Ludothèque de Sainte-Foy Guide à l intention des bénévoles Description des tâches associées à chaque rôle Document mis à jour le 22 mars 2017 1
Ce document présente toutes les tâches reliées au bon fonctionnement de la ludothèque. Les rôles et la division des tâches sont présentés à titre suggestif; chaque bénévole peut évoluer en fonction de ses intérêts, de ses aptitudes et des besoins spécifiques de la ludothèque. Chacun des rôles s exerce sous la supervision de la coordonnatrice de la Ludothèque de Sainte-Foy à l exception des membres du conseil d administration. Coordonnées La Ludothèque de Sainte-Foy 1100 route de l'église, Québec, G1V 3V9 Téléphone: (418)641-6301 poste 4081 Courriel: ludothequestefoy@gmail.com http://ludosaintefoy.org/index.php Ludothèque de Sainte-Foy Tél.: (418)641-6301 poste 4062 Courriel: coordoludostefoy@gmail.com Document mis à jour le 22 mars 2017 2
TABLE DES MATIÈRES Coordonnées 2 Tâches 4 Bénévole au service au comptoir pour les prêts et les retours 4 Bénévole à l esthétique des rayons 4 Bénévole aux statistiques 5 Bénévole au traitement de la collection 5 Animateur-trice 5 Autres 5 Membres du conseil d administration 6 Membres des comités 6 Fiche d inscription du bénévole 7 Convention d engagement réciproque 9 Code d éthique 10 Document mis à jour le 22 mars 2017 3
Bénévole au service au comptoir pour les prêts et les retours Seule cette fonction s exerce suivant un horaire régulier et exige une présence continue idéalement de 2 ou 3 heures d affilées. Application du règlement de la ludothèque et de toutes politiques et procédures établies; Accueil enthousiaste et assistance aux usagers, incluant les explications sur le fonctionnement et les règlements de la Ludothèque, les ressources et les services disponibles tels système de classement, recherches dans le catalogue en ligne, réservations, etc.; Prêts, retours, comptage des pièces et réservations; Classement des jeux et jouets sur les rayons de la ludothèque tout en respectant les règles de rangements propres aux diverses catégories de jouets; Perception des amendes en cas de retard; Signalement des pertes à la personne responsable; Bon ordre du comptoir; Bénévole à l esthétique des rayons Alignement des jeux et jouets sur les rayons; Si un jeu ou jouet est mal classifié, le replacer sur les rayons de la ludothèque tout en respectant les règles de de rangements propres aux diverses catégories de jouets; Être attentif aux jeux ou jouets qui mériteraient un entretien (fiche, saleté, destruction de la boite) et les retirer de la ludothèque en le signalant à la personne responsable et en exécutant la tâche nécessaire à la réparation. Document mis à jour le 22 mars 2017 4
Bénévole aux statistiques Compilation mensuelle des statistiques de prêts, d inscriptions de nouveaux abonnés, des heures de bénévolats, etc. Maintien d un outil pour faciliter l inscription des statistiques par les bénévoles et employés; Calcul de la fréquentation à partir d un système de comptage de personne et production de rapports. Bénévole au traitement de la collection Cette tâche nécessite certaines capacité artistique (écriture propre, découpage, imagination). Nettoyage, réparation et tri des dons de jouets; Préparation des ensembles de jeux ou jouets; Indexation des nouveaux jeux et jouets en fonction des étapes préétablies (fabrication des fiches de jouets, attribution des prix, identification des pièces, prise de photos, photocopie des règlements); Maintien à jour du catalogue informatique. Animateur-trice Cette tâche peut être réalisée lors des Matinées hebdomadaires de jeux parents-enfants, lors des animations périodiques hors de nos murs ou lors des animations mensuelles de jeux de société. Accueillir les participants avec bonne humeur; Promouvoir la ludothèque et les services offerts; Aider au montage et démontage et parfois transport du matériel d animation; Aider les joueurs de tous âges à découvrir les jeux et jouets que nous aurons sélectionnés. Autres Vous avez d autres compétences spécifiques, offrez ce que vous connaissez! Document mis à jour le 22 mars 2017 5
Membre du conseil d administration Lors de l Assemblée générale annuelle tenue en juin, les administrateurs de l organisme sont élus par les membres. Les heures d implication diffèrent selon le poste désiré. Rencontre du conseil un soir aux six semaines. Président-e Vice-président-e Trésorier-ère Secrétaire Administrateur-trice du service de prêt et jeux sur place Administrateur-trice des animations ludiques Administrateur-trice des communications et de l informa- Membre des différents comités Il est aussi possible de faire partie de comités. Ils servent à soutenir les différents membres du conseil d administration dans leurs tâches. Comité de la trésorerie et du financement Comité du service de prêt et jeux sur place Comité des animations ludiques Comité des communications et de l informatique Document mis à jour le 22 mars 2017 6
Fiche d inscription du bénévole Veuillez détacher cette partie et la remettre à la coordonatrice Nom: Prénom: Adresse: Ville: Code postal: Téléphone: Courriel: Avez-vous déjà fait du bénévolat? Oui Non Si oui, pour quel organisme? Quelle était votre tâche? À titre indicatif, veuillez spécifier les jours ainsi que les heures de début et de fin de vos disponibilités. Jour Avant-midi Après-midi Soirée Dimanche Lundi Mardi Mercredi Jeudi Vendredi Samedi Pour un nombre total d heures par semaine de : Y a-t-il des précisions quant à vos disponibilités? Document mis à jour le 22 mars 2017 7
