Mode ope ratoire YAMMER 08/02/2013
Table des matières Présentation Yammer... 2 Inscription/ s enregistrer... 3 Rejoindre une communauté... 5 Accéder à Yammer... 7 1) Log in... 7 2) Mot de passe perdu?... 8 Comment bien commencer?... 10 1) Compléter son profil «Complete your profile»... 10 2) Inviter ses collègues «Invite your Team»... 12 3) Mettre Yammer sur le bureau de l ordinateur... 13 4) Suivre Yammer sur son Smartphone «Get the mobile app»... 14 Présentation de l interface utilisateur... 15 1) Page d accueil personnelle... 15 2) Boîte de réception «Inbox»... 17 3) Notifications... 17 4) «My networks»... 18 Recherche de réseaux externes - «Browse external networks»... 18 Créer un réseau - «Create a new network»... 18 5) «People Directory»... 19 6) «Groups»... 20 7) «Files»... 20 Créer une note «Create a Note»... 21 8) Apps... 22 9) Mode Premium «Upgrade your network»... 23 10) Partager une actualité «Share an update»... 24 Ajouter un document/image à un message... 24 Poster un sondage Post a Poll... 25 Féliciter une personne «Praise someone»... 26 Poser une question «Ask a question»... 26 Poster un événement «Post an Event»... 26 Points importants... 27 Page 1
Présentation Yammer A quoi sert-il? - Réseau social d entreprise - Permet de regrouper une communauté - Permet de partager et échanger des informations, des documents - Page 2
Inscription/ s enregistrer Une fois sur la page d accueil Yammer présentée ci-dessous, il suffit de taper son adresse mail entreprise pour s inscrire à la communauté Yammer. Ex : Pour Veolia, entrer prénom.nom@veolia.com Une adresse email non rattachée à une entreprise, comme par exemple prénom.nom@hotmail.com, fera apparaître un message d erreur comme suit : Page 3
Une fois l adresse email tapée, cliquer sur «sign up». L inscription sur Yammer est alors accomplie et la page suivante apparait. Page 4
Rejoindre une communauté L utilisateur recevra également un email de confirmation d inscription à Yammer, comme présenté ci-dessous, et l invitant à commencer rejoindre la communauté de son entreprise : Cliquer sur «Get started» dans l email de confirmation pour commencer. La page suivante apparaît : Page 5
Yammer détecte automatiquement l entreprise à laquelle l utilisateur appartient, ainsi que la communauté Yammer qui lui est associée, via l adresse email entreprise. La page suivante apparaît : L utilisateur recevra un email l invitant à accéder au réseau Entreprise. Page 6
1) Log in Accéder à Yammer Pour accéder à Yammer pour la première fois suivant l inscription, il suffit de cliquer sur l adresse web du mail d invitation d accès au réseau Entreprise ou de copier/coller l adresse. Pour toutes les autres fois, aller sur le site https://www.yammer.com, et cliquer sur «log in». La page d accès à Yammer apparaît. Entrer l adresse email utilisateur dans le champ «Email Address» et le mot de passe utilisateur dans le champ «Password». Page 7
2) Mot de passe perdu? Si l utilisateur a oublié son mot de passe, celui-ci peut le récupérer en cliquant sur «Forgot password?» en bas du champ «log in»: Entrer l adresse email utilisateur puis cliquer sur «submit» pour recevoir un lien de réinitialisation du mot de passe. L utilisateur recevra un email pour réinitialiser son mot de passe : Page 8
Cliquer sur le lien de réinitialisation du mot de passe. Entrer le nouveau mot de passe dans le champ «Password», puis confirmer le mot de passe en retapant celui-ci dans le champ «Confirm Password». Le mot de passe doit contenir au minimum 6 caractères. Puis, cliquer sur «Set Password» pour confirmer la création du nouveau mot de passe. Un email de confirmation de changement de mot de passe lui sera envoyé : Page 9
Comment bien commencer? L encadré en haut à droite de la page d accueil utilisateur («GETTING STARTED») montre la progression du remplissage des informations concernant l utilisateur et visible pour d autres utilisateurs de YAMMER. Il correspond au «Pas à Pas» du nouvel utilisateur et lui propose de compléter son profile, d inviter ses collègues, de créer un raccourci sur le bureau, ainsi que de télécharger l application YAMMER pour Smartphone. 1) Compléter son profil «Complete your profile» Deux possibilités : 1) Dans l encadré «Getting started» en haut à gauche de la page d accueil utilisateur : Cliquer sur «Complete your profile» pour compléter le profil de l utilisateur. Page 10
2) Cliquer sur «My Profile» en haut à droite de la page d accueil utilisateur : On accède alors à la page d édition du profil de l utilisateur. Remplir successivement les informations demandées dans les champs correspondants. On constate que l option «Complete your profile» dans l encadré «Getting started» a disparut. Page 11
