U.S.T.L CER France Université des Sciences et Technologies de Lille Cité Scientifique 59 655 Villeneuve d'ascq Cedex Tél : 03.20.43.43.43 CER France Nord Pas-de-Calais 5 bis haute rue BP 10 019 Radinghem-en-Weppes 59 481 Haubourdin Cedex Tél : 03.28.82.21.21 Année Universitaire 2008-2009 Outil de gestion du patrimoine Manuel de maintenance utilisateur Auteur Version Nicolas LADEYN 1.0
CONTRÔLE DU DOCUMENT Etat : En cours de validation Validé Refusé Historique des versions Date Auteur Version Description 5 mai 2009 Nicolas LADEYN 1.0 Création du dossier Distribution A Monsieur Frédéric SPRIT, tuteur entreprise A Monsieur Jean-Marie LEBBE, tuteur université A l auteur Sécurité et confidentialité Relative à la société Responsabilité Relative à la convention de stage établie entre l Université de Sciences et Technologies Lille et la société CER France Nord Pas-de-Calais Notes sur cette édition Rien à signaler 3
TABLE DES MATIERES I. INTRODUCTION... 5 1. Préliminaires... 5 2. Présentation du manuel de maintenance utilisateur... 5 3. A qui s adresse-t-il?... 5 4. Que fait-on avec le «Bilan de l entrepreneur»?... 5 II. PRESENTATION DE LA BASE DE DONNEES... 6 1. Modèle Conceptuel de Données... 6 2. Description des tables... 7 III. MODIFICATION DES TABLES... 9 1. Présentation... 9 2. Conseillers... 9 a) Ajouter un conseiller... 10 b) Supprimer un conseiller... 10 c) Modifier les informations d un conseiller... 10 3. Dossier... 10 a) Ajouter un nouveau dossier... 10 b) Modifier un dossier... 11 c) Supprimer un dossier... 11 4. Associé... 12 a) Modifier un associé... 12 b) Supprimer un associé... 12 5. Conjoint... 12 a) Ajouter un nouveau conjoint... 13 b) Modifier un conjoint... 13 c) Supprimer un conjoint... 13 6. Enfant... 13 7. Généralisation... 13 IV. NOTES PERSONNELLES... 15 V. CONCLUSION... 16 4
I. INTRODUCTION 1. Préliminaires Attention : Ce document est le manuel de maintenance de l application «Bilan de l entrepreneur v1.0». Il est conseillé de le lire attentivement si vous avez reçu les droits d administration pour le logiciel et ainsi pouvoir réaliser des modifications aisément. Le manuel de maintenance a pour objectif de vous faire découvrir la partie administration du «Bilan de l entrepreneur v1.0», de vous familiariser avec les différentes tables qui le constituent et de vous apprendre comment modifier les données dans l application. Ce manuel est exhaustif des possibilités de modification de l application. Consacrez au moins quelques minutes pour lire ce manuel et apprendre, vous les rentabiliserez vite! Si vous essayez de réaliser des modifications sans avoir suivi les recommandations que vous trouverez dans ces quelques page, vous risquez de perdre du temps et pire, de corrompre la base. 2. Présentation du manuel de maintenance utilisateur Le manuel d utilisation a été conçu pour vous permettre d apprendre rapidement à modifier les paramètres du «bilan de l entrepreneur v1.0». En suivant cette présentation : D une part, vous découvrirez les concepts importants expliqués d une façon informelle ; en effet dans ce cas, il s agit de concepts à acquérir et à comprendre. D autre part, vous vous familiariserez avec les tables. La prise en main de l application et sa modification se veut instinctive et ne devrait pas vous poser le moindre problème une fois que vous aurez lu ce document. 3. A qui s adresse-t-il? Ce manuel cible tous les utilisateurs potentiels n ayant pas de connaissances particulières en programmation informatique. Les termes que vous y trouverez seront faciles à comprendre ou dans le cas contraire, explicités ou illustrés pour une meilleure compréhension. 4. Que fait-on avec le «Bilan de l entrepreneur»? Le «Bilan de l entrepreneur v1.0» est un outils de gestion du patrimoine développé dans le but de pouvoir réaliser une analyse simple et efficace du patrimoine d un entrepreneur. Il vous permet de saisir les informations complètes sur le chef d entreprise, sa famille, son patrimoine et de produire un document final répertoriant toutes les informations plus l analyse complète des ces dernières. Ce document est personnalisable par l utilisateur facilement et personnalisé en fonction de la cible. 5
