GUIDEDEL USAGER AFFICHAGEWEB Version 9.0

GUIDEDEL USAGER AFFICHAGEWEB Version 9.0

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Table des matières Introduction.......... 5 Vued ensembledudocument...5 Usagers de l affichage Web........6 Usager standard..............6 UsagerStandard+MWI...7 UsagerdelafonctionCallDirector...7 Chapitre1:Configurationdel affichageweb... 9 Introduction...9 Configurationdusystème...10 ConfigurationdeMicrosoftOutlook...10 ConfigurationdeLotusNotes...14 ConfigurationdunavigateurWeb(InternetExplorer)...20 Certificatsdesécurité...23 Chapitre2:Installationdel affichageweb... 27 Connexionàl interfaced affichageweb...27 Définitiondespréférences...30 Gestiondeslistesdediffusion...31 Créationd unelistedediffusion...32 Modificationd unelistedediffusion...33 Suppressiond unelistedediffusion...33 Enregistrementdesmessagesd accueil...34 Chapitre 3 : Fonctions de la messagerie unifiée.......... 37 Vued ensembleprincipale...37 Lectured unmessage...39 FonctionAppelle-moi...40 FonctionRejoins-moi...42 FonctionEnregistrementd unappel...44 Gestiondesmessages...44 Suppressiond unmessage...44 Stockaged unmessage...46 Réponseàunmessage...48 Transfertd unmessage...50 3

NuPoint Messenger IP Guide de l usager pour l affichage Web 4

Introduction Introduction La version 9.0 de NuPoint Messenger IP propose de nouvelles fonctions d affichage Web permettant aux usagers de gérer leurs préférences, d enregistrer des messages d accueil, ainsi que de créer et de gérer leurs listes de diffusion personnelles. De plus, les usagers pourront accéder à leurs messages vocaux à partir de leur client de courrier électronique ou de leur navigateur et écouter leurs messages par l entremise des haut-parleurs de leur ordinateur ou de leur téléphone. Les usagers disposant des options suivantes auront accès à l interface d affichage Web de NuPoint Messenger : Messagerie unifiée Standard : cette option personnelle permet le transfert SMTP des messages vocaux sur le client de courrier électronique. Elle ne comporte pas de synchronisation de l indicateur de messages en attente (MWI). Messagerie unifiée Standard+MWI : cette option permet d accéder aux messages vocaux à partir du client de courrier électronique ou d un navigateur Web. Elle comporte aussi la synchronisation MWI. Fonction Call Director : il s agit d une application logicielle disponible en option avec la version 9.0 du système NuPoint Messenger IP et permettant à l usager de créer son propre standard automatisé pour sa boîte vocale. Remarque : Les usagers de NuPoint Messenger peuvent appartenir à plus d une catégorie. Par exemple, un usager Standard peut aussi être un usager Standard+MWI. Pour en savoir davantage, veuillez communiquer avec l administrateur de votre système. Vue d ensemble du document Le présent guide décrit les fonctions accessibles aux usagers par le biais de l interface d affichage Web. Remarque : Les fonctions UM Standard ne sont pas expliquées dans ce guide, puisque tous les messages vocaux sont gérés par l entremise du client de courrier électronique, et non dans l interface d affichage Web. Pour connaître les étapes de configuration, communiquez avec l administrateur de votre système; pour obtenir des renseignements sur la gestion des messages, consultez la documentation de votre client de courrier électronique. Le chapitre 1 de ce document vous explique la configuration des clients de courrier électronique pris en charge (Microsoft Outlook et Lotus Notes) pour l accès UM Standard+MWI. Il contient aussi des renseignements portant sur la configuration du navigateur Web (Internet Explorer) permettant d accéder à l interface d affichage Web. Remarque : Les captures d écran incluses dans la procédure ci-dessous sont tirées de la version anglaise de Lotus Notes R5. La terminologie et les écrans français peuvent varier en fonction de la version de Lotus Notes utilisée pour la configuration. Le chapitre 2 décrit les préférences d usager pouvant être configurés à partir des onglets Préférences, Listes de diffusion et Messages d accueil de l interface d affichage Web. 5

NuPoint Messenger IP Guide de l usager pour l affichage Web Le chapitre 3 décrit les fonctions de messagerie unifiée accessibles à partir de la fenêtre Boîte vocale.il y a plusieurs manières de gérer les messages de cette fenêtre; on explique dans les procédures de ce chapitre les différentes options disponibles, notamment la lecture, la suppression et le stockage des messages, ainsi que la réponse aux messages et le transfert de ceux-ci. Usagers de l affichage Web Les usagers suivants ont accès à l interface d affichage Web de NuPoint Messenger. Usager standard Les usagers standards sont ceux qui disposent d une licence d accès à l option UM Standard. Ils seront en mesure d écouter leurs messages vocaux par l entremise de leur client de courrier électronique. Aucune synchronisation ne sera effectuée entre les messages vocaux stockés sur NuPoint Messenger et ceux de leur compte d usager de courrier électronique, et le voyant MWI sur leur téléphone ne sera pas significatif. Ces usagers devront donc gérer leurs messages à la fois dans l IUT et dans le client de courrier électronique. L UM Standard sera prise en charge par l entremise du transfert SMTP vers le compte de courrier électronique de l usager. Lors de la réception d un nouveau message vocal, le système vérifiera s il dispose d une licence UM Standard. Si l usager possède une adresse électronique valide, NuPoint Messenger créera alors un courriel comportant une pièce jointe vocale. Cette pièce jointe sera un fichier en format.wav contenant le message vocal reçu et pouvant être lu par un logiciel multimédia standard. L objet du courriel sera «Message vocal de [Nom/CLID/Numéro de boîte vocale/demandeur inconnu]». Le courriel sera alors envoyé à l usager sur NuPoint Messenger par l entremise du serveur SMTP existant; il s affichera dans la boîte de réception du client de courrier électronique de l usager, qui pourra alors le manipuler comme tout autre courriel. Remarque : Un cas particulier doit être souligné. Pour les messages vocaux reçus avec la mention «Confidentiel» (transfert interdit), le système NuPoint Messenger créera un courriel sans pièce jointe vocale et l enverra à l usager. Dans le texte de ce courriel, on indiquera à l usager d écouter le message par l entremise de l IUT. Comme tous les messages vocaux sont gérés par le client de courrier électronique, ce guide ne comporte aucune autre explication sur l option UM Standard. Pour connaître les étapes de configuration, communiquez avec l administrateur de votre système; pour obtenir des renseignements sur la gestion des messages, consultez la documentation de votre client de courrier électronique. Remarque : Les messages vocaux de tous les usagers UM Standards s afficheront dans la boîte de réception du client de courrier électronique (par l entremise d un transfert SMTP); l accès à l affichage Web est limité à l onglet Préférences, qui permet aux usagers de modifier leur adresse de courriel. Pour en savoir davantage sur la configuration des préférences d usager, consultez le chapitre 2. 6

