Guide de référence des tâches Sametime Meetings

Guide de référence des tâches Sametime Meetings

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i Guide de référence des tâches Sametime Meetings

Guide de référence des tâches Sametime Meetings Utilisez IBM Sametime Meetings pour partager des informations et collaborer aec d'autres personnes, et cela à l'aide d'un outil unique. Vous pouez partager otre écran, utiliser l'audio et la idéo, télécharger des fichiers, discuter aec os collègues, etc. Meetings Basculez entre les ues Flux de réunion, Voix et idéo, Liste des participants et Bibliothèque de la salle de réunion. Initez d'autres contacts à rejoindre la salle de réunion d'un simple clic. Ajoutez un fichier à la Bibliothèque de la salle de réunion. Accédez à un menu d'options à partir de la salle de réunion. Partagez otre écran, un fichier ou une image instantanée aec tous les participants de la salle de réunion. Modifiez les paramètres de la salle de réunion à l'aide du menu Actions et paramètres. Utilisez les outils Pointeur et Surligneur lors d'un partage. 1

Tableau 1. Initiation à Sametime Meetings. Afin de faciliter otre apprentissage de l'utilisation des salles de réunion, ce tableau répertorie les tâches de base. Que oulez-ous faire? Opérations à effectuer Ajouter un sereur de salles de réunion Cliquez sur > Préférences et ourez l'onglet Communautés de sereur. Ajoutez une Nouelle communauté de sereur afin de créer un sereur de salles de réunion. Créer une salle de réunion Ajouter des fichiers de la bibliothèque à partager, et utiliser le pointeur et le surligneur Il se peut que otre administrateur Sametime effectue cette opération pour ous. Si ous êtes autorisé à créer une salle de réunion, cliquez sur dans le client Sametime Connect. Cliquez ensuite sur et complétez la boîte de dialogue. Dans une salle de réunion, cliquez sur pour ajouter un fichier ou un lien. Après aoir téléchargé le fichier, ous pouez le partager, le télécharger sur otre poste de traail ou le préisualiser. Partager une capture d'écran Pendant le partage, cliquez sur pour pouoir pointer et surligner des parties de otre fichier. Dans la bibliothèque de la salle de réunion, cliquez sur. Sélectionnez la partie de l'écran que ous oulez capturer, puis cliquez sur Ajouter à la réunion si ous oulez ajouter l'image à la bibliothèque, sur Partager maintenant ou sur Recapturer. Remarque : Cette fonctionnalité n'est pas disponible pour les salles de réunion ouertes dans un naigateur Web. Dans ce cas, capturez otre écran à l'aide d'une autre application; enregistrez la capture dans un fichier, puis ajoutez ce fichier à la bibliothèque de la salle de réunion. 2 Guide de référence des tâches Sametime Meetings

Tableau 2. Démarrer une réunion. Le tableau ci-dessous décrit les opérations couramment effectuées par le propriétaire et les participants d'une salle de réunion. Que oulez-ous faire? Opérations à effectuer Initer d'autres personnes à une réunion Cliquez sur, sélectionnez la salle de réunion souhaitée, puis cliquez sur Autres actions > Copier dans le Presse-papiers. Choisissez ensuite une méthode pour partager le lien ers la salle de réunion. Collez le lien dans un courrier électronique ou une discussion. Ajoutez le lien à une initation d'agenda. Définissez les préférences Réunion en ligne dans IBM Notes. Créez une initation d'agenda Notes. Cliquez sur Réunion en ligne > Noueau Attribuez un nom à la salle de réunion, collez le lien ers cette salle de réunion dans la zone URL de la réunion, puis entrez un mot de passe. Initer d'autres personnes à rejoindre une réunion en cours Dans une salle de réunion, cliquez sur, sélectionnez les contacts à initer, puis cliquez sur Enoyer. Démarrer ou rejoindre un appel audio ou idéo Vous pouez également faire glisser des noms de contact à partir de otre liste de contacts pour les ajouter à la réunion. Si ous êtes propriétaire ou gestionnaire de la salle de réunion, cliquez sur, puis sur Démarrer l'appel. Définissez ensuite os préférences d'appel. Si ous êtes un participant, cliquez sur, puis sélectionnez Rejoindre un appel pour afficher os options pour rejoindre l'appel. Démarrer et arrêter le partage Remarque : Si ous oyez Non disponible, cela signifie que personne ne peut se joindre à l'appel à partir de la salle de réunion. Soit aucun fournisseur de serices audio et idéo n'est disponible pour otre entreprise, soit le propriétaire de la salle de réunion n'a pas sélectionné de fournisseur de serices. Pour démarrer le partage, cliquez sur Démarrer le partage si personne ne l'a déjà fait. Dans le cas contraire, cliquez sur M'autoriser à partager dans la zone de partage. Remarque : Si otre réseau est lent, sélectionnez Enoyer les données partagées ia le sereur.. Guide de référence des tâches Sametime Meetings 3

