GUIDE DES ECHANGES ENTRE LSU ET AFFELNET LYCEE Académie de Strasbourg SAIO - 2017 Guide des échanges entre LSU et AFFELNET Lycée - Page 1 sur 9 Mai 2017
LES ECHANGES ENTRE LSU ET AFFELNET LYCEE (Palier 3 ème ) 1. LE LIVRET SCOLAIRE UNIQUE Les livrets scolaires de l école élémentaire et du collège forment désormais un livret scolaire commun pour la scolarité obligatoire du CP à la 3 ème. Le livret scolaire d un élève regroupe : des bilans périodiques des bilans de fin de cycle des attestations A la fin d une période, le bilan périodique indique : au recto : le niveau de l élève par matière au verso : les appréciations générales et les projets menés A la fin de chaque cycle (fin de 3 ème en particulier) : Une fiche dresse un bilan global sur les 8 composantes du socle commun grâce à un indicateur simple : maîtrise insuffisante, fragile, satisfaisante ou très bonne. 2. LA LIAISON AFFELNET LYCEE et LIVRET SCOLAIRE UNIQUE LE PRINCIPE RETENU Concernant l affectation des élèves au lycée à l issue de la classe de 3 ème, un barème de points attribué à l élève, vœu par vœu, départage les candidats à une même formation. Ce barème est établi en fonction des connaissances et des compétences acquises du socle commun, mais aussi des résultats de l élève au cours de l année de 3 ème. Ainsi, deux types de données du LSU doivent être pris en compte : l évaluation de la maîtrise des 8 composantes du socle commun de connaissances de compétences et de culture mentionnée dans le bilan de fin de cycle 4. les résultats de l élève dans les différentes disciplines renseignés dans les bilans périodiques de la classe de 3 ème. Afin que les élèves puissent être comparés quelles que soient les modalités d évaluation, tous les types d évaluation retenus dans l établissement sont rapportés par Affelnet Lycée à une échelle unique en 4 groupes de niveau correspondant chacun à un nombre de points. LES TACHES A EFFECTUER PAR L ETABLISSEMENT Affelnet prend en compte les modes d évaluation retenus par l établissement. Les données du LSU sont importées dans Affelnet Lycée en 2 temps. La gestion des évaluations se décompose donc en deux sous-fonctionnalités : Préparation des évaluations, Intégration des évaluations. Guide des échanges entre LSU et AFFELNET Lycée - Page 2 sur 9 Mai 2017
3. GESTION DES EVALUATIONS EN ETABLISSEMENT DANS AFFELNET Cette fonctionnalité permet aux chefs d'établissement d'obtenir les évaluations présentes dans le Livret Scolaire Unique (LSU) des élèves du palier 3 ème de leur établissement. Elle est accessible depuis le menu principal pour les utilisateurs habilités en cliquant sur "Gestion des évaluations en établissement" : Deux tâches sont donc effectuées par l établissement pour l intégration des données du LSU grâce à l onglet «Gestion des évaluations en établissement» dans le menu AFFELNET LYCEE : - La préparation des évaluations : permet de recenser les modes d évaluation utilisés dans l établissement non interprétables par Affelnet Lycée et de les relier aux quatre groupes de niveaux d atteinte des objectifs d apprentissage. a. Dans le cas où les évaluations sont restituées sous forme de notes sur 20, Affelnet Lycée effectue automatiquement la mise en correspondance avec les 4 groupes de niveaux. b. Lorsque les évaluations sont restituées sous une autre forme que des notes sur 20, Il faut indiquer dans Affelnet Lycée la correspondance entre chaque type de valeur utilisé et l un des 4 groupes de niveaux. exemple : évaluation réalisée sur une échelle de 7 couleurs : o Blanc, jaune => Groupe 1 : objectifs non atteints o Orange, vert => Groupe 2 : objectifs partiellement atteints o Bleu, marron => Groupe 3 : objectifs atteints o Noir => Groupe 4 : objectifs dépassés. - L'intégration des évaluations : permet au chef d'établissement, lorsqu'il a établi ses correspondances, de lancer l intégration de tous les bilans présents dans LSU. Cette opération ne peut être réalisée qu une seule fois. Guide des échanges entre LSU et AFFELNET Lycée - Page 3 sur 9 Mai 2017