Introduction Usager Standard+MWI Les usagers Standards+MWI sont ceux qui disposent d une licence avec l option MWI. Ils seront en mesure d écouter leurs messages vocaux par l entremise d un client de courrier électronique ou d un navigateur Web pris en charge. Si un message est supprimé ou lu dans une interface quelconque (IUT, affichage Web ou client de courrier électronique), il apparaîtra comme tel dans toutes les interfaces. Le voyant MWI restera aussi en synchronisation pour ces usagers. Ce voyant s éteindra seulement quand tous les nouveaux messages vocaux auront été lus par l entremise du client de courrier électronique, de l affichage Web ou de l IUT. L UM Standard+MWI sera prise en charge en activant l accès Web sur un compte de courrier électronique d un usager. Les usagers seront en mesure de configurer leur client de courrier électronique de sorte à accéder à leur boîte vocale à partir d un simple référentiel centralisé sur le serveur NuPoint Messenger. Lorsqu un nouveau message vocal arrive, l interface d affichage Web sera mise à jour après quelques secondes, au bout desquelles le message s affichera. L usager pourra aussi actualiser la fenêtre en cliquant sur le bouton Actualiser de l interface d affichage Web. Si un usager clique sur un message vocal de l interface, une requête HTTP sera envoyée au serveur NuPoint Messenger. Cette requête amorcera le téléchargement HTTP du message vocal sur l ordinateur client, puis un lecteur multimédia standard, par exemple Windows Media Player, affichera ce message. Remarque : Mitel recommande et prend en charge l utilisation du lecteur Windows Media Player, version 9.0 ou ultérieure, pour la lecture des messages vocaux provenant du système NuPoint Messenger. On peut cependant utiliser d autres lecteurs multimédias à cette fin. Il faudra peut-être configurer le client de courrier électronique pour permettre l accès à l affichage Web. Pour connaître les procédures de configuration, consultez le chapitre 1 de ce guide. On peut aussi accéder à l interface Web par l entremise d un navigateur Web. Pour en savoir davantage, consultez le chapitre 1. Usager de la fonction Call Director Les usagers de la fonction Call Director sont ceux qui disposent une licence d accès à la fonction Call Director. Cette fonction d application logicielle Web de la version 9.0 de NuPoint Messenger IP permet aux usagers de créer leur propre standard automatisé pour leur boîte vocale. Avec la fonction Call Director, vous pouvez créer un standard automatisé et des applications de traitement d appels, nommées flux d appels, pour votre organisation et vos services, ainsi que pour les boîtes vocales et les postes individuels. Remarque : Pour en savoir davantage sur la fonction Call Director et sur l utilisation de cette application, consultez l aide en ligne fournie avec l application. 7

NuPoint Messenger IP Guide de l usager pour l affichage Web 8

Configuration de l affichage Web Chapitre 1 : Configuration de l affichage Web Introduction Les usagers de la messagerie unifiée disposant de l option Standard+MWI peuvent accéder à leurs messages vocaux par l entremise de leur navigateur Web ou de leur client de courrier électronique. Dans ce dernier cas, le client doit être configuré pour l accès Web. Remarque : La configuration du client de courrier électronique ne s applique qu aux usagers UM Standard+MWI. Les messages vocaux de tous les usagers UM Standard s afficheront dans la boîte de réception du client de courrier électronique (par le biais d un transfert SMTP); l accès à l affichage Web est limité à l onglet Préférences, qui permet aux usagers de modifier leur adresse de courriel. Ce chapitre présente les procédures de configuration de Microsoft Outlook et de Lotus Notes. Il contient aussi des renseignements portant sur la configuration du navigateur Web (Internet Explorer) permettant d accéder à l interface d affichage Web NuPoint Messenger si on utilise d autres clients de courrier électronique. Remarque : L interface d affichage Web utilise des fenêtres contextuelles pour plusieurs tâches. Certains logiciels bloquant l affichage de ces fenêtres peuvent empêcher le fonctionnement adéquat de l interface; nous vous suggérons donc de désactiver ces logiciels (s ils sont installés) afin de profiter pleinement des fonctions de l interface d affichage Web. Mêmes désac.tivés, certains logiciels de blocage de fenêtres contextuelles (par exemple la version Yahoo) peuvent causer certains problèmes mineurs. Dans ce cas, vous devrez peut-être effectuer certaines tâches manuellement, notamment raccrocher le téléphone quand vous utilisez la fonction Appelle-moi ou Rejoins-moi. Pour configurer votre client de courrier électronique, utilisez, dans les pages suivantes, la procédure qui s applique à votre situation 9