2) Inviter ses collègues «Invite your Team» Cliquer sur «Invite your Team» dans l encadré «Getting started» ou cliquer sur l onglet «Add» sur la page d accueil utilisateur. La page suivante apparaît : Trois possibilités : 1) En tapant directement les adresses email : Taper les adresses email entreprise de vos collègues et collaborateurs. Puis cliquer sur «Add». Ces derniers doivent travailler dans une même entreprise. Exemple : Si l utilisateur travaille chez Veolia et possède une adresse email veolia.com, celui-ci peut inviter uniquement des personnes ayant une adresse email finissant pas veolia.com. Page 12
2) En important un répertoire d adresses email déjà existant : Soit directement via une adresse email, soit via un fichier spécifique. 3) Via le bouton «Add them» : Yammer peut détecter par lui-même d autres personnes ayant une adresse email appartenant à une même entreprise (ici : veolia.com), qui possèdent un compte YAMMER mais qui ne se sont toujours pas inscrits à la communauté de l entreprise. Si tel est le cas, Yammer peut proposer une liste d adresses email à l utilisateur. Pour accéder à cette liste, cliquer sur le bouton «Add them». Chaque fois qu une personne est ajoutée, un email lui sera envoyé pour l en informer. 3) Mettre Yammer sur le bureau de l ordinateur Télécharger l application pour PC, puis suivre les instructions d installation. Page 13
4) Suivre Yammer sur son Smartphone «Get the mobile app» Cette application permet de rester connecté à la communauté Yammer de l entreprise dans laquelle vous travaillez, de recevoir en temps réel les notifications et de suivre l actualité des membres de votre réseau. 1) Cliquer sur «Get the mobile app». 2) Sélectionner le type de Smartphone que vous possédez. 3) Exemple pour Android : Cliquer sur «Get the Yammer app on the Android Market» et suivez les instructions. (Ce service est payant.) Pour installer l application sur le Smartphone, aller dans l «Android Market apps» de votre téléphone, chercher «Yammer» et le télécharger. Page 14
Présentation de l interface utilisateur 1) Page d accueil personnelle (1) Page d accueil (2) Boîte de réception «Inbox» (3) Notifications (4) Charger une photo déjà existante comme photo de profil (5) Barre de recherche (de personnes, groupes, conversations) (6) Ajouter des contacts (7) Liste des membres du réseau/de la communauté entreprise (8) Page dédiée aux groupes du réseau (9) Page répertoriant les documents envoyés/reçus/crées (10) Liste des applications Yammer disponibles (11) Recommandations pour les débutants (12) Suggestion de contacts à suivre Page 15
(13) Suggestion de groupes à rejoindre (14) Amélioration du compte Yammer (payant) (15) Toutes les informations sur la communauté Veolia (16) Recherche de groupes dans la communauté (17) Créer un nouvel espace de collaboration/ un nouveau groupe (18) Mon réseau : réseau déjà rejoints, recherche d un réseau extérieur, créer un nouveau réseau (19) Information et édition de profile, aide, se déconnecter (20) Partager une actualité (21) Ajouter un document ou une image (22) Poster un sondage (23) Plus d options : Féliciter quelqu un, poser une question, poster un événement (24) Poster un statut/actualité YAMMER (25) Classer par actualités les plus populaires (26) Afficher toutes les actualités (27) Afficher uniquement les actualités de contacts suivis (28) Fil des actualités des membres du groupe/communauté (29) Montrer que l on apprécie l actualité (30) Répondre à l actualité (31) Partager l actualité (32) Plus d options : rattacher un sujet à l actualité, arrêter de suivre cette actualité, Voir la conversation (la liste des commentaires sur l actualité), mettre en favori, s envoyer l actualité par mail, supprimer cette actualité (option possible uniquement pour les actualités postées par soi) (33) Rejoindre la page de conversation du groupe (34) Se rappeler de la sélection d actualités (35) Chat box Page 16
2) Boîte de réception «Inbox» Chaque fois qu un message interne vous est envoyé sur Yammer, Yammer vous en informe : 3) Notifications Vous recevez une notification à chaque fois que : - Quelqu un répond à une de vos actualités - Quelqu un répond à une actualité où vous avez vous-même répondu - Une personne suit votre actualité - Donc, chaque fois qu un utilisateur Yammer interagit directement ou indirectement avec vous, Yammer vous en informe par notification. Page 17
4) «My networks» Cette section permet de voir la liste des communautés auxquelles on appartient, mais aussi de pouvoir rechercher d autres réseaux ou même d en créer. Recherche de réseaux externes - «Browse external networks» Le premier onglet «Our External networks» permet de voir les réseaux auxquels on appartient. Le deuxième onglet «Related External networks» affiche une liste des réseaux existant sur Yammer. Créer un réseau - «Create a new network» Pour créer un nouveau réseau, il est possible de le définir comme externe ou interne, et ouvert ou fermé. Un réseau peut être ouvert au public (dit, ouvert) ou privé et donc uniquement sur invitation (dit, fermé). - External network Page 18