ETAPE 1 : Préparation des évaluations La préparation des évaluations permet aux chefs d'établissement de demander l'import des données LSU de l établissement et de préparer la conversion des évaluations non numériques et non convertibles par AFFELNET reçues, en groupe de niveau si nécessaire. Pour un établissement donné, elle permet : de demander l'import des évaluations et spécifiquement des valeurs non numériques d'un établissement de façon à enrichir la table de correspondance. L'import des évaluations peut s'effectuer plusieurs fois pour l'établissement sans limitation, toutefois cela doit s'effectuer avec parcimonie de façon à ne pas dégrader les performances de l'application. de renseigner la table des correspondances nécessaires entre les évaluations non numériques pouvant être reçues et les groupes de niveau. A l'arrivée sur la page en début de campagne, aucune demande n'a été effectuée. La demande de récupération des évaluations s'effectue en cliquant sur le bouton Une fois la demande transmise, le message suivant apparait : Une fois la réception terminée, un message invite à actualiser les correspondances. Remarque : ce rafraichissement n'est pas automatique car l'utilisateur peut être en train de travailler sur les correspondances actuelles. Guide des échanges entre LSU et AFFELNET Lycée - Page 4 sur 9 Mai 2017
En cas de problème (communication avec l'application LSU, aucun élève concerné...), un message d'erreur est affiché : Suite à une récupération des évaluations, les valeurs à résoudre (sans correspondance) sont indiquées en gras, puis on compare cet ensemble à la liste des correspondances pour cet établissement : pour chaque valeur non présente (en ignorant la casse), on crée une nouvelle correspondance à laquelle on n'associe aucun groupe de niveau : Le bouton "Supprimer" permet de supprimer en cas de nécessité une occurrence de la table de correspondance. Une fois que le tableau de correspondance est complété, on doit trouver au moins un objectif coché par ligne (correspondance) : Guide des échanges entre LSU et AFFELNET Lycée - Page 5 sur 9 Mai 2017
ETAPE 2 : Intégration des évaluations dans AFFELNET : exécution unique Lorsque l ensemble des évaluations importées du LSU à une correspondance définie, vous devez lancer l intégration automatisée des données LSU dans AFFELNET LYCEE. Cette opération est à effectuer du 06 juin 2017 au 13 juin 2017. ATTENTION : cette fonctionnalité ne doit être lancée qu'une seule et unique fois : lorsque la phase de préparation depuis le LSU est terminée et qu au moins une demande de préparation a été résolue avec succès. Dès lors que l'intégration a été passée avec succès, tout ajout ou modification devra s'effectuer manuellement lors de la saisie des vœux des élèves. Cette étape 2 alimente les évaluations des élèves pour le socle et pour les disciplines. Elle déclenche le calcul automatique des points attribués à chacun des élèves enregistrés dans Affelnet. Le nombre d'élèves dont les évaluations ont été intégrées est affiché ainsi que la liste des élèves présents dans le fichier LSU qui n'ont pas été reconnus. A l'arrivée sur la page IMPORTANT : le bouton "Intégrer les évaluations" n'est présent que si l'intégration est possible. La date du dernier succès indique le dernier chargement d'évaluations réussi. Il est alors possible de lancer l'intégration : Une fois l'intégration lancée : Guide des échanges entre LSU et AFFELNET Lycée - Page 6 sur 9 Mai 2017
A l'issue de l'intégration : Lorsque l'intégration s'est bien déroulée, les évaluations des élèves pour le socle et les disciplines sont remplies dans la base, et le nombre d'élèves dont les évaluations ont été intégrées est affiché ainsi que la liste des élèves présents dans le fichier LSU qui n'ont pas été reconnus. Par conséquent, il n'est plus possible de relancer la demande et le bouton "Intégrer les évaluations" disparait de l'écran. Simultanément, le bouton permettant la récupération des évaluations depuis le LSU dans le module de préparation, disparait lui aussi. Guide des échanges entre LSU et AFFELNET Lycée - Page 7 sur 9 Mai 2017
Si cet élève est présent dans votre établissement, les évaluations devront être saisies manuellement. Guide des échanges entre LSU et AFFELNET Lycée - Page 8 sur 9 Mai 2017
Le traitement peut échouer pour les raisons suivantes : l'assistance technique aux établissements est joignable via le 0 810 000 891. La dernière demande de préparation a été un succès mais de nouvelles évaluations numériques sont découvertes pendant l'intégration => la table des correspondances doit être complétée dans la préparation des évaluations avant de relancer l'intégration. Une demande est déjà en cours : il faut attendre la fin de la réception ou l'échéance du temps limite (50 minutes). Aucune demande d'évaluation n'a réussi lors de la préparation. L'échange peut échouer pour diverses raisons techniques : La connexion SIECLE-Synchro est mal configurée. L'une des parties prenant part à l'échange (application LSU ou le système d'échange SIECLE-Synchro) est injoignable /indisponible. La demande d'export a échoué côté LSU. La notification de fin d'extraction des évaluations n'arrive jamais. Les données à importer ne peuvent pas être téléchargées par Affelnet Lycée. Guide des échanges entre LSU et AFFELNET Lycée - Page 9 sur 9 Mai 2017