NuPoint Messenger IP Guide de l usager pour l affichage Web Configuration du système Les usagers UM Standard+MWI devront installer les éléments suivants avant de procéder à la configuration du client UM : un client de courrier électronique pris en charge (Microsoft Outlook 2000, 2002 (XP) et 2003, ou Lotus Notes 5.0, 6.0 et 6.5); Remarque : Les usagers ne disposant pas de l un de ces clients de courrier électronique peuvent accéder aux fonctions de la messagerie unifiée par l entremise de leur navigateur Web (Internet Explorer). Pour en savoir davantage, consultez la section intitulée «Configuration du navigateur Web» de ce chapitre. Internet Explorer (version 6.0 ou ultérieure); Remarque : Pour avoir accès à toutes les fonctions de l interface d affichage Web, on doit activer les cookies sur le navigateur Web. un lecteur multimédia standard (par exemple, Windows Media Player); Remarque : Mitel recommande et prend en charge l utilisation du lecteur Windows Media Player, version 9.0 ou ultérieure, pour la lecture des messages vocaux provenant du système NuPoint Messenger. On peut cependant utiliser d autres lecteurs multimédias à cette fin. une carte de son installée dans l ordinateur; une connexion réseau permettant l accès au réseau d entreprise (là où réside le serveur NuPoint Messenger); des haut-parleurs ou un casque PC, afin d écouter les messages sur l ordinateur. Configuration de Microsoft Outlook La procédure ci-après décrit les étapes de configuration de Microsoft Outlook pour la messagerie unifiée Standard+MWI. Remarque : Pour cette procédure, vous devrez obtenir auprès de l administrateur de votre système le nom de domaine complet du serveur NuPoint Messenger. 1. Démarrez Microsoft Outlook. 2. Dans la liste de dossiers, sélectionnez Outlook aujourd hui. 3. Avec le bouton droit de la souris, cliquez dans la fenêtre Liste des dossiers, puis sélectionnez Nouveau dossier dans la fenêtre contextuelle. 4. Dans la boîte de dialogue affichée, entrez le nom (par exemple «Boîte vocale») du nouveau dossier. 10

Configuration de l affichage Web 5. Après avoir créé le dossier, cliquez sur OK. 6. Sélectionnez le nouveau dossier dans la liste. 7. Cliquez avec le bouton droit de la souris, puis sélectionnez Propriétés dans le menu contextuel. 11

NuPoint Messenger IP Guide de l usager pour l affichage Web 8. Dans la boîte de dialogue affichée, sélectionnez l onglet Page d accueil. 9. Sélectionnez l option Afficher par défaut la page d accueil de ce dossier. 10. Dans la zone Adresse, entrez le nom de domaine complet du serveur NuPoint Messenger; utilisez la syntaxe suivante : http://<nom du serveur><nom de domaine><nom de domaine de premier niveau>/login.html Remarque : Pour obtenir le détail de cette entrée, communiquez avec l administrateur de votre système. 11. Cliquez sur OK pour quitter la fenêtre. La procédure de configuration de Microsoft Outlook pour la messagerie unifiée Standard+MWI est terminée. Vous pourrez désormais accéder à vos messages vocaux à partir du nouveau dossier Boîte vocale. Remarque : Pour accéder aux messages vocaux, vous devrez utiliser un ID usager (numéro de boîte vocale) et un code d accès. L ID usager et le code d accès sont les mêmes que le nom d utilisateur et le mot de passe vous servant à accéder à votre boîte vocale par l entremise de l IUT. Contactez l administrateur de votre système pour obtenir cette information. 12

Configuration de l affichage Web Une fois ouvert, le dossier Boîte vocale de Microsoft Outlook apparaîtra comme suit : Remarque : Certaines versions de Microsoft Outlook (notamment 2002 et 2003) pourraient afficher une page vide lorsque vous tentez d accéder au dossier Boîte vocale. Dans ce cas, vous devrez installer un certificat de sécurité pour que les messages vocaux s affichent. Pour procéder à cette installation, consultez la section intitulée Certificats de sécurité de ce chapitre. Pour obtenir de l information sur les différents onglets et sur les options de gestion des messages de cette interface, consultez les chapitres 2 et 3. 13

NuPoint Messenger IP Guide de l usager pour l affichage Web Configuration de Lotus Notes La procédure ci-après décrit les étapes de configuration de Lotus Notes pour la messagerie unifiée Standard+MWI. Remarque : Pour cette procédure, vous devrez obtenir auprès de l administrateur de votre système le nom de domaine complet du serveur NuPoint Messenger. 1. Démarrez Lotus Notes. 2. Dans le menu Fichier, sélectionnez Préférences > Préférences d emplacement. Remarque : Les captures d écran incluses dans la procédure ci-dessous sont tirées de la version anglaise de Lotus Notes R5. La terminologie et les écrans français peuvent varier en fonction de la version de Lotus Notes utilisée pour la configuration. La fenêtre suivante, Settings for location (Emplacement), s affichera : 3. Sélectionnez l onglet Internet Browser (Navigateur Internet). 4. Cliquez sur la flèche vers le bas adjacente au champ Internet Browser (Navigateur Internet) pour accéder au menu déroulant des types de navigateur. 14

Configuration de l affichage Web 5. Dans le menu affiché, sélectionnez Notes with Internet Explorer (Notes avec Internet Explorer), puis cliquez sur OK. 6. Pour sélectionner un emplacement à partir duquel ouvrir la page Web, cliquez sur la flèche vers le bas adjacente au champ Retrieve/open pages (Récupérer/Ouvrir pages). 7. Dans le menu affiché, sélectionnez from Notes workstation (feuille de notes), puis cliquez sur OK. 8. Dans la fenêtre Location (Emplacement), cliquez sur l option Enregistrer et fermer. 9. Allez à votre espace de travail Lotus Notes. 15

NuPoint Messenger IP Guide de l usager pour l affichage Web 10. Cliquez deux fois sur l option On Local (Local) de votre espace de travail. 11. Dans le menu déroulant de la page d accueil, sélectionnez Create New Page Style (Créer nouveau style de page). 16

Configuration de l affichage Web La fenêtre suivante s affichera : 12. Dans la zone de texte Give your page a title (Donner un titre à votre page), entrez le nom (par exemple «Boîte vocale») de votre nouvelle page. 13. Parmi les options disponibles de la zone Layout (Disposition), sélectionnez une disposition pour votre vue Lotus Notes. 14. Sélectionnez l onglet Content (Contenu). 17

