ÉTUDE TECHNIQUE ET PRÉ-INDUSTRIALISATION 56 DÉPARTEMENT TECHNIQUE DÉFINITION Mise au point du procédé de fabrication ou de transformation du produit Étape importante, qui va rapidement valider la faisabilité du projet! BUT L idée du produit ou service étant connue (le QUOI) définir et tester le COMMENT. Concevoir et pré tester comment le produit ou service final va être réalisé : étapes de fabrication, moyens matériels et humain à mettre en œuvre, contraintes et limitations (on rédige éventuellement un cahier de charges - voir fiche 57) QUAND? Avant le lancement de la production et la mise sur le marché COMMENT? Recensement des matières premières nécessaires (si produit) Recensement des compétences spécifiques éventuelles (besoin de conseils extérieurs, d une petite formation, ) Première analyse du procédé de fabrication à tester (sera affiné par la suite) Réalisation d un prototype Analyse des restrictions et contraintes éventuelles : produit cosmétique ou alimentaire => contact obligatoire avec LJE autres risques liés à une législation? Les fiches 58 et 59 aideront à établir avec plus de détail la recherche de fournisseurs et le processus de fabrication éventuels
DÉFINITION CAHIER DES CHARGES Document définissant de façon complète les spécifications de base d un produit ou d un service à réaliser. BUT Sert à formaliser les objectifs, les besoins et les échéances et à les exprimer de manière claire et simple aux différents acteurs afin de s assurer que tout le monde soit d accord sur la mise en œuvre. QUAND? Avant le lancement de la production et de la mise sur le marché. COMMENT? 57 LE CAHIER EST COMPOSÉ DE PLUSIEURS ÉLÉMENTS CORRESPONDANT AUX DIFFÉ- RENTS ASPECTS DU PROJET : La description du projet et ses objectifs L es modalités d exécution du projet (les dessins techniques, les fiches de fabrication, ) L es ressources et le nombre de personnes à mobiliser pour sa réalisation ; Le planning : l échéance souhaitée par le maître d œuvre ainsi que les étapes à respecter ; Les contraintes techniques : économiques (budget), environnementales, humaines (contraintes particulières dans le cas d un objet pour enfant...), industrielles et matérielles. DÉPARTEMENT TECHNIQUE ECOTIPS 103 (BOÎTE À OUTILS SUR WWW.LJE.BE) Avez-vous réfléchi à l impact environnemental de vos matières premières? Préférez les matériaux naturels recyclables comme le bois, le métal, le carton et le papier 100% recyclé Pour le carton, le papier et le bois, il est facile d acheter des matières labellisées FSC et PEFC! Pour les aliments, pensez aux produits locaux, voire aux labels bio ou équitable! VOIR FICHE RESSOURCE N 139 www.ecotips.be
58 DÉPARTEMENT TECHNIQUE RECHERCHE DE FOURNISSEURS ET GESTION DES COMMANDES DÉFINITION Choix des fournisseurs et lancement des commandes de marchandises ou services auprès de ces fournisseurs BUT Sélection de fournisseurs chez qui s approvisionner en matières premières, se fournir en équipement et/ou services. Ensuite, lancement des bons de commande. QUAND? En parallèle et suite à l étude technique, les commandes peuvent être passées dès que le prototype est validé et les fournisseurs choisis COMMENT? Le choix des fournisseurs doit se faire en tenant comptes des critères repris sous les rubriques «QCLDM» (approche utilisée fréquemment dans l industrie). Il s agit de questions de bon sens qu un acheteur devrait régulièrement se poser et qui peuvent s appliquer à tout type d achat! QUALITÉ Que se passe-t-il si un produit ou service s avère défectueux? Reprise de la marchandise? % rebuts autorisés ou garantis? Réputation du fournisseur? COÛT Prix en fonction des quantités? Frais supplémentaires? (Douane, taxes, transport...) Reprise éventuelle des invendus? LOGISTIQUE Mode et délais de livraison? Adresse finale de livraison? DÉVELOPPEMENT Demandes spéciales ou produit standard ; capacité du fournisseur à réagir? MANAGEMENT (DU FOURNISSEUR) Rapidité de réponse du fournisseur? Degré de confiance? Réputation en fonction d expériences passées avec d autres mini entreprises, de connaissances,... Langage (compréhension du français, de l anglais...)? Caractère durable de l entreprise? La recherche de fournisseurs s effectue via internet, les pages jaunes, les chambres de commerce, les informations récoltées via les entreprises complémentaires / concurrentes, l entourage, nos sponsors, les anciens mini entrepreneurs... Le directeur technique veille à consigner par écrit les accords qu il conclut avec les fournisseurs. EXEMPLE DE BONS DE COMMANDE, VOIR FICHE RESSOURCE N 133
BON À SAVOIR Fournisseurs hors de l UE? Valider le fournisseur en envoyant une «charte éthique d entreprise» au secrétariat LJE avant la première commande Toute commande de plus de 125 (TVA comprise) non payée d avance, doit être passée via le bon de commande ad hoc (jamais celui du fournisseur) et doit être signée au préalable par un conseiller. Interdiction d engager une commande d une valeur supérieure au disponible de la Mini-Entreprise, toutes dettes et engagements déduits.
