CONTEXTE Il existe deux types de frais de déplacement : 1) La prise en charge des frais de déplacement domicile travail 2) L indemnisation des frais de déplacement temporaires pour les trajets professionnels ou pour formation 1) La prise en charge des frais de déplacement domicile travail Les déplacements entre le domicile et le lieu de travail des agents utilisant les transports publics de voyageurs sont pris en charge partiellement par le Département. La prise en charge partielle concerne le ou les titres de transport permettant aux agents d effectuer le trajet entre leur domicile, entendu comme leur résidence habituelle la plus proche de leur lieu de travail, et leur lieu de travail. Cette indemnisation s effectue sur la base de 50 % de la valeur du titre de transport et est intégrée sur le bulletin de salaire de l agent concerné. Pour obtenir cette prise en charge partielle, l agent transmet le justificatif original à la Direction des ressources humaines, Sous-direction carrières et rémunérations. Les modalités de cette prise en charge ne sont pas traitées dans le logiciel des frais de déplacement. 2) L indemnisation des frais de déplacement temporaires pour les trajets professionnels ou pour formation Il s agit de déplacements réalisés pour le compte du Département, autorisés par un ordre de mission, réalisés hors des résidences administrative (lieu de travail habituel) et familiale (domicile) et effectués au cours de missions, stage ou formation. La demande de remboursement de ces déplacements (trajets professionnels ou formation) effectuée à partir d un formulaire papier suit une procédure lourde : Une demande papier importante Un circuit de validation et de traitement long Des contrôles multiples et répétés tout au long de la chaîne de traitement
OBJECTIF Dès le 1er/01/2017, le circuit des frais de déplacement temporaires pour les trajets professionnels ou pour formation sera en totale dématérialisation par le biais du logiciel des frais de déplacement : Dématérialisation des Ordres de mission pour besoins de service, jours de concours ou examen et pour formation Dématérialisation des frais de déplacement «mission», «formation» et «jours de concours» Pour les déplacements formation, deux circuits coexisteront sur le 1er semestre 2017 selon que l'ordre de mission sera transmis en version papier (avant le 1er/01/2017) ou en version dématérialisé via la messagerie (à partir du 1er/01/2017): 1. L'ordre de mission formation est en version papier, suivre la Procédure Formation version papier.pdf 2. L'ordre de mission est dématérialisé, suivre la Procédure Formation dématérialisée.pdf En pratique Lors de la 1 ère utilisation du logiciel des frais de déplacement, transmettre par messagerie les documents suivants à : catherine.peurey@departement77.fr - Un relevé d identité bancaire - Si vous en possédez un, copie du permis de conduire en cours de validité - Si véhicule personnel, copies des carte grise et attestation assurance Vos données administratives (adresses, IBAN, etc.) sont enregistrées centralisées dans votre session personnelle. Sauf si modification de votre situation, ces documents ne vous seront demandés qu une seule et unique fois. N'oubliez pas de vérifier que ces données sont bien à jour. Vos justificatifs de frais réels (billet de train, parking, etc.) seront aussi à scanner (ou pris en photo avec un téléphone). Gardez précieusement vos originaux. Le logiciel permet une prise en main rapide et intuitive pour être réellement tourné vers vos besoins en tant qu utilisateur et automatise directement certaines données telles que le calcul des distances et des frais kilométriques. "Frais de déplacement" est le logiciel qui vous permet de vous faire rembourser vos frais de déplacement simplement et rapidement. Ce système est avantageux : zéro papier, zéro photocopie et le traitement est allégé. Vous bénéficiez d un traitement rapide et efficient et d un circuit de validation plus court. La validation par votre gestionnaire de collège vaut signature et le délai de remboursement sur votre compte bancaire est estimé à une dizaine de jours. Vous pouvez suivre l état d avancement de vos demandes de remboursement. Les photos prises avec un téléphone portable sont valables. Le guide pratique Frais de déplacement Agents des collèges permet l utilisation du logiciel de façon autonome, avec un déroulé «pas à pas». En annexe 1 - Le taux d indemnisation des frais de déplacement Vous trouverez plus d informations sur SésameInfos-pratiquesDéplacementsRemboursement des frais de déplacement, DOCUMENTS UTILES en bas de page.
