PROFIL DE L EMPLOI Titre de l emploi : Catégorie de l'emploi : Numéro du plan d'effectif: Agent de la gestion financière (contrôle interne) Professionnel 314-AGGEST003 Titre de la direction : Titre du service : Titre du supérieur immédiat: Titre du responsable fonctionnel: Subordonné(s): Direction des services financiers Service de la comptabilité Coordonnateur S/O S/O Clientèle / Relation(s) professionnelle(s): Usagers du système de gestion financière Gestionnaires Fondation du Collège Commission administrative des régimes de retraite et d'assurances (CARRA) Ministère de l'éducation des loisirs et du sport (MELS) Traitement / Rémunération: Convention collective Date de mise à jour: Février 2014 Page 1 de 7
NATURE DU TRAVAIL En référence au plan de classification: Relevant du coordonnateur à la comptabilité, la personne occupant l emploi d'agent de la gestion financière réalise des activités financières reliées aux programmes et aux processus de l'administration et l'assistance aux diverses unités administratives de l'institution concernant la gestion financière plus spécifiquement, par rapport aux activités de programmation et de contrôle budgétaire, la comptabilité, les rapports et les états financiers. Spécifique au poste: Notamment, elle évalue les méthodes de travail, identifie les lacunes au niveau du contrôle interne et soumet les recommandations appropriées. Elle vérifie les systèmes et les processus afin de répondre aux exigences et recommande les actions requises. Elle élabore et met en place des mécanismes de contrôle suite aux recommandations sur les contrôles internes et en assure le suivi. Elle collabore avec l'agent de la gestion financière en lien avec les activités de gestion des accès, elle est responsable d'établir et de contrôler l application des normes et des procédures administratives reliées aux opérations relevant de sa compétence. Elle agit à titre de personne ressource auprès des gestionnaires pour la préparation de documents et de rapports, développe, actualise et met en place des méthodes de travail. Elle réalise différentes études pour les gestionnaires. Elle assume les activités reliées au processus de préparation des états financiers intérimaires et de fin d'année en respect des normes et des échéanciers établis par le Gouvernement du Québec. Elle analyse les différents postes budgétaires de dépenses capitalisables, s'assure que l'information sur les fiches d'inventaire relative aux biens capitalisables est complète et elle enquête sur les acquisitions particulières auprès des personnes concernées. Date de mise à jour: Février 2014 Page 2 de 7
RESPONSABILITÉS - ACTIVITÉS 1. Assurer la conformité des opérations comptables courantes en respect des normes et des procédures internes en vigueur. 1.1 Évaluer les méthodes de travail, identifier les lacunes au niveau du contrôle interne et soumettre les recommandations appropriées; 1.2 Vérifier les systèmes et les processus afin de répondre aux exigences et recommander les actions requises; 1.3 Élaborer et mettre en place des mécanismes de contrôle suite aux recommandations sur les contrôles internes et en assurer le suivi. 2. Préparer les renseignements financiers de la Fondation du Collège. 2.1 Effectuer la tenue de livres; 2.2 Préparer le dossier de fin d année pour les vérificateurs externes; 2.3 Fournir à la direction générale et au conseil d administration toute autre information financière nécessaire à la prise de décision. 3. Toute autre activité connexe sans être limitatif. Responsabilités partagées 1. Assumer les activités reliées au processus de préparation du budget annuel, des états financiers intérimaires et de fin d'année. 1.4 Transférer la charte des postes budgétaires à l'année suivante; 1.5 Ouvrir les préfixes de divers documents utilisés (demande de paiement, réquisition, bon de commande); 1.6 Préparer les prévisions budgétaires pour les contrats externes récurrents; 1.7 Collaborer à la saisie de données relatives aux différents budgets; 1.8 Développer des outils de gestion facilitant pour l analyse des budgets; 1.9 Examiner les écarts entre les résultats réels et le budget établi; 1.10 Préparer les états financiers intérimaires et de fin d'année tels qu exigés par le Gouvernement du Québec; 1.11 S'assurer du respect des normes et des échéanciers établis par le Gouvernement du Québec; 1.12 Transférer, en fin d'année financière, les bons de commande et les réquisitions non traitées dans l'année courante et refléter au grand livre les montants transférés; 1.13 Imprimer les listes (banque de temps, inventaire, etc.) de fin de période; 1.14 Faire diverses analyses des postes de bilan et des résultats; 1.15 Participer à la préparation du dossier de fin d année pour les vérificateurs externes; 1.16 Importer tous les soldes des opérations dans un fichier électronique et maintenir à jour quotidiennement ce fichier suite aux régularisations; 1.17 Remplir les pages correspondantes du rapport financier annuel "RFA" pour le MELS; Date de mise à jour: Février 2014 Page 3 de 7