NuPoint Messenger IP Guide de l usager pour l affichage Web La fenêtre suivante s affichera : 15. Sélectionnez le cadre Web page (page Web) à modifier. 16. Dans le champ Web page (page Web) situé au bas de la fenêtre, sélectionnez l option I want to type in the address (Je veux insérer l adresse). 17. Dans la zone de texte Enter the web address to display in the frame (Entrer l adresse Web devant s afficher dans le cadre), entrez le nom de domaine complet du serveur NuPoint Messenger; utilisez la syntaxe suivante : http://<nom du serveur><nom de domaine><nom de domaine de premier niveau>/login.html Remarque : Pour obtenir le détail de cette entrée, communiquez avec l administrateur de votre système. 18. Cliquez sur OK pour enregistrer les modifications et quitter la fenêtre. La procédure de configuration de Lotus Notes pour la messagerie unifiée Standard+MWI est terminée. Vous pourrez désormais accéder à vos messages vocaux à partir de Lotus Notes. Remarque : Pour accéder à ce dossier, vous devrez utiliser un ID usager (numéro de boîte vocale) et un code d accès. L ID usager et le code d accès sont les mêmes que le nom d utilisateur et le mot de passe vous servant à accéder à votre boîte vocale par l entremise de l IUT. Contactez l administrateur de votre système pour obtenir cette information. 18

Configuration de l affichage Web Une fois ouvert, le dossier Boîte vocale de Lotus Notes apparaîtra comme suit : Remarque : Si le message d erreur «Page cannot be found» (Page introuvable) s affiche, vous devrez fermer la fenêtre, puis rouvrir la session à partir de l option On Local (Local) de votre espace de travail Lotus Notes. Remarque : La disposition dans votre application Lotus Notes pourrait être différente de celle de l image ci-dessus selon la disposition que vous avez choisie à l étape 13. Remarque : Certaines versions de Lotus Notes (notamment la 6.5) pourraient afficher une page vide lorsque vous tentez d accéder au dossier Boîte vocale. Dans ce cas, vous devrez installer un certificat de sécurité pour que les messages vocaux s affichent. Pour procéder à cette installation, consultez la section intitulée Certificats de sécurité de ce chapitre. Pour obtenir de l information sur les différents onglets et sur les options de gestion des messages disponibles dans cette interface, consultez les chapitres 2 et 3. 19

NuPoint Messenger IP Guide de l usager pour l affichage Web Configuration du navigateur Web (Internet Explorer) Pour les usagers qui ne disposent pas de Microsoft Outlook ou de Lotus Notes (par exemple, ceux qui utilisent GroupWise), on peut aussi configurer le navigateur Web (Internet Explorer) de sorte à leur donner accès aux fonctions de la messagerie unifiée par l entremise de l affichage Web de NuPoint Messenger. Remarque : Pour avoir accès à toutes les fonctions de l interface d affichage Web de NuPoint Messenger, on doit activer les cookies sur le navigateur Web. Ces usagers peuvent configurer leur navigateur Web de sorte à accéder à l URL du serveur NuPoint Messenger (en entrant le nom de domaine complet) et aux fonctions de la messagerie unifiée par l entremise de l affichage Web de NuPoint Messenger. Remarque : Cette fonction d accès au Web n est disponible que sous Internet Explorer. Pour configurer le navigateur Web (Internet Explorer), entrez et marquez comme signet l adresse URL du serveur NuPoint Messenger en utilisant la syntaxe suivante : http://<nom du serveur><nom de domaine><nom de domaine de premier niveau>/login.html Remarque : Vous devez entrer le nom de domaine complet du serveur NuPoint Messenger. Contactez l administrateur de votre système pour obtenir cette information. Remarque : Vous devrez installer un certificat de sécurité pour accéder à vos messages vocaux. Pour procéder à cette installation, consultez la section intitulée Certificats de sécurité de ce chapitre. 20

Configuration de l affichage Web Cette adresse vous donnera accès au serveur NuPoint Messenger; la fenêtre de connexion de l interface d affichage Web apparaîtra ensuite, telle qu illustrée ci-dessous. Remarque : L adresse Web entrée dans l écran ci-dessus ne représente qu un exemple. Communiquez avec l administrateur pour obtenir l adresse URL particulière à votre système. Remarque : Un message d alerte de sécurité pourrait s afficher lors de la connexion. Cliquez alors sur Oui pour poursuivre l ouverture de session. Vous pouvez aussi cocher la case Enregistrer mon mot de passe pour stocker le numéro de votre boîte vocale et votre code d accès sur votre ordinateur, ce qui vous permettra d établir automatiquement une connexion à l interface d affichage Web et de contourner la fenêtre de connexion (et le message d alerte de sécurité). Cette fonction nécessite l activation des cookies sur votre navigateur. 21

NuPoint Messenger IP Guide de l usager pour l affichage Web Une fois la connexion établie, l interface d affichage Web apparaît et comporte les onglets accessibles, tel qu illustré ci-dessous. On peut manipuler les onglets et les données de la même manière que ceux reçus du client de courrier électronique. Pour obtenir de l information sur les différents onglets et sur les options de gestion des messages de cette interface, consultez les chapitres 2 et 3. 22

Configuration de l affichage Web Certificats de sécurité Certaines versions de Microsoft Outlook et de Lotus Notes pourraient afficher une page vide lorsque vous tentez d accéder au dossier Boîte vocale. Dans ce cas, vous devrez installer un certificat de sécurité pour que les messages vocaux s affichent. Vous devrez aussi installer ces certificats si vous accédez au serveur NuPoint Messenger par l entremise d un navigateur (Internet Explorer). Procédez comme suit pour installer le certificat de sécurité : 1. Ouvrez Internet Explorer. 2. Entrez le nom de domaine du serveur NuPoint Messenger. Remarque : Pour obtenir le détail de cette entrée, communiquez avec l administrateur de votre système. 3. Lafenêtresuivanted alertedesécurités affichera.lecertificatdesécuriténecomprend que des affichages d'écrans en anglais. Cliquez sur View Certificate (Afficher le certificat).. 23

NuPoint Messenger IP Guide de l usager pour l affichage Web 4. La fenêtre de certificat suivante s affichera. Cliquez sur Install Certificate (Installer le certificat). 5. La fenêtre de l assistant d importation de certificat s affichera. Cliquez sur Next (Suivant). 24

Configuration de l affichage Web 6. La fenêtre de stockage du certificat s affichera. Cliquez sur Next (Suivant) pour accepter la mémoire par défaut des certificats. 7. La fenêtre de l assistant d achèvement d importation du certificat s affichera. Cliquez sur Finish (Terminé) pour terminer l installation de l assistant. 25