ORGANISATION DE LA PRODUCTION 59 DÉPARTEMENT TECHNIQUE DÉFINITION Ensemble des moyens qui vont permettre la transformation des ressources (matières premières, équipements, personnes) en biens ou services BUT Définir précisément COMMENT, ensuite COMBIEN ET QUAND. Mise au point détaillée du procédé de fabrication y compris les aspects d hygiène et de sécurité. Planification de la production en fonction du procédé qui vient d être défini, des ressources en matières premières et personnel, des besoins (ventes, stocks nécessaires,...) QUAND? Des que le prototype est validé COMMENT? 1 MISE AU POINT DÉTAILLÉE DU PROCÉDÉ DE FABRICATION (COMMENT) Matières premières nécessaires Outils et/ou équipements nécessaires Personnel nécessaire Étapes de la fabrication Contrôles qualité des produits SÉCURITÉ ET HYGIÈNE - voir formulaire «hygiène et sécurité» à remplir obligatoirement 2 MISE AU POINT DÉTAILLÉE DU PROCÉDÉ DE FABRICATION (COMMENT) En fonction des besoins établis par les services marketing et vente, établissement de plans de production, et calcul des stocks nécessaires Gestion des stocks Tous les jeunes entrepreneurs devraient participer à la fabrication du produit ou service FORMULAIRE «SECURITE ET HYGIENE» A COMPLETER OBLIGATOIREMENT VOIR FICHE RESSOURCE N 139 www.ecotips.be
BON À SAVOIR Pour se différencier des concurrents, les entreprises développent de plus en plus des services associés aux biens produits, afin de satisfaire complètement les besoins de leurs clients. Exemples : la maintenance du produit vendu (Service Après Vente), la présence d une hot Line (assistance téléphonique), des infos complémentaires via internet...
DÉFINITION GESTION DES STOCKS Ensemble des marchandises, des matières premières, des produits semi-ouvrés, des produits finis et des emballages commerciaux qui sont la propriété de l entreprise BUT La «bonne» gestion des stocks permet de disposer des quantités suffisantes pour honorer les commandes de la clientèle, sans tomber dans l excès pour éviter des frais (de production, de main d œuvre ) qui peuvent peser lourd dans la balance. QUAND? Dès la première commande auprès d un fournisseur. COMMENT? 60 Le directeur technique ouvre un livre d inventaire pour chaque type de stock (matières premières, fournitures, produits finis ). Il contrôle et note les entrées et sorties des matières et des produits finis dans cet inventaire, son principal outils de gestion. Voir boîte à outils sur www.lje.be/application comptable/tech_mini.xls DÉPARTEMENT TECHNIQUE ECOTIPS 163 (BOÎTE À OUTILS SUR WWW.LJE.BE) Si vous appliquez le principe First-In, First-Out (premier acheté, premier utilisé) au stock, vous pourrez éviter, ou en tout cas limiter, le gaspillage de produits. Vous pouvez aussi limiter les produits qui ont une date de durabilité relativement courte. MÉTHODES DE VALORISATION DES STOCKS (LILO, FIFO, PMP), VOIR FICHE RESSOURCE N 134 VOIR FICHE RESSOURCE N 139 www.ecotips.be