1.18 Saisir les données en lien avec les soldes des postes budgétaires des bilans (fonds de fonctionnement et d'investissement) en vue des regroupements exigés par le MELS; 1.19 Produire la déclaration fiscale annuelle; 1.20 Procéder aux versements électroniques des déductions à la source et des pensions alimentaires; 1.21 Évaluer le système de gestion financière et recommander les améliorations nécessaires tout en assurant le suivi; 1.22 Réaliser différentes études pour les gestionnaires; 1.23 Développer des outils et des méthodes de travail facilitant. 2. Tenir à jour les données en lien avec les immobilisations et le fonds d'investissement. 2.1 Collaborer, étroitement et plus spécifiquement avec le Service de l'approvisionnement, à apporter les changements requis au système de gestion financière afin de répondre à la Politique de capitalisation; 2.2 Déclencher le processus des demandes d'immobilisation dans le système de gestion financière; 2.3 Saisir les budgets par département et par service en fonction des informations fournies; 2.4 Maintenir à jour les dépenses des projets d'investissement et produire périodiquement les rapports; 2.5 Analyser les différents postes budgétaires de dépenses capitalisables et s'assurer du respect de la Politique de capitalisation du Gouvernement du Québec; 2.6 S'assurer que l'information sur les fiches d'inventaire relative aux biens capitalisables est complète; 2.7 Enquêter sur les acquisitions particulières auprès des personnes concernées; 2.8 Comptabiliser les dispositions d'immobilisation; 2.9 Procéder au calcul de l'amortissement; 2.10 Préparer le rapport financier annuel du fonds d'investissement. 3. Exécuter l'ensemble des activités en lien avec le fonds de pension des employés. 3.1 Répondre aux demandes de vérification de la CARRA en lien avec les demandes de retraite ou de rachat des employés, en assurer le suivi et procéder aux corrections lorsque requis; 3.2 Produire la déclaration annuelle et assurer la validation des données de chaque employé, après vérification de la CARRA; 3.3 Procéder aux perceptions et aux remboursements des cotisations perçues en trop. Date de mise à jour: Février 2014 Page 4 de 7
4. Produire les dossiers fiscaux des employés. 4.1 Corroborer les informations relatives aux déductions à la source fournies par des organismes (Agence du revenu du Canada, Ministère du revenu du Québec, CARRA, CSST, etc.) avec les informations dans le système de gestion financière; 4.2 Vérifier la nature du revenu des T4A et relevé 1 des comptes à payer et à recevoir, s'assurer des versements assujettis aux T4A, produire les rapports pour étayer et expliquer le total pour chaque fournisseur; 4.3 Produire les feuillets fiscaux (T4, relevé 1, 2, et autres) pour chaque employé, balancer les totaux avec les sommaires de paie et faire les corrections, au besoin ; 4.4 Remplir et envoyer le rapport annuel de la Commission de la santé et sécurité au travail (CSST) et les sommaires des feuillets fiscaux; 4.5 Procéder à la mise sous enveloppes, à l'envoi postal et au suivi des retours. 5. Analyser et maintenir à jour les informations relatives à la masse salariale des enseignants. 5.1 Répartir le budget salarial des enseignants par département; 5.2 Confirmer périodiquement la charge des enseignants de l'enseignement régulier avec les informations contenues dans le système de paie et imputer les charges correctement, si nécessaire; 5.3 Comparer les équivalent temps complet "ETC" utilisés par rapport à ceux alloués par le MELS; 5.4 Calculer le surplus ou le déficit généré par la masse salariale des enseignants. 6. Produire annuellement le rapport du système d'information sur les personnels des organismes collégiaux (SPOC). 6.1 Générer le rapport SPOC dans le système de gestion financière relatif aux données salariales pour chaque employé, vérifier les données et faire les corrections requises s'il y a lieu; 6.2 Balancer et concilier les données du grand livre et du rapport de paie avec les données du SPOC provenant du MELS; 6.3 Transmettre au MELS au fur et à mesure les corrections; 6.4 Générer les différentes listes de données statistique à partir du SPOC et détailler l'information; 6.5 Reporter l'information sommaire au rapport financier annuel et en expliquer les écarts, s'il y a lieu. 7. Toute autre activité connexe sans être limitatif. Date de mise à jour: Février 2014 Page 5 de 7
