Module 3.1 Schéma de classification 3.1.0 Ce que vous devez faire 3.1.1 Ajouter une rubrique 3.1.1.1 Section - Identification 3.1.1.2 Section - Règle de conservation 3.1.1.3 Section - Accès & sécurité 3.1.1.4 Dupliquer la description d une rubrique 3.1.2 Modifier la description d une rubrique 3.1.3 Rechercher une ou des rubriques 3.1.3.1 Rechercher dans l ensemble des rubriques 3.1.3.2 Recherche rapide 3.1.4 Supprimer un ou des rubriques 3.1.5 Production des listes et rapports 3.1.5.1 Production de la liste instantanée des rubriques 3.1.5.2 Production des rapports La section «Schéma de classification» de votre logiciel DOCUMENTIK FMP6 vous permet d enregistrer, de décrire, de modifier la description, de repérer ou de supprimer des rubriques dans votre Schéma de classification. Certaines actions sont limitées selon le mot de passe des usagers.
Module 3.1 : Schéma de classification 3.1.0 Ce que vous devez faire Enregistrer les rubriques du schémas. Tenir à jour la liste des rubriques du schéma. 3.1.1 Ajouter une rubrique 3.1.1.1 Section - Identification 1. Cliquer sur [Ajouter]. 2. Code - Code de classification - Obligatoire - Alphanumérique Inscrire le Code de classification. Guide de l usager 3.1-3
Section 3 : Outils de gestion documentaire 3. État - Facultatif - Alphanumérique - Liste de choix Sélectionner, au besoin, l État de la rubrique. 4. Couleur - Facultatif - Alphanumérique - Liste de choix Sélectionner, au besoin, la couleur associée à la rubrique. 5. Ancien code - Facultatif si la fonction est activée- Alphanumérique Inscrire l Ancien code de classification associé à la rubrique. 6. Titre - Titre de la rubrique - Obligatoire - Alphanumérique Inscrire un Titre de la rubrique (ne pas dépasser les balises en forme de triangles). NB : La deuxième ligne est réservée à l,inscription du titre dans une deuxième langue, s il y a lieu. 3.1-4 DOCUMENTIK FMP6 7. Niveau supérieur - Code - Code de classification de rattachement au niveau supérieur - Obligatoire - Alphanumérique Inscrire le Code de classification du niveau supérieur. NB: Le niveau de la rubrique, le niveau et le titre du niveau supérieur et le niveau, le code + le titre du niveau hiérarchique, s il y a lieu, sont générés automatiquement par le système. NB: Pour retirer une rubrique de la liste de consultation des rubriques disponibles lors de la description de dossiers ou de documents, cliquer sur la case à cocher activé : [X] = la rubrique apparaîtra dans liste [X] = la rubrique n apparaîtra pas dans la liste 8. ISO - Facultatif - Alphanumérique - Liste de choix Sélectionner, au besoin, le Numéro de la norme en lien avec la rubrique et inscrire, à droite, le Numéro du chapitre de la norme en question..