Tableau 3. Modifier les paramètres de la salle de réunion. Ce tableau explique comment gérer les paramètres de la salle de réunion en tant que propriétaire ou participant. Que oulez-ous faire? Opérations à effectuer Définir les propriétaires et les gestionnaires d'une salle de réunion Par défaut, la personne qui crée une salle de réunion en deient automatiquement propriétaire. Le propriétaire d'une salle de réunion peut affecter le rôle de gestionnaire à des participants. Si ous êtes propriétaire de la salle de Modifier les informations d'appel pour une audioconférence Utiliser l'audio de l'ordinateur pour une audioconférence Configurer une réunion en mode écoute uniquement pour un grand nombre de participants réunion, cliquez sur > > Modifier les paramètres de la salle, puis cliquez sur Droits. Définissez les droits des personnes concernées présentes dans la salle de réunion pour ajouter des gestionnaires. Si ous êtes propriétaire ou gestionnaire de la salle de réunion et que celle-ci est ouerte, cliquez sur. Sélectionnez Modifier les paramètres de la salle > Voix et idéo, puis choisissez le fournisseur de serices pour lequel ous oulez modifier les informations d'appel. Mettez à jour le numéro de téléphone et le code secret dans les Informations d'appel. Si la salle de réunion utilise le fournisseur de serices Sametime Audio/Video Conferencing, cliquez sur Rejoindre un appel pour rejoindre l'audioconférence ia l'ordinateur. Si la fonction idéo est disponible, elle démarre dès que ous rejoignez l'appel. Aec cette option, personne ne peut se joindre à la réunion par téléphone ; tous les participants doient utiliser leur ordinateur. Si la salle de réunion utilise un fournisseur de serices tiers, cliquez sur Rejoindre un appel pour rejoindre l'audioconférence ia l'ordinateur, le téléphone ou un périphérique idéo (le cas échéant). Aec cette option, les options de contrôle d'appel sont disponibles dans la salle de réunion pour les gestionnaires et les participants de cette salle. Dans la salle de réunion, cliquez sur > Modifier les paramètres de la salle. Sous Prise en charge des grandes réunions, sélectionnez Transformer en réunion de type conférence. 4 Guide de référence des tâches Sametime Meetings

Tableau 3. Modifier les paramètres de la salle de réunion (suite). Ce tableau explique comment gérer les paramètres de la salle de réunion en tant que propriétaire ou participant. Que oulez-ous faire? Opérations à effectuer Modifier les paramètres de la salle de Si ous êtes déjà dans la salle de réunion, réunion cliquez sur > Modifier les paramètres de la salle. Modifiez ensuite les paramètres souhaités. Si ous n'êtes pas déjà dans la salle de réunion mais que ous en êtes propriétaire, Supprimer le contenu de la bibliothèque de la salle de réunion cliquez sur puis sur Sametime Meetings, et sélectionnez la liste des salles de réunions que ous oulez afficher. Choisissez la salle que ous oulez modifier et cliquez sur Plus > Editer. Dans la salle de réunion, cliquez sur pour ourir la bibliothèque. Cliquez ensuite sur > Effacer la bibliothèque. Remarque : Les fichiers qui sont stockés dans Fichiers sont supprimés de la bibliothèque, mais pas de Fichiers. Tableau 4. Fonctionnalités étendues des salles de réunion. Le tableau ci-dessous décrit d'autres fonctionnalités que ous pouez utiliser dans les salles de réunion Sametime. Que oulez-ous faire? Opérations à effectuer Vérifier si un autre utilisateur peut partager son écran Dans la salle de réunion, cliquez sur, Créer et enoyer un sondage Créer un rapport de réunion puis sur > Modifier les paramètres de la salle > Droits. Pour oir quels participants sont autorisés à partager leur écran, cliquez sur Présenter et ajouter à la bibliothèque. Dans la salle de réunion, cliquez sur pour ourir la bibliothèque, puis cliquez sur pour créer un sondage comportant une question à choix multiples destiné à l'ensemble des participants. Entrez otre question, puis enoyez-la immédiatement ou enregistrez-la dans le bibliothèque afin de pouoir l'enoyer, la copier ou la modifier ultérieurement. Les propriétaires, les gestionnaires et les animateurs de salle de réunion peuent créer un rapport de salle de réunion. Pour créer un rapport, cliquez sur > Créer un rapport de réunion et complétez la boîte de dialogue aant de fermer la réunion. Guide de référence des tâches Sametime Meetings 5

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