NuPoint Messenger IP Guide de l usager pour l affichage Web 8. La fenêtre de mémoire principale des certificats s affichera. Cliquez sur Yes (Oui) pour ajouter le certificat à la mémoire principale. 9. La fenêtre suivante s affichera. Cliquez sur OK pour terminer l installation du certificat. 10. Redémarrez le client de courrier électronique (si vous utilisez Microsoft Outlook ou Lotus Notes pour accéder à vos messages vocaux). Vous venez d installer le certificat de sécurité qui vous donnera un accès complet à vos messages vocaux sur le serveur NuPoint Messenger. 26

Installation de l affichage Web Chapitre 2 : Installation de l affichage Web Le présent chapitre décrit les fonctions configurables par l usager dans l interface d affichage Web. Remarque : On peut aussi accéder en ligne aux renseignements contenus dans ce guide en cliquant sur le lien Aide situé dans le coin supérieur droit de la fenêtre Boîte vocale. Après la configuration de l accès à l interface d affichage Web par l usager, la fenêtre de connexion à l affichage Web apparaîtra. L affichage Web est protégé par un ID usager (numéro de boîte vocale) et un code d accès. Vous devrez entrer ces données pour accéder aux différentes fonctions de l affichage Web. Connexion à l interface d affichage Web La fenêtre de connexion suivante apparaîtra lorsque vous accéderez à l interface d affichage Web pour la première fois : Remarque : L option d établir une connexion en français ne sera disponible que si un jeu de messages guides français (canadien ou européen) a été installé sur le système NuPoint Messenger. Pour en savoir davantage, veuillez communiquer avec l administrateur de votre système. 27

NuPoint Messenger IP Guide de l usager pour l affichage Web Procédez comme suit pour établir une connexion à l interface d affichage Web : 1. Entrez le numéro de votre boîte vocale. 2. Entrez votre code d accès. Remarque : Si vous ignorez le numéro de boîte vocale ou le code d accès de votre système, communiquez avec votre administrateur. 3. Choisissez la langue à utiliser dans l interface d affichage Web. Remarque : La langue d affichage par défaut est l anglais. Une fois vos données de connexion entrées, vous pourrez utiliser les fonctions qui vous sont accessibles dans l interface d affichage Web. Remarque : Un message d alerte de sécurité pourrait s afficher lors de la connexion. Cliquez alors sur Oui pour poursuivre l ouverture de session. Vous pouvez aussi cocher la case Enregistrer mon mot de passe (Remember Me) pour stocker le numéro de votre boîte vocale et votre code d accès sur votre ordinateur, ce qui vous permettra d établir automatiquement une connexion à l interface d affichage Web et de contourner la fenêtre de connexion (et le message d alerte de sécurité). Cette fonction nécessite l activation des cookies sur votre navigateur. L interface d affichage Web comporte les onglets suivants : boîte vocale; préférences; listes de diffusion; messages d accueil; Call Director (si l usager dispose d une licence pour cette fonction). Remarque : L onglet Call Director n apparaîtra dans l interface d affichage Web que si l administrateur de système vous a identifié en tant qu usager autorisé sur le système NuPoint Messenger. L écran suivant illustre l interface d affichage Web et les boutons de tâche disponibles. 28

Installation de l affichage Web Le tableau suivant identifie les types d usagers ayant accès aux différents onglets : Onglets Usager MU standard Usager MU standard+ima Usager de la fonction Call Director Boîte vocale Non Oui Non Préférences Oui Oui Non Listes de diffusion Non Oui Non Messages d accueil Non Oui Non Call Director Non Non Oui Remarque : Les usagers de NuPoint Messenger peuvent appartenir à plus d une catégorie afin d accéder à toutes les fonctions. Après avoir établi une connexion à l interface d affichage Web, vous pouvez définir vos préférences dans l onglet Préférences de l interface. 29

NuPoint Messenger IP Guide de l usager pour l affichage Web Définition des préférences L onglet Préférences de l interface d affichage Web vous permet de gérer vos préférences, que vous pouvez modifier en tout temps. Remarque : Le nombre de champs de l onglet Préférences, ainsi que leur type, varieront en fonction du type de l usager. L exemple ci-dessous illustre l onglet Préférences lorsque toutes les options d usager sont activées. Procédez comme suit pour définir vos préférences : 1. Dans le champ Préférences de messagerie unifiée, entrez l adresse électronique UM Standard ou UM Standard+MWI à laquelle vous voulez que vos messages vocaux soient envoyés. Remarque : Les options auxquelles vous aurez accès varieront selon votre type de configuration d usager. Il se peut qu une seule option d adresse électronique s affiche dans l onglet Préférences, ou vous verrez peut-être les deux options d adresse si votre configuration d usager comporte les deux types. Les utilisateurs UM Standard+MWI doivent entrer une adresse électronique. Si vous n entrez pas d adresse électronique UM Standard, la fonction de transfert de courrier électronique sera désactivée. 2. Dans le champ Préférences Appelle-moi, entrez le numéro de poste où le système devra vous appeler pour l écoute des messages et pour l enregistrement des messages d accueil et des noms des listes de diffusion. Remarque : Si vous entrez un numéro de téléphone dans ce champ, le bouton Appelle-moi apparaîtra dans l interface d affichage Web; sinon, ce sera le bouton Rejoins-moi qui apparaîtra. Pour en savoir davantage sur les fonctions Appelle-moi et Rejoins-moi, consultez le chapitre 3 de ce document. 30

Installation de l affichage Web 3. Cliquez sur le bouton Sauvegarder. Remarque : Le bouton Annuler effacera toutes les nouvelles valeurs et réactivera les préférences antérieures. Après la configuration de vos préférences, vous serez prêt à définir vos listes de diffusion personnelles dans l onglet Listes de diffusion de l interface. Gestion des listes de diffusion L interface d affichage Web contient aussi un onglet Listes de diffusion, dans lequel vous pouvez définir et gérer vos listes de diffusion personnelles; ces listes vous permettent d envoyer un message à plusieurs destinataires en même temps. Remarque : Seuls les usagers Standard+MWI ont accès à cet onglet dans l interface d affichage Web. L écran suivant illustre l onglet Listes de diffusion; dans cet exemple, plusieurs listes de diffusion ont été définies. 31