- Internal network 5) «People Directory» La page «People» affiche la liste de tous les membres de la communauté à laquelle on appartient et donne des informations sur : - La date à laquelle un membre a rejoint la communauté - Le nombre de personnes dont les membres suit l actualité - Le nombre de message posté par chaque membre Il est possible de filtrer la liste par personnes suivies et/ou par première lettre du prénom. Page 19
6) «Groups» La page «Groups» suggère des groupes à rejoindre, affiche les groupes auxquels on appartient, ainsi que tous les autres groupes existants sur Yammer. Un bouton permet aussi de créer un nouveau groupe. 7) «Files» La page «Files» permet de voir tous les documents, notes, images, vidéos et fichiers officiels suivis, que l on a chargé, partagé, mais aussi ceux qu on nous a envoyés, ainsi que tous les documents, notes, images, vidéos et fichiers officiels postés par notre/nos réseau(x). Page 20
Charger un fichier «Upload a file» Cliquer sur le bouton «Upload a file» en haut à droite de la page «Files», puis sur «Choose File» et sélectionner le fichier à charger. Cliquer sur «upload». Une barre de chargement indique la progression de l action. Créer une note «Create a Note» Cliquer sur le bouton «Create a Note» en haut à droite de la page «Files». Rentrer le titre de l article, rédiger le texte, puis cliquer sur «publish» en bas à droite. Pour lier Il est possible lier une personne (taguer), un site web, un fichier ou encore un article (note) à un mot ou groupe de mots. Pour cela, il suffit sélectionner le mot ou groupe de mots à lier, puis de cliquer sur le bouton qui lui est destiné (indiqué en rouge sur l image précédente). Page 21
- Link to a person - Link to a web address - Link to a file - Link to a note 8) Apps Différentes applications Yammer sont disponibles sur cette page : soit en téléchargement, soit un hyperlien y est rattaché. Page 22
9) Mode Premium «Upgrade your network» Le mode Premium permet d élargir les possibilités d interaction du compte Yammer. 2 niveaux d amélioration est possible : - Le mode Business Plan, permet d augmenter la capacité de stockage des données, d avoir accès aux paramètres du réseau en mode administrateur et de profiter du support client. - Le mode Enterprise Plan, donne tous les avantages du mode Business Plan, mais aussi d avoir un accès illimité aux réseaux externes d entreprise, à un mode administrateur avancé, aux paramètres de sécurité et de pouvoir interagir avec Sharepoint, SAP, Salesforce etc Page 23
10) Partager une actualité «Share an update» La communauté Yammer permet de poster et partager des messages correspondant à un statut ou une actualité. Pour cela, taper le message dans le champ textuel dédié : «What are you working on?» Il est possible d ajouter au message : un document, une image, un sondage, une question, un événement, et de féliciter une personne spécifique. On peut aussi prévenir un contact de la publication du message en tapant son nom d utilisateur dans le champ «+ Add people to notify». Ajouter un document/image à un message Cliquer sur «Add a Doc/Image», puis sur «Upload a File» si c est un fichier externe ou sur «Select a File» pour un fichier se trouvant sur Yammer. (1) (2) La taille maximum du fichier à joindre ne peut excéder 100mb sur un compte basic et 5GB pour un compte premium. Il est nécessaire d ajouter un texte pour poster le fichier. Page 24
Poster un sondage Post a Poll Cliquer sur «Post a Poll» et remplir les champs indiqués. De même que pour un simple message, on peut le notifier à une personne spécifique et même y ajouter un document ou une image. Voici ce que l on voit apparaître en haut du fil des actualités de la page d accueil personnelle après avoir posté le sondage. Page 25
Féliciter une personne «Praise someone» L option «féliciter un personne», est visible en cliquant sur «More». La personne félicitée recevra une notification l informant de l action. Poser une question «Ask a question» Pour poser une question, cliquer sur «More», puis sur «Ask a». Remplir les différents champs et cliquer sur le bouton «Ask». Poster un événement «Post an Event» Pour poster un événement, cliquer sur «More», «Post an Event», puis compléter les informations nécessaires indiqués dans la boîte de texte. De même, il est possible d y ajouter un document ou image et d en notifier des personnes spécifiques. Page 26
Points importants Yammer est outil au service de l entreprise. C est une plateforme uniquement destinée à des buts professionnels et seules les personnes disposant d une adresse email «entreprise» peuvent s inscrire. C est un outil collaboratif qui peut être notamment utilisé pour accompagner les collaborateurs dans la migration vers un nouvel outil, mais est surtout utilisé en communication par les entreprises. Il permet aux utilisateurs de se regrouper en groupes d un même réseau, mais aussi de poser des questions, des sondages etc En d autres termes, Yammer est un «Facebook pro» en mieux. Cette fiche a été réalisée par Soleng Ngo. Pour toute information complémentaire, merci de contacter directement : soleng.ngo@gmail.com Page 27