABLES AU FOURNISSEUR : Retouches, réparations, rebuts générés par la faute du fournisseur Gestion des rebuts générés par la faute du fournisseur Coûts de fret supplémentaires comprenant le transport par avion si nécessaire Heures supplémentaires pour éviter l interruption de production Durée d immobilisation pour Proseat et ses Clients finaux Tri des produits suspects sur site, chez le client ou chez un tiers, et frais de l entrepreneur Mesures conservatoires en ligne Destruction de pièces (mineure, majeure ou complète) et tests par un laboratoire extérieur C_PUR_D_003_FR issue 5, 15 Avril 2015 Page 5 sur 10
Retours client, y compris frais horaires, transport et services d inspection sur site Non atteinte des exigences concernant la documentation et le reporting environnemental Satisfaction des exigences du client en termes de rapports et documentation sur l environnement Inspection du produit entrant, la manutention des produits et les transports associés aux pièces de remplacement et aux rebuts Frais de mise en attente de transport, frais de stockage des remorques Frais de justice et autres frais professionnels 10.0 ISO 14001 ET AUTRES NORMES ENVIRONNEMENTALES : Tous les fournisseurs Proseat doivent disposer d un programme de gestion de l environnement efficace. Une demande de certification à la norme ISO 14001 peut être requise. 10.1 AUTRES NORMES ENVIRONNEMENTALES : Tous les fournisseurs Proseat doivent travailler de manière proactive dans le but de réduire l impact des produits Proseat sur l environnement en respectant les exigences écologiques de nos clients. 10.2 REACH : Tous les fournisseurs hors zone EU doivent déclarer toutes les substances extrêmement préoccupante (SVHC) d une concentration supérieure à 0,1 %m selon l article REACH N 33. Les matériaux, les substances, la recyclabilité, l évaluation du cycle de vie (ECV), les données sur les véhicules hors d usage (VHU), etc. doivent être intégrées dans des rapports conformément aux exigences légales et/ou à celles des clients de Proseat. 11.0 ÉCHANGE DE DONNÉES INFORMATISÉ (EDI) : Les fournisseurs de pièces de production, d assemblages, de composants et de matériels de production auprès des usines Proseat peuvent être obligés de disposer d installations EDI. 12.0 REVUE DE CONTRAT : Les pièces de rechange, les prix, les tarifs de l assistance ainsi que la livraison des pièces de rechange doivent respecter les exigences et autorisations OEM. 12.1 ARRÊT DE FABRICATION/OBSOLESCENCE : Le fournisseur doit disposer de procédures détaillées indiquant les responsabilités et méthodes à utiliser dans le service Logistique pour gérer l arrêt de fabrication de tous les programmes en place et ainsi réduire leur obsolescence. Proseat sera responsable de l achat de matières premières et de produits finis que le fournisseur est autorisé à acheter et à fabriquer, conformément aux Autorisations pour le Matériel et pour la Fabrication. Le fournisseur aura quinze jours calendaires à dater de l annonce de l arrêt de la fabrication des pièces pour déposer la réclamation pour obsolescence auprès de Proseat. Le Responsable Logistique Proseat peut effectuer un audit concernant l obsolescence des produits chez le fournisseur pour valider la réclamation. Le fournisseur pourra recevoir un dédommagement concernant la réclamation pour obsolescence une fois que Proseat aura reçu le paiement du client final. 12.2 PIÈCES DE RECHANGE, TARIFS ET ASSISTANCE : Les exigences concernant les pièces de rechange sont les suivantes : Les pièces de rechange doivent être fournies au prix coûtant, sans frais de mise en œuvre supplémentaires, pendant 3 ans après l arrêt de fabrication. Par la suite, ces pièces doivent être fournies au prix convenu pendant une période supplémentaire de douze (12) ans. Tous les fournisseurs de Proseat doivent être en mesure de fournir des pièces de rechange pour un ancien modèle dans les cinq (5) semaines au plus tard à compter de la réception du bon de commande. Le fournisseur de production doit accepter la responsabilité liée à la durée de vie des pièces de rechange (entre autres choses : entretien et stockage de l outillage, plans de contrôle des C_PUR_D_003_FR issue 5, 15 Avril 2015 Page 6 sur 10
processus, instructions de l opérateur, garanties, etc.) pour la réalisation de toutes les pièces de rechange. À la fin des 15 années de mise à disposition des pièces de rechange, une requête doit être effectuée via le service Achat pour obtenir l autorisation de la part de l OEM pour se débarrasser de l outillage. Le fournisseur sera responsable de tous les coûts de stockage en attendant la résolution avec l OEM. En aucun cas, l outillage ne pourra être détruit ou mis au rebut avant l autorisation OEM. 13.0 MANIPULATION, STOCKAGE, EMBALLAGE, PRÉSERVATION ET LIVRAISON : 13.1 EMBALLAGE ET ÉTIQUETAGE : Le choix de l emballage peut avoir un impact sur la qualité du produit et doit être pris en compte au cours de l évaluation de faisabilité. Des essais d expédition doivent être menés pour évaluer la capacité de l emballage à préserver la qualité du produit. L emballage doit être