NuPoint Messenger IP Guide de l usager pour l affichage Web Création d une liste de diffusion Procédez comme suit pour créer une nouvelle liste de diffusion : 1. Dans l onglet Listes de diffusion, cliquez sur le bouton Nouvelle liste. La fenêtre de définition suivante s affichera : 2. Dans le champ Nom de la liste, entrez un nom pour la liste. 3. Dans le champ Numéro de la liste, entrez un numéro pour la liste. Remarque : Ce numéro peut être compris entre 1 et 99; cependant, il se peut que l administrateur de système se réserve les numéros 1 à 9 pour des fonctions spéciales. Pour en savoir davantage, veuillez communiquer avec l administrateur de votre système. 4. Entrez le premier membre de la liste de diffusion, puis cliquez sur le bouton Ajouter. Le nom et le numéro de téléphone de cette personne s afficheront dans le champ Membres de la liste de diffusion. 5. Poursuivez l entrée des membres dans la liste jusqu à ce que celle-ci soit complète. Remarque : Vous pouvez rechercher des personnes à ajouter à la liste en entrant le nom de la personne, puis en cliquant sur le bouton Rechercher. Un nouvelle fenêtre s ouvrira et affichera une liste des membres par nom. Sélectionnez la personne à ajouter à votre liste, puis cliquez sur le bouton Ajouter. 32

Installation de l affichage Web 6. Quand tous les membres souhaités auront été ajoutés à la liste, cliquez sur le bouton Sauvegarder. La liste sera enregistrée; son nom et son numéro apparaîtront désormais dans l onglet Listes de diffusion. Remarque : On peut aussi utiliser le numéro de la liste de diffusion à partir de l interface de l usager téléphonique (IUT). 7. Vous pouvez enregistrer un nom pour cette liste de diffusion en cliquant sur le bouton Enregistrer le nom. Ceci démarre une session d enregistrement par l entremise de la fonction Appelle-moi. Remarque : Si vous avez déjà défini votre numéro Appelle-moi dans l onglet Préférences, le système appellera votre poste afin d accéder à l enregistrement par l entremise de l interface de l usager téléphonique (IUT). Si ce numéro n a pas encore été défini, le système vous demandera d établir d abord une connexion à votre boîte vocale. Modification d une liste de diffusion Procédez comme suit pour modifier une liste de diffusion existante : 1. Dans l onglet Listes de diffusion, sélectionnez une liste en cochant la case adjacente au numéro de la liste à modifier. 2. Cliquez sur le bouton Modifier. 3. La fenêtre des détails de la liste de diffusion s affiche. Vous pouvez modifier comme suit les valeurs des champs suivants : nom de la liste entrez un nouveau nom pour la liste de diffusion; numéro de la liste entrez un nouveau numéro pour la liste de diffusion; membres de la liste de diffusion cliquez sur le bouton Ajouter ou Supprimer pour ajouter des membres à la liste ou pour en supprimer. 4. Quand toutes les modifications désirées auront été apportées, cliquez sur le bouton Sauvegarder. La liste sera alors stockée; les noms et numéros modifiés apparaîtront dans l onglet Listes de diffusion. Suppression d une liste de diffusion Procédez comme suit pour supprimer une liste de diffusion existante : 1. Dans l onglet Listes de diffusion, sélectionnez une liste en cochant la case adjacente au numéro de la liste à supprimer. 2. Cliquez sur le bouton Supprimer. 3. Une fenêtre de confirmation s affichera. Confirmez la suppression. La liste de diffusion sera entièrement supprimée de l affichage Web et l onglet Listes de diffusion sera actualisé. Remarque : Vous pouvez supprimer plusieurs listes de diffusion en même temps en sélectionnant d abord les listes à supprimer, puis en cliquant sur le bouton Supprimer. Après avoir défini vos listes de diffusion personnelles, vous pouvez enregistrer vos messages d accueil dans l onglet Messages d accueil de l interface d affichage Web. 33

NuPoint Messenger IP Guide de l usager pour l affichage Web Enregistrement des messages d accueil L interface d affichage Web comporte aussi un onglet Messages d accueil, dans lequel vous pouvez enregistrer et définir vos messages d accueil personnels. Si vous activez un message d accueil comme message principal, ce message sera entendu par tous les demandeurs de votre boîte vocale. Remarque : Seuls les usagers Standard+MWI ont accès à cet onglet dans l interface d affichage Web. L écran ci-dessous illustre l onglet Messages d accueil; dans cet exemple, quatre messages d accueil ont été enregistrés. Remarque : Le système vous permet d enregistrer quatre messages d accueil : un message principal et trois messages conditionnels. On peut modifier les noms par défaut des messages d accueil (illustrés ci-haut) en cliquant sur le bouton Renommer. Procédez comme suit pour enregistrer un message d accueil personnel : 1. Dans l onglet Messages d accueil, sélectionnez le type de message à enregistrer, puis cliquez sur le bouton Enregistrer. Remarque : Si vous avez déjà défini votre numéro Appelle-moi dans l onglet Préférences, le système appellera votre poste afin d accéder à l enregistrement par l entremise de l IUT. Si ce numéro n a pas encore été défini, le système vous demandera d établir d abord une connexion à votre boîte vocale. 34