ESTIMATION DE LA RÉPARTITION DES RESPONSABILITÉS 1. Assurer la conformité des opérations comptables courantes en respect des normes et des procédures internes en vigueur. 2. Préparer les renseignements financiers de la Fondation du Collège. 3. Responsabilités partagées: 3.2 Politique de capitalisation 20% 3.3 Budget et états financiers 15% 3.4 Fonds de pension des employés, dossiers fiscaux des employés, masse salariale des enseignants et rapports du système d'information sur les personnels des organismes collégiaux SPOC 4. Toute autre activité connexe sans être limitatif. 5% 10% 10% 40% CRITÈRES D'ADMISSIBILITÉ Qualifications requises Scolarité/Expérience: Diplôme universitaire terminal de premier cycle dans un champ de spécialisation approprié, notamment en sciences comptables. Autres conditions exigées: Maîtrise de la langue française orale et écrite ainsi que des habiletés rédactionnelles. Qualifications souhaitées Connaissance d'un environnement informatique et d'outils en bureautique: Microsoft Office: Word; Excel; Outlook (agenda et courrier électronique). Doigté au clavier numérique; Tolérance face aux échéanciers serrés; Méthodique, rigueur et minutie de mise; Habileté dans l'utilisation de systèmes informatisés de gestion financière; Orientation service à la clientèle; Esprit d'analyse et de jugement face à des situations complexes et ambigües afin de dégager des éléments essentiels et de proposer des solutions appropriées; Autonomie, initiative, sens de la planification, de l organisation, de l établissement des priorités et des responsabilités; Esprit d'équipe et excellentes habiletés de relations interpersonnelles. Date de mise à jour: Février 2014 Page 6 de 7
INFORMATIONS ADDITIONNELLES Particularité du poste/ Environnement de travail: Environnement de travail de bureau. Dans le cadre du programme de santé et sécurité au travail, nous avons besoin de connaître certaines informations en lien avec l'emploi à savoir: L'emploi nécessite-t-il une certification (ex: SIMDUT ou autres)? NON OUI L'emploi nécessite-t-il un permis particulier (ex: permis de conduire, permis d'exercice ou autres)? NON OUI L'emploi comporte-t-il un ou des facteurs de risque inhérent(s) à la tâche de par la nature des activités exécutées (ne visent pas les aspects entre autres, liés aux situations personnelles, aux caractéristiques individuelles, aux pratiques organisationnelles et de gestion, aux relations interpersonnelles): Types de risque: OUI NON Risque associé à (s'il y a lieu): Physiques: Risques associés soit au bruit, vibrations, éclairage, contraintes thermiques (chaud ou froid) de façon excessive pouvant occasionner surdité, engourdissement, nausée, autres. Radioexposition: Risques associés à l'exposition même occasionnelle avec des substances nucléaires, d'appareils à rayonnement ou de sites d'entreposage (D-15). Ergonomiques: Risques associés à une posture contraignante, l'utilisation d'une force excessive, la répétition de mouvements, autres, pouvant occasionner des lésions musculosquelettiques. Mécaniques: Risques associés aux mouvements mécaniques ou pièces mobiles d'une machine pouvant occasionner coupure, écrasement, amputation, autres. Électriques: Risques associés à l'exposition à un agent électrique pouvant occasionner brûlure, électrocution, autres. Chimiques: Risques associés à l'exposition à un agent chimique tel qu'un gaz, une vapeur, un liquide, un brouillard de fines gouttelettes liquides vaporisées ou pulvérisées, une fumée provenant de fusion ou de combustion pouvant occasionner irritation, allergie, asphyxie, autres. Biologiques: Risques d'exposition à un agent biologique tel qu'un virus, une bactérie, un champignon ou autres, pouvant occasionner une infection, une réaction allergique, une infestation parasitaire, autres. Date de mise à jour: Février 2014 Page 7 de 7