approuvé et aucune modification ne doit être effectuée par le fournisseur sans accord préalable du service Achat. Les conteneurs doivent être conçus de manière ergonomique. Cela permet de réduire l exposition aux dommages lors de la manipulation de conteneurs ayant la taille des palettes. Pour les conteneurs plus petits, le poids total de l emballage, lorsque celui-ci est plein, ne doit pas excéder 15 kg. Des emballages protecteurs ou des palettes spécifiques peuvent être exigés par Proseat. Tous les fournisseurs doivent respecter des procédures écrites concernant l emballage et l étiquetage. Chaque conteneur individuel de produits emballés doit comporter des étiquettes sur deux côtés adjacents. Les marchandises enroulées doivent avoir au moins une étiquette apposée au cœur du rouleau, en plus de l étiquette sur l emballage externe. Les marchandises enroulées ne peuvent pas avoir des codes de différentes nuances mélangés sur les palettes. Le non-respect des exigences client concernant l étiquetage peut être à l origine d un rejet du produit. 13.2 EMBALLAGES CONSIGNÉS : Aucun emballage non réutilisable ne sera accepté si le fournisseur n obtient pas d autorisation écrite du service Achat Proseat avant l expédition initiale du produit. Proseat exige que les produits d emballage, les lattis d arrimage et les palettes soient consignés, réutilisables ou recyclables. Certaines précautions d emploi et de manipulation des conteneurs doivent être prises. En cas de problème récurrent lié à des dommages sur les conteneurs, le service Logistique Proseat doit en être tenu informé en vue d une prise en charge équitable. Si le fournisseur n est pas en possession d emballages consignés ou si les conteneurs arrivent en mauvais état, le fournisseur doit contacter le Responsable Logistique Proseat des sites approvisionnés en vue de savoir comment traiter et résoudre le problème. 13.3 ÉTIQUETAGE : Comme de nombreux produits sont achetés et fabriqués par Proseat, les fournisseurs de composants doivent utiliser les étiquettes d expédition à codes-barres. Ces étiquettes nécessitent toutes les informations suivantes, sauf si d autres arrangements ont été pris avec le service Achat : nom du fournisseur et lieu d expédition numéro d identification du fournisseur quantité date d emballage unité de mesure (cf. bon de commande Proseat) date de production référence produit Proseat description du produit nuance (le cas échéant) numéros de lot dernier indice de plan Proseat numéro de série (unique pour chaque rouleau/emballage) 13.4 CONTRÔLE DES STOCKS : Tous les produits doivent être expédiés à la date indiquée sur la commande selon la règle Premier entré, premier sorti (respect FIFO). C_PUR_D_003_FR issue 5, 15 Avril 2015 Page 7 sur 10
13.5 AJUSTEMENT DES VOLUMES : Le fournisseur doit garantir, via les enregistrements d utilisation du site, que le processus de fabrication peut supporter une augmentation de 20 % dans le temps accordé pour l approvisionnement en série. 13.6 DEMANDES DE LIVRAISON : Proseat exige la livraison de tous les produits au niveau de qualité défini et aux dates de livraison prévues. Une demande de livraison non reçue ne constitue en aucun cas un motif de livraison incomplète. Lorsqu un fournisseur ne reçoit pas de demande de livraison à temps, il doit en informer le Responsable Logistique Proseat et, dans le même temps, utiliser la demande de livraison de la semaine précédente et accepter les mêmes délais requis. Le fournisseur doit vérifier la nouvelle demande de livraison à sa réception et informer Proseat si celle-ci risque de ne pas être respectée. Proseat ne sera pas responsable des frais de stockage dus à une baisse quantitative de la demande de livraison de notre client et peut ne pas accepter les livraisons excédentaires. Proseat continuera à travailler avec le client et le fournisseur pour résoudre les problèmes de variations des programmes de livraison. En cas de prévision de non-livraison, de retards ou de livraison incomplète, TOUS les fournisseurs doivent immédiatement en avertir le service Logistique Proseat du site de réception. Les problèmes du fournisseur à faire face aux augmentations de volume doivent être transmis par écrit au Responsable Logistique sous 24 heures à compter de la réception de la demande de livraison. Le fournisseur est censé gérer un plan anti-sinistre afin de garantir l approvisionnement en cas d interruption de production pour quelque raison que ce soit, y compris les cas de force majeure. Pour les fournisseurs à fort impact, un stock de sécurité suffisant est nécessaire en accord avec les services Achat et Logistique, et conformément aux exigences du client. Le fournisseur doit fournir une liste complète des personnes à contacter en cas d urgence. Un contact d urgence doit être joignable par téléphone 24 heures sur 24, 7 jours par semaine, 365 jours par an. Les personnes désignées doivent être habilitées à mettre en place une activité d urgence sur le site de fabrication du fournisseur si des circonstances exceptionnelles l exigent. 