«Frais de déplacement Agents des Collèges» GUIDE PRATIQUE : Comment se connecter au logiciel Connexion Portail > Sélection > Connexion avec le login SESAME https://extra.departement77.fr/ Nom utilisateur : Matricule Mot de passe Sésame Cliquer Nom utilisateur : Matricule Mot de passe Sésame 1
Menu Ma Situation Vérifier que les informations sont les bonnes dans le menu Ma situation Lister les données personnelles qui s affichent. Vérification compte bancaire (IBAN) et adresse. Ma situation Etat des frais de déplacement engagé par Matricule M Etat civil Prénom NOM Affectation Service DIRECTION Téléphone.......... E-mail prénom.nom@departement77.fr Code tiers GA. Compte bancaire FR......... Résidence : pensez à vous assurer de l'exactitude de vos adresses de résidence. Administrative Code géolocalisation (..) Familiale.. Code géolocalisation (..). Groupes de véhicules Définitions Catégorie Catégorie 1 Agent exerçant la fonction de DG, DGA, directeur de cabinet, directeur adjoint de cabinet, secrétaire général ou directeur Catégorie 2 Conducteurs affectés à la conduite des élus du Département Catégorie 3 Agents se déplaçant quotidiennement sur des sites distants de leur résidence administrative et bénéficiant d'un véhicule de service Catégorie 4 Agent ne faisant pas partie des catégories 1, 2 et 3. Seule cette catégorie peut prétendre à des remboursements de frais kilométrique. Déclaration Pas déclaré. Vérifier si la case est bien cochée Je déclare appartenir à la catégorie 1 des utilisateurs de groupes de véhicules. Je déclare appartenir à la catégorie 2 des utilisateurs de groupes de véhicules. Je déclare appartenir à la catégorie 3 des utilisateurs de groupes de véhicules. Je déclare appartenir à la catégorie 4 des utilisateurs de groupes de véhicules. Véhicules Personnels Liste des véhicules Exemple : Voiture Renault Twingo 657czx77 5 cv Permis de conduire : vous ne pourrez pas effectuer de demande de remboursement de frais kilométriques si cette zone n'est pas renseignée. Voir permis de conduire 2
Menu Mes Etats de Frais Liste des demandes saisies. Création d une nouvelle demande. Cliquer sur Nouveau NOUVEAU ENREGISTRER MODIFIER SUPPRIMER IMPRIMER Mes Etats de frais N de demande Période Montant total Etat Aucune donnée Demande de remboursement 2016-01869 - En cours de préparation Etat des frais de déplacement engagé par Matricule M Etat civil Prénom NOM Affectation Service DIRECTION Téléphone 01.......... E-mail prénom.nom@departement77.fr Code tiers GA. Compte bancaire FR......... Résidence Administrative Familiale Demande...... Cliquer sur Ajouter un nouveau déplacement Désactivation des contrôles km Déplacements Ajouter un nouveau déplacement Type Date Itinéraire Montant Aucune donnée Récapitulatif Total général Total général 0,00 Nb : Plusieurs déplacements peuvent être regroupés dans une même demande de remboursement s ils utilisent le même ordre de mission (Ex : ordre de mission formation sur plusieurs jours), dans la limite de 15 déplacements par demande. Sélection d'un ordre de mission Cliquer sur Ordre de mission disponible Attention: Vous ne pouvez utiliser qu'un ordre de mission par demande de remboursement. Toutefois si cet ordre de mission court sur plusieurs jours, vous pouvez l'utiliser plusieurs fois. Date de mission Mission Motif Destination Ordre de mission Valide 3
LACEMENT La fiche de saisie du déplacement s ouvre : Demande 2016-01980 - Déplacement Dupliquer Renseigner tous les champs Déplacement Déplacement pour Besoins de service ou Déplacement pour formation Type de mission * Motif / Intitulé Date de début * Heure de début * : Date de fin * Heure de fin * : Prise en charge du repas par le prestataire Ordre de mission ou Convocation Voir Ordre de mission Case à cocher si «oui» sur ordre de mission 00 00 Itinéraire Case à cocher pour remboursement kilométrique Utilisation véhicule personnel Adresse de départ non Voiture Renault Twingo 657czx77, 5 cv.. (Résidence familiale) (Résidence administrative) Cocher la case correspondant à l adresse de départ Etapes (à ne remplir que si le déplacement contient une adresse supplémentaire en plus de la destination de l Ordre de Mission) Etape Code géolocalisation Véhicule personnel Ajouter une étape Aucune donnée Destination N et voie Code Postal Ville Saisir le code postal ou le département Saisir la ville Aller et retour Retour différent.