II. PRESENTATION DE LA BASE DE DONNEES 1. Modèle Conceptuel de Données 6
2. Description des tables Nom de la table Conseillers Dossier Dossier_associé Description Elle contient toutes les informations concernant les conseillers autorisés à utiliser l application. On y retrouve le nom du conseiller, son prénom, son numéro de téléphone professionnel, son adresse email professionnelle et bien sur son mot de passe pour pouvoir utiliser le programme. Les conseillers ayant le droit d administrer sont les seuls à pouvoir modifier la base, ce qui comprend l ajout de nouveaux utilisateurs. C est dans cette table que sont contenus tous les dossiers qui ont été réalisés sur le poste. Il sont identifiés par un numéro et peuvent avoir un nom. Cette table (ou plutôt relation) permet de faire le lien entre un dossier et ses associés. Associé C est là que sont enregistrées toutes les informations concernant les associés. Vous y trouverez tout ce qui concerne l état civil de la personne (nom, prénom, numéro de sécurité sociale, date de naissance, adresse, régime matrimonial) Conjoint Tout comme pour les associés, vous trouverez dans cette table toute les informations concernant les conjoints des personnes auditées. (avec en clé étrangère l identifiant des l associé) Enfant C est dans cette table que sont enregistrées toutes les données concernant les enfants des clients. En plus des informations générales (nom, prénom, date de naissance, activité) vous trouverez donc l identifiant de l associé en question. Bilan Un bilan étant constitué d un actif, d un passif et d une date, vous retrouverez les identifiants de ces derniers plus les informations nécessaires à l analyse comme les identifiants de ratios afin de ne pas avoir à les recalculer constamment. 7
Actif Cette table contient tous les enregistrements d actifs de tous les associés ; c est pour ça qu il n y a pas un mais deux identifiants. Le premier identifiant est clé unique et les deuxième permet de rattacher tous les actifs à un bilan. Passif Contenu et comportement semblable à la table actif. Régime matrimonial Situation professionnelles Ici sont enregistrés les différents régimes matrimoniaux. A l installation de l application, cette table doit être remplie pour qu un enregistrement de dossier soit possible. Les tables associé et conjoints contiennent tous les deux l identifiant du régime matrimonial qui leur correspond. Dans cette table vous ne trouverez que quelques informations concernant : la quote part de chiffre d affaire, les cotisations sociales du clients, la tranche TMI associée. Tranche TMI Le contenu de cette table concerne comme son nom l indique la tranche TMI, le taux, la borne maximale et minimale d une tranche. Tranche ISF Identique à la table Tranche_TMI, mais concernant la tranche ISF Exposition successorale Gearing Ces quatre tables sont toutes formées de la même manière. Chacune contient les bornes inférieures et supérieures, le commentaire correspondant à la tranche où l on se trouve et en première ligne du fichier, la description de son utilité dans l analyse. 8
Ratio d autonomie Ratio d endettement Capacité d épargne Elle fait référence aux différentes informations enregistrées concernant le bénéfice professionnel, l amortissement moyen, les frais financiers, etc III. MODIFICATION DES TABLES 1. Présentation Pour modifier les données contenues dans les tables (ajout, suppression, modification), rien de plus simple. Une fois identifié, cliquez sur que vous recherchez. dans la barre de menu puis choisissez l item 2. Conseillers Pour modifier la table «Conseillers», il vous suffit de cliquez sur dans la barre de menu. Une fenêtre s affiche alors pour vous permettre de réaliser les modifications que vous souhaitez. 9
a) Ajouter un conseiller Pour ajouter un enregistrement, il vous suffit de double cliquer (pour entrer en saisie) dans la colonne «Nom». Ensuite, appuyez sur la touche de votre clavier pour passer à la colonne suivante. Il faut impérativement saisie le nom, prénom et mot de passe d un conseiller. b) Supprimer un conseiller Pour supprimer, c est encore plus simple, il vous suffit de sélectionner une ligne en cliquant dessus puis de cliquer sur le bouton. Un message de confirmation s affiche alors. c) Modifier les informations d un conseiller Pour mettre à jour les informations concernant un conseiller, double cliquez simplement sur la donnée à modifier puis inscrivez votre valeur. 3. Dossier a) Ajouter un nouveau dossier Si vous voulez créer un nouveau dossier, il vous suffit de cliquez sur. Une nouvelle fenêtre va alors apparaître pour vous permettre de saisir les informations que vous souhaitez enregistrer. 10