13.7 DOUANES : Toutes les expéditions doivent être accompagnées de leurs propres documents de douane pour garantir le passage des frontières. Les documents d expédition (feuille de route CMR, bon de livraison, facture commerciale) comprendront la référence ainsi que la description Proseat du produit. Si des documents manquent ou sont incomplets, le fournisseur devra assumer tous les coûts résultants. Tous les documents de douane, y compris la facture pro forma et commerciale, doivent être envoyés par courrier électronique ou par télécopie au service Logistique de l usine Proseat de réception lorsque la marchandise quitte le quai du fournisseur. Si un complément d information est nécessaire, le fournisseur devra contacter le Responsable Logistique Proseat sur le lieu de réception. Si besoin est, le fournisseur fournira au service Logistique de l usine Proseat le certificat d origine de tous les produits fournis. 13.8 FRET ENTRANT : Le fournisseur devra avoir un programme en cours avec ses propres fournisseurs qui lui permet, à n importe quel moment, d affecter des transporteurs et de suivre les produits entrants. L activité de contrôle produit du fournisseur doit garantir la disponibilité des matières premières et des composants via une communication documentée entre les activités de production, de fabrication et d achat. C_PUR_D_003_FR issue 5, 15 Avril 2015 Page 8 sur 10
13.9 FRET SORTANT : Le fournisseur doit coordonner les transporteurs et les plannings de fret. Il doit faire appel aux transporteurs spécifiés dans les accords passés avec les services Achat et Logistique Proseat ; toutefois, toute suggestion d amélioration peut être transmise au Département Logistique Central. Le fournisseur doit endosser la responsabilité de tous les frais associés au «temps d attente» du véhicule, sur le site du fournisseur, supérieur à ½ heure par rapport au temps de collecte convenu. Les fournisseurs doivent contacter le service Logistique de l usine Proseat si toutes les exigences indiquées sur la demande de livraison ne peuvent être satisfaites, avant le chargement du véhicule. Tous les frais générés par l utilisation d un transporteur non autorisé/non approuvé devront être imputés au fournisseur. 13.10 CONDITIONS PHYSIQUES : Toutes les remorques doivent être propres et en bon état. Tout dommage subi par une remorque devra être signalé au transporteur avant le chargement du produit. Les dommages sur la marchandise dus à un équipement défaillant du transporteur ou les dommages survenant lors du transit devront être signalés au fournisseur par le destinataire et consignés dans une déclaration de sinistre/dommages déposée par le fournisseur à l encontre du transporteur. 13.11 DÉCHARGEMENT ET TRANSFERT DES PRODUITS : Tous les fournisseurs devront respecter les procédures de déchargement établies sur chaque site. En cas d urgence, tous les fournisseurs devront suivre les procédures d urgence du site. Le fournisseur est responsable de la bonne connaissance des procédures de chaque site qu il approvisionne. 14.0 TECHNIQUES STATISTIQUES : 14.1 CARACTÉRISTIQUES DE CONTRÔLE : Ces caractéristiques doivent faire l objet d un accord entre Proseat et le fournisseur, et être déterminées lors de l APQP. Ces caractéristiques doivent reposer sur la fonction du produit, l objectif de conception, l adaptabilité, le processus de fabrication ou d autres facteurs qui peuvent contribuer à créer des situations de non-maîtrise. 14.2 CARACTÉRISTIQUES MAJEURES DE CONTRÔLE/PRODUIT NON IDENTIFIÉES : Si les caractéristiques majeures de contrôle/produit n ont pas été identifiées par Proseat, le fournisseur devra choisir des caractéristiques de contrôle process et/ou produit liées à la fabrication du produit. Le service Qualité de l usine Proseat et l ingénieur responsable de la conception doivent approuver les caractéristiques majeures de contrôle/produit sélectionnées, affectant le processus de fabrication. 14.3 CARACTÉRISTIQUES MAJEURES DE CONTRÔLE/PRODUIT : Lorsque la désignation des caractéristiques majeures de contrôle/produit est identifiée sur les plans, les spécifications, les contrats d approvisionnement ou les bons de commande fournis par le client, le fournisseur doit soumettre des données statistiques concernant cette caractéristique au gestionnaire de qualité de chaque site Proseat de réception. 14.4 SOUMISSION DES DONNÉES STATISTIQUES DU FOURNISSEUR DE COMPOSANTS : Les fournisseurs de composants peuvent, dans certains cas, devoir soumettre des bilans des indicateurs moyens Cp et Cpk. Des informations statistiques supplémentaires, ou plus fréquentes, peuvent être demandées pour permettre de résoudre un problème ou pour des initiatives de réduction des variations. C_PUR_D_003_FR issue 5, 15 Avril 2015 Page 9 sur 10
SOUMISSION DES DONNÉES STATISTIQUES DU FOURNISSEUR DE COMPOSANTS (suite) Il est recommandé aux fournisseurs de soumettre leurs données par télécopie, courrier électronique ou courrier standard, et de vérifier la bonne réception des données statistiques. Le fournisseur doit s assurer que les personnes destinatrices ont bien reçu les données. C_PUR_D_003_FR issue 5, 15 Avril 2015 Page 10 sur 10