Module 3.1 : Schéma de classification 9. Définition et avertissements - Facultatif mais fortement recommandé - Alphanumérique Inscrire la Définition de la rubrique et tout avertissement concernant son utilisation. 10. Mots clés - Facultatif - Alphanumérique - 5 lignes de mots clés - Maximum 65 000 caractères par ligne. Inscrire, dans la rubrique à gauche, si vous le connaissez, le Numéro du mot clé dans la Table des mots clés ou les Mots clés, dans la rubrique à droite, ou appuyer sur [Sélectionner un mot clé] pour consulter la liste des Mots clés et sélectionner un mot clé en cliquant sur l icône Au besoin, compléter le texte affiché. 11. Identifier les dossiers à l aide des subdivisions - Facultatif - Alphanumérique - Liste de choix Sélectionner, au besoin, la ou les subdivisions qui devraient être rattachées au code. NB: Si la sélection contient la mention de Subdivisions spécifiques, la liste des subdivisions disponible est affichée automatiquement par le système 12. Notes supplémentaires - Facultatif - Alphanumérique Inscrire, au besoin, des Notes supplémentaires concertant la rubrique. Guide de l usager 3.1-5
Section 3 : Outils de gestion documentaire 3.1.1.2 Section - Règle de conservation 3.1-6 DOCUMENTIK FMP6 1. Détenteur principal - No - Unité administrative détenant l exemplaire principal - Obligatoire (au moins 1) - Numérique - En lien avec la table des Détenteurs. Inscrire le Numéro du détenteur ou appuyer sur [Ajouter un détenteur principal] pour consulter la liste des Détenteurs et sélectionner un numéro en cliquant sur l icône NB: pour inscrire plus de 2 détenteurs, voir 3.1.1.3 Section - Accès & sécurité. 2. Détenteur principal - Nom - Nom du détenteur - Affiché automatiquement selon le numéro de détenteur inscrit ou sélectionné. NB : il est possible de sélectionner Unités administratives concernées (détenteurs multiples) en cliquant sur la rubrique sans inscrire de numéro de détenteur.
Module 3.1 : Schéma de classification 3. Ouverture annuelle - Bouton radio Oui/Non - Non par défaut - Facultatif Cliquer sur Oui si vous souhaitez que les dossiers liés à cette rubrique fassent partie de la listes des dossiers créés en lot à chaque année. RÈGLE PRINCIPALE 4. Inscrire la durée de conservation à l état actif (AC) et semi-actif (SA) et sélectionner le sort final (IN) pour le ou les supports de conservation des dossiers et des documents qui seront classifiés à l aide de la rubrique. NB : Les codes 888 (Jusqu au dénouement) et 999 (Jusqu au remplacement par une nouvelle version) peuvent être inscrits à l état actif (AC). Si le sort final (IN) = TRI, cliquer sur [Critères de tri] pour sélectionner un critère de tri. Une fois le critère repéré, cliquer sur [Sélectionner un critère de tri] pour le sélectionner ou sur [Retourner à la règle de conservation] pour annuler l opération. Naissance - Départ - Décès Si la série documentaire concerne des dossiers de personnes, inscrire une durée de conservation après la date de naissance et/ ou une durée de conservation après la date de départ et/ou une durée de conservation après la date de décès de la personne sans rien inscrire dans la colonne semi-actif (SA). Guide de l usager 3.1-7
Section 3 : Outils de gestion documentaire RÈGLE SECONDAIRE 5. Inscrire la durée de conservation à l état actif (AC) et semi-actif (SA) et sélectionner le sort final (IN) pour le ou les supports de conservation des dossiers et des documents qui seront classifiés à l aide de la rubrique. NB : Les codes 888 (Jusqu au dénouement) et 999 (Jusqu au remplacement par une nouvelle version) peuvent être inscrits à l état actif (AC). 6. Année(s) tampon au semi-actif Inscrire, au besoin, un nombre d années supplémentaires. 3.1-8 DOCUMENTIK FMP6 7. Règle approuvée Inscrire, au besoin, la Date d établissement de la règle de conservation. Inscrire, au besoin, la Date d adoption de la règle de conservation. Inscrire, au besoin, la Date de modification de la règle de conservation Inscrire, au besoin, la Date d approbation de la règle de conservation. 8. Commentaires - Actif / Semi-actif / Général Cliquer, au besoin, sur Actif et inscrire un commentaire. Cliquer, au besoin, sur Semi-actif et inscrire un commentaire. Cliquer, au besoin, sur Général et inscrire un commentaire. 9. Commentaires - Justification administrative / légale Cliquer, au besoin, sur Justification administrative et inscrire un commentaire. Cliquer, au besoin, sur Justification légale et inscrire un commentaire.
