Support utilisateur Messagerie GESTION DU CALENDRIER 1
Table des matières...3 1. Visualiser et afficher...3 2. Ajouter rapidement un rendez-vous...5 3. Inviter des personnes ou des groupes...7 4. Réserver un lieu, une ressource...8 5. Vérifier les disponibilités...9 6. Etre alerté par mail avant un évènement... 10 7. Gérer le rappel... 10 8. Créer un calendrier... 11 9. Visualiser plusieurs calendriers... 12 10. Partager un calendrier et gérer des droits... 12 11. Créer une entrée d agenda depuis un mail... 14 2
1. Visualiser et afficher La rubrique calendrier permet de gérer un ou plusieurs calendriers personnels que vous pouvez partager avec vos collègues. Il vous est possible de créer des réunions en invitant vos collègues et de choisir un créneau vous garantissant la disponibilité des invités. Vous pouvez associer une salle ou des équipements à une réunion. L écran principal est présenté en 4 parties Sur la gauche l ensemble de vos calendriers Les différentes vues Les flèches de navigations pour changer de semaine ou de mois La zone centrale avec vos rendez vous Les différentes vues La vue «jour» affiche les événements des calendriers sélectionnés pour la journée en cours. 3
Les vues «semaine ouvrée» et «semaine» affichent les évènements sur la semaine de 5 ou 7 jours. La vue «mois» affiche le planning du mois en entier La vue «programme» affiche le planning du jour, en listant séparément les évènements de chaque calendrier et en précisant votre disponibilité dans la 1ère colonne. 4
Les flèches de navigations servent à changer de semaine, de mois ou d année. Vous pouvez revenir à la date du jour rapidement en cliquant sur le bouton «aujourd hui» ou sur la date du jour dans le calendrier affiché en bas à gauche. Dans l agenda il est possible de créer plusieurs types d évènements : Evènement simple : Evènement en attente d une action de votre part : un collègue vous a invité à une réunion mais n avez pas encore répondu. (couleur foncée) Evènement libre : évènement qui ne bloque pas votre agenda si un collègue veut vous inviter à une réunion, vous devrez ceci dit accepter ou non cette invitation. Evènement privé : visible aux personnes ayant accès a votre agenda, mais aucune information sera affichées concernant votre rdv. Pour créer un évènement simple, positionnez-vous sur la date voulue, faire un clic gauche et descendre votre souris jusqu'à la plage horaire voulue. (Vous pouvez modifier l heure de début et de fin via la souris. 2. Ajouter rapidement un rendez-vous 5
Création évènement Durée et répétition Nature (public/privé) statut (libre/occupé) 6
Projet, réunion Lieu Public (visible par Axéréal) Privé (rdv perso) Statut Durée Répétition de cet évènement Rappel par pop up 3. Inviter des personnes ou des groupes Pour créer une réunion c est comme pour un évènement simple, mais en validant plus de détails. Cette option va vous permettre d inviter des contacts pour cette réunion. OU passer par le bouton nouveau Remplir la description, choisir la durée ou la journée entière 7
Inviter des participants soit en tapant les premières lettres (adressage dynamique) Soit en passant par l onglet «Recherche de participants», rechercher par carnet d adresses. Vous verrez s afficher la disponibilité de vos collègues 4. Réserver un lieu, une ressource A la planification d une réunion vous pouvez réserver des salles de réunions (emplacement) et des ressources (vidéo projecteur, pc portable). Passez par les onglets suivants : Rechercher un emplacement selon le nom, le site, la capacité. Rechercher une ressource selon le nom, le site 8
5. Vérifier les disponibilités Il est possible de choisir les participants, les ressources et les emplacements et de vérifier leur disponibilité à la date choisie ou sur un autre créneau horaire en utilisant la fonction Programme (= planificateur) Programme affiche un planning permettant rapidement de voir si le ou les contacts, les ressources sont disponibles ou pas et de rechercher un créneau plus approprié En Résumé : Visu complète de l invitation 9
6. Etre alerté par mail avant un évènement Les participants vont recevoir un mail dans leur B.A.L. (boîte aux lettres) Les participants pourront choisir 3 actions possibles autour de cette invitation : Si vous acceptez ou choisissez à confirmer le logiciel va automatiquement alimentez votre calendrier 7. Gérer le rappel Exemple de pop-up de rappel automatique avant l éveènement et en cas de retard Pour ne plus recevoir de rappel, pensez à Annuler le rappel (= supprimer le rappel) 10
8. Créer un calendrier Il est possible de créer plusieurs calendriers (projets, équipes) Compléter les propriétés du nouveau calendrier : 11
9. Visualiser plusieurs calendriers Vous avez la possibilité d afficher plusieurs de ces calendriers sur la même fenêtre, il suffit de cocher la case devant chaque calendrier et ceux-ci se superposent sur la fenêtre principale. 10. Partager un calendrier et gérer des droits Partager un calendrier Partager un calendrier avec votre équipe, pour gérer un projet, Pour partager un calendrier, faire clic droit sur le calendrier et ensuite sélectionner «partager le calendrier». 12
Définir les propriétés du partage et les rôles Les Rôles : Aucun : vous n avez pas fait de partage avec votre calendrier Visionneur : lecteur seule, les personnes autorisés à accéder à votre agenda pourrons juste l afficher, ils n auront pas le détail de vos entrées d agenda privés. Gestionnaire : droits lecture, écriture, modification et possibilités d inviter des contacts. Ces accès donnent les droits pour accepter ou refuser des invitations à des réunions en votre nom. C est le type de droit d accès qu un responsable donne à sa secrétaire. Admin : les mêmes droits que gestionnaire avec la possibilité de modifier vos partages en votre nom. Si vous voulez partager votre agenda en lecture seule avec tout le monde sans mot de passe il faut choisir l option, «public» Si un de vos collègues vous donne des droits de partages sur son calendrier vous allez recevoir un mail avec la possibilité d accepter ce partage : 13
Le calendrier que vous venez d accepter s ajoute automatiquement 11. Créer une entrée d agenda depuis un mail Les éléments du mail sont repris automatiquement 14
Ou utiliser le glisser-déplacer d un mail vers le mini-calendrier pour créer un événement qui reprendra les éléments du mail 15