(résidence familiale) (résidence administrative) Frais de transport (pièces justificatives obligatoires) 0,00 SNCF/RER/Métro/Bus 0,00 Avion 0,00 Véhicule location/taxi 0,00 Parking et Péage Saisir le total des sommes avancées dans le champ correspondant : SNCF.RER Parking et Péage 4
Indemnités journalières Nbre repas Ile-de-France Province Saisir le nombre de repas à rembourser Nbre repas 1/2 taux (tarif appliqué si existence d un restaurant administratif sur le lieu) Nbre nuitée Pièces Justificatives Description Ajouter une pièce Aucune donnée Total déplacement Total 0,00 NOUVEAU ENREGISTRER MODIFIER SUPPRIMER IMPRIMER RETOUR Après avoir contrôlé les sommes automatiquement calculées, Cliquer sur «ENREGISTRER» en haut de page 4 RESTAURANTS ADMINISTRATIFS SUR LE DÉPARTEMENT : Restaurant inter-administratif de Melun (RIAM), Pré Chamblain, 77011 Melun Restaurant BTP, 56 rue Eugène Delaroue, 77190 Dammarie-les-Lys Ecole des Officiers de la Gendarmerie Nationale (EOGN), Avenue du 13 ème Dragons, 77000 Melun Restaurant de Savigny-Le-Temple, rue du Zinc, 77176 Savigny-Le-Temple 5
Envoyer une demande Vérifier puis cliquer sur «Signer et envoyer» Demande de remboursement 2016-01980 - En cours de préparation Signer et envoyer Etat des frais de déplacement engagé par Matricule M.. Etat civil Prénom NOM Affectation Service - Direction Téléphone.......... E-mail prénom.nom@departement77.fr Code tiers GA (Prénom NOM) Compte bancaire FR....... Résidence Administrative Familiale Demande Exemple ci-dessous 2 8 /0 1 /2 0 1 6 2 8 /0 1 /2 0 1 6 Date de début * Date de fin * Désactivation des contrôles km Déplacements Ajouter un nouveau déplacement Type Date Itinéraire Montant Déplacement pour les besoins du service 28/01/2016 MELUN / Coulommiers / MELUN 40,50 Récapitulatif Indemnités kilométriques De 1 à 2 000 km 25,25 Indemnités journalières Indemnités repas 15,25 Impact carbone Utilisation véhicule personnel Emission 101 km 25,15 kg eqco2 A titre d'information : - En utilisant les transports en commun (bus, train) sur cette distance, l'émission de CO2 aurait été de 5,56 kg eqco2. - La consommation moyenne d'un ménage en France par jour est de 47,46 kg eqco2. (Sources : ADEME, www.ecoco2.com, www.ined.fr) Total général Total général 40,50 Besoin d aide? La rubrique Aide donne accès aux documents suivants : 6
MEMO AGENT DES COLLEGES recto-verso 7
Contacts L assistance informatique : 01 64 14 74 47 ou 774 47 Le gestionnaire du collège
Annexe 1 : Taux d indemnisation des frais de déplacement Nature des frais engagés Taux (euros) Références Repas 15,25 Arrêté NORBUDB0620004A du 3 juillet 2006 Hébergement (le cas échéant) Transports en commun Véhicule personnel Parcs de stationnement Péages d autoroutes 60 en Ile-de-France 45 en Province Montant du titre de transport Variable selon la puissance fiscale du véhicule et le nombre de kilomètres parcouru depuis le 1 er janvier de l année civile en cours (cf. tableau ci-dessous) Montant du titre de stationnement Montant du péage Délibération n 2013/09/27-2/07 du 27 septembre 2013 Décret n 2006-781 du 3 juillet 2006 (article 9) Arrêté NOR BUDB0620005A du 3 juillet 2006 Décret n 2006-781 du 3 juillet 2006 (article 10) Décret n 2006-781 du 3 juillet 2006 (article 10) TAUX D INDEMNISATION DES FRAIS D UTILISATION DU VEHICULE PERSONNEL EN METROPOLE Voiture Jusqu à 2 000 km De 2 001 À 10 000 km Après 10 000 km Véhicule de 5 CV et moins 0,25 0,31 0,18 Véhicule de 6 CV et 7 CV 0,32 0,39 0,23 Véhicule de 8 CV et plus 0,35 0,43 0,25 Motocyclette (cylindrée supérieure 0,12 à 125 cm³) Vélomoteur et autres véhicules à moteur 0,09 1