Installation de l affichage Web 2. Une fois que la connexion à votre boîte vocale a été établie, la fenêtre suivante s affiche : 3. Cliquez sur le bouton Enregistrer, puis enregistrez un message d accueil. Remarque : Vous pouvez cliquer sur le bouton Lecture afin d écouter votre message d accueil avant de le stocker. Si vous n êtes pas satisfait, vous pouvez le réenregistrer en appuyant sur le bouton Enregistrer. Vous pouvez aussi cliquer sur le bouton Arrêt pour interrompre la session d enregistrement ou la lecture du message d accueil. 4. Cliquez sur le bouton Sauvegarder. Le message d accueil sera alors stocké en tant que message principal ou message conditionnel, selon votre sélection à l étape 1. Remarque : Le bouton Annuler fermera la fenêtre Enregistrement d un message d accueil; le système reviendra à l onglet Message d accueil. 5. Si vous voulez faire de ce message le message d accueil principal qui sera entendu par tous les demandeurs de votre boîte vocale, sélectionnez-le dans la liste déroulante Message d accueil actif, puis cliquez sur le bouton Mettre à jour. Remarque : Vous pouvez aussi sélectionner comme message principal un des messages d accueil que vous avez enregistrés dans le tutoriel de l UIT. Ces messages s afficheront aussi dans votre liste de messages d accueil de l interface d affichage Web. Vous pouvez activer n importe quel d entre eux comme message d accueil principal. 6. Si vous voulez renommer le message d accueil, sélectionnez-le dans la liste, puis cliquez sur le bouton Renommer. Une boîte de dialogue s affichera; vous pourrez y renommer le message d accueil. Vous venez de configurer votre interface d affichage Web et êtes prêt à utiliser les fonctions Unified Messaging ou Call Director (si vous disposez d une licence pour ces options). Pour en savoir davantage sur les fonctions Unified Messaging, consultez le chapitre 3 de ce guide. Pour en savoir davantage sur la fonction Call Director, consultez l aide en ligne fournie avec cette application. 35

NuPoint Messenger IP Guide de l usager pour l affichage Web 36

Fonctions de la messagerie unifiée Chapitre3:Fonctionsdelamessagerieunifiée Le présent chapitre décrit les fonctions de la messagerie unifiée dans l interface d affichage Web. Remarque : On peut aussi accéder en ligne aux renseignements contenus dans ce guide en cliquant sur le lien Aide situé dans le coin supérieur droit de la fenêtre Boîte vocale. Vue d ensemble principale Une fois la configuration du client de courrier électronique terminée, un nouvel onglet, «Boîte vocale», sera créé dans l interface d affichage Web; on pourra accéder à tous les messages vocaux dans cet onglet. L usager sera alors en mesure d afficher tous les messages vocaux de l interface d affichage Web; la figure ci-dessous présente l interface sous Lotus Notes. Remarque : L interface d affichage Web est protégée par un ID usager (numéro de boîte vocale) et un code d accès. Vous devrez entrer ces données pour accéder aux messages vocaux stockés dans ce dossier ou si la session d affichage Web expire. 37

NuPoint Messenger IP Guide de l usager pour l affichage Web L onglet Boîte vocale permet d accomplir les fonctions suivantes : lire un message (soit par l entremise du téléphone, à l aide des fonctions Appelle-moi ou Rejoins-moi, soit par l entremise des haut-parleurs de l ordinateur); Remarque : Le bouton Appelle-moi de l onglet Boîte vocale ne sera affiché que si l usager a déjà défini son numéro de téléphone Appelle-moi dans l onglet Préférences. Pour en savoir davantage sur les préférences d usager, consultez le chapitre 2 de ce guide. Si ce numéro de téléphone n a pas été défini à l étape de configuration, c est le bouton Rejoins-moi qui sera affiché dans l onglet Boîte vocale. supprimer un message; stocker un message; répondre au message d un autre usager; transférer un message à un autre usager; actualiser votre affichage; quitter la session. L écran suivant présente l onglet Boîte vocale, ainsi que les boutons de tâche disponibles. Le lien Déconnexion est situé dans le coin supérieur droit de la page. Si vous cliquez sur ce lien, la fenêtre Boîte vocale se fermera et le système reviendra à la page de connexion principale. Remarque : Il est important de rompre la connexion quand vous terminez les opérations sur les messages vocaux. Le nombre de licences UM est en effet limité et cette action libère le système NuPoint Messenger pour les autres usagers. 38

Fonctions de la messagerie unifiée Le lien Aide est également situé dans le coin supérieur droit de la page; son action est d ouvrir ce document en format PDF. Le bouton Rafraîchir sert à actualiser l affichage de la fenêtre Boîte vocale; tout nouveau message sera alors affiché. Il pourra s écouler quelques secondes avant que certains messages soient acheminés; le lien Rafraîchir accélérera le processus de transfert des messages. Remarque : Si la session a expiré et que vous cliquez sur le bouton Rafraîchir, l écran de connexion s affichera; vous devrez alors établir une nouvelle connexion dans le dossier Boîte vocale à partir de votre client de courrier électronique. Lecture d un message Tous les nouveaux messages vocaux apparaîtront dans la liste de messages de l onglet Boîte vocale; vous pouvez en faire la lecture en cliquant sur le lien de l ID du demandeur ou sur l icône circulaire de lecture adjacente au nom ou au poste de la personne qui a enregistré un message vocal (voir la figure ci-dessous). Le lien de l ID du demandeur (ainsi que toutes les autres données du message) apparaît en gras lorsqu un nouveau message arrive dans le dossier Boîte vocale. Ce texte revient en format normal après la lecture du message. Remarque : L icône adjacente au champ Appelant montre une enveloppe fermée (le rabat de l enveloppe est fermé) lorsqu un nouveau message arrive dans le dossier Boîte vocale. Une fois le message lu, cette icône se transforme en enveloppe ouverte (avec le rabat ouvert). Lorsque vous cliquez sur un message vocal, le lecteur multimédia par défaut sur votre ordinateur démarre automatiquement et procède à la lecture du message. Remarque : Quelques secondes peuvent s écouler avant le début de la lecture (selon la longueur du message), puisque le message doit être d abord téléchargé dans le lecteur. Plus le message est long, plus la durée de téléchargement sera longue. Vous pouvez aussi écouter vos messages vocaux en cliquant sur le bouton Appelle-moi ou Rejoins-moi. Ceci vous permettra d écouter les messages sur le téléphone plutôt que sur les haut-parleurs de l ordinateur.. Remarque : Le bouton Appelle-moi de l onglet Boîte vocale ne sera affiché que si l usager a déjà défini son numéro de téléphone Appelle-moi dans l onglet Préférences. Si ce numéro de téléphone n a pas été défini à l étape de configuration, c est le bouton Rejoins-moi qui sera affiché dans l onglet Boîte vocale. Pour en savoir davantage sur les préférences d usager, consultez le chapitre 2 de ce guide. 39