Tâches à effectuer Pour chacune des tâches que vous souhaiteriez accomplir, indiquez votre niveau d intérêt de 1 à 5 (1 signifiant faible intérêt et 5 un très grand intérêt). Si une tâche ne vous intéresse pas, n inscrivez rien. Tâche 1 2 3 4 5 Bénévole au service au comptoir pour les prêts et les retours Bénévole à l esthétique des rayons Bénévole aux statistiques Bénévole au traitement de la collection Animateur-trice Membre du conseil d administration: Membre des différents comités : Autres compétences: Par souci de sécurité, avez-vous des contraintes physiques que nous devrions connaitre? Avez-vous un ou une partenaire avec qui vous souhaiteriez être jumelé(e)? Commentaires: L engagement que vous prendrez comme bénévole sera réévalué après un mois. Nous verrons alors si les tâches vous conviennent, si vous souhaitez poursuivre votre engagement ou si vous préférez réorientez votre action bénévole. Document mis à jour le 22 mars 2017 8
Convention d engagement réciproque Entre: Et : Ludothèque de Sainte-Foy 1100 route de l Église Québec, G1V 3V9 La Ludothèque s engage à l égard du bénévole: À respecter les disponibilités convenues; À écouter ses idées et suggestions; À maintenir un programme d information, d intégration et de formation; À lui apporter son soutien dans l accomplissement de ses fonctions À fournir les outils nécessaires à l accomplissement des différentes tâches; La Ludothèque pourra, à tout moment, mettre fin à sa collaboration avec le bénévole, en l avisant autant que possible dans un délai raisonnable, dans les cas de coupure de poste ou de non-respect des engagements mentionnées ci -dessous. Le bénévole s engage à l égard de la Ludothèque: À coopérer avec les différents partenaires de l organisme; À respecter le fonctionnement de l organisme et du règlement interne; À s impliquer dans les activités confiées; À respecter les horaires et les disponibilités convenus et à prévenir la direction en cas d empêchement; À faire des suggestions pour l amélioration du fonctionnement, de l organisation du service des bénévoles ou des activités; À garder confidentielles les informations recueillies dans le cadre de ses fonctions; À projeter une image positive de la ludothèque; À éviter les comportements qui pourraient remettre en question l intégrité et le professionnalisme des services offerts à la ludothèque; À communiquer à la direction toute apparence de litige ou de conflit dans l exercice de ses fonctions; À participer aux réunions d information et aux formations proposées. Le bénévole pourra, à tout moment, mettre fin à sa collaboration en avisant, autant que possible dans un délai raisonnable la coordonnatrice. Signée à le Document mis à jour le 22 mars 2017 9
Code d éthique Sous l autorité du conseil d administration, le présent code d éthique s applique aux administrateurs, aux employés et aux bénévoles de la Ludothèque de Sainte-Foy qui s engagent : À agir dans le respect des administrateurs, des employés et des bénévoles ; À agir dans le plein respect des lois en vigueur, des statuts, règlements et politiques adoptés par Ludothèque Sainte-Foy et des codes, principes et politiques auxquels l organisme a adhéré ; À faire preuve d honnêteté et à agir de bonne foi et avec loyauté au mieux des intérêts de la Ludothèque Sainte-Foy ; À s opposer et à s abstenir de prendre part à tout acte contraire à l intérêt public de l organisme et aux normes éthiques généralement reconnues ; À se conduire dans leur vie privée et professionnelle de manière à ne pas nuire à la réputation de la Ludothèque Sainte-Foy ; À appuyer tous les efforts qui sont déployés pour accroître l efficacité et l efficience dans la gestion de l organisation ; À effectuer efficacement et honnêtement les tâches assignées ; À participer aux formations données par l organisme ; À favoriser un climat de travail harmonieux propice à l établissement d un milieu de travail valorisant, dans la dignité et la sécurité, et à promouvoir l équité des tâches ou de d emploi y compris pour les jeunes apprentis bénévoles ; À ne pas utiliser les ressources de l organisation à des fins personnelles ; À respecter en tout temps et en tout lieu la confidentialité ; À respecter les règles inhérentes au service auquel ils ou elles sont affecté-es. À exprimer à la coordonnatrice ou au coordonnateur leurs insatisfactions par rapport à leurs tâches et à suggérer des améliorations ou des changements ; À aviser la coordonnatrice ou le coordonnateur aussitôt que possible si l on est dans l incapacité de pouvoir remplir ses fonctions selon l horaire fixé ou d assister à une formation ; À éviter toute conduite de discrimination fondée sur la race, l ethnie, la couleur, le sexe, l âge, la nationalité, la religion, l orientation sexuelle, un handicap physique ou mental, l opinion politique. À s abstenir d engager la Ludothèque de Sainte-Foy sans l autorisation préalable de l instance appropriée. Je reconnais avoir lu le Code d éthique de la Ludothèque de Sainte-Foy. J en comprends chaque article. J accepte que cette fiche soit porté à mon dossier. Signature de l employé ou du bénévole: Document mis à jour le 22 mars 2017
Ludothèque de Sainte-Foy Merci! Votre implication est indispensable! Document mis à jour le 22 mars 2017