Module 3.1 : Schéma de classification 3.1.1.3 Section - Accès & sécurité 1. Accès - Rubrique informative seulement - Facultative - Liste de choix Sélectionnez, au besoin, le type de restriction d accès. 2. Essentiel - Bouton radio Oui/Non - Non par défaut - Facultatif Cliquer sur Oui si vous souhaitez indiquer que les dossiers liés à cette rubrique sont essentiels et doivent être protégés en cas de sinistre. 3. Protection - Facultatif (recommandé si Essentiel = Oui) - Alphanumérique - Liste de choix Sélectionner, au besoin, le mode de protection. 4. Mode de destruction - Facultatif (recommandé si le sort final (IN) = DÉT) - Alphanumérique - Liste de choix Sélectionner, au besoin, le mode de destruction. Guide de l usager 3.1-9
Section 3 : Outils de gestion documentaire 5. Détenteur principal - No - Unité administrative détenant l exemplaire principal - Possibilité de plus de 2 détenteurs identifiés - Numérique - En lien avec la table des Détenteurs. Inscrire le Numéro du détenteur ou appuyer sur [Ajouter un détenteur principal] pour consulter la liste des Détenteurs et sélectionner un numéro en cliquant sur l icône 6. Détenteur principal - Nom - Nom du détenteur - Affiché automatiquement selon le numéro de détenteur inscrit ou sélectionné. 7. Justification des restrictions d accès Inscrire, au besoin, la justification des restrictions d accès sélectionnées à l étape 1. 3.1-10 DOCUMENTIK FMP6
Module 3.1 : Schéma de classification 3.1.1.4 Dupliquer la description d une rubrique Consulter la section 3.1.3 Rechercher une ou des rubriques 1. Au besoin, chercher une rubrique en utilisant la Recherche rapide. 2. Cliquer sur [Dupliquer]. 3. Modifier la description de la rubrique. Guide de l usager 3.1-11
Section 3 : Outils de gestion documentaire 3.1.2 Modifier la description d un rubrique Consulter la section 3.1.3 Rechercher une ou des rubriques 1. Chercher la rubrique dont la description doit être modifiée. 2. Modifier la description de la rubrique. 3.1-12 DOCUMENTIK FMP6
Module 3.1 : Schéma de classification 3.1.3 Rechercher une ou des rubriques 3.1.3.1 Rechercher dans l ensemble des rubriques 1. Cliquer sur [Chercher]. Un écran contenant tous les champs descriptifs des rubriques du schéma est affiché (voir page suivante). 2. Inscrire le ou les Critères de recherche dans la ou les Champs concernés. Noter que l inscription de critères de recherche dans plus d une rubrique correspond à l opérateur booléen «ET». 3. Pour ajouter plus d un critère de recherche dans un même champ, cliquer sur [Ajouter] une fois le premier critère inscrit. 4. Cliquer sur [Rechercher] pour confirmer la recherche ou sur [Annuler] pour quitter l écran de recherche dans l ensemble des rubriques. 5. Au besoin, cliquer sur [Modifier la recherche] pour apporter une correction aux critères de recherche déjà inscrits. Opérateurs booléens disponibles : Guide de l usager 3.1-13
Section 3 : Outils de gestion documentaire 3.1-14 DOCUMENTIK FMP6
Module 3.1 : Schéma de classification 3.1.3.2 Recherche rapide 1. Cliquer sur le Bouton fléché vers la droite dans la colonne Recherche rapide. Un écran contenant certains champs descriptifs des rubriques du schéma est affiché (voir ci-dessous). Noter que la rubrique de recherche Texte permet d inscrire un ou des critères de recherche simultanée dans les champs de textes Titre, Définition... 2. Inscrire le ou les Critères de recherche dans la ou les champs concernés. Noter que l inscription de critères de recherche dans plus d une rubrique correspond à l opérateur booléen «ET». 3. Cliquer sur [Chercher] pour confirmer la recherche ou sur [Tout effacer] pour effacer l ensemble critères de recherche inscrits. 4. La recherche rapide terminée, cliquer sur le Bouton fléché vers la gauche de l écran Recherche rapide pour fermer cet écran. Guide de l usager 3.1-15