NuPoint Messenger IP Guide de l usager pour l affichage Web Fonction Appelle-moi Vous pouvez aussi écouter vos messages vocaux en cliquant sur le bouton Appelle-moi de l interface d affichage Web. Ceci vous permettra d écouter les messages sur le téléphone plutôt que sur les haut-parleurs de l ordinateur. Remarque : On peut accéder aux messages confidentiels à l aide de la fonction Appelle-moi; ils seront alors lus sur le téléphone. Si vous cliquez sur le bouton Appelle-moi, le système NuPoint Messenger composera le numéro de votre poste et vous permettra d écouter vos messages vocaux sur le téléphone. Remarque : Pour que cette fonction soit disponible, on doit avoir entré le numéro de téléphone Appelle-moi dans l onglet Préférences. Si ce numéro de téléphone n a pas été défini à l étape de configuration, c est le bouton Rejoins-moi qui sera affiché dans l onglet Boîte vocale. Pour en savoir davantage sur les préférences d usager, consultez le chapitre 2 de ce guide. Procédez comme suit pour accéder à vos messages par l entremise de la fonction Appelle-moi. 1. Dans l onglet Boîte vocale de l interface d affichage Web, cliquez sur le bouton Appelle-moi. 2. Le système NuPoint Messenger appellera votre numéro de téléphone et affichera le message suivant. Répondez à l appel pour continuer. 40

Fonctions de la messagerie unifiée 3. Le système est alors en attente de lecture d un message. Sélectionnez un message dans votre dossier Boîte vocale, puis cliquez sur le bouton Lecture. 4. Le message sera alors lu sur le téléphone. Le bouton Arrêt interrompra la lecture du message. Remarque : Vous pouvez lancer la lecture d un autre message en annulant la sélection du premier message et en en sélectionnant un autre. 5. Quand vous aurez terminé l écoute des messages, cliquez sur le bouton Déconnecter Appelle-moi. La fenêtre de confirmation suivante s affichera : 6. Cliquez sur OK pour quitter la fonction. Le système fera la lecture du message guide «Au revoir» puis quittera la fonction. 41

NuPoint Messenger IP Guide de l usager pour l affichage Web Fonction Rejoins-moi Vous pouvez aussi écouter vos messages vocaux en cliquant sur le bouton Rejoins-moi de l interface d affichage Web. Ceci vous permettra d écouter les messages sur le téléphone plutôt que sur les haut-parleurs de l ordinateur. Remarque : On peut accéder aux messages confidentiels à l aide de la fonction Rejoins-moi; ils seront alors lus sur le téléphone. Si vous cliquez sur le bouton Rejoins-moi, le système NuPoint Messenger vous demandera de composer votre numéro de poste. Après avoir établi une connexion à votre boîte vocale, vous pourrez écouter vos messages vocaux sur le téléphone. Remarque : Le bouton Rejoins-moi ne s affichera que si le numéro de téléphone Appelle-moi n a pas été entré dans l onglet Préférences. Pour en savoir davantage sur les préférences d usager, consultez le chapitre 2 de ce guide. Procédez comme suit pour accéder à vos messages par l entremise de la fonction Rejoins-moi. 1. Dans l onglet Boîte vocale de l interface d affichage Web, cliquez sur le bouton Rejoins-moi. 2. Le système NuPoint Messenger affichera le message suivant et attendra que vous accédiez à votre boîte vocale. Décrochez le combiné et composez votre numéro de boîte vocale pour continuer. 42

Fonctions de la messagerie unifiée 3. Une fois que vous aurez accédé à votre boîte vocale, le système attendra la lecture d un message. Sélectionnez un message dans votre dossier Boîte vocale, puis cliquez sur le bouton Lecture. 4. Le message sera alors lu sur le téléphone. Le bouton Arrêt interrompra la lecture du message. Remarque : Vous pouvez lancer la lecture d un autre message en annulant la sélection du premier message et en en sélectionnant un autre. 5. Quand vous aurez terminé l écoute des messages, cliquez sur le bouton Déconnecter Rejoins-moi. La fenêtre de confirmation suivante s affichera : 6. Cliquez sur OK pour quitter la fonction. Le système fera la lecture du message guide «Au revoir» puis quittera la fonction. 43

NuPoint Messenger IP Guide de l usager pour l affichage Web Fonction Enregistrement d un appel Le système NuPoint Messenger prend aussi en charge la fonction d enregistrement d appels qui vous permet d enregistrer une conversation téléphonique en appuyant sur la touche d afficheur «Enreg» sur le téléphone. Cette touche amorcera automatiquement l enregistrement de la conversation dans votre boîte vocale. Remarque : Pour en savoir davantage sur la fonction Enregistrement d un appel par l entremise des touches d afficheur, consultez le document NuPoint Messenger IP Voice Mail User Guide. Une fois l appel terminé, vous pouvez choisir de conserver ou de supprimer l enregistrement. Si vous le conservez, il s affichera dans l onglet «Boîte vocale» avec les autres messages vocaux, mais son icône sera différente (une icône de magnétophone à cassette). Vous pouvez faire la lecture du message enregistré de la même manière que pour les messages vocaux. Gestion des messages Il y a plusieurs manières de gérer les messages de l interface d affichage Web. Les procédures suivantes expliquent les différentes tâches pouvant être effectuées, notamment la suppression et le stockage des messages, ainsi que la réponse aux messages et leur transfert. Remarque : Si l un des messages vocaux porte la mention «Confidentiel», les boutons Lecture, Sauvegarder, Répondre et Transférer seront désactivés dans la fenêtre Boîte vocale (pour ce message seulement). Suppression d un message Procédez comme suit pour supprimer un message de la fenêtre Boîte vocale : 1. Sélectionnez un message à supprimer en cochant la case adjacente à ce message avec la souris. Le message sélectionné est mis en surbrillance. Remarque : Vous pouvez supprimer plus d un message à la fois en cochant d abord les messages à supprimer, puis en cliquant sur le bouton Supprimer. Si vous voulez supprimer TOUS les messages de la fenêtre Boîte vocale, vous pouvez cliquer sur la case de la barre de titre des messages, ce qui sélectionnera automatiquement tous les messages à supprimer de la fenêtre Boîte vocale. 44