Saisissez les champs proposés (n oubliez pas que le numéro de dossier est son identifiant alors ne le négligez pas). Et pour terminer, cliquez sur. Une fois l enregistrement réalisé, il ne faut pas s arrêter là! Vous devez aller modifier la table Dossier-Associé pour faire correspondre un client à son dossier. Fermer alors la fenêtre pour retourner au menu principal et aller sur : Paramétrage Dossiers Table Dossier-Associé. Inscrivez alors le numéro de dossier que vous venez de créer puis le numéro du client que vous souhaitez associer et cliquez sur. b) Modifier un dossier Sélectionnez une ligne puis cliquez sur changer l information souhaitée.. Une fenêtre va s ouvrir, vous n avez qu à Attention : La modification se faire en cascade ; c'est-à-dire qu en modifiant le numéro de dossier, tous les associés, conseillers et conseils seront affectés à ce nouveau numéro de dossier. c) Supprimer un dossier Il vous suffit dans ce cas de cliquer sur. Votre dossier et sa correspondance à un associé à un conseiller et à des conseils sera alors supprimée. Néanmoins, les entités concernant ces derniers ne seront pas supprimés. 11
4. Associé a) Modifier un associé Comme nous avons déjà pu le voir précédemment, pour modifier un enregistrement d associé, sélectionnez une ligne puis cliquez sur. La fenêtre pré-remplie par les informations s affichera, vous n aurez plus alors qu à modifier selon vos critères. b) Supprimer un associé Une nouvelle fois, rien de nouveau, cliquez simplement sur. Attention : lorsque vous supprimez un associé, vous supprimez par la même occasion : tous ses bilan (actifs, passifs), son conjoint, son ou ses enfants, sa situation professionnelle et sa capacité d épargne. 5. Conjoint 12
a) Ajouter un nouveau conjoint Pour créer un nouveau conjoint, cliquez sur, en haut à droite de la fenêtre. Attention toutefois, n oubliez pas qu un associé ne peut être lié qu à un seul et unique conjoint. b) Modifier un conjoint Pour modifier l enregistrement c est toujours la même procédure, cliquez sur. c) Supprimer un conjoint Pour supprimer un conjoint rien ne change, sélectionnez une ligne et cliquez sur réalisant cette opération, le régime matrimonial de l associé sera modifié en «Célibataire».. En 6. Enfant Pour ajouter, modifier et supprimer un enregistrement, rien ne change. 7. Généralisation Vous devez maintenant avoir compris comment se déroulent les différentes opération d ajout, suppression et modification de fichier. Le comportement étant similaire pour chacune des tables, il 13
semble inutile de tout énumérer. Gardez seulement à l esprit que les modifications entraînent est répercutions dans chacune des autres tables. Par exemple, si vous supprimez un enregistrement de bilan, les actifs et passifs correspondants seront supprimés. Plus «grave», si vous supprimez un associé, tout ce qu y s y rapporte (conjoint, enfants, bilans, etc ) sera supprimé. Pour garantir la pérennité de votre base, pensez à la sauvegarder régulièrement avec les options du menu ou en copiant le dossier placé dans C:\Program Files\CER_France\Bilan_Entrepreneur\Base\ 14
IV. NOTES PERSONNELLES 15
V. CONCLUSION Votre lecture est bientôt terminée! Vous êtes maintenant familiarisé avec les principaux concepts d ajout, modification et suppression d enregistrements. Nous vous conseillons dans un premier temps de tester le programme avec un cas concret ou non afin de valider vos acquis et explorer par vous-même le contenu pour chacun des modules. Avant de modifier le contenu de la base, posez vous les bonnes questions et réalisez des sauvegardes! Ainsi si vous rencontrez un problème, vous pourrez repartir sur une base saine et fonctionnelle. Nous vous souhaitons de bonnes analyses avec le «Bilan de l entrepreneur v1.0» par CER France Nord-Pas de Calais. 16