Section 3 : Outils de gestion documentaire 3.1.4 Supprimer une ou des rubriques Consulter la section 3.1.3 Rechercher une ou des rubriques Cette section explique comment supprimer de la base de données une ou des fiches descriptives de rubriques du schéma. Cette action ne peut être menée que par la ou les personnes dont le mot de passe permet la suppression de fiches dans la base de données. 1. Chercher une rubrique ou un lot de rubriques à supprimer en utilisant la Recherche rapide ou en cliquant sur [Chercher]. 2. SUPPRESSION D UNE FICHE 2.1 Dans le menu FileMaker (en haut de l écran) cliquer sur Fiches et sélectionner Supprimer la fiche 3.1-16 DOCUMENTIK FMP6 2.2. À la question «Souhaitez-vous supprimer définitivement cette fiche?», cliquer sur le bouton Annuler pour annuler ou sur le bouton Supprimer pour confirmer. ATTENTION : Une fois la suppression confirmée, il n est plus possible d annuler l opération. 3. SUPPRESSION DE PLUSIEURS FICHES 3.1 Dans le menu FileMaker (en haut de l écran) cliquer sur Fiches et sélectionner Supprimer les fiches trouvées 2.2. À la question «Supprimer définitivement l ENSEMBLE des X fiches trouvées sur la base de données?», cliquer sur le bouton Annuler pour annuler ou sur le bouton Supprimer toutes les fiches pour confirmer. ATTENTION : Une fois la suppression confirmée, il n est plus possible d annuler l opération.
Module 3.1 : Schéma de classification 3.1.5 Production des listes et des rapports 3.1.5.1 Production de la liste instantanée des rubriques Consulter la section 3.1.3 Rechercher une ou des rubriques 1. Au besoin, chercher un lot de rubriques en utilisant la Recherche rapide ou en cliquant sur [Chercher]. 2. Cliquer sur [Liste] pour afficher la liste des rubriques trouvés. NB: Il est possible de trier la liste des rubriques à partir de n importe quel champ(en cliquant sur le nom du champ affiché en vert entre crochets [ ] ). 3. Pour imprimer la liste des rubriques, cliquer sur [Format imprimable]. 5. Pour prévisualiser le contenu du rapport, cliquer sur [Prévisualiser]. Pour imprimer le rapport, cliquer sur [Imprimer] en ajustant, au besoin, les paramètres affichés dans la fenêtre Impression. Pour quitter le rapport, cliquer sur [Fermer]. Guide de l usager 3.1-17
Section 3 : Outils de gestion documentaire 3.1.5.2 Production des rapports 1. Cliquer sur le nom du rapport entre crochets [ ]. 3.1-18 DOCUMENTIK FMP6 [Schéma de classification] : Codes et titres. [Schéma de classification et subdivisions spécifiques] : Schéma de classification ou Index du schéma de classification intégrant les Subdivisions spécifiques, s il y a lieu. [Schéma et définitions] : Codes, titres, définitions et avertissements. [Schéma et calendrier] : Codes, titres, définitions et avertissements, commentaires, critères de tri, règles de conservation et détenteurs. [Sommaire des règles] : Codes, titres, définitions et avertissements, commentaires, critères de tri, règles de conservation et détenteurs. [Index des rubriques] : Rubriques, niveaux supérieurs et codes par ordre alphabétique des rubriques. [Index des rubriques et des mots clés] : Rubriques par ordre alphabétique des mots clés. [Codes de classification utilisés] : Mention des codes utilisés du schéma de classification. [Liste des règles de conservation] : Règles de conservation présentées sous forme de tableau (plusieurs règles par page). [Formulaire des règles de conservation] : Règles de conservation présentées sous forme de formulaire (un formulaire par règle). Séparateurs : Séparateurs pour certains des rapports ci-dessus: [Schéma de classification] [Schéma et définitions] [Schéma et calendrier] [Formulaire des règles de conservation] [Liste des règles de conservation] 2. Répondre aux questions en lien avec la production du rapport ou des séparateurs